BAB 7 PERENCANAAN DAN RENCANA

Presentasi berjudul: "BAB 7 PERENCANAAN DAN RENCANA"— Transcript presentasi:

1 BAB 7 PERENCANAAN DAN RENCANA

2 A. PNGERTIAN PERENCANAAN DAN RENCANA
A. PNGERTIAN PERENCANAAN DAN RENCANA Perencanaan (planning) adalah fungsi dasar (fundamental) manajemen, karena organizing, staffing, directing, dan controlling harus terlebih dahulu di rencanakan. Perencanaan ini adalah dinamis. Perencanaan ini di tujukan pada masa depan yang penuh dengan ketidakpastian, karena ada perubahan kondisi dan situasi. Bagaimana hubungan perencanaan (planning) dengan rencana (plan)? Perencanaan di proses oleh perencana (planner), hasilnya menjadi rencana (plan). Perencanaan adalah suatu proses untuk menentukan rencana. Produk dari perencanaan adalah rencana. Dalam suatu rencana di tetapkanlah “tujuan yang ingin di capai dan pedoman-pedoman untuk mencapai tujuan itu”. Kenapa perencanaan dan rencana sangat penting? Perencanaan dan rencana sangat penting, karena : 1. Tanpa perencanaan dan rencana berarti tidak ada tujuan yang ingin dicapai. 2. Tanpa perencanaan dan rencana tidak ada pedoman pelaksana sehingga banyak pemborosan. 3. Reancana adalah dasar pengendalian, karena tanpa ada rencana pengendalian tidak dapat dilakukan. 4. Tanpa perencanaan dan rencana berarti tidak ada keputusan dan proses manajemen pun tidak ada.

3 Rencana bisa tidak tertulis maupun tertulis, tetapi sebaiknya dibuat secara tertulis. Untuk jelasnya pengertian pengertian perencanaan dan rencana ini pengarang mengutip definisi-definisi yang dikemukakan para penulis, sebagai berikut: Harold Koontz dan Cyril O’donnel Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, program-program dari alternatif-alternatif yang ada. G.R Terry Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang di perlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Kesimpulan perencanaan adalah pekerjaan mental untuk memilih sasaran, kebijakan, prosedur, dan program yang di perlukan untuk mencapai apa yang diinginkan pada masa yang akan datang.

4 The New Webster Dictionary Rencana diartikan sebagai pernyataan dari segala sesuatu yang di kehendaki yang di gambarkan dalam suatu pola atau peta-peta, gambar atau pernyataan dari bagian-bagiannya sesuai dengan pola tertentu. Drs. H malayu S.P. Hasibuan Rencana adalah sejumlah keputusan mengenai keinginan dan berisi pedoman pelaksana untuk mencapai tujuan yang diinginkan itu. Jadi, setiap rencana mengandung dua unsur , yaitu: “tujuan dan pedoman”. Kesimpulan Apapun macam dan bentuknya segala sesuatu yang dinyatakan itu, asal menggambarkan keinginan yang hendak dicapai maka dapat diartikan sebagai rencana. B. ASAS-ASAS PERENCANAAN (PRINCIPLES OF PLANNING) 1. Principle of contribution to objective 2. Principle of efficiency of planning 3. Principle of primacy of planning (asa pengutamaan perencanaan)

5 4. Princple of pervasiveness of planning (asas pemerataan perencanaan) 5. Principle of planning premise (asas patokan perencanaan) 6. Principle of policy frame work (asas kebilaksanaan pola kerja) 7. Principle of timing (asas waktu) 8. Principle of planning communication (asas tata hubungan perencanaan) 9. Principle of alternative (asa alternatif) 10. Principle of lamiting factor (asas pembatasan faktor) 11. Principle commitment principle (asa keterkaitan) 12. Principle of primacy of flexibility (asas fleksibilitas) 13.Principle of navigation change (asas ketetapan arah) 14. Principle of srategic of planning (asas perencanaan strategis) Kesimpulan 1. Perencanaan merupakan fungsi utama manajer. Pelaksanaan pekerjaan tergantung pada baik buruknya suatu rencana. 2. Perencanaan harus diarahkan pada tercapainya tujuan. Jika tujuan tidak tercapai mungkin dikarenakan kurang baiknya rencana. 3. Perencanaan harus didasarkan atas kenyataan-kenyataan objektif dan rasional untuk mewujudkan adanya kerja sama yang efektif. 4. Perencanaan harus memikirkan matang-matang tentang anggaran, kebijaksanaan, progran, prosedur, metode, dan standar untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

6 Maksud perencanaan (purpose of planning) 1
Maksud perencanaan (purpose of planning) 1. Perencanaan adalah salah satu fungsi manajer yang meliputi seleksi atas alternatif-alternatif tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur, dan program-program. 2. Perencanaan pada asasnya adalah memilih dan persoalan perencanaan timbul, jika suatu alternatif cara ditemukan. 3. Perencanaan, sebagian besar merupakan usaha membuat hal-hal terjadi sebagaimana yang dikehendaki. 4. Perencanaan adalah salah satu proses pemikiran, penentuan tindakan-tindakan secara sadar berdasarkan keputusan-keputusan menyangkut tujuan, fakta, dan ramalan. 5. Perencanaan adalah usaha menghindari kekosonagn tugas, tumpang tindih, dan meningkatkan efektivitas potensi yang dimiliki Tujuan perencanaan (objective of planning) 1. Perencanaan bertujuan untuk menentukan tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur, dan program serta memberikan pedoman cara-cara pelaksanaan yang efektif dalam mencapai tujuan. 2. Perencanaan bertujuan untuk menjadikan tindakan ekonomis, karena semua potensi yang dimilki terarah dengan baik kepada tujuan. 3. Perencanaan adalah suatu usaha untuk memperkecil risiko yang dihadapi pada masa yang akan datang. 4. Perencanaan menyebabkan kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur dan bertujuan. 5. Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja.    

7 C. JENIS-JENIS RENCANA 1. Tujuan (Objective) Tujuan yang diinginkan harus dirumuskan sejelas-jelasnya agar dapat dipahami dan di tafsirkan dengan mudah oleh orang lain. Tujuan yang diinginkan juga harus wajar ,rasional,ideal, dan cukup menantang untuk diperjuangkan dan dapat dicapai oleh orang banyak. Tegasnya, tujuan yang diinginkan itu harus ditetapkan, supaya perencanaan itu tidak mengambang. Perlu disadari bahwa tanpa tujuan yang ingin dicapai berarti proses manajemen juga tidak ada.   Wilson Tujuan adalah pusat perhatian (area of concern), sampai sejauh mana pusat-pusat atau pusat perhatian itu dapat direalisasi pada waktu tertentu, ditentukan oleh perkiraan kemampuan yang dimiliki dan hasil yang hendak dicapai. Tujuan disebut suatu jenis rencana karena akan di capai pada masa depan. George R. Terry Kebijaksanaan adalah suatu pedoman yang menyeluruh, baik, lisan maupun tulisan yang memberikan suatu batas umum dan arah tempat manajerial action akan di lakukan.

8 Pentingnya kebijaksanaan 1
  Pentingnya kebijaksanaan 1. kebijaksanaan merupakan bagian dan membawa arah fungsi perencanaan. Kebijaksanaan merupakan kerengka dasar pemikiran dalam membimbing tindakan yang akan diambil untuk mencapai hasil yang diinginkan. Kebijaksanaan akan memberikan stabilitas dan menanmkan kepercayaan dalam usaha perencanaan. 2. Kebijaksanaan akan memberikan arti terhadap tujuan. 3. Kebijaksanaan dipergunakan untuk menempatkan tujuan perusahaan atau organisasi yang sebenarnya. 4. Kebijakan merupakan alat delegation of authority yang penting bagi pengorganisasian. 5. Kebijakan merupakan alat untuk mendapatkan wewenang. Tingkat-tingkat kebijaksanaan 1. Kebijaksanaan pokok (basic policy) 2. Kebijakan umum (general policy) 3. Kebijaksanaan bagian (departmental policy) Graves Mengemukakan bahwa titik berat management adalah pada “caranya”, sedangkan titik berat administratiaon adalah pada “apa yang dikehendaki”.

9 Dilihat dari fungsi-fungsi pokok perusahaan, kebijaksanaan dapat dikualifikasiakn sebagai berikut. 1) Kebijaksanaan produksi (productian policies). 2) Kebijaksanaan penjualan (sales policies). 3) Kebijaksanaan finansial (financial policies). 4) Kebijaksanaan personel (personnel policies). Kebijaksanaan merupakan bimbingan untuk menentukan cara mencapai tujuan dan arah. Setiap manajer harus mengambil kebijaksanaan, tetapi terintegrasi dengan kebijaksanaan yang telah digariskan oleh manajer puncak. Kebijaksanaan juga dikenal dengan 1. Impose policies, adalah kebijksanaan-kebijaksanaan yang timbul sebagaiakibat faktor-faktor ekstrenal, seperti pemerintah, persatuan dagang, trade union. 2. Appealed policies, adalah kebijaksanaan yang timbul dari usul-usul seorang manajer terhadap atasannya mengenai suatu hal khusus, seperti cara mengendalikan hal itu. 3. Originated policies, adalh meliputi kebijaksanaan yang di mulai oleh para manajer untuk memilki pedoman yang di butuhkan, diciptakan untuk bawahannya dalam memimpin perusahaan. 4. Policies of opportunism, artinya tidak membuatt kebijaksanaan dan keputusan sampai suatu keadaan dihadapi. Maksud tindakan ini adalah untuk membuat lawan-lawan hanya menerka-nerka Kebijaksanaan seperti ini terutama digunakan oleh manajemen puncak dan penggunaannya yang paling tepat ditemukan dalam dunia politik. Pemerintah dan ketentraman.

10 Syarat-syarat kebijaksanaan 1
Syarat-syarat kebijaksanaan 1. Kejelasan (clearity), artinya kebijaksanaan yang di ambil harus jelas maksud, arah, dan tujuannya, supaya tidak salah ditafsirkan. 2. Luwes (fleksibility), artinya kebijaksanaan itu jangan kaku. 3. Konsisten (Consistency), artinya harus tetap dalam pendirian dan tujuan. 4. Erkepribadian (individuality), artinya khas, tersendiri. Kebaikan dan keburukan kebijaksanaan tertulis Kebaikannya: 1. Manajer dibimbing untuk berpikir sejalan dengan arti kebijaksanaan, isi dan penggunaannya dapat dipelajari. 2. Kebijaksanaan menjadi jelas dan salah pengertian dapt dikurangi. 3. Perlakuan yang sama dan tetap atas problem yang dihadapi dapat diperoleh. 4. Meyakinkan bahwa kebijaksanaan tidak diubah atau bukti autentik ada. 5. Tersedianya otoritas kebijaksanaan yang berguna dalam banyak hal.  

11 Keburukannya: 1. Kebijaksanaan tersebar luas dan mungkin jatuh ke tangan orang yang tidak mempunyai hubungan dengannya atu jatuh ke tangan saingan. 2. Sulit intuk menulis kebijaksanaan secara tepat dan menyeluruh. 3. Fleksibilitas dalam penggunaannya dapat terhambat. 4. Perubahan dalam kebijaksanaan untuk disesuaikan dengan keadaan sulit di lakukan. 5. Rahasia atupun tindakan yang akan dilakukan dapat diketahui oleh saingan. Kebaikan dan keburukan kebijaksanaan lisan Kebaikannya: 1. Kerahasiaanya lebih terjamin 2. Penggunaannya dapat fleksibel Keburukanya: 1. Penafsirannya sering berbeda-beda, sebab tidak dapat di pelajari lebih jelas. 2. Kebijaksanaan dapt berubah, sebab tidak ada bukti yang autentik.  

12 3. Prosedur Prosedur-prosedur juga merupakan suatu jenis rencana, karena prosedur menunjukan pemilihan cara bertindak dan berhubungan dengan aktivitas-aktivitas masa depan. Prosedur benar-benar merupakan petunjuk-petujuk untuk tindakan dan bukan untuk cara berfikir. Prosedur memberikan detail-detail tindakan, sehingga suatu aktivitas tertentu harus di laksanakan. Esensinya adalah rentetan tindakan yang diatur secara kronologis atauberurutan. George R. Terry Prosedur adalah suatu rangkaian tugas yang mewujudkan urutan waktu dan rangkaian itu harus dilaksanakan. Penetapan prosedur dalam rencana adalah penting, supaya pelaksanaan kerja tidak simpang-siur. Banyak kelambatan dan kemandekan dalam pekerjaan yang disebabkan oleh kurang tertibnya prosedur kerja. Kebijaksanaan akan memberikan bimbingan untuk “berfikir” dalam menentukan keputusan. Menurut Billy E. Goetz, kebijaksanaan bersifat umum, merupakan rencana-rencana manajer yang permanen, sedang prosedur tidak bersifat umum tetapi juga permanen. Suatu kebijaksanaan menggambarkan lapangan untuk bertindak. Ia menentukan tujuan dan membatasi lapangan tindakan. Prosedur menentukan jalan dan urutan tindakan melalui kebijaksanaan-kebijaksanaan dan prosedur ini menciptakan jalan ke arah tujuan. Rangkain (tujuan) tindakan merupakan in-quinon, artinya suatu tindakan adalah lanjutan dari tindakan lain sebelumnya, dengan demikian proses ini merupakan urutan-urutan/kronologis kejadian.

13    4. Rule Rule adalah suatu rencana tentang pengaturan-pengaturan yang telah ditetapkan dan harus ditaati. Rule kadang-kadang ditimbulkan oleh prosedur, tetapi keadaanya tidak sama. Perbedaannya terletak dalam hal bahwa rule tidak menurut “urutan-urutan” tindakan dan waktu pelaksanaan pekerjaan. Persamaannya adalah baik rule maupun prosedur sama-sam memberikan bimbingan untuk bertindak yang baik. Perbedaan antara rule dengan policies terletak dalam hal bahwa policies bertujuan memberikan bimbingan atau menentukan pemikiran dalam pengambilan keputusan dengan menegaskan atau menentukan batas-batas lapangan tindakan, sedangakan rule tidak dimaksudkan untuk membimbing pemikiran, melainkan memberikan bimbingan agar setiap tindakan jangan menyinpang dari peraturan.   5. Program Program adalah suatu rencana yang pada dasarnya telah menggambarkan rencana yang konkret. Rencana ini konkret, karena dalam “program sudah tercantum baik sasaran, kebijaksanaan, prosedur, waktu, maupun anggarannya”. Jadi, program juga merupakan usaha-usaha untuk mengefektifkan rangkaian tindakan yang harus dilaksanakan menurut bidangnya masing-masing. Suatu rencana umumnya meliputi bidang-bidang “produksi, finansial, personalia, dan pemasaran” yang masing-masing disusun dalam program,dan setiap program ini harus saling menunjang pelaksanaan berbagai macam program itu.

14 6. Budget Budget (anggaran) adalah suatu rencana yang menggambarkan penerimaan dan pengeluaran yang akan di lakukan pada setiap bidang. Dalam anggaran ini hendaknya tercantum besarnya biaya yang akan diperoleh. Jadi, anggaran harus rasional. Untuk jelasnya pengertian budget ini penulis mengutif definisi, sebagai berikut. Budget adalah suatu ikhtiar dari hasil yang diharapkan dan pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut yang dinyatakan dalam kesatuan uang. (Penulis)   Jesse Burkhead Performance budget, menggambarkan maksud dan tujuan penggunaan dana-dana, biaya-biaya, program-program, yang diusulkan untuk mencapai tujuan tersebut, serta data kuantitatif yang mengatur penyelesaian pekerjaan yang ditetapkan pada setiap program.   Traditional budget Traditional budget adalah cara-cara menyusun data kebutuhan akan anggaran yang tidak didasarkan atas pemikiran dan analisis tentang rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Dalam penganggaran harus ditetapkan sumber-sumber dana dan penggunaan dana secara jelas, terinci agar semua pengeluaran dan hasil yang diharapkan tercapai dengan baik. Anggaran sangat perlu untuk pengendalian dana yang tersedia, apakah penggunaan dana itu sesuai dengan yang direncanakan, khususnya di bidang keuangan.    

15 7. Metode Metode merupakan hal yang fundamental bagi setiap tindakan dan berhubungan dengan prosedur. Suatu prosedur terdiri dari serangkaian tindakan. George R. Terry Suatu metode dapat didefinisikan sebagai hasil penentuan cara pelaksanaan suatu tugas pertimbangan yang memadai menyangkut tujuan, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan jumlah penggunaan waktu, uang, dan usaha. Strategi Srategi (siasat) adalah juga termasuk jenis rencana, karena akan menentukan tindakan-tindakan pada masa datang untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Stategi pada dasarnya adalah penentuan cara yang harus dilakukan agar memungkinkan memperoleh hasil yang optimal, efektif, dan dalam jangka waktu yang relatif singkat serta tepat menuju tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. Faktor-faktor penting yang menjadi perhatian dan perhitungan dalam menentukan strategi adalah: 1. Memperhitungkan keunggulan dan kelemahan yang dimiliki daripada pihak-pihak saingan. 2. Memanfaatkan keunggulan dan kelemahan-kelemahan pihak saingan. 3. Memperhitungkan keadaan lingkungan intern maupun ekstern yang dapat mempengaruhi perusahaan.

16 4. Memperhitungkan faktor-faktor ekonomis, sosial, dan psikologis. 5
4. Memperhitungkan faktor-faktor ekonomis, sosial, dan psikologis. 5. Memperhatikan faktor-faktor sosio-kultural dan hukum. 6. Memperhitungkan faktor ekologis dan geografis. 7. Menganalisis dengan cermat rencana pihak-pihak saingan. Dengan memperhatikan dan memperhitungkan semua faktor diatas maka disusunlah rencana stategi berdasarkan skala urutan prioritas tindakan dengan penyelesaian secara bertahap. Tahap-tahap pelaksanaan yang ditetapkan dalam urutan prioritas, harus saling berkaitan, saling menunjang, dan tidak terpisahkan satu sama lainnya.    Strategi-strategi dalam perencanaan Prof.L.C.Serrel mengemukakan strategi dalam perencanaan, sebagai berikut: 1. Camel head in the tent (memasukan kepala unta dalam tenda) 2. Sowing seed on fertile ground (menebarkan bibit pada tanah yang subur) 3. Mass concentrated offensive (penyerangan secara terkonsentrasi) 4. Confusethe issue (mengalihkan perhatian). 5. Use strong tactics only when necesssary (mempergunakan taktik keras jika perlu). 6. Pass tha buck (lepaskan tanggung jawab). 7. Time is great healer (waktu ialah penyembuh yang terbaik). 8. Strike while the iron is hot (pukullah besi ketika masih panas)    

17 9. Two heads are better than one (pemikiran dari dua orang lebih dari satu orang) Divide and rule (membagi dan menguasai).  Kesimpulan 1. Manajemen baru dikatakan ada, jika ada rencananya (tujuan ada). 2. Pelaksanaan proses manajemen akan lebih mudah dan baik, jika rencananya baik, jelas, dan terinci. 3. Suatu rencana menjadi dasar dan alat pengendalian. 4. Jenis-jenis rencana yaitu “objectives, policies, prosedur, program, budget, metode, dan strategi. 5. Dampak (hasil) baru diketahui padamasa datang setelah rencana itu dilaksanakan. D. PREDICTION AND PRIMACY PLANNING Perencanaan pada dasarnya ditetapkan berdasarkan peramalan (perkiraan) asumsi-asumsi masa yang akan datang. Prediction berarti perkiraan-perkiraan yang non ilmiah. Sehingga kepastiannya sangat diragukan. Misalnya, jika hari sangat panas, sering diperkirakan orang akan turun hujan. Planning prediction ini merupakan perencanaan yang tidak didasarkan atas analisis dan perhitungan ilmiah dari data, informasi dan fakta, tetepi hanya didasarkan atas perkiraan (ramalan-ramalan) saja,

18 Primacy (premises) adalah ramalan-ramalan yang berdasarkan ilmiah atau analisis dan perhitungan dari data, informasi, dan fakta. Planning Premises adalah perencanaan ilmiah yang didasarkan atas ramalan-ramalan (asumsi-asumsi) yang menyatakan suatu latar belakang dari kejadian-kejadian yang akan terjadi diperkirakan mempengaruhi rencana. Manly, Have Jones Premis adalah suatu laporan tertulis secara teretur dan terinci dari unsur-unsur sebab dan akibat serta hubungan antara kedua unsur itu pada alternatif-alternatif yang dinilai. Premis diaudit dari exsternal, internal, tangible, and intangible premises. Exsternal premises adalah data yang diperoleh dari luar perusahaan, misalnya peraturan-peraturan pemerintah, perkembangan masyarakat, dan perkembangan teknologi. Internal premises adalah semua data yang ada dalam perusahaan, seperti capital investment, sales, dan lain sebagainya. Tangible premises, adalah data yang secara nyata dapat dilihat, dapat diukur dalam satauan-satuan tertentu, misalnya meter, kilogram, liter, dan lain sebagainnya. Intangible premises, adalah data yang tidak dapat dilihat secara nyata, dan tidak dapat dilukiskan secara pasti, tetapi akibatnya dapat dirasakan, misalnya kemauan baik, sikap, setatus perusahaan, dan lain sebagainnya. Umumnya premises dpat diklasifikasikan dalam dua golongan, yaitu: Premises yang memberi keterangan mengenai konsekuensi atau sesuatu yang tidak dikehendaki, mislnya membuat barang yang outdate yang menimbulkan kerugian karena tidak laku.

19 Dalam perencanaan perusahaan perlu dllakukan ramalan-ramalan tentang: 1. Economic premises (forecashting) atau ramalan ekonomi 2. Government controls and viscal action atau pengawasan pemerintah dan tindakan pajak 3. Industry demand atau permintaan akan hasil-hasil industri 4. Consumer behaviour atau tingkah laku konsumen 5. Individual firnsales atau penjualan produk perusahaan industri 6. Social and ethical consideration atau pertimbangan-pertimbangan etis dan sosial. Tekhnik-tekhnik umum dalam penginterpretasian data, informasi, dan fakta untuk merumuskan ramalan-ramalan adalah sebagai berikut: 1. Rajectory techniques adalah tekhnik-teknik untuk penginterpretasi data,informasi, dan fakta kearah masa yang akan datang 2. Cyclic techniques adalah tekhnik-tekhnik untuk penginterpretasian data dari kejadian-kejadian yang terjadi berulang-ulang pada waktu tertentu 3. Associative techniques adalah tekhnik-tekhnik untuk menggabung-gabungkan data dari berbagai kejadian-kejadian 4. Persistence techniques adalah tekhnik yang beranggapan bahwa segal sesuatu tidak berubah atau kalaupun berubah jalannya lambat sekali sehingga tidak akan menimbulkan gangguan.

20 Ancangan dalam perencanaan Ancangan dalam perencanaan dikenal atas: top down planning dan bottom up planning. Top down planning adalah rencana yang disusun pada tingkat atas kemudian diserahkan kepada bawahan (daerah/cabang). Kebaikannya: Rencana itu akan lebih seragam disemua daerah atau kantor cabang. Sentralisasi kebijaksanaan akan lebih seragam pada semua kantor cabang atau daerah.   Keburukannya: Manfaat hasil rencana itu kurang berarti bagi daerah bersangkutan Perencanaan rencana sering mendapat hambatan, karena kondisi daerah (cabang) yang tidak sama. Semangat dan gairah kerja pelaksana kurang antusias.   Bottom up planning adalah perencanaan yang terlebih dahulu disusun pada tingkat bawah (daerah, kantor cabang), kemudian berdasarkan hasil itu ditetapkan apa yang akan direncanakan dipusat atau di kantor pusat perusahaan. Jelasnya, rencana yang dibuat dipusat berpedoman pada perencanaan dari daerah atu kantor cabang.

21 Kebaikannya: 1. Rencana itu akan sesuai dengan kebutuhan daerah (kantor cabangnya). 2. Rencana itu akan lebih bermanfaat dan efektif sebab pelaksana akan antusias mengerjakannya. 3. Rencana itu akan lebih sesuai dan terarah pada kebutuhan daerah. Kekurangannya: 1. Rencana itu tidak seragam untuk semua daerah (kantor cabang). 2. Kebijaksanaan kurang seragam pada setiap daerah (kantor cabang). 3. Perencanaan di pusat waktunya relatif lama.   Kategori perencanaan 1. Physcal planning adalah perencanaan mengenai tata susun perusahaan, gedung-gedung, tempat kerja, dan lain sebagainya. 2. Functional planning adalah perencanaan mengenai sifat, bagian-bagian yang berhubungan dengan fungsi-fungsi tertentu dalam perusahaan. 3. Comprehensive planning adalah perencanaan yang mencakup perusahaan secara keseluhan dan faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi usaha-usahanya.

22 E. KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PERENCANAAN Keuntungan perencanaan 1
E. KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PERENCANAAN Keuntungan perencanaan 1. Dengan perencanaan tujuan menjadi jelas, objektif, dan rasional. 2. Perencanaan menyebabkan semua aktifitas terarah, teratur, dan ekonomis. 3. Perencanaan menyebabkan semua aktifitas teratur dan bermanfaat. 4. Perencanaan dapat menggambarkan keseluruhan perusahaan. 5. Perencanaan memberikan gambarka mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap.   Kerugian perencaan 1. Perencanaan akan membatasi tindakan dan inisiatif para bawahan, karena mereka harus bekerja sesuai dengan pola yang telah ditetapkan. 2. Perencanaan mempunyai penghalang-penghalang psikologis, karena orang lebih memperhatikan masa sekarang daripada masa yang akan datang. 3. Biaya yang diperlukan untuk perencanaan cukup besar, bahkan dapat melampaui hasil yang akan dicapai. Syarat-syarat perencanaan dan rencana Syarat-syarat perencanaann yang baik, yaitu: 1. Merumuskan dahulu masalah yang akan direncanakan sejelas-jelasnya. 2. Perencanaan harus didasarkan pada informasi, data dan fakta. 3. Menetapkan beberapa alternatif dan premises-nya. 4. Putuskanlah suatu keputusan yang menjadi rencana.

23 Syarat-syarat rencana yang baik 1
Syarat-syarat rencana yang baik 1. Rencana harus mempunyai tujuan yang jelas, objektif, rsional, dan cukup menantang untuk diperjuangkan. 2. Rencana harus mudah dipahami dan penafsirannya hanya satu. 3. Rencana harus berkesinambungan. 4. Rencana harus dapat dikerjakan oleh sekelompok orang. 5. Rencana harus fleksibel, tetepi tidak tidak mengubah tujuan. 6. Rencana harus meliputi semua tindakan yang akan dilakukan.   Jangka waktu dan rencana 1. Rencana jangka panjang (long term planning), waktunya lebih dari lima tahun. 2. Rencana jangka menengah (middle term planning), waktunya antara2 sampai dengan 5 tahun. 3. Rencanaan jangka pendek (short trm trm planning), waktunya antara 1 sampai dengan 2 tahun. Jadi, tujuan rencana jangka pendek harus mendukung tujuan rencana jangka menengah, dan tujuan jangka menengah harus mendukung tujuan rencana jangka panjang. Hal ini disebabkan, tujuan perusahaan ditetapkan dalam rencana jangka panjang, sedangkan tujuan-tujuan rencana jangja pendek dan rencana jangka menengah ditetapkan hanya untuk mendukung tujuan rencana jangka panjang.

24 Tujuan mengadakan pembagian waktu rencana ini adalah untuk menetapkan langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang harus dilaksanakan dalam waktu tertemtu serta target yang harus dicapai pada waktu tersebut. Jenis rencana perusahaan ditinjau dari segi pentingnya rencana. 1. Major planning (rencana utama/rencana vital). 2. Minor planning (rencana tambahan yang melengkapi rencana utama). Jenis rencana perusahaan ditinjau dari segi tempat perusahaan, yaitu: 1. Rencana perusahaan perusahaan pusat (center planning). 2. Rencana perusahaan cabang (regional branch planning).    Prosedur perencanaan Prosedur (langkah-langkah) perencanaan yang baik dilakukan dengan cara sebagai berikut. 1. Menjelaskan dan merumuskan dahulu masalah, usaha, dan tujuan yang akan direncanakan itu. 2. Mengumpulkan data, informasi, dan fakta yang diperlukan secukupnya. 3. Menganalisis dan mengklasifikasikan data, informasi, dan fakta serta hubungan-hubungannya. 4. Menentukan beberapa alternatif. 5. Pilihlah rencana terbaik dari alternatif-alternatif yang ada.

25 Pertanyaan-pertanyaan pokok dalam perencanaan Pertanyaan-pertanyaan pokok dalam perencanaan yang harus dijawab oleh perencana, yaitu what, why, where, when, who, and how disingkat 5W+H. Pertanyaan-pertanyaan ini harus dijawab secara ilmiah, artinya atas hasil analisis data, informasi, dan fakta, supaya rencana yang dibuat itu relatif baik, pelaksanaannya mudah dan tujuan yang diinginkan akan tercapai. 1. What (apa) 2. Why (mengapa) 3. Where (di mana) 4. When (kapan) 5. Who (siapa) 6. How (bagaimana) Jika perencanaan suatu usaha didasarkan atas jawaban pertanyaan-pertanyaan pokok (5W+H) dengan baik maka rencana yang dihasilkan akan baik pula, risikonya relatif kecil, pelaksanaannya mudah dan tujuan yang diinginkan akan tercapai.

26 F. PERENCANA (PLANNER) Perencanaan diperoleh oleh perencana dan hasinya berupa rencana. Perencanaan sifatnya dinamis, sedangkan rencana sifatnya statis yang di dalamnya telah ditetapkan tujuan dan pedoman pelaksanaannya. Rencana inilah yang akan dilakukan oleh para pelaku manajemen itu. Perencanaan itu adalah: 1. Manajer yang melaksanakan perencanaanya sendiri. 2. Manajer yang melaksanakannya tetapi disesuaikan dengan usul-usul para bawahan. 3. Manajer yang menetapkan bagan, bawahan yang merencanakan. 4. Bawahan yang merencanakan dan yang memutuskan manajer   Manajer melaksanakan perencanaannya sendiri Dalam hal ini manajer secara individu melakukan perencanaannya sendiri tanpa mengikutsertakan para bawahan. Kebaikannya: 1. Penyusunan rencana relatif cepat. 2. Biaya perencanaanrelatif kecil. 3. Rencana cukup praktis dan fleksibel. 4. Memungkinkan dekatnya mnajer pada masalah yang bersangkutan.  

27 Keburukannya: 1. Menghabiskan banyak waktu manajer, sehingga waktunya untuk memimpin perusahaan berkurang. 2. Rencana yang disusun relatif kurang baik, karena tidak mendapat pertimbangan, pendapat, saran-saran dari para bawahannya. 3. Penembangan dan pembinaan karyawan serta kebaikan manajemen partipasi tidak dimanfaatkan.   Manajer melaksanakannya, tetapi disesuaikan dengan usul bawahan Dalam hal ini rencana disusun oleh manajer sendiri oleh manajer, tetapi penyusunannya didasarkan atas informasi, usul-usul, dan saran-saran dari bawahan. Kebaikannya: 1. Partisipasi bawahan dalam perencanaan dimanfaatkan. 2. Mendorong bawahan untuk berinisiatif. 3. Partisipasi bawahan untuk melaksanakan rencana akan lebih baik. 4. Bawahan akan lebih bergairah bekerja, kerena mereka merasa dihargai. Keburukannya: 1. Waktu dan biaya perencanaan relatif lama dan besar. 2. Rahasia rencana kurang terjamin. Manajemen pertisipasi, artinya mengikutsertakan seseorang untuk memberikan pemikirannya dalam proses pengembilan keputusan, terutama mereka yang secara pribadi terlibat dan bertanggung jawab melakukan masalah-masalah yang akan diputuskan itu.

28 Manajer menetapkan bagan, bawahan yang merencanakan Manajer menetapkan dan memberikan bagan, berdasarkan bagan itu bawahan (bagian perencanaan) menyusun rencana detailnya. Kebaikannya: Mendorong para bawahan untuk berinisiatif dan berkreasi. Penerimaan rencana oleh para bawahan lebih baik. Realisasi rencana akan lebih mudah, karena mendapat dukungan dari bwahan. Manfaatkan partisipasi, kecakapan, dan keterampilan bawahan. Realisasi rencana akan lebih terjamin.   Keburukannya: Waktu dan biaya relatif lebih lama dan lebih besar. Menyingkirkan manajer dari aktivitas perencanaan, akibatnya mengurangi wibawanya. Keadaan umum perusahaan kurang dipahami, akibatnya rencana itu kurang luwes dan kurang menyeluruh. Bawahan merencanakan dan yang memutuskan manajer Perencanaan dengan cara ini, artinya bawahan yang merencanakannya, manajer diminta untuk menyetujuinya.  

29 Joint participation planning Dalam hal ini joint participation planning dilakukan dengan cara: 1. Mengadakan konsultasi, semua mengambil bagian dalam perencanaan. Ini akan manimbulkan semangat kerja para bawahan. 2. Manajer dpat menugaskan suatu komite dalam perencanaan, 3.Manajer dapat juga menugaskan tim-tim khusus dalam perencanaan. Dalam rancangan perencanaan di atas tidak ada paling baik, tergantung pada masalah, kerahasiaan, dan pentingnya hal yang akan direncanakan.