Komunikasi Organisasi

Presentasi berjudul: "Komunikasi Organisasi"— Transcript presentasi:

1 Komunikasi Organisasi

2 Pendahuluan Keberhasilan komunikas dalam merupakan aset penting bagi pencapaian sasaran atau tujuan organisasi. Keberhasilan organisasi tercermin dalam efektifitas dan efisiennya yang merupakan perekat organisasi, juga mempengaruhi nama baik organisasi yg bersangkutan. Dalam bab ini kita akan baha hubungan komunikasi, pola komunikasi yang biasa digunakan organisasi, cara mengelola komunikasi dan cara ,meningkatkan ketrampilan komunikasi.

3 Organisasi adalah sekelompok masyarakat yg saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara bersama-sama menjalankan fungsi yang sama.

4 Komunikasi Organisasi
Komunikasi dalam organisasi adalah : Komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan kha layak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi (Effendy,1989: 214).

5 A. Hubungan Komunikasi Hubungan komunikasi yang terjalin baik antara menejer yg satu dengan yang lain, antara karyawan dengan menejer, antara karyawan dengan karyawan merupakan kunci keberhasilan menejer dalam mencapai tujuan organisasi yg telah ditetapkan.

6 Manajemen sering mempunyai masalah, masalah menyebabkan tidak efektifnya komunikasi. Padahal komunikasi yang efektif sangat penting bagi para manajer, paling tidak ada dua alasan,  Komunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai. Komunikasi adalah kegiatan dimana para manejer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka.

7 Peran Manajerial . KOMUNIKASI PERAN ANTAR PRIBADI Tokoh figur Menejer
Penghubung PERAN INFORMASIONAL Monitoring Penyebar Informasi Juru bicara PERAN KEPUTUSAN Wirausaha Pemecah masalah Pengalokasian sumberdaya Negoisasi

8 Pengaruh Komunikasi terhadap Perilaku Organisasi
Pemimpin sebagai seorang komunikator memiliki peran komunikasi terhdp organisasi. 1. Peranan antarpersona, seorang manajer meliputi tiga hal: Peranan tokoh. Dimana pemimpin/manajer berkesempatan untuk memberikan penerangan, penjelasan, imbauan, ajakan. Peranan pemimpin. Seorang manajer bertanggung jawab atas lancar-tidaknya pekerjaan yang dilakukan bawahannya. Peranan penghubung. Dalam peranan sebaga penghubung, seorang manajer melakukan komunikasi dengan orang-orang di luar jalur komando vertikal, baik secara formal maupun secara tidak formal. Contoh.penyampaian kebijakan penetapan standar gaji bagi karyawan atau Memotivasi karyawan

9 Peranan informasi. Dalam organisasinya, seorang manajer berfungsi sebagai pusat informasi.
Peranan monitor. Dalam melakukan peranannya sebagai monitor, manajer memandang lingkungan sebagai sumber informasi. Peranan penyebar. Dalam peranannya sebagai penyebar ia menerima dan menghimpun informasi dari luar yang bermanfaat bagi organisasi. Peranan juru bicara. Menejer mengkomunikasikan informasi kepada khalayak luar. Contoh. Kebijakan rekuitmen karyawan, kebijakan promosi

10 Peran Keputusan Seorang menejer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang wirausahawan yg jujur, dinamis kreatif, berani mengambil resiko dan berwawasan luas.

11 B. Kegiatan Pertukaran Informasi
Secara umum fungsi komunikasi dlm organisasi: Komunikasi memungkinkan orang untuk saling bertukar infromasi. Komunikasi membantu menghubungkan kelompok anggota dalam organisasi yg terpisah dari anggota lainnya.

12 Beberapa kegiatan Orgnaisiasi yg Berkaitan dengan Pertukaran Informasi
Menetapkan tujuan, yg berkaitan dengan keuangan, mutu produk, penguasaan pasar dan memberikan pelayanan. Membuat dan melakasanakan keputusan, dengan cara harus mengumpulkan fakta-fakta agar dapat melakukan penilaian. Mengukur prestasi kerja, mencakup beberapa faktor: penjualan, produktifitas, tingkat perputaran karyawan dan persediaan yg ada

13 Lanjutan d. Merekrut dan mengembangkan karyawan e. Negoisasi dengan pemasok (menyampaikan perkembangan prsh kepd pihak berkepentingan dengan menggunakan komunikasi. f. Memproduksi produk g. Berinteraksi dengan peraturan yg ada

14 C. Pola Komunikasi Saluran Komunikasi Formal
a. Saluran komunikasi dari atas ke bawah/top-down Menejer Umum Menejer Pemasaran Bag. Penj. Bag.Promosi Menejer Produksi Bag. Pabrik Bag. Penelitian Menejer Keuangan Bag. Akuntansi Bag. Keungan

15 Tujuan Komunikasi Kebawah
Memberikan pengarahan atau intruksi kerja tertentu Memberikan informasi mengapa pekerjaan harus dilaksanakan Memberikan informasi tentang prosedur dan praktek organisasi. Memberikan umpan balik pelaksanaan Menyajikan informasi ttg organisasi, idiologi dan tujuan yg akan dicapai

16 C. Pola Komunikasi b. Saluran komunikasi dari bawah keatas/bottom-up
Menejer Umum Menejer Pemasaran Bag. Penj. Bag.Promosi Menejer Produksi Bag. Pabrik Bag. Penelitian Menejer Keuangan Bag. Akuntansi Bag. Keungan Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari abawah keatas, menejer harus percaya penuh kepada bawahannya. Kalau tidak, informasi apapun dari bawahan tidak akan bermanfaat, karena yg muncul hanya rasa curiga dan ketidakpercayaan terhadap informsi tsb.

17 Kelemahan Komunikasi dari bawah keatas
1. Kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi (laporan) yg baik saja 2. Apabila bawahan menyampaikan informasi yg tdk baik (negatif) kemungkinan akan di mutasikan

18 C. Pola Komunikasi c. Komunikasi Horizontal
Menejer Umum Menejer Pemasaran Bag. Penj. Bag.Promosi Menejer Produksi Bag. Pabrik Bag. Penelitian Menejer Keuangan Bag. Akuntansi Bag. Keungan Komunikasi horizontal adalah komunikasi antar bagian yg memiliki posisi sejajar atau sederajat dlm organisasi. Tujuannya adalah untuk mempengaruhi, memberikan informasi antar departemen yg memiliki kedudukan sejajar.

19 Tujuan komunikasi Horizontal
1. Saling tukar komunikasi dengan antar bagian 2. Bersifat koordinatif antara mereka yg memiliki posisi sederajat (ditunjukan garis terputus-putus) 3. Komunikasi horizontal penting terutama bagian yg saling ketergantungan (spt: manajer pemasaran dan manajer produksi)

20 C. Pola Komunikasi d. Komunikasi Diagonal
Menejer Umum Menejer Pemasaran Bag. Penj. Bag.Promosi Menejer Produksi Bag. Pabrik Bag. Penelitian Menejer Keuangan Bag. Akuntansi Bag. Keungan Komunikasi diagonal adalah komunikasi antar dua tingkat (level) organisasi yg berbeda

21 Keuntungan Komunikasi Diagonal
Penyebaran informasi bisa lebih cepat Memungkin individu dari berbagai bagian ikut membantu menyelesaikan masalah.

22 e. Komunikasi Formal Menejer Supervisor A B Komunikasi formal cendrung birokratis dan ketat sehingga pengambilan keputusan menjadi lamban

23 Keterbatan Komunikasi Formal
Dari Sudut pandang individu Keterbatasan utk masuk kedlm proses pengambilan keputusan Pengembangan ide organisasi hrs pada level supervisor baru ke menejer puncak. Adanya gangguan dlm penyampaian informasi kelevel yg lebih tinggi (penerimaan/penyampian informasi yg kurang jelas)

24 3. Saluran Komunikasi Informal
Menejer Umum Menejer Pemasaran Bag. Penj. Bag.Promosi Menejer Produksi Bag. Pabrik Bag. Penelitian Menejer Keuangan Bag. Akuntansi Bag. Keungan Saluran komunikasi informal mengambarkan bagaimana informasi ditransfer dari satu bagian kebagian yg lain sesuai dengan hirarki yg ada. Dan struktur organisasi tdk mampu mencegah orang yg berada dalam struktur organisasi untuk saling bertukar infromasi dengan yang lainnya.

25 Fungsi Komunikasi Organisasi
Fungsi perintah Berkenaan dengan angota-anggota organisasi mempunyai hak dan kewajiban membicarakan, menerima, menafsirkan dan bertindak atas suatu perintah. Tujuan dari fungsi perintah adalah koordinasi diantara sejumlah anggota yang bergantung dalam organisasi tersebut.

26 2. Fungsi Relasional Berkenaan dengan komunikasi memperbolehkan anggota-anggota menciptakan dan mempertahankan bisnis produktif hubungan personal dengan anggota organisasi lain dlm pekerjaan mempengaruhi kenirja pekerjaan (seperti kepuasan kerja; aliran komunikasi ke bawah maupun ke atas dalam hirarkhi organisasional, dan tingkat pelaksanaan perintah.

27 3. Fungsi manajemen ambiguity Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat dalam organisasi. Anggota berbicara satu dengan lainnya untuk membangun lingkungan dan memahami situasi baru, yang membutuhkan perolehan informasi bersama.

28 Cara Mengelola Komunikasi
1. Penanganan pesan-pesan Rutin Mengurangi jumlah pesan (lisan atau tertulis) Intruksi yg jelas Mendelegasikan tanggungjawab Melatih petugas

29 2. Penanganan Krisis Komunikasi, dimakasudkan dibutuhkan keahlian dan ketrampilan komunikasi pada saat tertentu (spt.menghadapi demo, salah produksi, dll) Hal yg harus dilakukan dalam penangan krisis komunikasi: Siapkan tim yg terampil/cekatan Usahakan manajemen puncak segera bertindak Ciptakan sebuah pusat informasi sbg representasi prs yg lengkap Caritakan kejadian secara menyeluruh, terbuka dan jujur. Tunjukan keseriusan perusahaan

30 Meningkatkan Ketrampilan Komunikasi
1. Membaca 2. Mendengarkan 3. Membuat percakapannya menarik 4. Melakukan wawancara 5. Berdiskusi dengan kelompok kecil

31 Hambatan-Hambatan Terhadap Komunikasi yang Efektif
Hambatan Organisasional Yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajerial spesialisasi. Tingkat khirarki bila suatu organisasi tumbh, dan strukturnya berkembang, akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena pesan harus melalui tingkatan (jenjang) tambahan, yang memerlukan waktu yang lebih lama barulah pesan itu sampai.

32 Wewenang Manajerial artinya, kekaburan wewenang bagi setiap tingkatan pada jabatan tertentu akan membuat pesan tidak sampai ke seluruh bagian yang ada dalam organisasi tersebut. Spesialisasi artinya adalah prinsip organisasi, tetapi juga menimbulkan masalah-masalah komunikasi, apalagi mereka yang berbeda keahlian bekerja saling berdekatan. Perbedaan fungsi dan kepentingan dan istilah-istilah dalam pekerjaan mereka masing dapat menghambat, dan membuat kesulitan dalam memahami, sehingga akan timbul salah pengertian dan sebagainya

33 2. Hambatan-hambatan Antar Pribadi, 
Manejer selalu menghadapi bahwa pesan yang disampaikan akan berubah dan menyimpang dari maksud pertama. Manejer haruslah memperhatikan hambatan-hambatan antar pribadi seperti : Persepsi selektif, status atau kedudukan komunikator (Sumber), Keadaaan membela diri, Pendengaran lemah, dan ketidaktepatan dalam penggunaan bahasa.

34 terima kasih Terima Kasih