Reformasi Birokrasi Internal Ditjen MPDM Kemdiknas.

Presentasi berjudul: "Reformasi Birokrasi Internal Ditjen MPDM Kemdiknas."— Transcript presentasi:

1 Reformasi Birokrasi Internal Ditjen MPDM Kemdiknas

2 LATAR BELAKANG Reformasi Birokrasi Internal Ditjen MPDM Kemdiknas

3 RBI Kemdiknas R1. Reformasi Proses Layanan Perizinan, Pengakreditasian, dan Pemberian SubsidiR2. Reformasi sistem Pengelolaan Kepegawaian dan Pensertifikasian Pendidik R3. Reformasi Sistem Perencanaan Pembangunan Pendidikan untuk Meningkatkan Efisiensi Pembangunan Sarana dan Prasarana Pendidikan dan Mendukung Keselarasan Pendidikan dan Dunia Kerja R4. Reformasi Mekanisme Penjaminan Kepastian Memperoleh Layanan Pendidikan R5. Pengembangan Sistem Berbasis TIK untuk Berbagi Materi, Metode, dan Manajemen Lembaga Persekolahan dan PT R6. Penataan Struktur, Prosedur, dan Sumber Daya Manusia yang Dapat Melaksanakan Misi dan Mencapai Tujuan Organisasi secara Efektif dan Efisien R7. Pengembangan sistem yang mengacu pada Beban Kerja dan Kinerja

4 Konsep Integrasi Layanan Portal Layanan Prima Pendidikan Nasional Perijinan Perencanaan (Sirendik) Penyaluran Subsidi Akreditasi Pusat Data Pendidikan

5 Portal Pusat Layanan Prima Pendidikan Nasional Unit Utama DB Integrasi Unit Utama DB Integrasi Arsitektur Pelayanan Prima Web Telepon SMS Fax e-Mail Kunjungan Kotak Saran Pengaduan Distribusi Media Cetak Distribusi Media Cetak Publik Peserta Didik PTK Satuan Pendidikan Orang Tua Pers DUDI Pengelola Pendidikan di Daerah Pegawai Helpdesk Web Humas Berita Unit Utama DB Integrasi PIH Manajeme n Portal

6 Fokus RBI Ditjen MPDM R3.3 Pengembangan Sistem Pemetaan Kondisi sekolah R1.4 Pengembangan Sistem Akreditasi Sekolah R3.2 Pengembangan Sistem Pemetaan Daya Tampung R1.8 Reformasi Proses dan Layanan Penyaluran Subsidi

7 REFORMASI PEMETAAN KONDISI SEKOLAH Reformasi Birokrasi Internal Ditjen MPDM Kemdiknas

8 Reformasi Sistem Pemetaan Kondisi Sekolah Permasalahan : •Terlalu banyak versi data, belum terstandard •Tidak ada data yang lengkap, setiap lembaga hanya melengkapi kebutuhannya masing-masing •Diperlukan data yang lengkap dan terstruktur untuk memenuhi kebutuhan acuan data untuk pengendalian serta pengambilan keputusan, khususnya mengenai identifikasi kebutuhan perencanaan terkait penyaluran subsidi. Sasaran : •Sebuah Sistem Provider Master Data yang melakukan collection,storage dan memberikan akses retrieval/data exchange dengan lembaga- lembaga terkait. •Sistem bersifat open, shared, centralized, accessible kepada para pengambil keputusan, lembaga lain terkait, para panitia kegiatan, subyek penerima subsidi, maupun masyarakat umum.

9 Reformasi Sistem Pemetaan Kondisi Sekolah Kriteria Keberhasilan : •Tersedianya sebuah Basis Data Master Pendidikan Ditjen MPDM •Beroperasinya pemutakhiran data periodik terhadap Basis Data Master melalui data exchange bekerja sama dengan lembaga terkait •Digunakannya Basis Data Master oleh seluruh stakeholder di lingkungan Ditjen MPDM sebagai acuan data & informasi dalam pelaporan maupun dalam pengambilan keputusan di setiap kegiatan KPI200920102011201220132014 Kelengkapan Data Master Pendidikan Ditjen MPDM 0%60%70%80%90%100% Periode pemutakhiran data 1 tahun 6 bulan Semi real- time Real- time

10 Penyedia Data Pendidikan (existing) Provider > •Metode akuisisi data •Pelaksana input data •Kelengkapan field •Kelengkapan data •Performance web PadatiWeb (Balitbang) •file upload •dinas kab/kota •sangat lengkap •diperkiraka n lengkap •lambat Puspendik •tidak diketahui •hanya terkait penilaian •hanya ujian nasional •tidak bisa dibuka Dapodik (Biro PKLN) •input via web •kab/kota / sekolah •tidak diketahui •beberapa kosong •cukup cepat BAN-SM •instrumen akuisisi data •operator pusat (?) •hanya terkait akreditasi •hanya yang akreditasi •baik Direktorat di bawah MPDM •file/aplikasi (bervariasi) •dinas kab/kota •kurang lengkap •cukup lengkap •Tidak ada web data

11 Master Data PropinsiKabupaten/KotaSekolahSiswa Indikator/ Obj.Program & Data Pendukung

12 Indikator & Data Pendukung Hirarkis Sekolah •Identitas •Jumlah siswa •Jumlah ruangan •Kondisi sekolah •Hasil evaluasi Kabupaten/Kota •Rekap data sekolah/siswa •Demografi •Kondisi kabupaten/kota Propinsi •Rekap data sekolah/siswa •Demografi •Kondisi kabupaten/kota

13 Alternatif Solusi Pembangunan Master Data Memanfaatkan data dari provider eksisting (Padatiweb/dapodik). Manfaat : •Cepat & irit biaya dalam mengakuisisi data, cukup dengan koneksi "data exchange" kepada provider yang dimaksud Kekurangan : •Memerlukan keterbukaan pihak provider untuk sepakat melaksanakan data exchange •Ketergantungan dari provider yang dimaksud •Masih harus melakukan verifikasi & kombinasi data di kemudian hr Memanfaatkan data dari direktorat Manfaat : •Lebih mudah dikontrol, jika perlu prosedurnya diseragamkan dll agar sesuai dengan kebutuhan sistem •Lebih real dan dapat mudah dikaitkan dengan kegiatan BSD masing2 Kekurangan : •Data pelengkap masih kurang jika dibutuhkan sebagai acuan decision making •Data masih belum seragam formatnya & prosedurnya, Menyusun sendiri master data Manfaat : •Data Lebih terkontrol lagi •Dapat menerapkan metode akuisisi & maintenance data yang dirasa paling cocok •Lebih mudah interaksinya dengan aplikasi, karena tidak lagi perlu translasi data Kekurangan : •Biaya (bisa sangat) besar •Waktu akuisisi data bisa jadi lama sampai lengkap betul

14 Rekomendasi Solusi Ditjen MPDM menghubungi salah satu provider Master Data, baik Balitbang (Padati) atau Biro PKLN (Dapodik) untuk meminta data versi terakhir, dan jika memungkinkan menyepakati satu model data exchange. Ditjen MPDM kemudian melakukan konsolidasi data dengan dengan provider data lain yang lebih kontekstual, misalnya BAN-SM untuk data akreditasi sekolah, Puspendik untuk data nilai ujian nasional, maupun data yang dimiliki oleh Direktorat di lingkungan MPDM. Hasil konsolidasi ini dijadikan Master Data Pendidikan MPDM Ditjen MPDM memerintahkan Direktorat untuk menggunakan data master ini untuk segala kesempatan, dan kemudian melengkapinya dengan content masing-masing. Jika tiap direktorat sudah ada sistem, Ditjen MPDM menginstruksikan untuk menyediakan data exchange dengan server MPDM, dan jika belum, dibuatkan model akuisisi data generik yang bisa digunakan masing-masing.

15 Tahap-Tahap Pembangunan Master Data Penyedia Data Pendidikan (Dapodik/Padati) Import Data Tim Pendataan Direktorat / Badan Akreditasi Import Data Tim Master Data Direktorat Jenderal MPDM Sepakati Struktur & Konsolidasi Data Sepakati Struktur & Konsolidasi Data Master Data Pendidikan Ditjen MPDM Master Data Pendidikan Ditjen MPDM Data Exchange Data Exchange

16 Pemeliharaan Master Data melalui Pendataan Penyusunan Master Data Awal Ekstraksi Data Awal untuk Format Pengisian Data Workshop & Pelatihan Pemutakhiran Data Pemutakhiran Data berjenjang & online melalui Provinsi & Kab/Kota Pemutakhiran Data Master

17 Pemeliharaan Master Data melalui Pendataan NoProsesPelaksanaKomputerisasiKet 1Workshop Pendataan dipindah ke awal, untuk pelatihan pengisian data memanfaatkan ICT (via web & excel macro) Panitia Direktorat Ya (manual + via web) 2Surat Instruksi Pemutakhiran Data Dari Dirjen MPDM kepada Dinas Pendidikan Provinsi, dilengkapi manual pengisian data. Panitia Direktorat Ya (manual + via web) 3Provinsi mendistribusikan format isian kepada Kab/KotaProvinsiYa (manual + via web) 4Kab/Kota mendistribusikan format isian kepada SekolahKab/kotaYa (manual + via web) 5Sekolah mengisi format isian, secara manual hardcopy rangkap 2 dan softcopy dan mengirimkannya ke Kab/Kota SekolahYa (manual + via mobile) 6Kab/Kota melakukan entry data siswa yang berupa hardcopy, dan meng-upload yang berupa softcopy, kemudian mengirimnya ke Provinsi Kab/KotaYa (manual + via web) 7Provinsi melakukan entry data siswa yang berupa hardcopy, dan meng-upload yang berupa softcopy, kemudian mengirimnya ke Pusat melalui jasa kiriman. ProvinsiYa (manual + via web)

18 Pemeliharaan Master Data melalui Kegiatan Master Data Awal Sebagai Indikator untuk Acuan Kegiatan / Obyek Program Pelaksanaan Kegiatan Pelaporan perubahan indikator sebagai hasil pelaksanaan kegiatan Pemutakhiran Data Master

19 Pemutakhiran Master Data melalui Kegiatan NoProsesPelaksanaKomputerisasiKet 1Workshop Penggunaan Master Data untuk Kegiatan (misal penyaluran subsidi) Sekretariat Ditjen Ya (manual + via web) 2Ekstraksi data sebagai acuan awal pelaksanaan kegiatan (misal data Daya Tampung sebagai acuan rekomendasi penerima RKB / USB) PanitiaYa 3Pelaksanaan Kegiatan (misal penyaluran dana RKB / USB) dengan mediasi Prov atau Kab/Kota Provinsi atau Kab/Kota Ya 4Pelaporan Kegiatan termasuk hasil/outcomenya serta pengaruhnya terhadap indikator (misal update data Daya Tampung sekolah terkait) SekolahYa (atau hardcopy ke lembaga mediasi) 5Pelaporan Kegiatan oleh Dinas Prov atau Kab/Kota jika belum bisa melaporkan secara langsung ke sistem Provinsi atau Kab/Kota Ya 6Pemutakhiran Master DataSekretariat Ditjen Ya

20 REFORMASI PENYALURAN SUBSIDI Reformasi Birokrasi Internal Ditjen MPDM Kemdiknas

21 Konsep Ideal : Integrasi Basis Data Pendidikan Perijinan Riwayat Akreditasi Riwayat Subsidi Obyek Program Perijinan Akreditasi Subsidi Layanan Informasi Pendidikan MPDMDiktiPNFIBAN-SMBAN-PTSat.Dik PemdaPublikPMPTK

22 Kondisi Real Master data belum terbentuk, data masih tersebar dan formatnya sangat bervariasi Pelaksanaan kegiatan penyaluran subsidi cukup kompleks dan bervariasi, cukup sulit untuk digeneralisasi Kondisi di lapangan variabelnya sangat banyak dan unpredictable. Infrastruktur ICT di tingkat Kabupaten/Kota sampai sekolah belum siap SDM di daerah masih belum siap

23 Pendekatan / Approach “Technology as an aid, not a burden” “Seamless transformation” “Keep It Simple and Straightforward (KISS)” “Agile / Iterative & Incremental Development”

24 Konsep/Filosofi Kunci Keterbukaan InformasiTransparansiKendaliLayanan Masyarakat

25 Keterbukaan Informasi Informasi tentang adanya program subsidi harus diketahui oleh semua stakeholder pendidikan. Semua sekolah memiliki akses informasi terhadap semua program subsidi yang dapat diikuti. Semua program subsidi harus memberikan akses terhadap dokumen- dokumen terkait nominasi, persyaratan pendaftaran/pengajuan maupun panlak/juknis Masyarakat memiliki akses informasi tentang subsidi apa saja yang diterima suatu sekolah.

26 Transparansi Proses pendaftaran/pengajuan, seleksi, pembayaran, penerimaan, progres pelaksanaan dan laporan harus transparan kepada publik. Proses seleksi termasuk nominasi, pemilihan/penerimaan dan penolakan harus diinformasikan dasar keputusan/alasannya. Progress pelaksanaan yang dilaporkan oleh penerima/sekolah harus diinformasikan kepada publik Laporan pertanggung jawaban fisik maupun keuangan harus bisa diakses oleh semua stakeholder keuangan, memungkinkan kendali yang lebih baik

27 Kendali Semua stakeholder pendidikan khususnya di lingkup terkait penerima subsidi, dari mulai pusat, provinsi, kabupaten/kota sampai siswa/orang tua siswa serta masyarakat setempat dapat dilibatkan dalam fungsi pengendalian untuk memastikan bahwa dana subsidi sampai kepada penerima subsidi dan benar-benar dimanfaatkan sesuai dengan tujuannya. Publik dapat ikut mengawasi dan melaporkan penyimpangan yang terjadi dalam penyaluran subsidi langsung kepada panitia pusat/manajemen subsidi direktorat jenderal, untuk dilakukan tindakan/sanksi yang sesuai

28 Layanan Masyarakat Kementerian Pendidikan Nasional harus bisa memberikan layanan prima terkait informasi pemberian subsidi melalui Portal Informasi Pelayanan Prima Kemdiknas maupun melalui kanal-kanal komunikasi lainnya seperti telepon, sms, surat elektronik, dll. Kementerian Pendidikan Nasional harus bisa mengidentifikasi serta melayani kebutuhan subsidi dana pendidikan sesuai dengan kondisi regional.

29 Pengembangan Tahap 1 (2010) PERSIAPAN PENGAJUAN Proposal Penentuan Eligibilitas Status SELEKSI Substansi Proposal Akhir Presentasi Visitasi/ Verifikasi Lapangan Visitasi/ Verifikasi Lapangan PENANDATANGANA N AKAD KERJA RIP Bimbingan Teknis Penandatanganan Akad Pencairan Dana Pelaksanaa n Kegiatan Pelaporan Kemajuan Pelaporan Akhir Monev Multi Year Single Year 1 2.1 2.2 3.1 3.2 3.3 4 5.1 5.2 678 9.1 9.2 10 5.3

30 Pengembangan Tahap 2 (2011) PERSIAPAN PENGAJUAN Proposal Penentuan Eligibilitas Status SELEKSI Substansi Proposal Akhir Presentasi Visitasi/ Verifikasi Lapangan Visitasi/ Verifikasi Lapangan PENANDATANGANA N AKAD KERJA RIP Bimbingan Teknis Penandatanganan Akad Pencairan Dana Pelaksanaa n Kegiatan Pelaporan Kemajuan Pelaporan Akhir Monev Multi Year Single Year 1 2.1 2.2 3.1 3.2 3.3 4 5.1 5.2 678 9.1 9.2 10 5.3

31 Kolaborasi

32 IMPLEMENTASI & DESAIN SISTEM Reformasi Birokrasi Internal Ditjen MPDM Kemdiknas

33 Pemetaan Kondisi Sekolah Demo aplikasi sementara menggunakan data puspendik, karena sudah lengkap 3 jenjang (SD belum termasuk). Untuk demo data yang diperlukan oleh Kegiatan Subsidi, diambil kolom-kolomnya dari data Direktorat, kemudian di-mapping ke tabel yang ada berdasarkan NSSS. Tahap berikutnya adalah mengintegrasikan data-data dari direktorat dan mendefinisikan Primary Key sendiri, namun tetap melengkapi dengan data NISN & NSSS yang telah ada.

34 Manajemen Subsidi Sistem Manajemen Subsidi telah dikembangkan dimulai dari Aplikasi Manajemen Subsidi Insentif UN 2010 yang telah digunakan di Bagkeu MPDM Desain aplikasi telah dilakukan, dirancang untuk memenuhi point-point kunci yang telah didefinisikan sebelumnya Pengembangan manajemen subsidi fokus pada fasilitasi pengecekan eligibilitas, proses pemilihan serta asistensi administrasi. Konsep workflow baru sebagian diterapkan karena kompleksnya karakteristik tiap-tiap kegiatan subsidi Pembagian user dan hak aksesnya sudah diimplementasikan Manajemen Hibah telah sebagian diimplementasikan. Portal Informasi Subsidi menyusul.

35 Peran AdministratorOperator KementerianOperator Direktorat JenderalOperator DirektoratOperator SubsidiOperator ProvinsiOperator Subdin ProvinsiOperator Kab/KotaOperator Subdin Kab/KotaOperator SekolahOperator Subsidi SekolahPublik

36 Use Case Publik : Monitor, pengaduan Sekolah : Input progres pekerjaan Panitia Subsidi : Seleksi, Evaluasi, Penetapan dan Pengiriman dana Sekolah : Input Proposal / Input kelengkapan administrasi Panitia Subsidi : Pemilihan Calon Kab/Kota : Pilih usulan/nominasi penerima Panitia Subsidi : Input Subsidi

37 Input identitas subsidi •Nama •Kategori •Deskripsi •Sasaran & Satuan Sasaran •Setting Jadwal Input Persyaratan •Setting Indikator Eligibilitas •Setting kuota Unggah Berkas Terkait •Panlak / Juknis •Berkas Persyaratan / Formulir dll

38 Kab/Kota : Pilih usulan/nominasi penerima Pelajari berkas sosialisasi subsidi terkait, panlak/juknis, persyaratan dll. Periksa identitas & data indikator sekolah Periksa subsidi/bantuan yang pernah diterima Pilih Kab/Kota yang relevan dengan subsidi/bantuan yang dimaksud Pilih nominasi

39 Panitia Subsidi : Pemilihan Calon Periksa data identitas sekolah Periksa data nominasi sekolah Periksa eligibilitas sekolah nominasi Penentuan calon penerima subsidi Penolakan nominasi yang tidak terpilih dengan penjelasan. Publish ke Portal Informasi Subsidi

40 Sekolah : Input Proposal / Input Administrasi Unduh & Periksa Petunjuk Pelaksanaan Unduh & Periksa Berkas Pelengkap Unggah Proposal Unggah syarat kelengkapan administrasi Pengiriman kelengkapan administrasi (pos/kegiatan)

41 Panitia Subsidi : Seleksi, Evaluasi, Penetapan Cek eligibilitas Cek proposal Penentuan Calon Penerima Penolakan calon dengan penjelasan

42 Siklus Pengiriman Dana, Laporan, Evaluasi Panitia Subsidi : Pengiriman Dana Subsidi Sekolah : konfirmasi penerimaan dana Sekolah : Input progress fisik Sekolah : Input pembukuan keuangan Panitia Subsidi : Evaluasi Panitia Subsidi : Pengiriman Dana Tahap Selanjutnya

43 Panitia Subsidi : Layanan Publik Publikasi tersedianya dana subsidi di Portal Manajemen Subsidi/ Portal Kemdiknas. Publikasi & transparansi proses penerimaan subsidi Publikasi & transparansi pertanggung jawaban pemanfaatan dana subsidi dan pertanggungjawaban keuangan Pelayanan informasi publik dengan menjawab pertanyaan publik via portal ataupun media lain.

44 Publik Melihat/membaca informasi yang dipaparkan melalui Portal Pertanyaan terkait dengan Manajemen Subsidi Pengaduan terkait ditemukannya penyimpangan Usulan & permohonan terkait kebutuhan subsidi sesuai dengan kondisi regional

45 Desain Struktur Tabel

46 Tantangan •Jumlah sekolah yang menjadi obyek subsidi luar biasa besar : –SD 144.567 sekolah –SMP 47.122 sekolah –SMU 36.756 sekolah –SMK 26.448 sekolah •“Digital Divide” atau kesenjangan teknologi yang terjadi di daerah, yang khususnya disebabkan oleh kurangnya SDM ICT di daerah serta infrastruktur yang kurang memadainya struktur. •Kompleksitas dan keberagaman jenis subsidi dan prosedurnya.

47 Peluang dan Solusi •Peluang –Jaringan Selular & Data (GSM, GPRS/3G) telah menjangkau semua Kecamatan di seluruh Indonesia –Teknologi komunikasi data sudah tersedia untuk mengatasi “digital divide” dari mulai radio paket, SMS, GPRS, 3G. •Solusi –Mengembangkan sistem yang fleksibel dengan teknologi yang berjenjang sehingga sistem dan basis data dapat diakses melalui beberapa media.

48 Diskusi •Apa yang kita bisa lakukan dalam waktu dekat? •Poin apa saja yang ingin diambil manfaatnya dari pengembangan sistem ini? •Masalah apa saja yang urgen yang dapat diselesaikan dengan adanya sistem ini? •Bagaimana pentahapan yang ideal yang diiringi pengembangan infrastruktur pendukung? •Tugas/Manfaat yang dirasakan di Pusat •Tugas/Manfaat yang dirasakan di Daerah

49 Terima Kasih