Pengantar Definisi dan dan Konsep Manajemen Proyek

Presentasi berjudul: "Pengantar Definisi dan dan Konsep Manajemen Proyek"— Transcript presentasi:

1 Pengantar Definisi dan dan Konsep Manajemen Proyek

2 Komponen Penilaian Komponen Utama: Kuis (10%)
Tugas Besar – Microsoft Project (20%) Ujian Tengah Semester (30%) Ujian Akhir Semester (40%) Komponen Tambahan: Kehadiran

3 Arti Proyek Proyek diartikan sebagai satu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu, dengan alokasi sumber daya terbatas dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang telah ditentukan. Ciri pokok proyek: Memiliki tujuan yang khusus, produk akhir atau hasil kerja akhir Dalam proses mencapai tujuan diatas telah ditentukan jumlah biaya, jadwal pelaksanaan serta kriteria mutu Bersifat sementara dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas Non-rutin, tidak terus menerus. Proyek yang satu memiliki perbedaan dari yang lain.

4 Tujuan dan Kendala Proyek
Biaya I Anggaran Jadwal I Waktu Mutu I Kinerja

5 Tujuan dan Kendala Proyek
Anggaran: proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran. Jadwal: proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan. Mutu: produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan. Ketiga batasan tersebut bersifat tarik-menarik. Dari segi teknis, ukuran keberhasilan proyek dikaitkan dengan sejauh mana ketiga sasaran tersebut dapat dipenuhi. Tambahan tolok ukur sukses: Apakah tujuan proyek terpenuhi (cakupan) Apakah tidak ada kerusakan, baik pada tim maupun hubungan (sumberdaya)

6 Kegiatan Proyek vs Kegiatan Operasional
1. Bersifat dinamis 1. Bersifat rutin 2. Berlangsung dalam kurun waktu terbatas (siklus proyek relatif pendek) 2. Berlangsung terus-menerus dalam jangka panjang 3. Dalam kurun waktu tersebut intensitas kegiatan berubah-ubah naik turun 3. Intensitas kegiatan relatif sama/mendatar 4. Kegiatan harus diselesaikan dengan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan 4. Batasan tidak setajam seperti proyek, diatur dalam anggaran tahunan 5. Terdiri dari bermacam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu 5. Tidak terlalu banyak macam kegiatan 6. Pada tahap awal karena banyak faktor yang belum menentu, sulit memperkirakan berapa biaya dan waktu yang sesungguhnya diperlukan untuk penyelesaian proyek 6. Karena sudah rutin, maka relatif mudah menyusun anggaran dan jadwal kegiatan 7. Agar penggunaan sumber daya efisien perlu adanya arus kerja horizontal di samping vertikal

7 CPM untuk tiap subkontrak
Kompleksitas Proyek Ukuran ($ juta) Jam - Orang Sistem Pengendalian Kantor Pusat (ribu) Lapangan (ribu) Biaya Jadwal Kecil 1 – 10 4 – 40 24 – 240 PC Bagan Blok Medium 11 – 75 40 – 200 240 – 1200 CPM Besar 80 – 200 200 – 500 1200 – 3000 Main Frame CPM Computerized Super 250 – 600 500 – 900 3000 – 6000 CPM Main Frame Mega CPM untuk tiap subkontrak

8 Macam Proyek Proyek Engineering-Konstruksi
Proyek Engineering-Manufaktur Proyek Penelitian dan Pengembangan Proyek Pelayanan Manajemen Proyek Kapital Proyek Radio-Telekomunikasi Proyek Konservasi Biodiversity

9 Tahapan Proyek Proyek Engineering-Konstruksi (E-K) 1,2,3,4,5 6,8,9,11
10 7,12,13 14 15,16 17,18 19,20 KONSEPTUAL PP/DEFINISI IMPLEMENTASI TERMINASI Kelayakan Pemantapan PP = Perencanaan Proyek Desain-Engineering Pengadaan Konstruksi Uji coba Penutupan Proyek

10 Tahapan Proyek Kegiatan Utama Proyek Engineering Konstruksi Konseptual
PP/definisi Implementasi Terminasi Perumusan gagasan Kerangka acuan Studi kelayakan Indikasi dimensi lingkup proyek Indikasi biaya dan jadwal Pendalaman berbagai aspek persoalan Desain-engineering dan pengembangan Pembuatan jadwal induk dan anggaran, menentukan kelanjutan investasi Penyusunan strategi penyelengaraan dan rencana pemakaian sumber daya Pembelian dini Penyiapan perangkat dan peserta Desain-engineering terinci Pembuatan spesifikasi dan kriteria Pembelian material dan peralatan Pabrikasi dan konstruksi Inspeksi mutu Uji coba kemampuan Mechanical completion Start-up Demobilisasi laporan penutupan

11 Tahapan Proyek Proyek Engineering-Manufaktur (E-M) Jenis Kegiatan
Konseptual Definisi Desain dan Engineering Pengembangan dan Integrasi Sistem Jenis Kegiatan Manufaktur dan Produksi Perakitan dan Instalasi

12 Tahapan Proyek Kegiatan Utama Proyek Penelitian dan Pengembangan
Konseptual PP/definisi Implementasi Terminasi Melihat kesempatan dan merumuskan gagasan Meletakkan dasar studi kelayakan Melakukan lingkup kerja, jadwal, dan perkiraan biaya Menjabarkan lingkup kerja/kegiatan Memperdalam evaluasi Melakukan desain engineering pendahuluan Mengadakan material dan peralatan Melakukan pilot test Menganalisis hasil-hasilnya Melaksanakan “test penuh” dan menganalisis hasil-hasilnya Membuat laporan akhir Mengedarkan laporan akhir untuk mendapatkan tanggapan

13 Mengenal Kegiatan Proyek
Pengadaan Material Pembelian Mengusahakan dan meyakinkan tersedianya material pada waktu, jumlah, kualitas, dan harga yang tepat. Pengendalian Inventory Tersedianya inventory yang cukup dan seimbang untuk material, suku cadang dengan investasi yang minimal. Untuk proyek industri pada waktu penyelesaian umumnya termasuk penyediaan tahun pertama suku cadang. Pemantauan produksi Program dan pelaksanaan pemantauan jadwal dan mutu produksi. Bila perlu kunjungan ke tempat-tempat fasilitas produksi untuk inspeksi. Angkutan Pemilihan kurir, merundingkan biaya transportasi, dan mendapatkan biaya dan jadwal terbaik. Handling dan penyimpanan Menerima penyerahan material, diangkut ke gudang atau langsung ke area untuk dipasang. Mencatat keluar-masuk inventory dan melaporkan material tersisa pada akhir proyek.

14 Mengenal Kegiatan Proyek
Konstruksi Membangun fasilitas sementara (jalan darurat, camp buruh, komunikasi) Persiapan lokasi Saluran drainase Struktur penyangga Memasang peralatan di atas pondasi Membuat gedung permanen, ruang kontrol, kantor, bengkel, gudang Tangki penimbunan dan pelabuhan

15 Siklus Proyek vs Siklus Sistem
Kegiatan Proyek TAHAP KONSEPTUAL PERENCANAAN DAN DESAIN KONSTRUKSI OPERASI BERHENTI SIKLUS PROYEK SIKLUS SISTEM

16 Konsep Manajemen Manajemen klasik/manajemen fungsional
menjelaskan tugas-tugas manajemen berdasarkan fungsinya, yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan (P-O-L-C). Pemikiran sistem pemikiran yang memandang segala sesuatu dari wawasan totalitas, terutama dalam analisis sistem, sistem engineering, dan sistem manajemen Pendekatan kontigensi/situasional bahwa tidak terdapat pendekatan manajemen terbaik yang dapat dipakai untuk mengelola setiap macam kegiatan, situasi dapat berubah setiap waktu

17 Konsep Manajemen Proyek
KLASIK PENDEKATAN SISTEM PENDEKATAN KONTIGENSI DISIPLIN LAIN

18 Konsep Manajemen Proyek
Perkembangan yang mendorong digunakannya Manajemen Proyek: Makin banyak dan besarnya proyek-proyek baik dalam lingkup maupun jenis kegiatan Pemilik ingin mendapatkan hasil akhir proyek yang terbaik dengan harga yang paling menarik Pelaksana berebut mendapatkan proyek  siapa yang paling efisien  dapat mengajukan harga terendah Dicari cara-cara pengelolaan proyek yang efektif dan efisien Manajemen proyek diterapkan secara intensif kira-kira tahun 1940 (MANHATTAN PROJECT – proyek pembuatan bom atom pertama)

19 Konsep Manajemen Proyek
Fungsi manajemen proyek adalah merencanakan (planning), mengorganisir (organizing), memimpin (leading), dan mengendalikan (controlling) sumber daya perusahaan untuk melaksanakan suatu kegiatan jangka pendek dengan sasaran yang telah ditentukan secara spesifik.

20 Perilaku dan Pengelolaan Proyek
Perilaku Kegiatan Proyek Pengelolaan dan Tanggapan Bersifat dinamis, intensitas dan jenis kegiatan berubah dalam waktu relatif singkat cepat tanggap atas adanya perubahan Metode pemantauan dan pengendlaian harus sensitif Perencanaan dan pengendalian terpadu Non rutin dengan sasaran jelas dalam waktu terbatas Perhatian khusus oleh tim yang berdedikasi di bawah pimpro Kegiatan bermacam-macam meliputi berbagai keahlian Agar pemakaian sumber daya efisien dari segi perusahaan, perlu pemakaian bersama, digunakan organisasi matriks Bersifat multikompleks (melibatkan banyak organisasi) Penanggung jawab tunggal, penekanan pada koordinasi dan integrasi, pendekatan sistem pada implementasi

21 Perilaku dan Pengelolaan Proyek
Perilaku Kegiatan Proyek Pengelolaan dan Tanggapan Kegiatan berlangsung sekali dengan resiko relatif tinggi Pendekatan pragmatis, digunakan analisis sistem dalam perencanaan Pelaksanaan kegiatan oleh banyak pihak, bidang, atau organisasi Untuk memperkecil hambatan birokrasi, diciptakan arus kegiatan dan komunikasi horisontal Organisasi peserta proyek terkadang memiliki sasaran yang berbeda Bersifat joint venture Pendekatan manajemen sistem

22 Manajemen Fungsional vs Manajemen Proyek
Perilaku Proyek Manajemen Proyek Merencanakan Non-rutin Kompleks Sekali lewat Erat terkait Management by exception Jaringan kerja Pragmatis Mengorganisir Banyak peserta dan ragam kerja Waktu pendek dan sementara Matriks Integrasi Horizontal Vertikal Koordinasi Staffing -Bersifat sementara dan waktu pendek -Jenjang karir Sumber luar yang siap Pelatihan

23 Manajemen Fungsional vs Manajemen Proyek
Perilaku Proyek Manajemen Proyek Memimpin Bukan komando tunggal Tenaga ahli Kurang otoritas Kurang sasaran motivasi Penanggung jawab tunggal Expert dan reference power Gaya partisipasi Mengendalikan Sekali lewat Erat terkait Berubah cepat, dinamis Deteksi sensitif Peramalan Erat dengan perencanaan

24 Kapan Manajemen Proyek Digunakan?
Ukuran besarnya kegiatan Kegiatan Bersifat Ad-Hoc Menyangkut reputasi perusahaan Saling keterkaitan dan ketergantungan