Auditing.

auditing

ISO 19011:2002 Scope Normative References Terms and Definitions
Principles of Auditing Managing an Audit Programme Audit Activities Competences and evaluation of auditors

Figure 4 – Concept of competence
Quality EH & S Quality-specific knowledge & skills ( ) Generic knowledge & skills ( and ) EH & S-specific knowledge and skills ( ) Pendidikan Pengalaman Pelatihan Pengalaman Kerja Auditor Audit Personal attributes ( 7.2 )

Auditor Competence EH & S

Quality Knowledge & Skill
Terminologi mutu Prinsip Manajemen Mutu SPC, FMEA dll Karakteristik produk dan jasa yang diaudit

Generic Knowledge & Skill
Prinsip Audit, Prosedur & Teknik untuk memastikan konsistensi dan sistematik pelaksanaan audit Manajemen System dan dokumen referensi untuk memastikan ruang lingkup dan kriteria yang diaudit Pemahaman organisasi yang diaudit (Struktur, fungsi, proses bisnis, budaya) untuk memastikan nilai tambah bagi perusahaan yang diaudit Pemahaman mengenai peraturan dan persyaratan

7.2 Personal attributes Seorang Auditor harus :
Beretika misalnya jujur, sopan and mempunyai jati diri Berpikiran terbuka, bersedia untuk mempertimbangkan ide atau pandangan orang lain (alternatif) Diplomatis, peka dan santun dalam berhadapan dengan orang Pengamat, sadar secara aktif terhadap aktifitas dan kondisi fisik disekitarnya. Peka misalnya memiliki insting dan memahami situasi yang ada, termasuk intuisi Versatile, i. e. adjust readily to different situations Tegas/Gigih/Ulet, misalnya pendiriannya tidak goyah, fokus mencapai sasaran Decisive, i.e. mampu mengambil kesimpulan disaat yag tepat berdasarkan analisa dan alasan yang logis. Mandiri, bertindak dan berfungsi secara mandiri pada waktu berinteraksi secara efektif dengan orang lain. Auditor harus memiliki atribut pribadi agar dapat bekerja sesuai dengan prinsip audit (4)

Kualifikasi Auditor Kualifikasi auditor dapat ; bervariasi menurut keadaan audit; program audit dan ukuran, sifat kompleksitas dan budaya organisasi. Kualifikasi auditor memberikan dampak pada kehandalan temuan audit dan kesimpulan yang dibuat.

Mengelola Audit Programme
Otoritas untuk melakukan audit programme (5.1) Mengelola Audit Programme Sasaran & perluasan tanggungjawab sumberdaya prosedur Check Do Plan Jadwal audit Evaluasi auditor Memilih audit team pengarahan aktifitas audit memelihara catatan Tetapkan audit programme (5.2.3) Kompetensi dan evaluasi auditor ( 7) Implementasi audit programme (5.4.5) Aktifitas Audit ( 6 ) Memonitor & meninjau Identifikasi kebutuhan tindakan perbaikan & pencegahan Identifikasi peluang improvement Act Memperbaiki audit programme (5.6) Memonitor dan Meninjau audit programme (5.6)

Organisasi Audit Auditor adalah orang yang memiliki kualifikasi dan kompetensi untuk melakukan audit. Satu orang auditor atau lebih yang melaksanakan satu audit disebut Tim Audit yang terdiri dari Lead Auditor dan Auditor serta Technical Experts. Auditee adalah organisasi yang sedang diaudit. Dalam hal ini organisasi dikaitkan dengan sekelompok orang dan fasilitas. Karena itu semua orang yang berinteraksi dengan auditor disebut sebagai auditees.

Organisasi Audit Internal

Tanggungjawab : Menetapkan Yearly Audit Plan Menunjuk Audit Tim Verifikasi laporan Audit Menindaklanjuti hasil Audit Internal Analisa laporan audit dan identifikasi peluang untuk peningkatan Laporan ke Manajemen MR dapat berperan sebagai IA Coordinator Dapat dipisahkan dari fungsi Berpengetahuan ISO 9 K & 14 K

Ditunjuk oleh IA Coordinator Bukan dari area/bagian yang diaudit Berpengetahuan yg cukup mengenai ISO 9k & 14 , teknik dan metode audit Menyiapkan dokumentasi pelaksanaan audit Melaksanakan Audit Pelaporan Menutup Temuan Audit

Fungsi / departemen yang akan diaudit Tanggungjawab : Memastikan semua sistem telah dilakukan secara efektif Memastikan semua “record” dan dokumen yang diperlukan tersedia selama Audit Menyiapkan bukti objektif dan bekerjasama dengan auditor Menindaklanjuti temuan audit

Program Internal Audit
Aktivitas dan Area Frekuensi Audit Tanggungjawab Komunikasi Hasil Audit Kompetensi Auditor Pelaksanaan Audit

Initiating the audit ( 6.2 )
appointing the audit team leader defining audit objectives, scope and criteria determining the feasibility of the audit selecting the audit team establishing initial contact with the auditee - reviewing relevant management system documents, including records, and determining their adequacy with respect to audit criteria Initiating the audit ( 6.2 ) Conducting document review ( 6.3 ) Preparing for the on-site audit activities ( 6.4 ) preparing the audit plan assigning work to the audit team preparing work documents Conducting on-site audit activities ( 6.5 ) conducting opening meeting communication during the audit roles and responsibilities of guides and observes collecting and verifying information generating audit findings preparing audit conclusions conducting closing meeting Preparing, approving and distributing the audit report (6.6 ) Completing the audit ( 6.7 ) preparing the audit report approving and distributing the audit report Conducting audit follow-up ( 6.8 ) Figure 2 – Overview of typical audit activities Initiating the audit ( 6.2 ) appointing the audit team leader defining audit objectives, scope and criteria determining the feasibility of the audit selecting the audit team establishing initial contact with the auditee Conducting document review ( 6.3 ) - reviewing relevant management system documents, including records, and determining their adequacy with respect to audit criteria Preparing for the on-site audit activities ( 6.4 ) preparing the audit plan assigning work to the audit team preparing work documents Conducting on-site audit activities ( 6.5 ) conducting opening meeting communication during the audit roles and responsibilities of guides and observes collecting and verifying information generating audit findings preparing audit conclusions conducting closing meeting Preparing, approving and distributing the audit report (6.6 ) preparing the audit report approving and distributing the audit report Completing the audit ( 6.7 ) Conducting audit follow-up ( 6.8 ) Initiating the audit ( 6.2 ) appointing the audit team leader defining audit objectives, scope and criteria determining the feasibility of the audit selecting the audit team establishing initial contact with the auditee Conducting document review ( 6.3 ) - reviewing relevant management system documents, including records, and determining their adequacy with respect to audit criteria Preparing for the on-site audit activities ( 6.4 ) preparing the audit plan assigning work to the audit team preparing work documents Conducting on-site audit activities ( 6.5 ) conducting opening meeting communication during the audit roles and responsibilities of guides and observes collecting and verifying information generating audit findings preparing audit conclusions conducting closing meeting Preparing, approving and distributing the audit report (6.6 ) preparing the audit report approving and distributing the audit report Completing the audit ( 6.7 ) Conducting audit follow-up ( 6.8 ) Initiating the audit ( 6.2 ) appointing the audit team leader defining audit objectives, scope and criteria determining the feasibility of the audit selecting the audit team establishing initial contact with the auditee Conducting document review ( 6.3 ) - reviewing relevant management system documents, including records, and determining their adequacy with respect to audit criteria Preparing for the on-site audit activities ( 6.4 ) preparing the audit plan assigning work to the audit team preparing work documents Conducting on-site audit activities ( 6.5 ) conducting opening meeting communication during the audit roles and responsibilities of guides and observes collecting and verifying information generating audit findings preparing audit conclusions conducting closing meeting Preparing, approving and distributing the audit report (6.6 ) preparing the audit report approving and distributing the audit report Completing the audit ( 6.7 ) Conducting audit follow-up ( 6.8 ) Initiating the audit ( 6.2 ) appointing the audit team leader defining audit objectives, scope and criteria determining the feasibility of the audit selecting the audit team establishing initial contact with the auditee Conducting document review ( 6.3 ) - reviewing relevant management system documents, including records, and determining their adequacy with respect to audit criteria Preparing for the on-site audit activities ( 6.4 ) preparing the audit plan assigning work to the audit team preparing work documents Conducting on-site audit activities ( 6.5 ) conducting opening meeting communication during the audit roles and responsibilities of guides and observes collecting and verifying information generating audit findings preparing audit conclusions conducting closing meeting Preparing, approving and distributing the audit report (6.6 ) preparing the audit report approving and distributing the audit report Completing the audit ( 6.7 ) Conducting audit follow-up ( 6.8 ) Initiating the audit ( 6.2 ) appointing the audit team leader defining audit objectives, scope and criteria determining the feasibility of the audit selecting the audit team establishing initial contact with the auditee Conducting document review ( 6.3 ) - reviewing relevant management system documents, including records, and determining their adequacy with respect to audit criteria Preparing for the on-site audit activities ( 6.4 ) preparing the audit plan assigning work to the audit team preparing work documents Conducting on-site audit activities ( 6.5 ) conducting opening meeting communication during the audit roles and responsibilities of guides and observes collecting and verifying information generating audit findings preparing audit conclusions conducting closing meeting Preparing, approving and distributing the audit report (6.6 ) preparing the audit report approving and distributing the audit report Completing the audit ( 6.7 ) Conducting audit follow-up ( 6.8 ) Initiating the audit ( 6.2 ) appointing the audit team leader defining audit objectives, scope and criteria determining the feasibility of the audit selecting the audit team establishing initial contact with the auditee Conducting document review ( 6.3 ) - reviewing relevant management system documents, including records, and determining their adequacy with respect to audit criteria Preparing for the on-site audit activities ( 6.4 ) preparing the audit plan assigning work to the audit team preparing work documents Conducting on-site audit activities ( 6.5 ) conducting opening meeting communication during the audit roles and responsibilities of guides and observes collecting and verifying information generating audit findings preparing audit conclusions conducting closing meeting Preparing, approving and distributing the audit report (6.6 ) preparing the audit report approving and distributing the audit report Completing the audit ( 6.7 ) Conducting audit follow-up ( 6.8 )

Figure 3 – Overview of the process from collecting information to reaching audit conclusions
Catatan, pernyatan atau fakta atau informasi lain yang berhubungan dengan Audit Criteria (3.2) dan dapat dilakukan verifikasi Note: Dapat berupa data Kualitatif maupun kuantitatif (3.3) Sumber Informasi Mengumpulkan dengan cara sampling dan verifikasi The audit evidence berdasarkan contoh dari informasi yang tersedia. Oleh sebab itu ada elemen ketidakpastian pada waktu audit.Hal ini perlu dipertimbangkan pada saat audit conclusions. Audit evidence Mengevaluasi berdasarkan audit criteria Hasil Evaluasi dari audit evidence (3.3) yang berhasil dikumpulkan yang dapat dibandingkan terhadap Audit Criteria (3.2) Note : Audit findings dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan audit kriteria atau pelu ang untuk melakukan penyempurnaan. (3.4) Audit findings Meninjau Hasil dari sebuah audit (3.1) yang dibuat oleh audit team (3.9) setelah mempertimbangkan tujuan audit dan semua audit findings. Audit conclusions

Fig. 5 – Relationship between the stages of evaluation
Pengembangan Kompetensi Kriteria Tidak terpenuhi Evaluasi awal ( 7.6 ) Evaluasi kinerja yg terus menerus ( 7.6 ) Kriteria dipenuhi Tidak Terpilih Kriteria Tidak terpenuhi Auditor Memelihara dan memperbaiki kompetensi ( 7.5 ) Seleksi tim audit ( ) Auditing ( clause 6 )

Pemilihan Audit Internal
SCOPE/LINGKUP HIRARKI ORGANISASI KETERSEDIAAN SDM JUMLAH DIPILIH DARI PERWAKILAN FUNGSI TINGKATAN YANG BERBEDA DARI SENIOR SAMPAI PELAKSANA POSISI

4 Phases of Audit Planning Preparation Reporting & Follow Up
Performance

Tim dengan ketrampilan yang relevan
Planning Audit Criteria Sumber daya Auditor Informasi Perusahaan Ruang Lingkup Tim dengan ketrampilan yang relevan Lamanya audit Siapa / Kapan Planning Reporting & Follow Up Preparation Performance

Planning Hal yang diperhatikan dalam menetapkan jadwal audit
Lingkup,, Tujuan, lamanya dan frekuensi audit Status, kepentingan, kompleksitas, lokasi dan kegiatan Standard, hukum dan persyaratan kontrak, kebijakan, kriteria audit Hasil dari audit sebelumnya Kepedulian pihak lain ( Customer) Perubahan besar terhadap fungsi area

Planning Menetapkan jadwal audit secara periodik
Departemen/Auditee Prosedur ISO/ OHSAS Klausul Schedule Tahun 2008 1 2 3 12

Preparation Planning Reporting & Follow Up Preparation Performance
Dokumen Kerja : Prosedur Organisasi / bagian yang akan diaudit internal Prosedur Audit Internal Dokumen Kerja : (Checklist, NCP, Report Form) Jadwal Audit Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Quality Objective Dokumen Kerja : Secara Visual Pemetaan proses Pengembangan flow-charts Menggunakan checklist standard berdasarkan ISO 9001 Mengembangkan “personal checklist” dari prosedur atau dokumentasi lain Planning Reporting & Follow Up Preparation Performance

Mapping a process Level 1 Semakin mendetil Level 2 Level 3

Alat Bantu Auditor Resiko tanpa alat bantu :
Issue yang penting terlupakan Bukti obyektif tidak tercatat secara sistematik Alat bantu Auditor: Checklist Marked Up Procedures Flow Chart Mind Map

Checklist Preparation
Persyaratan ISO 9001:2008 System Dokumentasi PT ASA Kinerja PT ASA

Check List Preparation
Daftar Obyek yang perlu dilihat/verifikasi selama proses audit Daftar yang menunjukkan awal dan akhir audit Berguna untuk mengaudit kesesuaian terhadap suatu standar spesifik, Code atu peraturan Bukan hanya melulu daftar pertanyaan yang ditanyakan kepada auditee

Petunjuk terhadap aspek yang memerlukan tinjauan. Menindaklanjuti petunjuk ‘kata pemicu’ yang ada seperti ‘harus’, ‘akan’, ‘diuji’

AUDIT CHECKLIST Departemen/Auditee Tgl. Audit : No. Audit : Team Audit : Standard : Klausul/ Prosedur Persyaratan Y-N-NA Bukti Objektif

Check List Preparation Mark Up Procedure
Mudah dibuat Fotokopi prosedur dgn diperkecil, tandai dengan stabilo/garis bawahi Atau dituangkan dapal checklist

Check List Preparation Mind Map
Visual mudah diingat Bekerja seperti bekerjanya otak tidak dalam garis yang bagus dan rapi. Hubungan antara satu kata kunci dengan kata kunci yang lain. Sifatnya tidak linier sehingga dapat bersilangan.

Pelaksanaan Audit Planning
Temuan berdasarkan bukti obyektif Mengidentifikasi ketidaksesuaian atau area yang riskan Peluang untuk perbaikan Planning Reporting & Follow Up Preparation Performance Komunikasi yang ditetapkan antara perusahaan dan auditor Wawancara Observasi Tinjauan terhadap Sistem Dokumentasi Mutu Analisa Catatan Mutu

Pelaksanaan Audit 1. Opening Meeting Pelaksanaan Audit
Auditor Team Meeting Closing Meeting Planning Reporting & Follow Up Preparation Performance 1. Pengenalan, tujuan audit, lingkup, kriteria Presentasi/rekonfirm jadwal Konfirmasi Metode Audit, termasuk sampling Menetapkan komunikasi, kerjasama dan keterbukaan Sumber daya dan fasilitas, kerahasiaan , keselamatan kerja, ketersediaan panduan, laporan ketidaksesuaian

Pelaksanaan Audit 2. Check Kesesuaian : Opening Meeting
Auditor Team Meeting Closing Meeting Planning Reporting & Follow Up Preparation Performance 2. Check Kesesuaian : Sasaran mutu, metode monitoring dan pengukuran , Peningkatan berkesinambungan Pemahaman kebijakan mutu, sasaran mutu Cross check harapan dan pemahaman personel Pemantauan kemampuan proses/kinerja Kepuasan pelanggan Gunakan parameter : akurasi, timelines, dapat dipertanggungjawabkan, reaction time, cycle time, efektifitas dan efisiensi, penggunaan sumber daya , pengurangan beaya Analisa data

Fact or Opinion Warehouse area sangat tidak bersih
pH 3 adalah diluar daerah spesifikasi yang diperbolehkan yaitu 4 – 8, namun CAR tidak diterbitkan. Catatan Data tidak tersedia di ruang laboratorium “Kami tidak pernah menerima keluhan” Hal itu tidak akan pernah terjadi- kami mengendalikannya dengan baik.

Preparation Checklist

Checklist Preparation
Persyaratan ISO 9001:2008 System Dokumentasi PT Asta Kinerja PT Asta

Manfaat Checklist Checklist jika dihubungkan untuk suatu audit yang spesifik dan digunakan dengan benar dapat menjadi : a. alat untuk mempromosikan Rencana Audit. b. Memastikan suatu pendekatan audit yang konsisten. c. Bertindak sebagai suatu rencana sampling dan Manager Waktu

Manfaat Checklist d. Alat Bantu untuk mengingat.
e. Sarana pengumpul catatan yang didapat selama proses audit. 2. Menjadi asisten pada waktu proses audit 3. Sarana mengumpulkan informasi selama proses wawancara. 4. Alat untuk memastikan jalannya audit sistematis dan komprehensif

Bukti Objektif Bukti obyektif sebaiknya dinyatakan sebagai “fakta yang dapat diverifikasi” Temuan audit mewakili suatu “keadaan saat itu” (instance time) dan didasarkan pada sample kegiatan, catatan, dokumentasi organisasi Diperlukan untuk mendukung kesimpulan mengenai system yang diaudit. Sehingga siapapun juga akan sampai pada kesimpulan yang sama

Teknik Bertanya Rudyard Kipling 5 W + 1 H Tunjukkan / Show Me

Teknik Bertanya Pertanyaan Sistematik :
Diajukan satu persatu dan menunggu jawaban sebelum ke pertanyaan berikutnya. Pertanyaan terbuka : 5 W + 1 H + 1 S Pertanyaan Tertutup : Untuk Mendapatkan jawaban “Ya” / “Tidak” untuk mengarah mendapatkan fakta Pertanyaan memimpin : Pertanyaan yang dijawab sendiri dan ini harus di hindari

Teknik Bertanya HIPOTESIS MENANTANG
Akan membantu, bila hanya ada sedikit bukti obyektif, “Bagaimana kalau (jika) ...” “Mari kita anggap .....” HIPOTESIS Membantu mengidentifikasi suatu defisiensi atau gap . JELAS Harus dipakai jika terjadi jawaban yang bertentangan, dan adanya hal-hal yang tidak konsisten dalam temuan audit , atau jika init pertanyaan tidak terjawab MENANTANG

Pengendalian audit Jangan : Keluar dari jalur dan kehilangan jejak
Dipimpin atau menyilahkan auditee mendikte pelaksanaan audit “macet” Membuat asumsi atau perkiraan

Pengendalian audit Harus : Persiapan Tepat waktu
Meminta menjawab pertanyaan untuk mereka sendiri Diusahakan sedikit bicara Menghindari kesalahpahaman Bertanya dengan jelas dan ringkas Sopan dan kalem Memberikan penghargaan

Major Non-conformity / Cat 1
A. Ketidaksesuaian yang signifikan terhadap persyaratan sistem. Kegagalan terhadap atau penghilangan secara penuh persyaratan system. Jumlah yang signifikan dari minor non-conformity mengenai persyaratan yang sama. Jika ada output dari system yang disengaja atau diluar standar yang ditetapkan. Contoh : “Tidak ada bukti bahwa setiap dokumen dikendalikan”.

Minor Non-conformity (Cat 2)
Insiden yang terisolasi dari suatu kegagalan /ketidaksesuaian terhadap suatu prosedur atau persyaratan lain. Contoh : “ Ditemukan bukti bahwa gambar desain no. D-037 telah direvisi namun tidak dilakukan perubahan berdasarkn prosedur pengendalian dokumen.”

Klasifikasi temuan 1. Tidak ada temuan selama assessment/audit.
Perusahaan memenuhi persyaratan yang diminta standar dan direkomendasikan untuk menerima / memperbaharui / Transfer / melanjutkan sertifikat.

Klasifikasi temuan Diterbitkan temuan assessment /audit categori 2.
Perusahaan direkomendasikan untuk dapat terus menggunakan sertifikat, setelah perusahaan mengirimkan dalam jangka waktu satu bulan, tindakan perbaikan yang dilakukan yang memuaskan terhadap temuan assessment/audit. Tidak diperlukan kunjungan untuk melaksanakan verifikasi dari penerapan tindakan perbaikan. Implementasi harus dilaksanakan selama assessment / audit lanjutan berikutnya.

Klasifikasi temuan 3. Diterbitkan temuan assessment / Audit Categori 1. perusahaan direkomendasikan untuk pembaharuan /lanjutan penggunaan sertifikat setelah perusahaan melengkapi dan mengirimkan tindakan perbaikan terhadap temuan assessment/audit dalam waktu 1 bulan. Kunjungan diperlukan untuk memverifikasi tindakan perbaikan.

Klasifikasi Temuan 4. Diterbitkan temuan assessment/audit categori 1.
Perusahaan direkomendasikan untuk menerima / perluasan sertifikat setelah perusahaan melengkapi dan mengirimkan tindakan perbaikan terhadap temuan assessment / audit dalam jangka waktu 3 (tiga) bulan. Diperlukan kunjungan untuk memverifikasi tindakan perbaikan.

Hati – hati !!! terhadap auditee
Lulus internal auditor Agresip Pemalu / nervous “missing people” “missing document” Menyiapkan sample (memilih sendiri) “memanipulasi emosi”

Catatan sebagai masukan untuk audit berikutnya
Pelaksanaan Audit Planning Reporting & Follow Up Preparation Performance Ruang Lingkup Metodology Temuan Kesimpulan 4. Catatan sebagai masukan untuk audit berikutnya Penutupan CAR/PAR Rekomendasi

Contoh Pemborosan Setiap kali mesin WV-01 rusak, Bagian Maintenance langsung mengganti dengan part-part baru, sedangkan part yang diganti tersebut masih dapat diperbaiki.

Contoh Ketidakmampuan
Kapasitas Produksi bagian Weaving sebesar 200 ton per bulan akan tetapi order yang diterima sebesar 220 ton perbulan, sehingga selalu ada penundaan masa penyerahan yang dikonfirmasikan ke pelanggan.

Contoh ketidaklengkapan
Bagian Maintenance dalam melakukan tugas sehari hari selalu membutuhkan peralatan untuk mengukur tegangan pada komponen elektrik dengan menggunakan AVO – meter, namun dari hasil pengamatan bagian maintenance tidak memiliki alat tersebut dan selalu meminjam ke bagian lain.

Contoh ketidak efisienan
Record F – QA – 02 Rev 01 Eff Date 5 Desember 007 yaitu hasil pemeriksaan poses yang dilakukan in Process Quality Control (IPQC) dibuat rangkap dua. Keduanya disimpan di bagian Quality Control sehingga satu copy record tidak ada fungsinya.

Contoh ketidakkonsistenan
Sejauh ini tidak ditemukan ketidaksesuaian hasil proses printing, namun standar pemeriksaan mengharuskan pemeriksaan dilakukan setiap 50 yard, namun data yang ada menunjukkan pemeriksaan dilakukan kadang-kadang dalam 100 yard.

Contoh Ketidak amanan Di Daerah penyimpaan bahan kimia tidak ada tanda tanda yang menunjukkan adanya peringatan tentang karakteristik bahan-bahan yang disimpan.