RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BERBASIS WEB PADA UD

Presentasi berjudul: "RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BERBASIS WEB PADA UD"— Transcript presentasi:

1 RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BERBASIS WEB PADA UD
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BERBASIS WEB PADA UD. RUKUN MAKMUR   Ferry Ferdian1) 1) S1/ Jurusan Sistem Informasi. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya   Abstract : UD. Rukun Makmur is a shop specializing is sales of bicycle in Surabaya and is currently working to expand its business. With stores scattered in Surabaya not enough to reach consumers outside the region and outside the island. To reach areas outside Surabaya, set up shop will cost a lot and also needs of labor costs more too. Others obstacles that arise with the establishment of large stores is the capacity of the store used to hold and display product stock is limited. based on the above description, it is necessary to created a system of web-based sales information system that can help business owners UD. Rukun Makmur to expand its product marketing areas. Owners do not need to drain a lot of money to fund additional staff, enough to cover one person to administer or admin to maintenance website. Website that allows the store to display more product than the capacity to set up shop.   Keyword : Sales Information System, Bicycle LANDASAN TEORI Latar Belakang UD. Rukun Makmur merupakan toko yang bergerak dibidang penjualan sepeda yang berada di Surabaya dan saat ini berupaya untuk mengembangkan usahanya. Dengan toko yang berada di Surabaya belum cukup untuk menjangkau konsumen-konsumen yang ada di luar daerah maupun di luar pulau. Untuk menjangkau daerah yang ada diluar Surabaya, mendirikan toko akan membutuhkan biaya yang banyak dan juga kebutuhan biaya tenaga kerja semakin banyak pula. Permasalahan ini merupakan kendala yang umumnya berpengaruh terhadap meningkatnya omset yang dihasilkan toko. Kesulitan pelanggan untuk memperoleh informasi mengenai data produk merupakan salah satu kendala yang dihadapi selama penggunaan sistem konvensional. Untuk melihat informasi mengenai produk yang dibutuhkan, pelanggan harus datang ke toko untuk mengetahui informasi secara mendetail. ini menyebabkan banyak waktu terbuang yang dibutuhkan pelanggan untuk memperoleh informasi. Selain itu untuk melakukan pembelian, pelanggan juga dipersulit dengan tidak adanya sistem yang mempermudah pelanggan untuk melakukan pembelian selain dengan datang langsung ke toko. Kendala seperti ini akan berdampak pada berkurangnya niat pelanggan untuk melakukan transaksi. Jangkauan pasar yang sempit juga merupakan kendala yang dihadapi pihak toko. Dengan toko yang berada di Surabaya tidak cukup untuk menjangkau daerah-daerah yang ada di luar daerah maupun di luar pulau. Untuk meningkatkan omset penjualan pihak toko harus memikirkan bagaimana cara untuk mendirikan sebuah sistem yang dapat menyetarai solusi mendirikan toko di luar daerah maupun luar pulau. Sistem yang dibuat harus jauh lebih murah dibandingkan dengan mendirikan toko di luar daerah maupun luar pulau. Dengan perancangan untuk membuka toko baru tentunya memerlukan tambahan tenaga yang banyak untuk direkrut menjadi pegawai. Selain itu dengan penambahan toko tentunya membutuhkan biaya tambahan untuk operasional perawatan gedung. Maka dari itu diperlukan sebuah perancangan sistem yang matang agar bisa meminimalkan biaya untuk pendanaan karyawan dan perawatan gedung.   Penjualan Konsep penjualan adalah gagasan bahwa konsumen tidak akan membeli cukup banyak produk perusahaan kecuali jika perusahaan tersebut melakukan usaha penjualan dan promosi dalam skala besar. Menurut Kotler (2006:457), penjualan merupakan sebuah proses dimana kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjualan dipenuhi, melalui antar pertukaran informasi dan kepentingan. Jadi konseppenualan adalah cara untuk mempengaruhi konsumen untuk membeli produk yang ditawarkan. Dalam kenyataannya penjualan mempunyai dua sistem yang biasa diterapkan oleh suatu perusahaan dagang yaitu penjualan yang dilakukan dengan cara tunai dan penjualan yang dilakukan menggunakan cara kredit atau sering disebut cara angsuran. Penjualan yang dilakukan secara tunai merupakan penjualan dimana saat terjadi penjualan pembeli akan membayar harga barang atau jasa yang dibelinya saat itu juga. Penjualan yang dilakukan secara kredit atau angsuran adalah bilamana pembayaran baru diterima beberapa waktu kemudian setelah terjadinya transaksi penjualan dan cara pembayarannya dapat dilakukan secara bertahap dengan jumlah tertentu dan dalam jangka waktu tertentu pula. Pentingnya promosi penjualan karena promosi penjualan adalah kegiatan-kegiatan pemasaran selain personal selling, periklanan dan publisitas, yang mendorong evektifitas pembelian konsumen dan pedagang dengan menggunakan alat peragaan, pameran, demonstrasi, dan sebagainya yang ditunjukkan untuk meningkatkan penjualan barang tertentu.   2.2 E-Commerce Menurut Williams dan Sawyer (2007:436), Electronic commerce (e-commerce) adalah perdagangan atau penjualan dan pembelian produk dan atau jasa melalui jaringan internet. E-commerce telah mengubah bisnis menjadi online, tidak hanya memperluas pilihan produk dan jasa bagi konsumen, tetapi juga membentuk peluang bisnis baru dan memperkuat bisnis yang telah ada untuk mengembangkan strategi dengan internet. E-commerce membentuk kembali keseluruhan industry dan mengubah hal yang paling mendasar dari sebuah perusahaan. Terdapat tiga macam sistem e-commerce yang utama yaitu: 1. Sistem Business to Business Sistem business to business (B2B) adalah penjualan atau pertukaran barang dan jasa secara elektronik dan langsung antar perusahaan sehingga dapat memangkas biaya perantara. Dalam sistem B2B sebuah bisnis menjual ke bisnis yang lain dengan menggunakan internet atau jaringan khusus yang bertujuan untuk memangkas biaya transaksi dan meningkatkan efisiensi. Selain menjual produk, sistem ini juga dapat menjual iklan, pelatihan pegawai, riset pasar, dukungan teknis, layanan perbankan, dan layanan dukungan bisnis lainnya. B2B kebanyakan menggunakan jalur komunikasi komersial, namun sekarang banyak bisnis B2B menggunakan internet, extranet, dan atau jaringan pribadi virtual Sistem Business to Consumer Sistem business to consumer (B2C) adalah sistem e-commerce dimana perusahaan menjual barang atau jasa kepada konsumen. Sistem ini pada dasarnya menggeser karyawan di posisi penyelia dan bahkan took fisik (bricks and mortar). Contoh sistem B2C adalah Amazon.com, dan banyak lembaga keuangan serta pemerintah AS Sistem Consumer to Consumer Sistem consumer to consumer (C2C) adalah sistem e-commerce dimana konsumen menjual barang atau jasa secara langsung ke konsumen lain, kerap kali dengan bantuan pihak ketiga (perusahaan lelang online). Pihak ketiga menjadi perantara atau mediator antara konsumen yang ingin membeli dan menjual, dan mereka mengambil sebagian kecil dari keuntungan penjual.   Website Website adalah sebutan untuk sekelompok halaman web (web page), yang pada umumnya merupakan bagian dari suatu nama domain atau sub domain di World Wide Web di Internet. WWW terdiri dari seluruh situs web yang tersedia kepada public. Halaman-halaman sebuah situs web diakses dari sebuah URL yang menjadi akar (root), disebut dengan homepage (halaman induk atau halaman muka) dan pada umumnya disimpan pada server yang sama. Sebuah website biasanya dibuat oleh individual, bisnis atau organisasi berdasarkan topic dan tujuan tertentu. Setiap website dapat juga berisi hyperlink ke website lainnya, jadi antara satu wesite dengan website lainnya dapat saling berhubungan. Website ditulis atau dirubah secara dinamis menjadi HTML (Hyper Text Markup Language) dan diakses dengan menggunakan software yang disebut Internet Browser yang dikenal juga dengan sebutan HTTP client. Web page dapat diakses dan dilihat dari berbagai macam alat, diantaranya desktop computer, laptop computer, PDA ataupun cell phone yang semuanya mempunyai koneksi internet. Sebuah website ditampung dalam sebuah sistem computer yang disebut web-server, dikenal juga dengan sebutan HTTP server. Server ini menggunakan software yang berfungsi dan mengirim respon web page terhadap perintah yang dilakukan oleh pengakses website. Ada dua jenis website yang ada saat ini, yaitu Static Website dan Dynamic Website. Dua-duanya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Dibawah ini akan dijelaskan beberapa pengertian dari Static Website dan Dynamic Website. Static website (Website Statis) adalah website yang isinya dirancang untuk sering berubah secara manual, dan biasanya dikelola perorangan dengan menggunakan beberapa software editor. Dynamic Website (Website Dinamis) adalah website yang isinya dan informasinya dirancang untuk sering berubah. Ketika web-server menerima perintah untuk menampilkan sesuatu dalam web-page, maka web-page akan secara otomatis digerakkan oleh software yang dipakai untuk segera merespon perintah tersebut, contohnya: website dapat menampilkan status dialog antar user, memonitor situasi yang terjadi atau menyediakan informasi yang diminta oleh individual user. Beberapa sistem software yang dapat digunakan untuk enunjang dalam pembuatan Dynamic Website antara lain : PHP, ASP.NET dan JSP.   Sistem Sistem merupakan kumpulan dari objek-objek seperti manusia, sumber daya, konsep dan prosedur untuk melakukan suatu fungsi atau tujuan. Sistem terbagi menjadi tiga bagian yaitu input, proses dan output. Bagian-bagian tersebut dikelilingi oleh dan selalu meliputi mekanisme umpan balik. Sebagai contoh, pengambil keputusan manusia dapat dikategorikan sebagai sebuah sistem.   Sistem Informasi Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut, “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block). Block bangunan tersebut adalah: 1. Blok masukan (input block) Masukan atau Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Masukan disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok model (model block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok keluaran (output block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok teknologi (technology block) Teknologi merupakan “kotak alat” (toolbox) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Blok basis data (database block) Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems). 6. Block kendali (control block) Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidak-efisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.   Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen dan bekerja sama untuk memproses masukan atau input yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah input tersebut sampai menghasilkan keluaran atau output yang diinginkan. Sedangkan informasi adalah kumpilan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti atau dalam kata lain lebih bermanfaat bagi pengguna informasi tersebut. Informasi merupakan suatu kumpulan data yang sudah diproses untuk memperoleh pengetahuan yang lebih berguna untuk mencapai suatu sasaran. Suatu informasi dapat dikatakan bernilai apabila informasi tersebut memberikan suatu manfaat yang lebih disbanding dengan kita hanya melihat data yang ada. Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran. Tujuan biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Sasaran dari sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan oleh sistem. Sistem dapat dikatakan berhasil apabila jika dapat mencapai tujuan atau sasaran. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila memiliki manfaat yang lebih efektif dan efisien jika dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Informasi dapat dihasilkan dari sistem informasi yang disebut juga processing system atau information processing system atau juga information generation system. Sistem informasi adalah “Suatu kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe rutin tertentu, member sinyal kepada manajemen dan lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting menyediakan suatu dasar untuk pengambilan keputusan yang cerdik”. Menurut Herlambang (2005:47), sistem informasi terdiri dari input, proses dan output. Pada proses terdapat hubungan timbale balik dengan dua elemen, yaitu control dari kinerja sistem dan sumber-sumber penyimpanan data. Input yang akan diproses berupa data, baik berupa karakter-karakter huruf maupun numerik. Saat ini data dapat berupa suara atau audio maupun gambar atau video. Data ini diproses dengan metode-metode tertentu dan akan menghasilkan output yang berupa informasi. Informasi yang dihasilkan dapat berupa laporan atau report maupun solusi dari proses yang telah dijalankan.   Basis Data Menurut Nugroho (2004:4), basis data atau database merupakan koleksi dari data-data yang terorganisir dengan rapi sehingga dapat dengan mudah disimpan dan dimanipulasi (ditambah, diubah, dihapus, dan dicari). Database merupakan komponen yang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari. Kita dapat menjumpai pemanfaatan database dalam kehidupan sehari-hari, seperti penggunaan mesin ATM, sistem akademik di sekolah, sistem informasi di kantor, dll. Sebenarnya database tidaklah harus berhubungan dengan computer, catatan belanja seorang ibu rumah tangga juga merupakan database dalam bentuk yang sangat sederhana. Salah satu tujuan dari database adalah memberikan pengguna suatu pandangan abstrak dari data, yaitu sistem menyembunyikan rincian bagaimana data disimpan dan dipelihara. Sistem database harus dibuat semudah mungkin untuk dimengerti karena kebanyakan pengguna sistem database adalah orang-orang yang kurang terlatih di bidang teknologi komputer. Pengembang sistem database harusnya dapat menyembunyikan kompleksitas suatu sistem dengan menyediakan beberapa peringkat abstraksi. Beberapa peringkat abstraksi itu adalah: Peringkat Fisik yaitu peringkat terendah dari suatu abstraksi yang mendeskripsikan bagaimana data sesungguhnya disimpan dalam media penyimpanan fisik, seperti hardisk, pita magnetic dan sebagainya. Peringkat logika yaitu peringkat yang mendeskripsikan data apa yang disimpan di database dan hubungan apa yang ada antara data-data tersebut. Peringkat logika menjelaskan database dengan struktur yang relative sederhana, meskipun implementasinya mungkin mengandung strukur fisik yang kompleks.   Peringkat Pengguna yaitu peringkat tertinggi dari abstraksi. Meskipun peringkat logika sudah cukup sederhana, namun pada database yang berukuran besar, kompleksitas masih dijumpai karena banyaknya jenis data dan informasi yang tersimpan pada database. Kebanyakan pengguna tidak membutuhkan informasi itu, mereka kebanyakan mengaksesbagian tertentu dari database. Peringkat pengguna yang sering dijumpai adalah GUI (Graphichal User Interface). Sebagai contoh dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut yang menjelaskan tiga peringkat abstraksi data             Gambar 1. Tiga Peringkat Abstraksi Data   ANALISA PERANCANGAN SISTEM   Dokumen Flow Transaksi Penjualan Dokumen flow adalah sebuah model yang disusun sesuai dengan proses bisnis yang ada yang akan dibangun menjadi sebuah sistem yang baru. Dokumen flow ini akan digunakan oleh analis sistem untuk memahami proses bisnis dan aliran dokumen yang ada untuk kemudian dianalisa dan dirancang kembali sistem yang akan digunakan. Pada dokumen flow dibawah ini menjelaskan bagaimana alur proses penjualan. Proses diawali dengan pencarian produk pada gudang untuk didisplay pada toko. Setelah itu maka akan keluar produk yang dipilih untuk didisplay beserta katalog produk yang tersedia. Proses selanjutnya yaitu didisplay produk pada toko agar dapat dilihat oleh pembeli. Apabila setelah melihat didisplay produk pembeli berminat dengan produk yang ditampilkan, maka dilanjutkan pemesanan produk oleh pembeli, kemudian karyawan toko membuat nota penjualan yang nantinya diserahkan kepada pembeli. Data produk yang keluar dicatat secara manual oleh karyawan toko. Laporan transaksi berupa nota penjualan akan digunakan sebagai bukti transaksi sebagai pertanggung jawaban karyawan terhadap produk yang berhasil dijual kepada pemilik toko. Setelah melakukan pembuatan nota penjualan, maka produk yang dipesan diserahkan kepada pelanggan beserta nota penjualan. Dari hasil transaksi penjualan pemilik toko akan melihat laporan penjualan yang nantinya akan digunakan untuk menentukan keputusan penjualan berikutnya.           Gambar 2. Dokumen Flow Transaksi Penjualan   Dokumen Flow Terkomputerisasi Proses Transaksi Penjualan Pada dokumen flow terkomputerisasi proses transaksi penjualan menggambarkan dua entity, yaitu entity pelanggan dan sistem penjualan. Proses transaksi penjualan dimulai dari pelanggan melakukan login ke sistem. Kemudian sistem akan mengecek apakah sudah terdaftar sebagai member apa belum. Jika belum terdaftar maka pelanggan melanjutkan ke proses registrasi pelanggan. Apabila pelanggan yang sudah terdaftarakan melakukan transaksi pembelian maka pelanggan akan memilih produk yang didisplay pada halaman website.                     Gambar 3. Dokumen Flow Terkomputerisasi Transaksi Penjualan Context Diagram Context diagram dari sistem informasi ini seperti digambarkan pada gambar di bawah ini.                               Gambar 4. Context Diagram   Dari context diagram diatas maka di break down ke level 0 untuk melihat proses lebih detail lagi seperti gambar dibawah ini : Gambar 5. DFD Level 0 Conceptual Data Model Sebuah Conceptual Data Model menggambarkan secara keseluruhan konsep struktur basis data yang dirancang untuk suatu program atau aplikasi.                 Gambar 6. CDM   Hasil dan Pembahasan Pendaftaran Customer Pendaftaran customer dengan meninputkan , password, konfirmasi password, nama, alamat, kota, telp, dan kodepos kemudian daftar..                   Gambar 7. Proses Registrasi User   Pemesanan Produk                             Gambar 8. Proses Pemesanan Produk Keranjang Belanja               Kesimpulan Setelah dilakukan analisis, perancangan dan pembuatan Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan Berbasis Web Pada UD. Rukun Makmur, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : Sistem informasi penjualan berbasis web ini diharapkan dapat membantu dalam proses pemasaran dan penjualan produk sepeda. Aplikasi sistem Informasi penjualan yang menangani pelaporan transaksi penjualan, pelaporan detil transaksi penjualan pada periode tertentu. Saran Website ini tentunya dapat dikembangkan ke tahapan yang lebih terperinci. Halaman produk yang terdapat pada aplikasi web ini kemungkinan dapat dimodifikasi agar menjadi katalog produk online secara dinamis. Selain itu fitur-fitur visual dalam web ini juga dapat dikembangkan lebih baik nantinya.   Daftar Pustaka   Herlambang, Soendoro & Tanuwijaya, Haryanto Sistem Informasi: Konsep, Teknologi & Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.   Jogiyanto Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset   Kristanto, Andri. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gave Media   Kotler dan Amstrong, 2006, Prinsip-Prinsip Pemasaran Edisi 12 Jilid 1, Penerbit Erlangga, Jakarta.   Nugroho, Adi Konsep Pengembangan Sistem Basis Data. Bandung: Informatika   Williams, Brian K & Sawyer, Stacey C Using Information Technology: a Practical Introduction to Computers & Communications. Yogyakarta: Andi Offset   Sutabri, Tata. 2004, Analisa Sistem Informasi. Andi, Yogyakarta