Dokumen Elektronik.

Presentasi berjudul: "Dokumen Elektronik."— Transcript presentasi:

1 Dokumen Elektronik

2 Tujuan kuliah ini Mengenal lebih dalam dokumen elektronik dan bagaimana mengelolanya Menggambarkan bagaimana pengiriman dokumen, memperkenalkan jenis file dan mendiskusikannya

3 Dokumen elektronik Saat ini berbagai sarana elektronik dipakai untuk menyimpan dan menyajikan dokumen : Komputer desktop beserta monitor laptop Alat bantu digital Dokumen digital selalu menggunakan format yang berubah, sesuai manfaat.

4 Ciri-ciri Dokumen elektroni/digital memiliki kelebihan dalam hal duplikasi atau regenerasi. Data digital dapat direproduksi seperti aslinya tanpa mengurangi kualitas data asilnya. Hal ini sulit dilakukan dalam teknologi analog, dimana kualitas data asli lebih baik dari duplikatnya, sehingga seseorang dengan mudah dapat memverifikasi keaslian sebuah dokumen.

5 Bentuk Dokumen Elektronik
File-file dalam program komputer, seperti tulisan, gambar, spreadsheet, video, suara, dll E-contract Digital signature

6 Kelemahan Dokumen Elektronik
Dokumen elektronik sangat mudah untuk diduplikasikan sehingga tidak diketahui lagi data mana yang original Dokumen elektronik sebagai alat bukti dikhawatirkan dapat dipalsukan dan nantinya akan muncul masalah tentang keotentikan dokumen elektronik tersebut. Illegal Contents Merupakan kejahatan dengan memasukkan data atau informasi ke Internet tentang sesuatu hal yang tidak benar, tidak etis, dan dapat dianggap melanggar hukum atau mengganggu ketertiban umum. Sebagai contohnya, pemuatan suatu berita bohong atau fitnah yang akan menghancurkan martabat atau harga diri pihak lain, hal-hal yang berhubungan dengan pornografi atau pemuatan suatu informasi yang merupakan rahasia negara, agitasi dan propaganda untuk melawan pemerintahan yang sah dan sebagainya. Data Elektronik Sebagai Alat Bukti Masih Dipertanyakan Pengakuan data elektronik sebagai alat bukti di pengadilan nampaknya masih dipertanyakan validitasnya Belum adanya payung hukum Belum terjamin keamanan data

7 Hal-hal yang Mendukung Dokumen Elektronik
OnLine Trading dalam kegiatan bursa efek Pengakuan mikrofilm sebagai media penyimpanan (16) UNCITRAL menyusun draft untuk Konvensi Pembentukan Kontrak Elektronik, bertujuan : Menghapuskan hambatan hukum dalam pembentukan kontrak yang digunakan secara elektronik dalam komunikasi. Memperjelas atau mengadaptasi peraturan tradisional dalam pembentukan kontrak untuk mengakomodasi kenyataan dalam kontrak elektronik. Adanya RUU ITE yang mendukung penggunaan dokumen elektronik. (1) Diterbitkannya Keputusan Menteri Komunikasi Dan Informasi Nomor : 56/KEP/M.KOMINFO/12/2003 tentang Panduan Manajemen Sistem Dokumen Elektronik tanggal 29 Desember 2003 (8) sebagai tindak lanjut dari Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 Dengan adanya teknologi yang cukup canggih, dokumen yang sengaja atau tidak sengaja terhapus dapat dilacak / dikembalikan. (15) Hal ini berguna terutama dalam penyelidikan suatu kasus kriminal / penghilangan barang bukti.

8 Hal-hal yang Mendukung Dokumen Elektronik
Peranti Lunak Dokumen Elektronik Memudahkan banyak pekerjaan contoh : Spreadsheet (Excel) untuk proses akuntansi Visio Drawing, AutoCad, dll untuk menggambar (arsitektur) Dll

9 Apakah Pengiriman Dokumen Elektronik itu?
Definisi: Gabungan antara peralatan elektronik dan perangkat lunak untuk memberikan pelayanan dengan memindai (scan) dan mengirim kopi elektronik (digital) dari dokumen kertas antar perpustakaan dan pengguna (library patron/client).

10 Cara pengiriman dokumen
Mengirim melalui Internet menggunakan FTP atau FTP (Internet File Transfer Protocol) GEDI (Generic Electronic Document Interchange) Adobe Acrobat Adobe Reader MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) Posting pada Web Mengirim melali Internet dengan menggunakaFTP atau FTP (Internet File Transfer Protocol) Protocol and/or program which allows a user on one computer to transfer files to and from another computer over a TCP/IP network. GEDI (Generic Electronic Document Interchange) Format untuk menukar dokumen elektronik antar sistem komputer memfiturkan definisi header yang mencakup informasi tentang requester, supplier, dan format dokumen dan informasi bibliografis yang terkait. Adobe Acrobat: Perangkat lunak untuk mengubah dokumen dan file kedalam PDF. Adobe Reader: Perangkt lunak gratis untuk membaca dan mencetak file. Kita bisa mengunduh lewat MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) Standar untuk multi-part, surat elektronikmultimedia dan dokumen hiperteks di Internet World-Wide Web hypertext documents on the Internet. MIME bisa menntransfer data non-tekstual seperti grafik, audio dan fax. 2.Posting on the Web

11 Keunggulan pengiriman dokumen secara elektronik
Menghemat biaya Menghemat waktu Perilaku pengguna Keunggulan tambahan Menghasilkan kopi yang lebih baik daripada faximile Meningkatkan pelayanan yang diberikan pada pengguna

12 Perangkat lunak yang umum digunakan
Ariel Clio ILLiad NLM Software and Tools: DocMorph DocView MyMorph

13 Perangkat lunak yang umum digunakan
Prospero Relais VDX

14 Terminologi dan konsep dasar pemindaian
TWAIN Bit Depth and Resolution Common File Types: TIFF PDF Melihat Files dan mengubah jenis File TWAIN TWAIN: Antarmuka penangkap citra khususnya digunakan antara perangkat lunak memrosas citra dan sebuah pemindai, memungkinkan gambar yang dipindai dimasukkan ke PC. Kata TWAIN berasal dari karya Kipling "The Ballad of East and West" - "...and never the twain shall meet...", menunjukkan kesulitan (waktu itu ) untuk menghubungkan scanner dengan PC. Orang menyangka bahwa TWAIN itu singkatan. Hampir semua scanner menggunakan driver TWAIN, yang membuat hampir semua scanner cocok dengan driver TWIN, walaupun tidak semuanya cocok. Bit Depth and Resolution Bit Depth: Jumlah bit yang digunakan untuk menentukan setiap pixel citra. (Istilah pixel itu singkatan dari picture element, elemen terkecil dari citra digital) Semakin besar jumlah bits, semakin berwarna atau tingkat kelabunya dapat ditampilkan. Scaner bekerja dengan mendigitasikan citra/gembar -- membaginya dalam kotak dan masing masing kotak menggalbarkan sau atau nol, bergantung apkah kotak itu kosong atau diisi dengan satu bit untukteks hidam dan butihatau linier, Untuk menskalakan warna dan kelabu, masing masing kotak dtunjukkn dengan mulai dari 23 bit, dengan piksel berbeda warna berbeda atau transisi dari putih melalui bayangan kelabu sampai ke putih. Hasil matriks bits, kemudian disebut dengan bit map, kemudian dapat disimpan dalam file, ditampilkan pada layar, dicetak dan dimanipulasi dengan program, skala kelabu 8-bit bekerja dengan baik untuk citra tidak berwarna dan membuahkan gambar yang jelas dan bagus. 8-bit color ("color photo") memberikan gambar yang lebih fotorealistik, dariapda 24-bit color (“jutaan warna)s. 24-bit color membuahkan gambar yang lebih fotorealistik, tapi hasilnya lebih bersar dari 8-bit color. Untuk scanner berwarna, juga merujuk pada “color depth.” Memperperkat bit map, Semakin tinggi resolusinya. Resolution: This is expressed in dots per inch (dpi) and gives an indication of how much detail the scanner can record. The more dpi, the higher resolution you'll achieve. If the image is later printed to paper, a high resolution will render a high-quality image. Text-based documents usually require a lower resolution (i.e. fewer dpi) than photographs. The typical scanner used for library projects produces dpi images, although resolution will depend on the proposed use of the stored data as well as the type of image to be scanned. For example: a 300 DPI scan of an 8 x 11 image takes about 46MB in full color (24 bits per pixel), and a 600 DPI scan of the same image takes 253MB. Common File Types a. TIFF TIFF (Tagged Image File Format) An image file format that has become the standard archiving format for library use. TIFF files use ".tiff" or ".tif" extensions.” Although Adobe Systems, Inc. holds the copyright for TIFF, it has not released new specifications for TIFF since 1992, and is no longer investing in its development. Instead, Adobe developed PDF to supercede TIFF. TIFF images are of high quality but cannot be viewed from a Web browser or embedded into a Web page. b. PDF PDF (Portable Document Format) File format developed by Adobe Systems, Inc. that preserves the fonts, images, graphics, and layout of any source document, regardless of the software and equipment used to create it. High quality, relatively small file size, any published document looks exactly the same for every viewer. Can be shared, viewed, and printed by anyone with free Adobe Reader. Working with these files (creating them, viewing them, transforming a file into a different type, advantages and disadvantages of each)

15 Pertimbangan yang perlu untuk menerapkan Pengiriman Dokumen Elektronik
Mempelajari keinginan pengguna Pada awalnya akan lambat Mengamati alur kerja, biaya, dan waktu yang efisien Memilih pemindai (scanner) dan perangkat lain Keberhasilan Pengiriman akan bergantung pada kelaikan, kecepatan, biasa, kemudahan penggunaan dan kualitas peralatan, perangkat lunak dan dokumen yang dipindai. Juga bergantung pada kemampuan staff untuk bekerja secara efektif juga pilihan pengguna dan kemampuan mereka.

16 Server pengambilan gambar
Pengambilan gambar (Manual) Server pengambilan gambar Scan Indeks Commit Fax In Document Repository Bi-tonal Atau berwarna

17 OCR, ICR, OMR, Barcode Recognition
Proses (Assisted) Auto QA Auto Template ID OCR, ICR, OMR, Barcode Recognition Data Validation Forms Processing Server Scan Forms Terima/tolakct Commit Fax In Business Systems ( Form Data ) Document Repository ( Form Images )

18 eForms Processing (Auto)
Data Validation Forms Processing Server Commit Business Systems ( eForm Data ) Document Repository ( eForm Images ) HTML, XML, PDF eForms

19 Report and Statement Capture (Auto)
Host Print Streams Document Repository Reports, Statements

20 Mengarsipkan eMail (Auto)
Server Document Repository Messages and Attachments Server