Manajemen Perpustakaan

Presentasi berjudul: "Manajemen Perpustakaan"— Transcript presentasi:

1 Manajemen Perpustakaan
Perencanaan dan jenis-jenis layanan di perpustakaan  dan Jenis layanan pasif dan layanan aktif di perpustakaan

2 Definisi Layanan Pengguna
Secara umum layanan pengguna didefinisikan sebagai aktifitas perpustakaan dalam memberikan jasa layanan kepada pengguna perpustakaan, khususnya kepada anggota perpustakaannya

3 Jenis-jenis layanan Layanan perpustakaan berbasis manual
Layanan perpustakaan berbasis teknologi Layanan sirkulasi Layanan referensi Silang layan perpustakaan Current Awereness Services Selective Dissemination of Information

4 Dalam merencanakan layanan di perpustakaan kita harus mempertimbangkan kondisi yang ada di perpustakaan. Ada dua macam sistem pelayanan yang biasa dilakukan oleh perpustakaan yaitu sistem pelayanan terbuka dan sistem pelayanan tertutup

5 Dalam sistem pelayanan terbuka Perpustakaan memberi kebebasan kepada pengunjungnya untuk dapat masuk dan memilih sendiri koleksi yang diinginkannya dari rak. Petugas hanya mencatat apabila koleksi tersebut akan dipinjam serta dikembalikan. Pelayanan perpustakaan dengan sistem pelayanan terbuka ini banyak diterapkan di perpustakaan perguruan tinggi dan beberapa perpustakaan umum. Sedangkan perpustakaan khusus dan sekolah banyak yang masih menerapkan sistem pelayanan tertutup.

6 Kelebihan Sistem Layanan Terbuka
Pengguna bebas memilih bukunya sendiri, artinya pemakai dapat melakukan browsing atau pemilihan koleksi secara bebas di rak. Kebebasan ini menimbulkan rangsangan untuk membaca. Ketika dia memilih-milih buku mungkin dia menemukan buku lain yang menarik dan mungkin saja dia akan membacanya. Kalau buku yang dikehendaki tidak ada, dapat memilih buku yang lain.

7 Kekurangan Sistem Layanan Terbuka
Susunan buku dalam rak menjadi sulit teratur. Sebagai akibat dari kebebasan pemakai mengambil buku ke rak, maka susunan rak tersebut akan menjadi tidak teratur. Kemungkinan banyak buku yang hilang. Untuk itu perlu pengawasan yang baik terutama di pintu keluar Bisa terjadi vandalisme berupa penyobekan halaman buku

8 Perencanaan pada sistem layanan terbuka harus dipertimbangkan dengan matang, seperti hal-hal berikut: pintu masuk sebaiknya hanya satu. di pintu masuk sebaiknya ditempatkan meja atau konter keamanan yang dijaga oleh petugas. Untuk memperkecil kemungkinan hilangnya koleksi yang dicuri oleh pemakai, pemakai yang masuk ke ruang baca atau rak perpustakaan sebaiknya tidak diperkenankan membawa tas dan jaket. karena itu perpustakaan yang menerapkan sistem pelayanan terbuka harus menyediakan tempat penitipan tas atau “locker” baik yang dijaga oleh petugas ataupun yang tidak dijaga oleh petugas. Pemakai yang akan keluar dari ruang perpustakaan harus diperiksa semua barang bawaannya oleh petugas. Hal ini bertujuan untuk menghindari kemungkinan pemakai membawa koleksi tanpa melalui prosedur peminjaman yang benar. Di perpustakaan yang sudah menggunakan pintu ditektor otomatis “security detector” maka pemeriksaan pemakai oleh petugas tidak diperlukan. Bahkan kadang-kadang pintu keluar sudah tidak perlu dijaga lagi.

9 Perencanaan pada sistem layanan terbuka harus dipertimbangkan dengan matang, seperti hal-hal berikut: Untuk mencatat jumlah pengunjung yang datang ke perpustakaan biasanya di meja keamanan ditempatkan buku tamu. Selain Petugas jaga diberi tugas menjaga keamanan, ia juga dapat juga diberi tugas untuk mengawasi pengisian buku tamu. Petugas jaga harus menegur pengunjung perpustakaan yang tidak mau mengisi buku tamu. Hal ini bertujuan agar semua pengunjung perpustakaan dapat tercatat seluruhnya. Beberapa perpustakaan besar pencatatan pengunjungnya sudah dilakukan secara otomatis menggunakan komputer. Pemakai tinggal menggesekkan kartu anggotanya (biasanya yang mengandung kode bar atau yang mengandung kode elektro magnet) pada sebuah alat baca yang dihubungkan ke komputer. Secara otomatis komputer akan mencatat semua data mengenai pengunjung tersebut termasuk jam (bahkan menit dan detiknya) berkunjungnya.

10 Penataan ruang koleksi pada sistem pelayanan terbuka juga perlu diperhatikan. Misalnya,
Rambu-rambu yang menunjukkan lokasi koleksi harus lengkap dan jelas. Hal ini untuk mengurangi banyaknya pertanyaan mengenai lokasi koleksi kepada petugas. Jarak antara rak satu dengan rak yang lain harus agak lebar agar apabila ada pemakai yang mencari koleksi diantara rak tersebut tidak terganggu walaupun ada petugas perpustakaan yang lewat dengan membawa trolley buku (rak dorong buku)

11 Kebalikan dari sistem pelayanan terbuka adalah sistem pelayanan tertutup dimana pengunjung tidak boleh masuk ke ruangan koleksi, tetapi yang koleksi yang dibutuhkannya harus diambilkan oleh petugas. Penelusuran/pencarian koleksi harus melalui katalog. Petugas selain mencatat peminjaman dan pengembalian, juga mengambilkan dan mengembalikan koleksi ke rak.

12 Kelebihan Sistem Layanan Tertutup
Susunan dan letak buku lebih teratur dan terpelihara. Hal ini karena hanya petugas yang menyimpan dan mengambil buku ke rak. Pemakai yang biasanya mengambil dan (kadang-kadang) menyimpan sendiri ke rak koleksi secara sembarangan tidak terjadi. Bahkan, saking terpeliharanya letak dan susunann buku ini, beberapa perpustakaan susunan koleksinya menggunakan sistem penempatan tetap (fixed location). Tidak perlu ada petugas khusus untuk mengawasi pengguna. Seperti sudah dijelaskan, pengguna yang berada di dalam perpustakaan dibatasi dengan tegas dengan lokasi koleksi. Dengan demikian keamanan koleksi dapat terjaga dengan sendirinya. Namun demikian, jika perpustakaan menempatkan rak display untuk buku atau majalah baru, maka penempatannya perlu dirancang agar rak tersebut berada dalam pengawasan petugas.

13 Kekurangan Sistem Layanan Tertutup
Kebebasan melihat buku tidak ada, harus dicari melalui katalog. Artinya pemakai perpustakana tidak dapat melakukan browsing atau pemilihan sendiri koleksi yang dibutuhkannya di rak. Karena untuk mencari koleksi pemakai tergantung kepada katalog perpustakaan, maka katalog perpustakaan harus betul-betul baik dan dapat diandalkan (reliable). Melihat dari katalog kadang kadang mengesalkan, karena dalam katalog ada, tetapi bukunya sering tidak ada, dan harus memilih lagi sampai berulang ulang. Mungkin penggunaan katalog komputer (OPAC atau Online Public Access Catalogue) akan menghindari hal ini, karena melalui OPAC dapat diketahui apakah buku yang ada di katalog sedang tersedia di rak atau atau sedang dipinjam oleh pemakai lain (availability).

14 Kekurangan Sistem Layanan Tertutup
Petugas harus mengambilkan dan mengembalikan buku. Inilah resiko penerapan sistem pelayanan tertutup. Karena itu diperlukan petugas yang cukup banyak di bagian pelayanan. Kadang-kadang faktor manusia yaitu kelelahan perlu diperhitungkan dalam melayani pemakai. Katalog harus lengkap. Seperti sudah dijelaskan, karena pemakai perpustakaan sepenuhnya tergantung kepada katalog perpustakaan untuk mencari kebutuhan informasinya, maka katalog tersebut harus lengkap dan dapat diandalkan. Jadi katalog perpustakaan harus betul-betul mencerminkan kondisi koleksi perpustakaan.

15 Pada sistem pelayanan tertutup ini penataan ruangan bisa lebih sederhana. Pintu masuk tidak harus satu pintu dan tidak perlu penjagaan sebab semua pengunjung yang akan keluar membawa buku sudah melalui petugas pencatatan pada meja sirkulasi. Pengunjung perpustakaan juga tidak perlu dilarang membawa tas ke ruang baca, sebab ruang baca dan ruang koleksi dipisahkan oleh pembatas yang tegas sehingga pengunjung tidak akan dapat memasuki wilayah koleksi perpustakaan. Satu-satunya pengawasan yang perlu dilakukan di pintu masuk adalah pencatatan buku tamu. Karena itu jika di perpustakaan tersebut tidak tersedia cukup petugas untuk mengawasi pintu masuk, maka perlu dipertimbangkan untuk memasang penghitung pengunjung secara otomastis (ada jenis pintu putar yang biasanya memiliki penghitung otomatis). Pintu pengaman otomatis (security gate) juga tidak diperlukan.

16 Penataan rak koleksi juga bisa lebih rapat dengan rak yang lebih tinggi sehingga dapat memuat jumlah koleksi yang lebih banyak. Karena umumnya rak koleksinya lebih tinggi, maka diperlukan tangga bagi petugas untuk mengambil buku-buku yang ada pada bagian atas rak. Pada sistem pelayanan tertutup tidak terlalu diperlukan rambu-rambu, karena yang akan mencari buku adalah petugas yang sehari-hari sudah terbiasa dengan keadaan di perpustakaan tersebut.

17 Layanan perpustakaan berbasis manual
layanan sirkulasi layanan referens layanan pendidikan pemakai layanan penelusuran informasi layanan penyebarluasan informasi terbaru layanan penyebaran informasi terseleksi layanan penerjemahan layanan fotokopi (jasa reproduksi) layanan anak layanan remaja layanan kelompok pembaca khusus layanan perpustakaan keliling

18 Layanan Sirkulasi Pelayanan sirkulasi adalah pelayanan yang menyangkut peredaran bahan-bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Pada pelayanan sirkulasi ini dilakukan proses peminjaman bahan pustaka yang boleh dipinjam, penentuan jangka waktu peminjaman, pengembalian bahan pustaka yang dipinjam dan pembuatan statistik peminjaman untuk membuat laporan perpustakaan

19 Layanan Referensi Layanan referens adalah kegiatan pelayanan perpustakaan untuk membantu pemakai perpustakaan menemukan informasi dengan cara menjawab pertanyaan dangan menggunakan koleksi rereferens serta memberikan bimbingan untuk menemukan dan memakai koleksi referens. Karena itu layanan referens tersebut tidak lain adalah: (1) layanan yang bersifat langsung artinya dalam memberikan layanan itu betul-betul berhubungan langsung dengan para pemakai, (2) memberikan informasi kepada pemakai baik informasi kepada pemakai baik informasi yang sifatnya ilmiah untuk kepentingan studi dan penelitian maupun informasi yang sifatnya tidak ilmiah, (3) dalam memberikan informasi tadi pelayanan petugas referens dapat dengan leluasa menggunakan sumber-sumber baik yang ada di perpustakaan sendiri maupun yang ada diluar perpustakaan, (4) membantu para pembaca/ pemakai perpustakaan dalam menggunakan atau memangfaatkan sumber-sumber perpustakaan yang ada dengan sebaik-baiknya.

20 Layanan Pendidikan Pemakai
Tidak semua pemakai perpustakaan dapat atau mampu menggunakan perpustakaan dengan baik dan benar. Banyak pemakai perpustakaan tidak mengetahui fungsi katalog, cara penyusunan buku di rak, penggunaan bahan-bahan referens, alat-alat baca seperti alat baca mikro dan, pada perpustakaan masa kini, komputer. Bahkan pada perpustakaan yang sudah menerapkan sistem otomasi, pemakai tidak serta merta mengetahui dan menguasai penggunaan katalog perpustakaan (OPAC). Karena itu perpustakaan perlu dan bahkan pada perpustakaan perguruan tinggi harus menyelenggarakan pendidikan pemakai. Pemakai juga sering tidak mengetahui layanan-layanan apa saja yang disediakan perpustakaan, serta bagaimana cara mendapatkan layanan tersebut. Jadi layanan pendidikan pemakai didefinikan sebagai layanan yang diberikan kepada pemakai yang berisi penjelasan mengenai cara-cara pemanfaatan baik koleksi maupun layanan perpustakaan

21 Layanan Penelusuran Literatur
Layanan ini biasanya diselenggarakan oleh perpustakaan khusus (lembaga penelitian) dan perpustakaan perguruan tinggi. Pada kedua perpustakaan ini seringkali pemakainya, karena kesibukannya yang luar biasa, tidak sempat mencari sendiri informasi atau literatur yang dibutuhkannya. Pada kasus yang demikian ini maka pustakawan harus dapat membantu mereka mencarikan informasi dan literatur yang dibutuhkan dan diminta oleh pengguna.

22 Layanan Penyebarluasan Informasi Terbaru
Layanan ini dalam bahasa Inggris disebut dengan Current Awereness Services. Layanan ini sering diselenggarakan oleh perpustakaan khusus (seperti perpustakaan lembaga penelitian) dan perpustakaan perguruan tinggi. Namun demikian, bukan berarti perpustakaan umum tidak perlu menyelenggarakan layanan ini. Tujuan penyelenggaraan layanan ini adalah untuk memberitahukan kepada pemakai apa saja informasi yang beru diterima oleh perpustakaan. Di perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan khusus layanan ini dikenal juga dengan nama informasi kilat. Pustakawan menyediakan daftar informasi terbaru (termasuk daftar artikel dari jurnal ilmiah yang baru diterimanya), kemudian daftar ini dikirim ke pemakai yaitu dosen dan peneliti, dan juga ditempel di papan-papan pengumuman

23 Layanan Penyebarluasan Informasi Terseleksi
Mirip dengan layanan informasi terbaru layanan ini juga menyebarkan informasi terbaru ke pemakai. Bedanya pada layanan ini informasi baru yang akan dikirimkan ke pemakai diseleksi terlebih dahulu supaya sesuai dengan minat pemakai yang akan menerima informasi. Mengapa dilakukan seleksi terlebih dahulu? Hal ini karena mungkin pemakai yang menerima informasi ini tidak ingin membuang-buang waktu membaca daftar isi majalah yang tidak menjadi bidang perhatiannya. Dengan bantuan pustakawan, maka hanya daftar artikel yang menjadi minatnya saja yang sampai kepadanya.

24 Layanan Penerjemahan Layanan ini sering diselenggarakan oleh perpustakaan perguruan tinggi. Pemakai layanan ini biasanya mahasiswa yang mungkin karena kemampuan bahasanya masih belum baik ataupun mahasiswa yang kesibukannya luar biasa. Pada umumnya layanan ini menerapkan tarif jasa penerjemahan. Tarif jasa ini sangat bervariasi dan biasanya selalu mengikuti tarif yang berlaku di lembaga-lembaga swasta yang menyelenggarakan layanan yang sama.

25 Layanan Fotokopi Hampir semua jenis perpustakaan memerlukan jenis layanan ini. Apalagi perpustakaan yang tidak meminjamkan koleksinya keluar perpustakaan, maka perpustakaan tersebut wajib menyediakan layanan ini. Hal ini karena seringkali pemakai tidak memiliki cukup waktu untuk membaca di perpustakaan. Banyak juga pemakai perpustakaan yang datang dari kota lain yang lokasinya jauh dari perpustakaan itu. Bagi pemakai seperti ini biasanya hanya diperbolehkan membaca ditempat. Padahal seringkali pemakai yang datang dari jauh memiliki waktu yang sangat terbatas. Maka tidak ada jalan lain untuk menghemat waktu ia akan meminta jasa fotokopi untuk mendapatkan artikel yang sudah ditemukannya

26 Layanan Anak Layanan seperti ini biasanya diselenggarakan oleh perpustakaan umum. Sesuai dengan tugas dan fungsi perpustakaan umum yaitu memberikan pelayanan kepada masyarakat melalui pendayagunaan koleksi bahan pustaka untuk keperluan pendidikan, penelitian, ilmu pengetahuan, dan rekreasi, maka salah satu layanan yang diselenggarakan oleh perpustakaan umum adalah layanan anak atau juga dikenal dengan seksi anak-anak. Berbagai kegiatan disiapkan untuk kebutuhan anak-anak dari pemilihan bahan pustaka sampai kepada pelayannya disesuaikan untuk anak menurut usia dan selera anak-anak

27 Layanan Remaja Biasanya perpustakaan umum juga menyediakan layanan bagi anak remaja. Perbedaan antara layanan anak-anak dengan layanan remaja, setingkat lebih tinggi dalam menyediakan bahan pustaka yaiu yang sesuai dengan selera anak remaja. Anak remaja berbeda dengan anak-anak balita. Anak remaja sudah mulai mengenal identitas dirinya sehingga perpustakaan harus menyediakan bahan bacaan yang mengarah kepada bacaan yang dapat mendorong mereka kreatif dan bacaan yang berisi tokoh-tokoh panutan, misalnya biografi atau sejarah tokoh-tokoh terkenal, tokoh pahlawan dan lain-lain

28 Layanan Kelompok Pembaca Khusus
Perpustakaan umum sering menyelenggarakan layanan jenis ini. Selain layanan anak dan remaja perpustakaan umum juga biasanya menyelenggarakan layanan khusus yang diberikan kepada masyarakat yang berada di lembaga pemasyarakatan, panti asuhan, panti jompo, penyandang cacat seperti tuna netra dan tuna rungu, serta petugas yang terpencil seperti guru, penjaga mercu suar dan perbatasan. Untuk menyelenggarakan layanan khusus seperti ini diperlukan persiapan dan perencanaan yang matang sehingga apa yang disampaikan sesuai dengan masyarakat yang dilayaninya

29 Layanan Perpustakaan Keliling
Layanan perpustakaan keliling merupakan layanan ekstensi atau perluasan layanan dari perpustakaan umum. Perpustakaan keliling ini dilakukan baik melalui kendaraan darat, laut dan sungai, bahkan melalui udara. Layanan perpustakaan keliling dilakukan dengan angkutan dari yang sederhana sampai kepada kendaraan modern. Misalnya saja ada perpustakaan keliling yang masih menggunakan sepeda, sepeda motor, namun juga ada yang menggunakan bus atau truk dan sudah dilengkapi dengan komputer yang bisa akses ke internet. Mobil perpustakaan keliling ini sekarang dikenal dengan nama mobil library. Mobil library atau perpustakaan bergerak/ keliling sangat efektif sebagai sarana layanan perpustakaan umum. Penyelenggaraan perpustakaan keliling ini bertujuan untuk mendekatkan koleksi kepada pemakainya, sebab banyak pemakai yang tinggal jauh dari perpustakaan tidak berkesempatan mengunjungi perpustakaan. Padahal mereka juga membutuhkan layanan perpustakaan