Dahulukan yang utama.

Presentasi berjudul: "Dahulukan yang utama."— Transcript presentasi:

1 Dahulukan yang utama

2 Kesalingtergantungan
Ketergantungan Kemandirian Kesalingtergantungan Kemenangan Pribadi Kemenangan Publik Asahlah Gergaji Berusaha Mengerti Dahulu, Baru Dimengerti Wujudkn Sinergi Berpikir M-M Dahulukan Yg.Utama Jadilah Pro-Aktif Mulai Dng.Tujuan Akir 7H-I-H1-01 (2)

3 Kesalingtergantungan
7 Kesalingtergantungan 5 6 Kemenangan Publik 4 Kemandirian 3 Execute the program Dahulukan yang Utama Kemenangan Pribadi Habit 1 : Mengatakan bahwa kita adalah orang yang membuat program . Habit 2 : Tulislah program kita . Kita pada dasarnya sudah menuliskan program kehidupan kita yaitu pernyataan Misi hidup kita. Habit 3 : Jalankan program tersebut. Program tidak akan dapat berjalan secara otomatis . Kita harus menjalaninya Bila ditinjau dari 4 anugrah manusia , maka habit 1 pada dasarnya menggunakan anugrah manusia berupa kesadaraan diri. Habit 2 menggunakan anugrah manusia berupa imajinasi dan hati nurani . Maka habit yang ke 3 adalah kehendak bebas yang berpusat pada prinsip [kebenaran yang hakiki] Dalam Habit 2 kita mengatakan segala sesuatu diciptakan dua kali . Satu penciptaan mental dan kedua adalah ciptaan fisik. Penciptaan mental sudah kita lakukan dengan cara merencanakan hidup kita [ menentukan tujuan akhir kita ] , maka dengan mendahulukan yang utama [ habit 3 ] kita membangun ciptaan fisiknya. Transisi : Dalam membangun ciptaan fisik kita , ada banyak sekali hal-hal yang harus kita lakukan , namun demikian waktu kita sangat terbatas. Anda masih ingat sisa kertas yang ada ? Berapa besar lagikah kertas tersebut ? Agar supaya segala sesuatu dapat menjadi kenyataan , maka kitapun harus berfokus pada apa yang paling penting dalam hidup kita. Atau dengan kata lain kita harus mendahulukan mana yang utama. 1 2 You are the programer Write the program Ketergantungan 7H-I-H3-00-A (3)

4 Mengatur kehidupan / waktu berdasarkan hal-hal yang penting.
DAHULUKAN YANG UTAMA Bila anda berada disuatu tempat yang sama sekali tidak anda ketahui . Anda sungguh merasa asing dan tak seorangpun yang dapat Anda minta bantuan, manakah yang lebih penting bagi anda : Kompas atau kah Jam ?. Bila anda menjawab : Kompas , mengapa ? Ya … , tepat sekali . Kompas menunjukan arah . Sedangkan Jam menunjukan waktu yang kita gunakan untuk mencapai tujuan kita. Seandainya kita berada pada arah yang salah , masih ada manfaatnyakah kita menggunakan waktu kita seefisien mungkin ? Tentu tidak !!!! . Karena anda akan tetap tiba di tempat yang salah. Tempat yang sama sekali bukan menjadi tujuan anda. Pernyataan misi pribadi kita ibarat sebuah kompas yang akan memandu kita menuju tujuan akhir yang kita inginkan. Jam adalah usaha usaha yang kita lakukan / waktu yang kita gunakan untuk mencapai tujuan kita. Jadi , dahulukan yang utama adalah ibarat mendahulukan kompas ketimbang jam. Saya tidak mengatakan Jam tidaklah penting! Jam , tetap penting . Namun kompas haruslah diletakan dahulu . Mendahulukan yang utama berarti mengatur kehidupan atau waktu kita berdasarkan hal-hal yang penting . Apa itu yang penting ?. Misi hidup kita atau KOMPAS kita . HIDUP KITA ! Yang menarik adalah kita tidak akan bisa mengatur hidup kita bila kita belum mampu mengatur waktu kita secara baik. Transisi : Nah , untuk memahami lebih baik hal ini , maka mari kita coba bahas lebih dalam lagi filosofi mengenai waktu Mengatur kehidupan / waktu berdasarkan hal-hal yang penting. 7H-I-H3-00-B (4)

5 Matriks Manajemen Waktu
MENDESAK TAK MENDESAK I II Penting: Hal-hal yang mendukung Misi / Visi kita PENTING III IV Mendesak: Agar supaya kita dapat mengatur waktu kita secara baik , maka segala aktifitas kita dalam kehidupan dapat kita kelompokan Menjadi hal hal yang penting ataupun hal hal yang tak penting . Segala sesuatu kita katakan penting bila hal / aktifitas / kegiatan kita tersebut sesuai ataupun menunjang misi hidup kita. Penting adalah sebuah KAIROS. Disamping penting , kita pun perlu mengelompokan aktifitas / kegiatan kita berdasarkan hal hal yang mendesak ataupun hal hal yang tak mendesak. Segala sesuatu dikatakan mendesak apabila hal tersebut harus segera dilakukan. Bila tidak dilakukan segera maka akan menimbulkan kerugian yang cukup besar bagi diri anda . Mendesak adalah KRONOS / Waktu . Sehingga dari kombinasi keduanya dapatlah kita kelompokan seluruh aktifitas kita sehari-hari menjadi empat quadrant . Quadrant I : Hal hal yang PENTING sekaligus MENDESAK Quadrant II : Hal hal yang PENTING namun TIDAK MENDESAK Quadrant III : Hal hal yang MENDESAK namun TIDAK PENTING Quadrant IV : Hal hal yang TIDAK PENTING sekaligus juga TIDAK MENDESAK Transisi : Contoh-contoh aktifitas kita yang dapat dikelompokan dalam masing masing quadrant dapat kita lihat dibuku di halaman 85. Mari kita lihat apa saja aktifitas tersebut. (tampaknya) memerlukan Tindakan Segera TAK PENTING 7H-I-H3-00-C (5)

6 I III IV II TAK MENDESAK MENDESAK PENTING TAK PENTING Krisis
Problem menekan Proyek, rapat, persiapan ber-deadline Persiapan Pencegahan Klarifikasi nilai-nilai Perencanaan Membangun hubungan Relaksasi yang diperlukan Pemberdayaan Interupsi sia-sia Laporan yang tidak perlu Rapat, telepon, surat yang tidak penting Masalah-masalah orang lain “Pekerjaan menyibukkan” Telepon Pembuang-buang waktu Aktivitas “Pelarian” Surat tak relevan Menonton TV berlebihan Untuk dapat membuat peserta lebih memahami hal ini . Maka anda harus memberikan contoh-contoh dahulu apa yang dimaksudkan dengan aktifitas dimasing masing quadrant tersebut. Setelah itu secara singkat minta para peserta dalam kelompok untuk memberikan contohnya , satu atau dua contoh. Transisi : Nah , kita sudah sedikit memahami aktifitas aktifitas apa saja yang terdapat pada masing masing quadrant. Jelas sekali disini , bahwa bila kita tidak mampu memahami apa yang penting dan tidak penting , maka kita akan melihat segala menjadi penting semua . Hal ini akan sangat merugikan kita . Oleh karena itu mari kita buka halaman 82 buku manual kita dan pikirkan baik baik , hal hal apa saja yang anda ingin utamakan dalam kehidupan anda ? 7H-I-H3-01 (6)

7 Penjadwalan Tradisional
Sen Sel Rab Kam Jum Sab Min III IV I I III IV III I IV II II II II II 7H-I-H3-03 (7)

8 Penjadwalan yang Lebih Efektif
Sen Sel Rab Kam Jum Sab Min II I II I II II II II II 7H-I-H3-04 (8)

9 “ Kuncinya terletak bukan pada memprioritaskan jadwal kerja anda
tetapi pada menjadwalkan prioritas anda “ - Stephen R.Covey

10 I III IV II TAK MENDESAK MENDESAK PENTING TAK PENTING Krisis
Problem menekan Proyek, rapat, persiapan ber-deadline Persiapan Pencegahan Klarifikasi nilai-nilai Perencanaan Membangun hubungan Relaksasi yang diperlukan Pemberdayaan Interupsi sia-sia Laporan yang tidak perlu Rapat, telepon, surat yang tidak penting Masalah-masalah orang lain “Pekerjaan menyibukkan” Telepon Pembuang-buang waktu Aktivitas “Pelarian” Surat tak relevan Menonton TV berlebihan Untuk dapat membuat peserta lebih memahami hal ini . Maka anda harus memberikan contoh-contoh dahulu apa yang dimaksudkan dengan aktifitas dimasing masing quadrant tersebut. Setelah itu secara singkat minta para peserta dalam kelompok untuk memberikan contohnya , satu atau dua contoh. Transisi : Nah , kita sudah sedikit memahami aktifitas aktifitas apa saja yang terdapat pada masing masing quadrant. Jelas sekali disini , bahwa bila kita tidak mampu memahami apa yang penting dan tidak penting , maka kita akan melihat segala menjadi penting semua . Hal ini akan sangat merugikan kita . Oleh karena itu mari kita buka halaman 82 buku manual kita dan pikirkan baik baik , hal hal apa saja yang anda ingin utamakan dalam kehidupan anda ? 7H-I-H3-01 (10)

11 I II III IV KRISIS KUALITAS TIPUAN SIA-SIA MENDESAK TAK MENDESAK
PENTING ATUR FOKUSKAN TIPUAN SIA-SIA TIDAK PENTING HINDARI HILANGKAN III IV 7H-I-H3-01-A (11)

12 Bagaimana saya menggunakan waktu saya?
LIHAT HAL 86. Tempatkanlah setiap peristiwa yang terjadi selama seminggu yang baru lalu didalam kuadran yang paling tepat menunjukkan sifat genting/ mendesak & penting. Perkirakan prosentase jumlah waktu yang anda habiskan didalam setiap kuadran. Pertanyaan : Di dalam kuadran mana anda menghabiskan prosentase waktu dan upaya yang banyak? Apa yang terjadi pada tubuh/ pisik, pikiran, dan organisasi anda jika anda terlalu lama pada kuadran I ? Di kuadran mana anda menghabiskan waktu jika anda sedang tidak berada di kuadran I ?

13 Profil Aktivitas Perusahaan Pemenang Deming Award
III IV II 20-25% 65-80% ±1% 15% Fokus kuadran II adalah paradigma yang tumbuh dari pusat prinsip. Cara anda menggunakan waktu adalah hasil dari cara anda melihat waktu anda dan cara anda benar-2 melihat prioritas anda. Jika prioritas anda tumbuh dari pusat prinsip dan misi pribadi, dan prioritas anda tertanam di dalam hati & pikiran anda, maka kuadran II adalah tempat yang menyenagkan untuk meng-investasi waktu anda. Sasaran menejemen kuadran II adalah mengatur hidup kita secara efektif – dari pusat prinsip yang kuat, dan pengetahuan tentang misi pribadi kita, dengan fokus pada hal yang penting sekaligus genting, dan dalam kerangka pemeliraan keseimbangan P & KP. 7H-I-H3-04-A (13)

14 “Manusia efektif juga punya krisis dan kegentingan kuadran I murni yang menuntut perhatian mereka segera, tetapi jumlahnya sedikit dibanding orang lain. Mereka memelihara keseimbangan P dan KP dengan berfokus pada aktivitas Kuadran II yaitu, yang penting namun tidak genting.” - Stephen R.Covey.

15 Proses Enam Langkah Menghubungkan ke misi.
Artinya menghubungkan ke pikiran dan hati anda dengan tujuan anda yang berfaedah/ berguna. Misal : Bagaimana saya dapat menselaraskan tindakan-2 saya dengan misi saya? Menurut hati & pikiran, apa yang dapat saya sumbangkan, dukung, lindungi, pelihara? Citra visual apakah yang memotivasi saya untuk menyelesaikan sasaran-2 minggu ini ? Meninjau peran. Meninjau kembali peran-2 akan membantu anda mencapai keseimbangan dan membangun RBE yang positif dalam hubungan dengan orang lain. Menentukan sasaran. Tanyakan pada diri sendiri. Apa yang saya lakukan di dalam peran-2 saya dalam rangka menjalani misi dan mewujudkan visi saya? Mengatur waktu mingguan. Untuk memperjelas perspektif serta memberi anda sejumlah waktu yang dapat terkelola guna merencanakan aktivitas kuadran II, aturlah waktu anda secara mingguan. Menerapkan integritas. Tanyakan pada diri sendiri, Apakah pilihan ini membawa saya menuju apa yang benar-2 saya inginkan? Evaluasi. Tinjaulah kembali pelajaran yang telah anda terima, rujuklah ubah misi anda, serta berjanjilah untuk menerapkan hasil-2 evaluasi tersebut. 7H-I-H3-02-A (15)

16 Ringkasan Kemenangan Pribadi
Kemenangan pribadi mentransformasikan kita dari reaktivitas , di mana keadaan sekeliling kita mengontrol kita , menuju proaktivitas , di mana kita merasakan suatu tujuan dalam hidup kita dan dapat mengatur diri kita untuk mencapainya . 7H-I-H3-04-C (16)