Pemetaan SPIP Instansi Pemerintah

Presentasi berjudul: "Pemetaan SPIP Instansi Pemerintah"— Transcript presentasi:

1 Pemetaan SPIP Instansi Pemerintah
Perwakilan BPKP Provinsi DIY Satgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIY

2 Konsep Pemetaan Pemetaan dilakukan menggunakan pendekatan proses manajemen pemerintah dengan tahapan proses sebagai berikut: Proses Kebijakan Proses Perencanaan Proses Penganggaran Proses Pelaksanaan Anggaran/Kegiatan Proses Penatausahaan Proses Pelaporan Proses Pemantauan Tujuan dari pemetaan adalah dalam hal Policy Control, Program Control, Budget Control, Service Control Satgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIY

3 Fokus Pemetaan Fokus pemetaan diarahkan pada kegiatan-kegiatan yang perlu dikendalikan pada setiap proses manajemen. Pada setiap proses kegiatan yang perlu dikendalikan tersebut akan dikaitkan dengan unsur dan sub unsur pengendalian intern yang belum terbangun yang dapat berpengaruh terhadap efektivitas dan efisiensi pelaksanaan kegiatan, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset dan ketaatan atas peraturan. Prioritas pengembangan infrastruktur SPIP akan dikaitkan dengan unsur dan sub unsur yang berkaitan erat dengan kegiatan-kegiatan yang perlu dikendalikan tersebut Satgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIY

4 Metodologi Pemetaan Mengidentifikasi kegiatan yang perlu dikendalikan dalam setiap proses manajemen yang dilaksanakan oleh Instansi Pemerintah Mengidentifkasi risiko potensial yang dapat mengganggu pelaksanaan kegiatan yang perlu dikendalikan dalam setiap proses manajemen yang dijalankan Setiap risiko potensial yang teridentifikasi dikonfirmasikan kepada pelaksana kegiatan untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai pelaksanaan kegiatan yang perlu dikendalikan tersebut Menetapkan penyebab terjadinya risiko dikaitkan dengan unsur dan sub unsur SPIP dengan menggunakan 40 parameter (dalam Perka 853) atau 87 Parameter (dalam Perka 500) Satgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIY

5 Work Process Work Process

6 Control Process vs Work Process
Control Processes Work Process

7 Control Environment vs Control Process vs Work Process
Control Processes Work Process

8 Work Process Proses Kebijakan  Kepala Daerah dan Sekda
Proses Perencanaan Proses Penganggaran Proses Pelaksanaan Proses Penatausahaan Proses Pelaporan Proses Pemantauan SKPD

9 Control Process vs Work Process
Infokom Proses Perencanaan Proses Penganggaran Proses Pelaksanaan Proses Penatausahaan Proses Pelaporan Proses Pemantauan Risiko Control Act. Monitoring

10 Control Environment Kompetensi Integritas & Etika Infokom
Conducive Leadership Pendelegasian Proses Perencanaan Proses Penganggaran Proses Pelaksanaan Proses Penatausahaan Proses Pelaporan Proses Pemantauan Risiko Control Act. Pembi-naan SDM SOTK Monitoring Hubungan Kerja APIP Efektif

11 Tahapan Pemetaan Tentukan Proses Manajemen mana yang akan dipetakan
Identifikasi kegiatan utama dalam proses tersebut yang akan dilakukan pemetaan Identifikasi proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh SKPD pada setiap kegiatan utamanya Identifikasi risiko yang berkaitan dengan setiap proses pelaksanaan kegiatan Identifikasi pengendalian yang ada untuk detiap proses kegiatan Identifikasi apakah masih terdapat sisa risiko setelah dilaksanakan pengendalian Identifikasi penyebab masih terdapatnya sisa risiko untuk setiap unsur dan sub unsur yang berkaitan Identifikasi infrastruktur yang diperlukan untuk mengendalian sisa risiko tersebut Satgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIY

12 Identifikasi Kegiatan Yang Harus Dikendalikan
Penentuan Kegiatan Tujuan dari Kegiatan Penentuan Proses Yang Harus Dikendalikan Dalam Suatu Kegiatan

13 Penentuan Kegiatan Kegiatan adalah kegiatan utama yang dilaksanakan oleh suatu instansi pemerintah pada tahun anggaran tertentu, biasanya terdapat dalam dokumen Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) K/L atau SKPD, atau Tugas Pokok dan Fungsi yang memang sudah menjadi tanggungjawabnya instansi pemerintah walaupun tidak terdapat dalam RKA. Contoh: Kegiatan Rekrutmen Pegawai Kegiatan Penyuluhan Petani Tambak Kegiatan Imunisasi Balita Kegiatan Penyusunan Peraturan Daerah Kegiatan Penyelenggaraan Diklat SPIP Kegiatan Pengusulan Kenaikan Pangkat Pegawai Kegiatan Penyusunan Renstra SKPD

14 Penentuan Tujuan Kegiatan
Tujuan Kegiatan adalah apa yang akan dicapai dari pelaksanaan suatu kegiatan utama yang dilaksanakan oleh suatu instansi pemerintah pada tahun anggaran tertentu atau Indikator Outcome dari suatu kegiatan, biasanya terdapat dalam dokumen Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) K/L atau SKPD. Contoh: Jumlah penerimaan Pegawai yang berkualitas sesuai dengan Standar Kompetensi yang dipersyaratkan Persentase Petani Tambak yang memahami pengelolaan ikan tambak Persentase peningkatan kesehatan Balita Persentase Peraturan Daerah yang terselesaikan Persentase pegawai yang telah memahami SPIP Persentase Pegawai yang Pengusulan Kenaikan Pangkat Pegawai tepat waktu Ketepan waktu penetapan Renstra SKPD

15 Penentuan Proses Yang Harus Dikendalikan
Proses yang harus dikendalikan adalah suatu urutan proses utama dalam menjalankan suatu pelaksanaan kegiatan utama, biasanya dapat dilihat dari standar operating procedure (SOP) yang dimiliki oleh instansi pemerintah atau suatu langkah kerja baku yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah. Tataurutan prosesnya mulai dari Input, Proses, output dan delivery

16 Contoh: Kegiatan Pelayanan Laboratorium (RSUD)
Pengisian Data Pasien Pengambilan sampel darah atau urin Labelisasi Sampel Pengujian/ analisis sampel uji Distribusi Laporan Laporan hasil penujian/ analisis

17 Contoh: Kegiatan Rekrutmen Pegawai (BKD)
Pengumuman Rekrutmen Pendaftaran calon pegawai Seleksi administrasi Pelaksanaan Ujian Distribusi laporan Penyusunan Laporan Pelaksanaan Kegiatan Distribusi pegawai Penerimaan pegawai

18 Contoh: Kegiatan Penelitian dan Pengembangan (Bappeda)
Analisa Kebutuhan (isu) Rancangan Kegiatan (Program) Pelaksanaan Verifikasi dan Validasi Hasil Distribusi laporan Laporan Hasil Penelitian dan Pengembangan

19 Contoh: Kegiatan Pelayanan Gaji dan Tunjangan Pegawai
Sinkronisasi Data dgn Subbag Kepegawaian Pengajuan SPP dan SPMU Gaji Pengajuan SPP dan SPMU tambahan kekurangan gaji dan tunjangan Pegawai Distribusi laporan Pertanggungjawaban laporan gaji dan tunjangan pegwai Pencairan gaji, Tunjangan Pegawai dan Tambahan Kekurangan Gaji/ Tunjangan Pegawai

20 Contoh Kegiatan Yang Perlu DIkendalikan
Policy Control Menyusun agenda kebijakan umum pengelolaan keuangan daerah sebagai bahan masukan dalam penyusunan RPJMD Program Control Menyusun Rancangan Rencana Kerja Pemerintah Daerah Menyusun berbagai data dan analisis berkaitan dengan penyusunan RKPD Budget Control Menyusun RAPBD Menyusun DPA Service Control Pelayanan laboratorium di RSUD Rekrutmen pegawai Satgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIY

21 Contoh Risiko Potensial Policy Control
Agenda kebijakan umum pengelolaan keuangan daerah tidak terdokumentasikan dengan baik Substansi isi RPJMD tidak sesuai dengan agenda kebijakan umumnya RPJMD tidak mengakomodir kerangka pengeluaran jangka menengah Renstra tidak selaras dengan RPJMD RPJMD tidak menyediakan ukuran pencapaian keberhasilan jangka manengah untuk seluruh tujuan, sasaran dan program Renstra tidak menyediakan ukuran pencapaian keberhasilan jangka menengah untuk semua tujuan, sasaran dan program Satgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIY

22 Contoh Risiko Potensial Program Control
RKPD tidak mengakomodir kemampuan ril pengerahan sumber daya pemda RKPD tidak selaras dengan RPJMD Renja SKPD tidak mengakomodir kemampuan ril pengerahan sumber daya SKPD Renja SKPD tidak selaras dengan RPJMD RKPD tidak menyediakan ukuran pencapaian keberhasilan jangka pendek yang tepat untuk semua kegiatan Renja tidak menyediakan ukuran pencapaian keberhasilan jangka pendek yang tepat untuk semua kegiatannya Satgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIY

23 Contoh Risiko Potensial Budget Control
RAPBD tidak mencerminkan kemampuan pemda untuk mengelola sumber daya secara berkesinambungan DPA tidak disusun tepat waktu RKA-SKPD tidak mencerminkan kemampuan SKPD untuk mengelola sumber daya secara berkesinambungan Tapkin tidak selaras dengan DPA dan Renja Tidak tersedia data yang memadai dan akurat untuk penyusunan Tapkin – SKPD Penyimpangan dalam penyusunan kontrak atas pelaksanaan kegiatan Pelaksanaan kegiatan tidak sesuai dengan spesifikasi teknis kontrak atau prosedur pelaksanaan kegiatan Satgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIY

24 Contoh Risiko Potensial Service Control
Data pasien tidak valid Kesalahan pengambilan sampel urin/darah pasien Kesalahan labelisasi sampel urin/darah pasien Keterlambatan penyerahan hasil analisis laboratorium Kebocoran soal ujian PNS Kecurangan peserta ujian Kesalahan penilaian hasil ujian Keterlambatan data presensi pegawai Satgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIY

25 Secara Umum Infrastruktur SPIP yg hrs dikembangkan
Penyusunan kode etik dan mengimplementasikannya untuk meningkatkan integritas Penyusunan standar kompetensi untuk setiap jenjang jabatan Melaksanakan penilaian risiko Penyusunan dan pengembangan berbagai standard operating procedure yang dikaitkan dengan hasil penilaian risikonya Melaksanakan pemantauan dan evaluasi terpisah atas efektivitas sistem pengendalian intern yang dijalankan Satgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIY

26 Proses Yg Hrs Dikendalikan
Contoh Hasil Pemetaan Proses Manajemen: Pelaksanaan Kegiatan Unit Organisasi: Sekretaris Jenderal Level Manajemen Kegiatan Utama Tujuan Kegiatan Proses Yg Hrs Dikendalikan Risiko Potensial (1) (2) (3) (4) (5) Middle Management Rekrutmen Pegawai Diperolehnya pegawai sesuai dengan Standar Kompetensi yang dipersyaratkan Pelaksanaan Ujian Seleksi Pegawai 1. Kesalahan materi ujian 2. Kerusakan soal ujian 3. Kebocoran soal ujian 4. Kecurangan pelaksanaan ujian 5. Kesalahan penilaian hasil ujian 6. Kesalahan pengumuman hasil ujian

27 Contoh Hasil Pemetaan Proses Manajemen: Pelaksanaan Kegiatan
Unit Organisasi: Sekretaris Jenderal Risiko Potensial Penyebab Risiko Dampak Risiko Probabilitas Dampak PxD Level Risiko (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) 1. Kesalahan materi ujian Tidak adanya pedoman materi ujian Rendahnya kinerja organisai 2 3 6 Moderat 2. Kerusakan soal ujian Kualitas kertas ujian yang rendah 4 8 3. Kebocoran soal ujian Tidak adanya prosedur pengawasan distribusi soal ujian Tuntutan hukum, dan turunya reputasi organisasi 1 5 4. Kecurangan pelaksanaan ujian Rendahnya integritas pengawas ujian Turunnya reputasi organisasi 12 Tinggi 5. Kesalahan penilaian hasil ujian Rendahnya kompetensi SDM yang melakukan penilaian 15 Ekstrem 6. Kesalahan pengumuman hasil ujian Rendahnya integritas SDM Rendah

28 MATRIKS ANALISIS RISIKO 5X5
PETA RISIKO MATRIKS ANALISIS RISIKO 5X5 Dampak 1 2 3 4 5 Deskripsi Probabilitas Likelihood Tidak signifikan Kecil Medium Besar Katastropik Hampir pasti 90% Kemungkinan besar 70% Mungkin 50% Risiko 4 Risiko 5 Kemungkinan kecil 30% Risiko 1 Risiko 2 Sangat jarang 10% Risiko 6 Risiko 3 RATING/STATUS: Deskripsi Level Risiko Nomor Ekstrim 5 Tinggi 4 Moderat 3 1,2,3 Rendah 2 6 Sangat Rendah 1

29 Contoh Hasil Pemetaan Proses Manajemen: Pelaksanaan Kegiatan
Unit Organisasi: Sekretaris Jenderal Risiko Potensial Penyebab Risiko Pengendalian yang ada Sisa Risiko Respon Risiko (5) (6) (12) (13) (14) 1. Kesalahan materi ujian Tidak adanya pedoman materi ujian Supervisi atasan langsung Masih terjadi kesalahan materi ujian Mitigasi 2. Kerusakan soal ujian Kualitas kertas ujian yang rendah Pemisahan fungsi Masih terjadi kerusakan soal ujian 3. Kebocoran soal ujian Tidak adanya prosedur pengawasan distribusi soal ujian Pemisahan fungsi dan supervisi atasan langsung Masih adanya kemungkinan terjadi kebocoran soal ujian Dibagi 4. Kecurangan pelaksanaan ujian Rendahnya integritas pengawas ujian Pengawasan saat ujian Masih adanya kemungkinan terjadi kecurangan 5. Kesalahan penilaian hasil ujian Rendahnya kompetensi SDM yang melakukan penilaian Masih terjadi kesalahan penilaian hasil ujian 6. Kesalahan pengumuman hasil ujian Rendahnya integritas SDM Masih adanya kemungkinan terjadi kesalahan pengumuman Diterima

30 Infrastruktur yg Diperlukan
Contoh Hasil Pemetaan Proses Manajemen: Pelaksanaan Kegiatan Unit Organisasi: Sekretaris Jenderal Risiko Potensial Respon Unsur SPIP Sub Unsur SPIP Infrastruktur yg Diperlukan Risk Owner (5) (14) (15) (16) (17) (18) 1. Kesalahan materi ujian Mitigasi Aktivitas Pengendalian Akuntabilitas thd SD & pencatatannya Penyusunan pedoman penyusunan materi ujian Kabiro Kepegawaian 2. Kerusakan soal ujian SOP atas pembuatan soal ujian 3. Kebocoran soal ujian Dibagi Pembatasan akses thd SD & pencttnnya SOP atas pendistribusian soal 4. Kecurangan pelaksanaan ujian Lingkungan Pengendalian Integritas & Nilai Etika, Komitmen thd kompetensi Kode Etik, Standar kompetensi Pegawai 5. Kesalahan penilaian hasil ujian Lingkungan Pengendalian Komitmen thd kompetensi Standar Kompetensi Pegawai 6. Kesalahan pengumuman hasil ujian Diterima Integritas & Nilai Etika, Akuntabilitas thd SD & Pencatatannya SOP pengumuman hasil ujian

31 Sekian, Terima Kasih Satgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIY