PENYUSUNAN PETA JABATAN DAN ANALISIS BEBAN KERJA

Presentasi berjudul: "PENYUSUNAN PETA JABATAN DAN ANALISIS BEBAN KERJA"— Transcript presentasi:

1 PENYUSUNAN PETA JABATAN DAN ANALISIS BEBAN KERJA
Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi 2011

2 MekaNISME PENYUSUNAN KEBUTUHAN PEGAWAI
TUGAS POKOK DAN FUNGSI NAMA JABATAN IKHTISAR JABATAN URAIAN TUGAS ANALISIS JABATAN INFORMASI JABATAN ANALISIS BEBAN KERJA PETA JABATAN KEBUTUHAN KEBUTUHAN PEGAWAI

3 PETA JABATAN Peta jabatan adalah susunan nama dan
tingkat Jabatan Struktural dan Fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi.

4 CONTOH PETA JABATAN Rekapitulasi Kekuatan Pegawai Struktur Organisasi
Lengkap dengan Golru & Pendidikan Beban Kerja Nomenklatur Fungsional dengan Jumlah

5 ANALISIS BEBAN KERJA Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk
menentukan jumlah dan jenis pekerjaan suatu unit organisasi yang dilakukan secara sistematis menggunakan teknik analisis jabatan dengan memperhatikan, atau teknik manajemen lainnya

6 METODE ANALISIS BEBAN KERJA
METODE DAFTAR PERTANYAAN Menyusun daftar pertanyaan terbuka tentang uraian tugas dari masing-masing pegawai/pemegang jabatan sesuai hasil analisis jabatan, namun masih dimungkinkan untuk disesuaikan dengan tugas-tugas baru karena adanya perubahan peraturan perundang-undangan yang berlaku yang disampaikan kepada unit/satuan kerja yang menjadi sasaran. METODE WAWANCARA Mewawancarai masing-masing pegawai/pemegang jabatan yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsinyang dikerjakan oleh pemegang jabatan METODE PENGAMATAN LANGSUNG Mengamati langsung pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang jabatan

7 PENGHITUNGAN BEBAN KERJA
1. Unit pelaksana mengolah data laporan beban kerja dari satuan unit/satuan organisasi dengan menghitung isi kerjanya,dengan rumus : ISI KERJA = BEBAN KERJA x NORMA WAKTU 2. Setelah seluruh jenis produk dihitung isi kerjanya, kemudian dijumlahkan untuk mencari jumlah isi kerja jabatan dan isi kerja unit dengan menggunakan satuan orang jam (OJ)

8 WAKTU KERJA EFEKTIF WAKTU KERJA EFEKTIF per hari = 1 hari x 5 jam x 60 menit = 300 menit WAKTU KERJA EFEKTIF per minggu = 5 hari x 5 jam x 60 menit = menit WAKTU KERJA EFEKTIF per bulan = 20 hari x 5 jam x 60 menit = menit WAKTU KERJA EFEKTIF per tahun = 240 hari x 5 jam x 60 menit = menit Berdasarkan isi kerja jabatan selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai per jabatan dengan rumus : Jumlah Kebutuhan Waktu Penyelesaian x Beban Kerja Pegawai Per jabatan Waktu Kerja Efektif =

9 FORMULIR PENGUKURAN BEBAN KERJA PEGAWAI
Nama Jabatan : Unit Kerja : Ikhtisar Jabatan : No Uraian Tugas Satuan Hasil Waktu Penyele-saian Waktu Kerja Efektif Beban Kerja Pegawai Yg Dibu-tuhkan Ket. 1 2 3 4 5 6 7 8 Jumlah

10 PETUNJUK PENGISIAN U R A I A N KETERANGAN
Nama Jabatan Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama yg tersebut dalam surat keputusan Unit Kerja Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja Ikhtisar Jabatan Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan gambaran secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas jabatan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (What), bagaimana cara mengerjakan (How), dan mengapa dikerjakan (why) Uraian Tugas Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas pokok saudara secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan ringan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why) Satuan Hasil Tulislah satuan hasil yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas pada setiap uraian tugas, satuan hasil tersebut diisi dalam bentuk kata, yaitu rencana, kegiatan, surat, data, berkas, buku, laporan, dll.

11 PETUNJUK PENGISIAN U R A I A N KETERANGAN
Waktu Penyelesaian Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam penyelesaian suatu tugas jabatan Waktu Kerja Efektif Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu efektif = 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit dan 1 tahun menit Beban Kerja Beban kerja yang harus diselesaikan apakah harian, mingguan atau bulanan Pegawai Yang Dibutuhkan Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan (IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun

12 Pegawai Yg Dibutuh-kan
CONTOH (1) Nama Jabatan : Pengolah Data Formasi Unit Kerja : Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai Ikhtisar Jabatan : Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi Instansi Pusat dan Daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku, untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi - BKN No Uraian Tugas Satuan Hasil Waktu Penyele-saian Waktu Kerja Efektif Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuh-kan Ket 1 Menginventarisasi data usulan formasi yang disampaikan oleh Instansi Pusat dan Daerah dengan cara mengelompokkan sesuai dengan instansinya agar memudahkan dalam pencarian data Data 5 menit menit 602 0,125

13 CONTOH (2) No Uraian Tugas Satuan Hasil Waktu Penyele-saian
Waktu Kerja Efektif Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuh-kan Ket 2 Memeriksa data usulan formasi yang disampaikan sesuai dengan format formulir yang ditentukan agar data akurat Laporan 15 menit menit 602 0,376 3 Mengolah data usulan formasi berdasarkan jenis jabatan untuk membuat bahan pertimbangan Bahan Pertim-bangan Formasi 4 Memelihara database formasi pegawai dengan cara menyimpan, memperbaharui dan memproteksi data agar tetap akurat dan terjaga kerahasiaannya Kegiatan 30 menit menit 0,002

14 Pegawai Yg Dibutuh-kan
CONTOH (3) No Uraian Tugas Satuan Hasil Waktu Penyele-saian Waktu Kerja Efektif Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuh-kan Ket 5 Memberikan informasi yang dibutuhkan Penganalisis Formasi Pegawai berdasarkan data usul formasi sebagai bahan pembuatan kebijakan formasi dan pertimbangan alokasi tambahan formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah Laporan 5 menit menit 602 0,125 6 Membuat konsep laporan statistik mengenai formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah berdasarkan data usul formasi untuk diserahkan kepada atasan langsung 6000 menit 1

15 Pegawai Yg Dibutuh-kan
CONTOH (4) No Uraian Tugas Satuan Hasil Waktu Penyele-saian Waktu Kerja Efektif Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuh-kan Ket 7 Membuat konsep pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah berdasarkan data usul formasi sebagai bahan pertimbangan teknis Kepala BKN Pertim-bangan 6000 menit menit 1 0,250 8 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan maupun tertulis untuk kelancaran pelaksanaan tugas Kegiatan 10 menit 300 menit 3 0,100 Jumlah 1,604 Jadi, jumlah pegawai yang dibutuhkan 2 orang (dibulatkan)

16 TERIMA KASIH