MENGAPLIKASIKAN KETERAMPILAN DASAR KOMUNIKSI

Presentasi berjudul: "MENGAPLIKASIKAN KETERAMPILAN DASAR KOMUNIKSI"— Transcript presentasi:

1 MENGAPLIKASIKAN KETERAMPILAN DASAR KOMUNIKSI
Mengidentifikasi proses komunikasi Menerima dan menyampaikan informasi Memilih media komunikasi Melakukan komunikasi melalui telepon Bisnis Manajemen

2 KD 1. Mengidentifikasi Proses Komunikasi
INDIKATOR Persyaratan kemampuan berkomunikasi ditempat kerja teridentifikasi 1.2 Berkomunikasi dengan penyelia dan rekan kerja teridentifikasi 1.3 Meminta saran peralatan berkomnikasi yang paling sesuai 1.4 Teknik bertanya, mendengarkan dan keterampilan berbicara digunakan dlam mengumpulkan dan menyampaikan informasi 1.5 Menggunakan bahasa yang sesuai 1.6 Memakai umpan balik yang membangun MATERI - Komunikasi - Teknik bertanya - Umpan balik yang membangun KEGIATAN - Menjelaskan pengertian komunikasi PEMBELAJARAN - Menyebutkan jenis dan ciri komunikasi - Menyebutkan unsur-unsur komunikasi - Menyebutkan kemampuan berkomunikasi - Menjelaskan teknik bertanya - Menjelaskan penggunaan bahasa verbal dan non verbal - Mengembangkan pendekatan proaktif untuk meningkatkan komunikasi Bisnis dan Manajemen

3 Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka 2002
Komunikasi adalah Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami Bisnis dan Manajemen

4 Dnamika Komunikasi Prof. Drs. Omong Uchjana. MA
Komunikasi adalah Proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu, untuk mengubah sikap pendapat atau perilaku baik langsung secara lisan maupun tak langsung melalui media Bisnis dan Manajemen

5 William. C.H & Wayne M Batty (Bussines Communications Principles and Methoods)
komunikasi adalah suatu proses pertukaran informsi antara individu individu melalui sistem biasa baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal maupun perilaku atau tindakan Bisnis dan Manajemen

6 Kesimpulan : Komunikasi adalah Proses pengiriman dan penerimaan ide, pesan, informasi atau konsep di tempat kerja, baik di dalam kelompok format maupun informal Bisnis dan Manajemen

7 Jenis-jenis Komunikasi
Komunikasi Formal Komunikasi yang dapat berupa perintah, saran, laporan, rapat, atau konferensi. Komunikasi Informal Komunikasi yang tidak direncana dan tidak ditentukan dalam struktur organisasi. Komunikasi Non Formal Komunikasi antara resmi dan tidak resmi. Bisnis dan Manajemen

8 Ciri-ciri Komunikasi Formal
Informasi yang disampaikan mempunyai sanksi Berhubungan erat dengan proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan yang ditetapkan Bersumber dari perintah resmi yang diberikan oleh orang yang berwenang Banyak menggunakan sarana atau media komunikasi Bisnis dan Manajemen

9 Ciri-ciri Komunikasi Informal
Merupakan komunikasi yang tidak resmi berupa kabar angin atau desas. Mengandung hubungan dan keterangan yang tidak resmi Terjadi melalui informasi dari mulut kemulut Mempunyai kemungkinan mengandung informasi yang bertentangan dengan kepentingan perusahaan

10 Ciri Komunikasi Non formal
Komunikasi bersifat antara resmi dan tidak resmi Merupakan sarana untuk mengarahkan komunikasi informal ke komunikasi formal Merupakan jembatan antara formal dan informal dalam memperlancar tugas resmi Merupakan saluran bagi pimpinan untuk mendapatkan ide atau metode baru

11 Persyaratan Kemampuan Berkomunikasi
Ada saling pengertian diantara sipengirim dan sipenerima informasi Ada persamaan makna tentang sesuatu yang dibicarakan Adanya kemampuan para karyawan dalam melakukan kegiatan komunikasi

12 Komponen Komunikasi 1. Komunikator 2. Komunikan 3. Pesan 4. Saluran
5. Sikap atau Respon

13 Komunikator Yaitu seseorang yang menyampaikan berita,informasi, atau pesan Komunikan Yaitu seseorang yang menerima berita, informasi, atau pesan

14 3. Pesan Yaitu isi berita atau informasi yang akan disampaikan Saluran Yaitu media yang digunakan sebagai perantara penyampaian informasi 5. Sikap atau respon Yaitu jawaban dari si penerima informasi

15 Teknik Bertanya Efektif
Teknik mengajukan pertanyaan-pertanyaan diantaranya : Pertanyaan Langsung Pertanyaan Umum Pertanyaan Terbuka Pertanyaan yang diajukan kembali Pertanyaan Faktual Pertanyaan Retoris Pertanyaan Pancingan Pertanyaan yang bersifat menggerakkan

16 KD 2. Menerima dan Mengaplikasikan Informasi
INDIKATOR 2.1 Penertian Informasi diidentifikasi dengan benar 2.2 Cara penerimaan informasi diidentifikasi dengan tepat 2.3 Cara Penyampaian informasi dilakukan dengan benar MATERI - Pengertian Informasi - Cara penerimaan informasi yang baik - Cara Penyampaian informasi yang baik KEGIATAN - Menjelaskan Pengertian Informasi PEMBELAJARAN - Menjelaskan penerimaan informasi yang baik - Menjelaskan cara penyampaian informasi yang baik Bisnis dan Manajemen

17 Menurut Burch dan Starter
Informasi adalah pengumpulan dan pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan G.R Terry Informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna

18 Kamus Administrasi Perkantoran
The Liang Gie Kamus Administrasi Perkantoran Informasi adalah rangkaian perkataan , kalimat, gambar, atau tanda tertulis lainnya yang mengandung pengertian buah pikiran atau pengetahuan apapun yang dapat dipergunakan oleh pemimpin organisasi dalam mengambil keputusan

19 Teknik Penyampaian Informasi
Berbagai cara dalam menyampaikan informasi melalui : Surat Gerak-gerik Lambang/gambar

20 Dalam menyampaikan informasi ada beberapa prinsip yang harus
diperhatikan, yaitu : Menggunakan cara yang mudah Alat komunikasi yang sederhana Kesamaan pengertian Penggunaan alat komunikasi yang sederhana Bermanfaat dan menguntungkan Bisnis dan Manajemen

21 Dalam menerima informasi ada beberapa hal Harus diperhatikan :
Kecakapan komunikasi Sikap penerima Pengetahuan Penerima Sistem sosial Keadaan lahiriah Bisnis dan Manajemen

22 Faktor penghambat Informasi
Kecakapan yang kurang baik Sikap yang kurang tepat Pengetahuan yang kurang Kurang memahami sistem sosial Sakwasangka (prejudice) yang tidak mendasar Kesalahan bahasa Jarak dan Penerima Informasi yang berlebihan Informasi satu arah

23 KD 3. Memilih Media Komuniasi
INDIKATOR Memilih Media yang sesuai 3.2 Menggunakan media komunikasi MATERI - Pengertian Media Komunikasi - Jenis Media Komunikasi - Fungsi Media Komunikasi KEGIATAN - Menjelaskan pengertian Media Komunikasi PEMBELAJARAN - Menyebutkan jenis-jenis Media Komunikasi - Menyebutkan Fungsi Media Komunikasi Bisnis dan Manajemen

24 Pengertian Media Komunikasi
Media Komunikasi adalah media yang dipergunakan dalam proses komunikasi untuk mencapai suatu tujuan Bisnis dan Manajemen

25 Fungsi Media Komunikasi 1. mempermudah penyampaian dan informasi
kepada komunikan 2. mengefektivkan proses penyampaian pesan/informasi kepada komunikan. 3. mempersingkat waktu penyampaian 4. membangkitkan daya tarik pesan/informasi yang akan disampaikan. 5. mengkonkritkan isi berita/pesan yang bersifat abstrak. 6. memperjelas isi dan maksud informasi/pesan 7. menghubungkan komunikator dan komunikan yang saling Bisnis dan Manajemen

26 Jenis-Jenis Media Komunikasi
Menurut Cara Penggunaannya/Eksternal Menurut Kegiatan Sehari-hari/Internal Menurut Sasarannya

27 Menurut Cara Penggunaannya/
Eksternal Media Audio Contoh : Radio, Telepon, Tape Recorder Media Visual Contoh : Surat, Chart, Poster, Transparancy Media Audio Visual Contoh : Film, Televisi, Video Bisnis dan Manajemen

28 Menurut Kegiatan Sehari-hari /
eksternal Surat Prive Telepon Pertemuan Wawancara Kunjungan Bisnis dan Manajemen

29 Menurut Sasarannya Media Umum/Nirmasa
Contoh : Telepon, Telegraph, Tape Recorder Media Massa Contoh : Surat Kabar, Majalah, Film Bisnis dan Manajemen

30 Keuntungan dan kerugian Media Komunikasi
Media Audio Keuntungan : harganya relatif murah dapat membangkitkan fantasi pendengaran mudah dibuat dan digunakan alatnya sangat sederhana Bisnis dan Manajemen

31 Kerugian : agak sulit dikontrol
kualitas suaranya cenderung menurun atau berkurang apabila ada kesalahan harus membuat naskah baru tidak dapat diperkenalkan dalam visual Bisnis dan Manajemen

32 Media Visual Keuntungan : informasi yang disampaikan lebih jelas
biaya pembuatan relatif murah pelaksanaannya dapat menghemat tenaga pembuatannya dan penggunaannya lebih mudah Bisnis dan Manajemen

33 Kerugian : perlu waktu guna menafsirkan pengertiannya
menimbulkan rasa bosan atau jenuh menimbulkan gangguan-gangguan yang tidak diinginkan

34 Media Audio Visual Keuntungan : pemakaiannya tidak membosankan
hasilnya dapat dimengerti dan dipahami informasi yang diterima lebih jelas dan cepat dimengerti informasi dapat diterima sesuai dengan kenyataannya

35 Kerugian : kejelasan suaranya terkadang samar-samar
pelaksanaannya perlu waktu yang cukup lama pelaksanaannya memakan tempat yang cukup luas biayanya relatif mahal

36 Macam-macam Media Komunikasi
Media Komunikasi Tradisional Contoh : Surat, HT, Beduk, Surat Kabar/Koran, Kentongan, Peluit. Media Komunikasi Modern Contoh : Komputer, Televisi, Handphone, Radio, Faximile,Pesawat telepon, OHP, LCD, Laptop, Microphone.

37 Contoh Gambar Media Komunikasi Tradisional

38 Media Komunikasi Modern
Contoh Gambar Media Komunikasi Modern

39 KD 4. Melakukan Komunikasi Melalui Telepon
INDIKATOR Mampu Menjelaskan jenis-jenis Komunikasi dengan telepon 4.2 Mampu menerima panggilan telepon 4.3 Mampu melakukan panggilan keluar 4.4 Mampu mengakhiri dan menutup pembicaraan telepon 4.5 Mampu menyampaikan pesan telepon MATERI - Jenis-jenis komunikasi dengan telepon - Penjelasan cara menerima panggilan telepon - Penjelasan prosedur mengakhiri dan menutup pembicaraan telepon - Penjelasan penyampaian pesan telepon KEGIATAN - Mendiskusikan jenis-jenis komunikasi dengan telepon PEMBELAJARAN - Mendiskusikan prosedur menerima panggilan telepon - Praktek Menerima panggilan telepon dalam berbagai situasi - Mendiskusikan prosedur melakukan panggilan telepon sesuai SOP - Praktek melakukan panggilan telepon dalam berbagai - Praktek Mengakhiri dan menutup pembicaraan telepon - Praktek menyampaikan pesan kepada pimpinan yang baik lisan dan tulisan (LPT) Bisnis dan Manajemen

40 Pengertian Hubungan telepon
Hubungan telepon adalah cara mengadakan Hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain.

41 Jenis-Jenis Pesawat Telepon
Pesawat Tunggal PMBX (Private Manual Branch Exchange) PABX (Private Automatic Branch Exchange)

42 Hubungan Telepon dapat dibedakan menjadi :
Hubungan antar bagian (Intern) Hubungan Lokal Hubungan Interlokal Hubungan Internasional

43 Ditinjau dari segi peletakkannya :
Telepon Meja (Table Phone) Telepon Dinding (Wall Phone) Ditinjau dari segi kapasitasnya : Satu jalur Telepon dengan banyak tuts Sistem hunting Telepon dengan pengeras suara

44 Hal-hal yang perlu diperhatikan pada waktu bertelpon :
Jangan membiarkan telepon berdering lebih dari tiga kali Bersikaplah wajar dan ramah dalam berbicara, seakan-akan berbicara berhadapan muka Bersikaplah wajar dan ramah dalam bicara Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi telepon Bicara seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan

45 Hal-Hal yang harus diperhatikan ketika menerima telepon :
Mengangkat gagang telepon sesegera mungkin. Jangan biarkan telepon berdering lama, maksimal tiga kali. Menyampaikan salam Menyebutkan identitas diri Gunakan bahasa yang resmi, komunikatif (jelas, singkat, dapat dipahami, dan tepat) Mencatat hal-hal penting dalam lembar pesan telepon (LPT)

46 Alat-alat yang digunakan dalam menerima telepon :
Pesawat Telepon Kalender Meja Jam dinding atau jam meja Alat tulis Lembar pesan telepon (LPT) Daftar nomor telepon ekstention internal Buku daftar telepon masuk

47 Melakukan Panggilan Telepon atau Menelpon :
Siapkan nomor telepon yang hendak dituju, perhatikan bahwa nomor telepon sudah tepat. Siapkan peralatan menulis berupa kertas, dan ballpoint

48 Pelaksanaan menelpon :
Tekan nomor telepon yang dituju dengan tepat sesuai dengan alamat yang dimaksud Bila telah tersambung penelpon harus memberikan salam dan menyebutkan identitas diri Mengemukakan maksud dan tujuan menelpon secara jelas, singkat, dapat dipahami dan tepat Mencatat hal-hal penting Mengakhiri pembicaraan dengan ucapn terimakasih dan salam Meletakkan gagang telepon dengan perlahan

49 Mencatat Pesan Telepon :
Mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelpon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan untuk pimpinan, tanda tangan penerima telepon Memindahkan segera lembar pesan telepon Meletakkan pesan telepon di atas meja orang yang dituju atau di atas meja pimpinan agar mudah terlihat Meletakkan pesan telepon pada tempatnya kembali

50 Contoh Lembar Pesan Telepon (LPT) Lembar Pesan Telepon (LPT)
Kepada : ………… Tanggal : ………….. ……….. Jam : ………….. Ditelepon : Dikunjungi : Penting : Oleh : …………………………………………………………………. Perusahaan : ………………… Alamat/No. TelP : …………………………………………………………………. Akan Menelpon : Minta Ditelepon : Minta Janji : …………………………………………………………………… Catatan : …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… Diterima Oleh : …………………………………………………………………….

51 Telephone Message Date : ……………………………...... Time : ……………………………………
To : ……………………………………………………… Mr/Mrs/Ms : ………………………………………………………………………………………… From : ………………………………………………………………………………………… Phone : ………………… - Telephone - Please Call - Will Call Again - Want to See You - Returned Your Call - Urgen Message : …………………………………………………………………………………………………………………… Received By : Your Name Bisnis dan Manajemen

52 BUKU EKSPEDISI EKSTERN
Contoh Buku Ekspedisi BUKU EKSPEDISI EKSTERN Tanggal Kepada Alamat Dari No. Diterima/ Nama Jelas

53 Mendaftar

54 Membuka

55 Mengirim

56 Membaca

57 Menutup