KANTOR dan PERKANTORAN

Presentasi berjudul: "KANTOR dan PERKANTORAN"— Transcript presentasi:

1 KANTOR dan PERKANTORAN
Dyah Puspitasari Mensek 2

2 Studi Kasus Humaira Putri, teller di bbank mandiri, setiap hari menerima sejumlah formulir penarikan dan penyetoran tabungan, diantaranya. Formulir-formulir yang diterima di kelompokkan sesuai kelas masing-masing, yaitu penarikan, penyetoran, transfer dan sebagainya. Setiap kelompok formulir kemudian diserahkan ke unit kerja yang bersangkutan untuk diolah sesuai kebutuhan kerja masing-masing. Misalnya, formulir penarikan dan penyetoran tabungan di unit tabungan memasukkan pada setiap transaksi ke dalam komputer per tanggal tersebut nama penabung, nomor rekening dan jumlah dalam kolom debet atau kredit untuk dijumlah besarnya transaksi pada tanggal tersebut. Sehingga, laporan transaksi setiap hari dapat diberikan kepada manajer yang bersangkutan sebulan sekali. Jelaskan pendapat anda tentang apa yang telah dilakukan oleh humaira putri! Dalam pekerjaan diatas, apa yang anda dapatkan untuk disebut fakta atau data? Tunjukkan juga bagaimana dan mengapa pengolahan data dilakukan sehingga menjadi informasi dalam kasus ini?

3 Pengertian adalah tempat atau pekerjaan yang melaksanakan layanan administrasi dan pelayanan kantor untuk keperluan manajemen Tempat dimana pekerjaan tatausaha dilakukan Bagaimana dengan Bank dan Asuransi apakah disebut kantor? Kenapa? Kantor

4 Pekerjaan kantor Berhubungan dengan surat menyurat Komunikasi
antara individu dalam perusahaan Instruksi, wawancara, rapat Antara perusahaan dengan perusahaan lain Surat , pesanan Menghitung harga, biaya, daftar pembayaran Pekerjaan statistik Perencanaan Usaha untuk membuat suatu tidakan meliputi apa yang dilakukan, siapa yang mengerjakan dan dimana Penentuan waktu pelaksanaan

5 Tugas Pokok pekerjaan Kantor
Menulis-komunikasi dengan surat-telepon- Menghitung Menggolongkan dan menyimpan surat/dokumen

6 Ciri-ciri pekerjaan kantor
1 Suatu fungsi yang bersifat memudahkan atau meringankan pekerjaan Suatu pekerjaan yang bersifat memberi pelayanan Volume pekerjaan ditentukan oleh pihak luar Isi pekerjaan didominasi oleh kegiatan mengetik dan menghitung-44% Pemencaran-pekerjaan kantor dilakukan di tiap bagian 2 3 4 5

7 Fungsi kantor Untuk menerima informasi Untuk merekam informasi
Untuk menyusun informasi Untuk menjaga aset kantor

8 Unsur Dasar Perkantoran
Aturan Ruang atau tempat Peralatan Filing Pegawai Formulir Laporan

9 Pengolahan Data Penciptaan perlu dilakukan untuk membuktikan keberadaan data dan ketersediaan Pengumpulan data untuk penyelesaian kerja tau penyimpanan Pembacaan dilakuakn utuk intepretasi data Pengetikan/penulisan merupakan awal dari pemrosesan data Perekaman atau pencetakan dilakukan karena data dikonversi untuk dapat lebih mudah dibaca Pemilahan dengan pengklasifikasikan data diakaitkan dengan asalnya Pemindahan dengan menyebarkan, mengirim data Perhitungan data secara matematis Pengecekan data untuk ketepatan dan kesempurnaan Penyimpanan data untuk kepentingan masa depan

10 Proses data menjadi informasi
Pencampuran Penghilangan Penyederhanaan Pengubahan

11 Data sebagai Arsip Data terdiri dari surat-surat dan dokumen yang dihasilkan bersamaan dengan setiap kegiatan perkantoran untuk menjadi dasar pembuatan keputusan Arsip menjadi informasi untuk masa kegiatan tersebut dan masa yang akan datang Informasi yang berguna untuk masa depan harus disimpan-dipelihara agar mudah waktu dibutuhkan Arsip dibedakan menjadi Dinamis: masih diperlukan untuk mendukung kegiatan Statis: arsip yang tidak lagi mendukung pekerjaan tetapiu memiliki nilai historis/sejarah, sosial dan ekonomi

12 Pengorganisasian data dan informasi dalam kantor
Sentralisasi Seluruh kegiatan dan pekerjaan terhadap data/informasi dilakuakn oleh unit kerja tersendiri sehingga unit pelaksana lain tidak melakukan penyimpanan dan pe nemuan kembali informasi Desentralisasi Seluruh kegiatan dan pekerjaan terhadap data/informasi dilakukan oleh unit kerja masing-masing- tidak ada unit kerja tersendiri yang mengelola data/informasi Gabungan

13 sentralisasi Kelebihan Kelemahan Keseragaman cara kerja
Kemudahan dalam pengawasan Hemat dalam peralatan kantor Pemerataan beban kerja Kelemahan Pekerjaan bisa tertunda untuk mengambil data Kebutuhan data tidak sesuai dengan yang diinginkan unit kerja

14 desentralisasi Kelebihan Kelemahan
Data cepat diperoleh terutama untuk kantor yang lebih dari satu gedung kemudahan Kelemahan Pemborosan peralatan kantor Sulit untuk pengawasan kerja

15 Pengawasan Kerja Pengawasan merupakan bagian dari manajemen yang menentukan perolehan yang sedang diusahakan, mengevaluasinya dan juga menerapkan ukuran-ukuran yang jelas. Pengawsan dilakukan dengan melihat apa yang sudah direncanakan dan dilakukan untuk meraih tujuan. Pengawasan terdiri dari: Pengawasan manajemen Penggunaan sumber daya dengan efektif Pengawasan terhadap Informasi-informasi yang dibutuhkan Pengawasan operasional Merupakan pengawwasan terhadp jalannya kegiatan/pekerjaan kantor

16 Standar Kerja Adalah sesuatu yang dibentuk oleh kebiasaan dan otoriti untuk menjadi pegangan bagi kualitas, kinerja dan pelayanan dalam pekerjaan kantor Standar bukan merupakan sebuah kesempurnaan namun jenis yang diharapkan oleh manajer dan kepuasan yang yang diharapkan oleh manajemen Standar kerja tidak hanya memberikan pengawasan tapi juga termasuk perencanaa, pengorganisasian dan pelaksanaan kerja. Dalam perencanaan, standar kerja dijadikan pegangan untuk menentukan komponen-komponen yang dibutuhkan oleh setiap kegiatan kerja agar berhasil mengikuti tahapan-tahapan kerja yang sesuai.

17 Jenis standar Standar kerja Standar alat Standar lingkungan
Pengukuran terhadap kuantitas dan kualitas Standar alat Meja, file, mesin Standar lingkungan Ruang, tata letak perlengkapan, pencahayaan Standar proses Metode pemberkasan, distribusi surat, penanganan keuangan, duplikasi

18 Diskusi Apakah keempat standar tersebut saling berhubungan/terkait
Jika tidak jelaskan alasannya… Jika ya sebutkan contohnya… Siapa yang berhak membuat standar kerja, jelaskan! Mengapa konflik dapat muncul dalam kegiatan perkantoran?jelaskan!