PENYUSUNAN MANUAL PROSEDUR (MP)

Presentasi berjudul: "PENYUSUNAN MANUAL PROSEDUR (MP)"— Transcript presentasi:

1 PENYUSUNAN MANUAL PROSEDUR (MP)
LP2MP | Quality for Development 4/5/2017

2 Dokumen SPMI UNDIP Kebijakan Akademik Standar Akademik
Peraturan Akademik Manual Mutu Manual Prosedur ≈ SOP Instruksi Kerja 4/5/2017

3 STRUKTUR DOKUMEN SISTEM MUTU
APA ? (Sesuai standar Mutu) MM (Manual Mutu) Aras 1 BAGAIMANA ? (Langkah kerja apa, bagaimana, mengapa, kapan, di mana?) MP (Manual Prosedur) Aras 2 IK (Instruksi Kerja)/ DP (Dokumen Pendukung)/ BO (Borang)/Rekaman RINCI (Langkah kerja rinci, deskripsi tugas setiap individu/kelompok) Aras 3

4 Perubahan Sistem Dokumen
Dokumentasi SPMI-PT Dokumen yang Sudah Ada Kebijakan SPMI (Kebijakan Mutu) Manual SPMI (Manual Mutu) Standar SPMI (Standar Mutu) Formulir SPMI (Borang) Kebijakan Akademik Standar Akademik Peraturan Akademik Manual Mutu Akademik Manual Prosedur AMAI LP2MP | Quality for Development

5 Kebijakan Kabijakan PT: arah, dasar, nilai-nilai, tujuan, strategi, prinsip dan sistem manajemen penyelenggaraan pendidikan tinggi: merupakan bagian dari renstra PT Kebijakan Akademik: bagian dari Kebijakan PT, khusus dalam bidang akademik (kurikulum, pembelajaran dsb), termasuk penelitian dan pengabdian masyarakat Kabijakan SPMPT: garis besar bagaimana PT memahami, merancang dan melaksanakan SPMI-PT LP2MP | Quality for Development

6 Manual SPMI-PT (SPM-PT): rincian tentang apa saja, siapa, bagaimana dan kapan
Manual Penetapan Standar Manual Pemenuhan/pelaksanaan standar Manual Pengendalian Standar Manual Pengembangan/peningkatan Standar LP2MP | Quality for Development

7 Standar SPMI-PT ( Standar SPMI UNDIP): rincian spesifikasi sebuah tujuan, cita-cita, keinginan, kriteria, ukuran, patokan, pedoman dan perintah untuk mencapainya Lebih mirip sasaran mutu yang sedang kita susun Jenis dan jumlah variabel minimal mengacu pada SNP (8 kriteria/variabel) sambil menunggu hasil rumusan SNP yang baru Rumusan standar untuk masing-masing variabel harus memenuhi unsur Audience, Behaviour, Competence, dan Degree Contoh: Dekan dan ketua jurusan melakukan rekruitmen, pembinaan dan pengembangan dosen agar tercapai rasio dosen mahasiswa 1:20 paling lambat akhir tahun 2020 LP2MP | Quality for Development

8 Setiap Standar memerlukan:
Manual prosedur (MP) Formulir Kerja (borang) Dokumen Pendukung (SK, referensi, dsb) Contoh: Standar Evaluasi Kurikulum LP2MP | Quality for Development

9 Contoh: Standar Evaluasi Kurikulum: ketua program studi harus melakukan evaluasi kurikulum minimal 5 tahun sekali agar lulusan yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan masyarakat Dibutuhkan : (1) MP evaluasi kurikulum (2) Formulir (format) kurikulum (3) Dukumen pendukung (kepmendiknas , buku panduan KBK,dsb)

10 Pengkodean Dokumen Mutu

11 3.2. Pengkodean Dokumen Mutu
Contoh: SPMI-UNDIP MP 11 01 05 .

12 SPMI-UNDIP/MP/ /05 SPMI-UNDIP MP 11 01 05 .

13 . SPMI-UNDIP MP 11 01 05 Prodi-Lab Nomor Dokumen
Sistem Penjaminan Mutu Internal UNDIP Jenis Dokumen Pengendali Dokumen Unit/Fakultas Bagian dari Unit/Fak

14 . SPMI-UNDIP MP 11 01 05 Jenis Dokumen MM : Manual Mutu
MP : Manual Prosedur Jenis Dokumen IK : Intruksi Kerja Dokumen Lain…………

15 Pengendali Dokumen Unit/Fakultas
SPMI-UNDIP MP 11 01 05 . UPT KK (20) UPT Komputer (19) UPT Perpus (18) LP2MP(01) BAK (17) FH (02) Pengendali Dokumen Unit/Fakultas BAUK (16) FE (03) FT (04) BAA (15) LPPM (14) FK (05) PPS (13) FP(06) FPsi (12) FIB (07) FPIK (11) FISIP (08) FKM (10) FMIPA (09)

16 . . SPMI-UNDIP MP 04 01 01 05 Jurusan 01 . Sipil 02. Arsitek 03. Kimia
04 berarti F. Teknik dst

17 . . SPMI-UNDIP MP 11 01 01 05 Program Studi, LAB 01. PS S-1 MSDP
02. PS S-1 BDP 11 berarti F. PIK 03. DST 04. LAB MSP 01. JUR. PERIKANAN

18 . . . SPMI-UNDIP MP 11 01 01 05 Nomor Dokumen 01: nomor 1 02: nomor 2
Dan seterusnya……..

19 LANDASAN FILOSOFIS MP Self-explanation
Isi telah mampu menjelaskan Independent Tdk memerlukan buku/panduan lain Concise Padat, ringkas Comprehensive Lengkap, menyeluruh Tahapan kerja/perintah dapat dengan mudah dipahami dan dilaksanakan oleh pengguna 4/5/2017

20 MP HENDAKNYA: MEMBERIKAN PENJELASAN ATAS SATU (1) PROSEDUR/PROSES KEGIATAN SAJA DARI AWAL – AKHIR (SELESAI) MENCANTUMKAN PERKIRAAN KISARAN WAKTU YANG DIPERLUKAN PENGGUNA DARI AWAL – AKHIR (SELESAI) 4/5/2017

21 TIPE PENYAJIAN MP Naratif / Deskriptif Bagan alir Tabel
Kombinasi di atas Metode lain sesuai dengan keperluan organisasi 4/5/2017

22 FORMAT UMUM MP JUDUL TUJUAN PENGERTIAN REFERENSI PROSEDUR LAMPIRAN
4/5/2017

23 F0RMAT UMUM MP - JUDUL SPMI-UNDIP/MP/02/05 Manual Prosedur
Penyelenggaraan Pelatihan Dilingkungan Lembaga Pengembangan dan Penjaminan Mutu Pendidikan Disetujui oleh Revisi ke : - Tanggal SPMI-UNDIP/MP/02/05 Rektor 4/5/2017

24 FORMAT UMUM MP - TUJUAN TUJUAN ditulis dengan jelas dan singkat
Contoh: MP Penyusunan Rencana Studi Mahasiswa Program Sarjana ini bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai prosedur pengisian rencana studi mahasiswa program sarjana (S1) di lingkungan Universitas Diponegoro 4/5/2017

25 FORMAT UMUM MP - PENGERTIAN
PENGERTIAN mendefinisikan istilah/kata-kata kunci yang digunakan pada MP agar tidak menimbulkan persepsi yang berbeda Istilah yang sudah dimengerti secara umum tidak harus dijelaskan kembali 4/5/2017

26 FORMAT UMUM MP - REFERENSI
REFERENSI merupakan dasar hukum penulisan MP Misalnya: Standar akademik UNDIP, SK Rektor UNDIP, dll Referensi ditulis berdasarkan pada urutan kekuatan hukum Referensi dengan kekuatan hukum yang sama ditulis berdasarkan pada urutan tahun 4/5/2017

27 FORMAT UMUM MP - PROSEDUR
PROSEDUR dituangkan dalam bentuk naratif bernomor urut, kemudian diikuti dengan bagan alir. Tabel dan keterangan lain yang diperlukan dimasukkan kedalam bagian ini Bagan alir berisi prosedur/tahapan/urut-urutan kegiatan yang harus dilalui 4/5/2017

28 FORMAT UMUM MP - PROSEDUR
Bagan alir memiliki kolom KEGIATAN dengan nomor urut dan jumlah yang sama sebagaimana tahapan kegiatan pada prosedur naratif Tahapan kegiatan diawali dengan pihak yang paling berkepentingan, yaitu kepada siapa MP tersebut diperuntukkan 4/5/2017

29 ANATOMI UMUM MP - PROSEDUR
Bagan alir memiliki kolom PIHAK-PIHAK YANG BERKEPENTINGAN. Pihak-pihak yang berkepentingan diurutkan berdasarkan pada urut-urutan kegiatan yang dilakukan, sebagaimana dinyatakan pada prosedur naratif 4/5/2017

30 ANATOMI UMUM MP - PROSEDUR
Bagan alir memliki kolom WAKTU dan DOKUMEN Contoh Bagan Alir ‘MP PENYUSUNAN RENCANA STUDI MAHASISWA PROGRAM SARJANA’  KLIK 4/5/2017

31 FORMAT UMUM MP - PROSEDUR
Keterangan simbol pada Diagram Alir: No. Simbol Keterangan 1 Memulai dan mengakhiri prosedur 2 Proses dikerjakan 3 Pilihan/option/evaluasi/keputusan 4 Dokumentasi/pendataan/pengarsipan 5 Konektor/menyambung ke halaman lain 4/5/2017 BIDANG PENJAMINAN MUTU (BPM) UNIVERSITAS DIPONEGORO

32 FORMAT UMUM MP - LAMPIRAN
LAMPIRAN dapat terdiri atas: keterangan tambahan yang diperlukan contoh borang, dokumen terkait, ataupun dokumen yang dibutuhkan selama menjalankan prosedur contoh dokumen atas hasil yang akan diperoleh penjelasan mengenai tugas/kewenangan/hak dari PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT dalam kaitannya dengan MP tersebut 4/5/2017

33 TERIMA KASIH SALAM 4/5/2017