SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAKAN KLIEN

Presentasi berjudul: "SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAKAN KLIEN"— Transcript presentasi:

1 SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAKAN KLIEN
PENYELARASAN SOP SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAKAN KLIEN

2 SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAKAN KLIEN
PENYELARASAN SOP SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAKAN KLIEN Bertujuan Untuk : menetapkan kententuan yang berlaku tentang penerimaan atau penolakan klien Ruang Lingkup : Untuk Seluruh Penugasan yang diterima oleh KJPP Yanuar Bey & rekan

3 SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
DEFINISI adalah pihak ketiga diluar Y&R yang memiliki prospek untuk bekerjasama dengan Y&R, atau telah bekerjasama dengan Y&R dalam perikatan tertulis dengan tujuan yang saling menguntungkan sesuai dengan hukum atau ketentuan yang berlaku. Termasuk dalam Klien adalah pihak ketiga yang telah menerima proses Pemasaran Jasa dari Y&R tetapi belum bekerjasama atau melakukan perikatan tertulis. Klien adalah kondisi dimana Partner atau karyawan Y&R memiliki hubungan saudara, afiliasi atau kepemilikan pada atau dengan Klien sehingga berpotensi menjadi tidak independen. Benturan Kepentingan adalah kemandirian dan obyektivitas penilai terhadap Klien dan penugasan yang diterima. Ketidakberpihakan adalah proses perkenalan dan penawaran jasa yang diberikan oleh Y&R kepada Klien atau calon Klien dalam sesi presentasi, atau kunjungan (jika diminta). Pemasaran Jasa adalah kriteria yang ditetapkan pada Y&R sebagai acuan untuk menerima pekerjaan dari calon Klien atau Klien, berdasarkan hasil rekomendasi Partner yang lain. Penerimaan Klien adalah kriteria yang ditetapkan pada Y&R sebagai acuan untuk menolak pekerjaan dari calon Klien atau Klien, berdasarkan hasil keputusan Partner yang lain Penolakan Klien

4 SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
DEFINISI, Continued adalah kertas kerja pemeriksaan pada internal Perusahaan/Y&R untuk proses evaluasi kelayakan Klien. Kertas Kerja Klien adalah aktivitas yang dilakukan oleh karyawan Y&R untuk melakukan identifikasi penugasan serta Pemasaran Jasa kepada Klien atau calon Klien. Kunjungan Klien adalah penilai bersertifikat, atau Partner yang memiliki kewenangan untuk pengambilan keputusan penerimaan atau penolakan penugasan dari Klien.. Partner adalah mekanisme penerimaan pekerjaan/penugasan Klien berdasarkan kompetensi yang dimiliki oleh Y&R. Identifikasi Kesanggupan Penerimaan Klien

5 SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
KETENTUAN 1. Y&R hanya akan bekerjasama dengan Klien yang direkomendasikan dan disetujui dengan suara terbanyak oleh Partner.

6 SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
KETENTUAN, Continued Identifikasi klien Point 1 – 6, terkait dengan informasi umum tentang klien, perkembangan bisnis dan reputasi klien, termasuk ada atau tidak benturan kepentingan dengan salah satu partner dan sikap kjpp terhadapnya. Proses Pemasaran Jasa Point 6 – 11, terkait dengan siapa yang dapat melakukan pemasaran jasa, model pemasarannya, prosesnya, dokumentasi hasilnya, tindak lanjut terhadap hasilnya, termasuk review berkala atas kegiatan proses pemasaran jasa ini, Kertas Kerja klien Point 12 – 15, terkait dengan kewajiban pengisian kertas kerja klien, isi dari kertas kerja klien, dan pendistribusian kertas kerja klien kepada partner sebagai bahan evaluasi penolakan atau penerimaan klien.

7 KETENTUAN, Continued Identifikasi Penugasan
SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued : KETENTUAN, Continued Identifikasi Penugasan Point 16, Partner atau karyawan Y&R yang melakukan kontak dengan Klien atau calon Klien wajib melakukan identifikasi penugasan dan dicatat pada Kertas Kerja Klien, minimal meliputi: Identifikasi Klien/calon Klien Lingkup Penugasan/Pekerjaan Obyek Penugasan Tujuan Cut off Date Nilai yang digunakan (terkait dengan lingkup penugasan penilaian). Pendataan klien dan calon klien Point 17 – 19, terkait dengan status data klien, aturan publikasinya, pengelolaan data berdasarkan beberapa kriteria pengelompokan, dan penugasan staff utk pengelolaannya. Mekanisme pengambilan keputusan Point 20 – 21, terkait dengan minimal jumlah partner dalam rapat pengambilan keputusan mengenai penerimaan dan penolakan klien

8 SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
KETENTUAN, Continued Kebijakan pertimbangan resiko terhadap klien Point 22 – 23 terkait dengan informasi yang cukup untuk pengambilan keputusan, kriteria dalam calon klien dengan resiko hukum yang tinggi yang akan mengakibatkan ditolaknya klien atau penugasan tersebut. Kriteria penerimaan dan penolakan klien Point 24 – 30, terkait dengan kriteria diterima atau ditolak, mekanisme pengambilan keputusannya, pendokumentasiannya, sosialisasinya, sampai evaluasinya. Identifikasi kesanggupan penerimaan klien Point 31 – 34, terkait dengan evaluasi kompetensi teknis, mekanisme identifikasi, kapan identifikasi dilakukan, dan dokumentasinya. Review terhadap kriteria klien dan kertas kerja klien Point 35 – 37, terkait dengan sosialisasi berkala kepada seluruh karyawan dan pemantauan kertas kerja klien secara periodik, .

9 SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
KEWENANGAN AKTIVITAS PERSETUJUAN PADA KERTAS KERJA KLIEN MAKER PARTNER ATAU KARYAWAN YANG BERTEMU DENGAN KLIEN APPROVAL MINIMAL 3 PARTNER

10 SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
FLOW CHART IDENTIFIKASI KLIEN

11 SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
FLOW CHART PENERIMAAN / PENOLAKAN KLIEN

12 SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
PROSEDUR PROSES IDENTIFIKASI KLIEN Ada 7 point yang harus dilakukan baik oleh marketer maupun oleh partner dari mulai penyusunan rencana kerja, jadwal kunjungan, evaluasi dan persetujuan atas rencana kerja, sampai collecting info tentang klien PROSES PENERIMAAN ATAU PENOLAKAN PENUGASAN KLIEN Terdapat 10 point yang harus dilakukan baik oleh marketer maupun oleh partner mulai dari pembuatan ringkasan klien dan penugasan, pendistribusian ringkasan, evaluasi kertas kerja, pemahaman atas informasi tentang klien dan penugasan sebagai dasar persetujuan atau penolakan, pencantuman tanda tangan persetujuan atau penolakan.

13 SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
MEDIA / FORM YANG DIGUNAKAN KERTAS KERJA KLIEN MINUTES OF MEETING RENCANA KERJA

14 SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
Secara mingguan, petugas yang ditunjuk melakukan pemeriksaan terhadap persetujuan pada kertas kerja klien oleh pejabat yang berwenang Secara mingguan, petugas yang ditunjuk melakukan review dan evaluasi terhadap data calon klien atau klien existing. PENGAWASAN (CONTROL CHECK POINT) PADA PROSES INI ADALAH PENGAWASAN

15 SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
END OF SLIDE