Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan

Presentasi berjudul: "Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan"— Transcript presentasi:

1 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
Diklatpim Tingkat IV – Balai Diklat Kepemimpinan Magelang 2012

2 Pokok Bahasan: Tujuan: Terminologi Administrasi Perkantoran Modern
Sistem Informasi Manajemen Teknik Pelaporan (Teknologi Informasi) Tujuan: Meningkatkan kinerja instansi pemerintah dan layanan publik

3 Sistem, Kinerja, Masalah
STANDARDS / TARGETS EXTERNALITIES GAP quantity speed quality M enpower Planning ISSUES M oney Organizing M ethods Actuating PRODUCT M achines Directing M aterials Controlling INPUT for next Process INPUT PROCESS OUTPUT

4 Dalam konteks administrasi/manajerial:
Pengertian (Indrajit: 1999)  suatu teknologi yang berhubungan dengan PENGOLAHAN data dan informasi, serta PENYALURANNYA dalam batas ruang dan waktu (Longman Dict.)  the science & practice of COLLECTING, STORING, USING, and SENDING OUT of Information by means of computer system and telecommunication (Wikipedia Id.)  hasil rekayasa manusia terhadap PROSES penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima sehingga lebih cepat, lebih luas sebarannya, lebih lama penyimpanannya Dalam konteks administrasi/manajerial: Enabler Factor yang mempermudah terwujudnya suatu administrasi yang bebas dari pengaruh hubungan personal

5 EKOSISTEM T.I : BRAINWARES: Developer, programmer, hacker, cracker
Operator  SDM berkompeten User  Kebijakan &Komitmen, SOP yg rigid HARDWARES: Input Device (Keyb, mouse, touchpad, scanner, mic, camera dll) Processing Unit Output Device (display/monitor, speaker, printer dll) Network (LAN, WAN, www, intranet dll) SOFTWARES: Operating System (DOS, Windows, Linux, Android) Bahasa Pemrograman (BASIC, Cobol, dBase, VisualFoxPro) Program Aplikasi Paket (Microsoft Office, FireFox, Open Office) Khusus (SPAN, MPN dll) Licenced vs Open Source ?

6 Perubahan paradigma dari:
Face 2 face Satu atap Formulir Loket/antrian Bising, tdk nyaman Tanda tangan basah SOP tempel di dinding, tapi pelaksanaannya berbeda. Bebas pengaruh hub.personal keyboard Screen CPU jaringan Ciri: IMPERSONALITAS SERENTAK (terkait dg beberapa institusi sekaligus)

7 With the Computer Around the Computer Trough the Computer
Evolusi Pemanfaatan TI: Computernya Stand alone Digunakan hanya untuk mengetik (menggantikan fungsi mesin tik) Outputnya dicetak pd kertas Distribusi oleh kurir Terhubung LAN Komputerisasi proses bisnis hanya terkait dalam unit org. sendiri Output (informasi) utk org.luar dicetak kertas Distribusi oleh pos/fax Terhubung WAN/www Komputerisasi proses bisnis terkait dg proses bisnis org.luar yg juga terkomputerisasi PAPERLESS Distribusi elektronis

8 SELAYANG PANDANG PERKEMBANGAN PENERAPAN T.I.
(Komparasi dengan negara lain) Indonesia e-KTP Fungsi tunggal : ID Kapasitas 4 kb Contact-less Cost 6,6 T Upgrade USD1/kartu Malaysia MyKad Multifungsi: ID, SIM, medis, e-Cash, public key infrastructure dll Thailand e-ID Multifungsi: ID, medis, borderpass, online service, dll Portugal e-ID Merger dari: ID, NPWP, Jaminan Sosial, Asr. Kesehatan, Pemilu

9 MENGAPA e-GOV di Indonesia “LAMBAT”?
Fokus pada penyerapan anggaran, bukan MASTERPLAN Memulai terlalu BESAR, atau terlalu kecil Fokus pd sistem Transaksional, bukan PROSES BISNIS Kurangnya pemahaman EKOSISTEM I.T. secara utuh (Kebijakan/SOP/SDM) Evaluasi terhadap pengukuran kinerja instansi yg berfokus pada anggaran agar menjadi berbasis kinerja Pembuatan MASTERPLAN melibatkan pihak yang tidak memiliki bussiness-interests (misalnya pihak akademis universitas) Mengintegrasikan seluruh PROSES BISNIS antar unit secara elektronis (mengeliminasi proses yang masih manual) Lebih fokus pada KEBIJAKAN, SOP rinci, jangan berakhir sebagai “Tataniaga” yang sarat kepentingan bisnis pihak-pihak terkait Perubahan PARADIGMA & BUDAYA KERJA dengan gerakan yang massive dan kontinyu (mis: diklat, kampanye, dll)

10 Blueprint Intergrasi TI
Beberapa PENERAPAN T.I. Pada unit Eselon I di KemenKeu BPPK (e-Learning) DJPb/DJA (SPAN - COTs) DJP (Pintar) DJKN (Simak BMN) Blueprint Intergrasi TI KemenKeu DJBC (EDI-INSW) e-Proc, dll

11

12 EDI or DIE

13 (2014?) SPAN Satker K/L Bank

14

15 VISI MISI unit TIK Pusat dalam rangka mewujudkan visi
Menjadi unit TIK Pusat berstandar internasional yang secara proaktif melayani kebutuhan seluruh satuan kerja dan menjadi champion pemanfaatan TIK dalam menjalankan kebijakan Kementerian Keuangan” Mewujudkan TIK yang mendukung kepentingan pengambilan keputusan. Mewujudkan TIK yang mendukung Integrasi Kementerian Keuangan.

16 BLUEPRINT TI Kementerian Keuangan
PERSPEKTIF dalam BALANCED SCORECARD: 1. FINANSIAL 2. STAKEHOLDER 3. OPERASIONAL 4. PEMBELAJARAN & PERTUMBUHAN

17 BLUEPRINT TI Kementerian Keuangan
1. Perspektif Finansial: Meningkatkan Efisiensi Anggaran TI Tujuan Strategis: Idle Capacity untuk bandwith  Berkurang Idle Capacity untuk computing power  Berkurang Idel Capacity untuk CPU Power  Berkurang Jumlah pemakaian lisensi software/aplikasi yang dapat digunakan bersama  Bertambah Pengukuran  Target:

18 BLUEPRINT TI Kementerian Keuangan
2. Perspektif Stakeholder: Mendukung Pengambilan Keputusan Mendukung Integrasi Sistem di Kemenkeu Tujuan Strategis: Jumlah complain terkait ketersediaan data yang diperlukan untuk pengambilan keputusan  Berkurang Tingkat kepercayaan thd kualitas data (skala 1 - 5)  ≥ 3 Jumlah complain terkait updating/validitas data yang diperlukan untuk pengambilan keputusan  Berkurang Jumlah complain atas fasilitas TI yang mendukung proses integrasi  Berkurang Pengukuran  Target:

19 BLUEPRINT TI Kementerian Keuangan
3. Perspektif Operasional: Tujuan Strategis Pengukuran  Target Mengelola ketersediaan layanan TI secara efektif Prosentase gangguan layanan yang terselesaikan  bertambah Jangka waktu terjadinya gangguan layanan hingga terselesaikannya gangguan layanan  berkurang Mengelola layanan pihak ke-3 secara efektif Prosentase layanan dari pihak ke-3 yang memiliki Service Level Agreement (SLA) bertambah Prosentase layanan dari pihak ke-3 yang memenuhi target minimum SLA  bertambah Jumlah complain terkait SLA dari pihak ke-3 yang tidak memenuhi target minimum  berkurang Mengelola infrastruktur TI yang aman Jumlah insiden keamanan yang berdampak pada gangguan layanan TI  berkurang Jangka waktu terjadinya gangguan keamanan hingga terselesaikannya gangguan keamanan  berkurang

20 BLUEPRINT TI Kementerian Keuangan
3. Perspektif Operasional (lanjutan): Tujuan Strategis Pengukuran  Target Mengelola kualitas layanan Prosentase layanan yang memiliki SLA  bertambah Prosentase layanan yang memenuhi target minimum SLA  bertambah Jumlah complain terkait SLA yang tidak memenuhi target minimum  berkurang Mengelola resiko TI secara efektif Prosentase proses bisnis yang memiliki target keberlangsungan layanan  bertambah Jangka waktu yang diperlukan sejak identifikasi resiko hingga mekanisme penanganan resiko  berkurang Mengelola kapasitas layanan dan infrastruktur TI secara efektif dan efisien Jumlah gangguan yang terjadi karena kurangnya kapasitas layanan dan infrastruktur TI  berkurang Deviasi antara kapasitas yang diprediksi dengan kebutuhan kapasitas sebenarnya  berkurang

21 BLUEPRINT TI Kementerian Keuangan
3. Perspektif Operasional (lanjutan): Tujuan Strategis Pengukuran  Target Mengelola insiden yang terjadi secara efektif Jumlah insiden yang masuk pada service desk  berkurang Jumlah pengulangan insiden yang pernah terjadi dan pernah diatasi  berkurang Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi insiden yang terjadi  berkurang Mengembangkan Sistem Administrasi Kementerian Terintegrasi Prosentase progress (targetted by date)  bertambah Mengembangkan Sistem Informasi Keuangan Negera Terintegrasi Mengembangkan Sistem Informasi pengambilan keputusan

22 BLUEPRINT TI Kementerian Keuangan
4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan: Tujuan Strategis Pengukuran  Target Mengembangkan kompetensi SDM TI Prosentase pelatihan yang sesuai dengan peran staf TI yang bersangkutan  bertambah Jumlah SDM TI yang memiliki sertifikasi yang sesuai dengan yang diperlukan untuk posisi ybs  bertambah Menciptakan struktur organisasi TI yang optimal Prosentase kegagalan pencapaian target organisasi TI yang disebabkan kurangnya fungsi dalam struktur organisasi TI  berkurang Menyediakan peralatan dan teknik TI yang meningkatkan fungsi TI Jumlah layanan TI yang memiliki peningkatan manfaat layanan dengan adanya teknologi/peralatan baru (diukur dari survey)  bertambah Mengembangkan sistem Informasi Pengukuran Kinerja Prosentase proses TI yang diberlakukan pengukuran kinerja secara formal  bertambah Prosentase adanya sistem pengukuran kinerja yang terotomasi  bertambah

23 BLUEPRINT TI Kementerian Keuangan
4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan (lanjutan): Tujuan Strategis Pengukuran  Target Mengelola investasi TI secara efektif dan efisien Jumlah aset TI yang memiliki manfaat yang lebih besar dibandingkan TCO-nya bertambah Prosentase aset TI yang dimanfaatkan bersama (sharing)  bertambah Prosentase reuse aset TI yang telah dimiliki  bertambah Prosentase proyek TI yang sukses dan tepat waktu  bertambah Mengendalikan manajemen perubahan secara efektif Prosentase proyek TI yang berdampak pada perubahan proses bisnis yang signifikan dapat diimplementasikan dengan sukses  bertambah Prosentase perubahan TI yang sukses dilakukan dalam menyesuaikan perubahan bisnis  bertambah

24 BLUEPRINT TI Kementerian Keuangan
PROSES BISNIS 1. Penyederhanaan PROSES BISNIS 2. Mencapai AKUNTABILITAS melalui SOP 3. OTOMASI aktifitas administrasi dan rekonsiliasi 4. Input Data ke dalam sistem HANYA 1x 5. PAPERLESS as far as possible

25 Balanced Scorecard Kementerian Keuangan

26 Fungsi Pengelolaan Keuangan Negara Terintegrasi

27 Fungsi Pengelolaan Administrasi Keuangan Kementerian dan Fungsi Pendukung Terintegrasi

28

29

30 Core switch merupakan switch utama yang menghubungkan semua bagian di jaringan.
DMZ internet merupakan sebuah zona yang berada di antara internal network dan internet. Pada bagian ini diletakan server yang dapat diakses oleh publik dan sebagai buffer jika ada pengguna yang ingin akses ke internal network melalui jaringan umum dengan memanfaatkan VPN (Virtual Private Network). DMZ juga dimanfaatkan sebagai bemper jika ada hacker yang berusaha masuk atau merusak jaringan internal, diharapkan kerusakan yang terjadi dapat diminimalisir. Server farm merupakan bagian dimana semua server dan storage berada. Pada bagian ini akan diletakan application server yang akan diinstall aplikasi yang akan digunakan oleh seluruh DJ sesuai dengan hak akses yang telah diberikan. DRC (Disaster Recovery Center) merupakan bagian yang bertindak sebagai redundancy untuk sistem TIK di Kemenkeu ketika terjadi kegagalan sistem. DRC dapat diakses melalui core switch dan melalui internet untuk redundancy. Intranet merupakan gedung-gedung tempat DJ berada yang berlokasi di Lapangan Banteng, umumnya terhubung dengan backbone melalui fiber optic. WAN merupakan gedung-gedung yang berada di luar Lapangan Banteng, umumnya terhubung dengan backbone dengan memanfaatkan VPN. Access Channel menggambarkan media-media yang dapat digunakan untuk mengakses jaringan Kemenkeu. Ekstranet merupakan bagian yang menangani koneksi pihak eksternal Kemenkeu ke jaringan internal Kemenkeu. Setiap pihak eksternal terhubung ke Data Proxy Server sebagai buffer penyimpanan data, sehingga setiap DJ yang memerlukan data dari pihak eksternal hanya perlu mengakses Data Proxy Server.