PENGANTAR DOKUMENTASI & KEARSIPAN

Presentasi berjudul: "PENGANTAR DOKUMENTASI & KEARSIPAN"— Transcript presentasi:

1 PENGANTAR DOKUMENTASI & KEARSIPAN
: Sistem Informasi di Perpustakaan Modul 3 Muslech, Dipl.Lib., MSi Dosen Pengampu 21 September 2012

2 Komponen Sistem Informasi
Empat Komponen Sistem Informasi Bahan Pustaka Susunan Koleksi (penempatan relatif & tetap) Katalog Pengguna

3 Kerangka Sistem Informasi
Diagram Sistem Informasi Keluaran : Mencocokkan & Penyampaian. Masukan : Karakteristik & Organisasi. Susunan Koleksi Bahan Pustaka Pengindeksan Temu Kembali Pengguna Katalog Doyle, 1975 : 191 dalam “the information frame work” (dimodifikasi)

4 PENGADAAN KLASIFIKASI KATALOGISASI PELAYANAN
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PENGADAAN KLASIFIKASI KATALOGISASI PELAYANAN

5 Organisasi Informasi Kegiatan
Bertujuan Agar Koleksi bahan pustaka, Diketahui Tempat Fisiknya melalui nomor panggil Agar Koleksi bahan pustaka, Dikenali melalui sajian ringkas dari bahan pustaka yang disebut dengan cantuman bibliografis

6 Organisasi Informasi Informasi yang dimaksudkan adalah informasi rekam
Yaitu pengetahuan yang dikomunikasikan melalui berbagai media rekam [Jika dilihat dari bentuk penyajiannya] terdiri : (1) media cetak biasa [buku, majalah, brosur] (2) media cetak mikro [mikrofilm dan mikrofis], (3) media pandang dengar [film, pita rekam, slide dsb].

7 Proses Sistem Informasi
Pengindeksan adalah terjemahan dari istilah indexing (Needham, 1971:95) meliputi semua proses yang berkaitan dengan proses pembuatan alat temu kembali informasi (katalog). Kegiatan ini di perpustakaan dikenal sebagai katalogisasi. Temu Kembali Informasi adalah kegiatan melakukan penelusuran melalui pemanfaatan alat-alat temu kembali informasi (katalog, bobliografi, indeks dan abstrak.

8 TAHAPAN AKTIVITAS ORGANISASI INFFORMASI TEREKAM (Hagler, 1997)
1. Mengidentifikasi semua jenis informasi yang tersedia (terbit) Sumber : Informasi dari penerbit (catalog) Pemberitahuan Review Daftar subyek terkait Daftar katalog yg dilengkapi dengan absrak Book in Print, Serial in Print

9 ORGANISASI INFFORMASI TEREKAM
2. Mengidentifikasi karya-karya populer dengan pengarang tertentu Sumber : Famous person (website) Sumber biografi (Biographical material)

10 ORGANISASI INFFORMASI TEREKAM
3. Mengumpulkan semua informasi sebagai koleksi perpustakaan, Arsip, Museum, file komunikasi Internet. Dsb. Untuk : koleksi Pribadi, Koleksi kantor utk informasi internal, lembaga manupun Universitas untuk pembelajaran dan penelitian Di tampilkan di Website Online (langganan atau permanen) Printed

11 ORGANISASI INFFORMASI TEREKAM
3. Mengumpulkan semua informasi sebagai koleksi perpustakaan, Arsip, Museum, file komunikasi Internet. Dsb. Untuk : koleksi Pribadi, Koleksi kantor utk informasi internal, lembaga manupun Universitas untuk pembelajaran dan penelitian Di tampilkan di Website Online (langganan atau permanen) Printed

12 ORGANISASI INFFORMASI TEREKAM
4. Menciptakan daftar dari koleksi (alat temu kembali informasi) berdasarakan ketentuan standard untuk sitasi : Bibliografi Indeks Katalog Alat temu Arsip Pendaftar Museum

13 ORGANISASI INFFORMASI TEREKAM
5. Menyediakan titik Akses pada koleksi mencakup : Judul Pengarang Subyek Kata kunci

14 ORGANISASI INFFORMASI TEREKAM
6. Menyediakan alat penentuan lokasi koleksi : Kode lokasi koleksi OCLC RLIN WLN GARUDA

15 ORGANISASI INFFORMASI TEREKAM (PERPUSTAKAAN)
Koleksi Pepustakaan dibangun melalui Pengembangan Koleksi (Collection Development) dengan 3 cara : Pustakawan belajar dari keberadaan dari Karya manusia melalui tinjauan pustaka, informasi penerbit, permintaan dari pengguna perpustakaan dn memesan bahan pustaka sesuai dengan kebutuhan Hadiah dari berbagai sumber ke perpustakaan Perencanaan yang sudah disetujui (online Journal dan E-Book dari provider) Buku yg datang disusun berdasarkan alfabetis judul ORGANISASI INFFORMASI TEREKAM (PERPUSTAKAAN)

16 ORGANISASI INFORMASI TEREKAM (PERPUSTAKAAN)
Katalogisasi bahan pustaka : Klasiffikasi bahan pustaka Deskripsi bibliografis Penentuan tajuk entri utama (akses point) Menentukan penanggung jawab karya Penentuan subyek bahan pustaka Pembuatan nomor panggil (call number) terdiri dari nomor klassifikasi, kode pengarang, judul tahun dsb. ORGANISASI INFORMASI TEREKAM (PERPUSTAKAAN)

17 ORGANISASI INFFORMASI TEREKAM (PERPUSTAKAAN)
Media Penyimpanan katalog : Kartu ukuran 7 X 12.5 cm Bentuk mikro 9 (film fis) MARC format (machine Readanble cataloguing) Online Catalog Union Catalog jaringan ORGANISASI INFFORMASI TEREKAM (PERPUSTAKAAN)

18 Pengkatalogan Deskriptif
Merupakan kegiatan identifikasi ciri-ciri fisik suatu bahan pustaka atau melakukan rekaman data bibliografis dari fisik koleksi bahan pustaka, antara lain : Pengarang (tajuk akses) Judul Tempat terbit, penerbit, tahun terbit Deskripsi fisik dsb.

19 Pedoman Umum Pengkatalogan Deskriptif
AACR (Anglo American Cataloging Rules, edisi ke-2, revisi 1988) Standar Deskripsi untuk buku (Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Jakarta) INDOMARC Sistem deskripsi aplikasi komputer (UKKP 1990)

20 Kebijakan Pengkatalogan
Pengkatalogan Analitik (Analitical Cataloging) Pengkatalogan ini meliputi bagian bahan pustaka, seperti artikel majalah, karangan bungarampai, proceeding, dan karangan tersembunyi lainnya. Tujuan: untuk mengeluarkan bagian bahan pustaka secara keseluruhan, dengan cara: Entri tambahan biasa, jika yang digunakan entri unit Entri khusus untuk bagian bersangkutan dengan menggunakan acuan pada bahan pustaka yang meliputnya. Yaitu pengarang, judul, dan sebagian tajuk entri tambahan

21 Kebijakan Pengkatalogan
2. Pengkatalogan Terbatas (limited cataloging) Digunakan untuk pengurangan yang diterapkan pada proses pengatalogan, karena 2 kemungkinan : Mengurangi jumleh entri per bahan pustaka, atau pengkatalogan selektif (selective cataloging) Mengurangi elemen-elemen dalam diskripsi bibliografis, atau pengatalogan sederhana (simplified cataloging)

22 Kebijakan Pengkatalogan
3. Pengkatalogan Terbatas (limited cataloging) Kebijakan menggunakan pengkatalogan terbatas, perlu mempertimbangkan faktor-faktor : Jenis bahan pustaka (fiksi, buku, anak, pamflet; umumnya tidak membutuhkan pengkatalogan lengkap) Jenis pelayanan (ada anggapan bahwa dengan pelayanan terbuka, pemakai tidak akan banyak menggunakan katalog) Format katalog dan cara memperbanyak entri katalog (seperti diketik satu persatu) Keperluan masyarakat yang dilayani Keperluan staf perpustakaan

23 Kebijakan Pengkatalogan
4. Pengkatalogan sentral (centralized cataloging) Digunakan untuk kegiatan pengkatalogan yang dikerjakan oleh satu badan diluar perpustakaan. Tujuannya adalah menghindari duplikasi pengatalogan untuk bahan pustaka yang sama. Hasil pengkatalogan sentral adalah : Pelayanan kartu katalog berupa kartu dasar Pelayanan bibliografis yang entrinya dapat dikutip untuk keperluan pembentukan katalog Pelayanan katalog terbacakan mesin (machine readible catalog) Katalog dalam terbitan (KDT) dan Catalog in Publication (CIP)

24 Pengindeksan Subjek Pengindeksan subjek/klasifikasi, ada dua tahap
Menunjukkan subjek-subjek tertentu yang ada dalam koleksi perpustakaan Menunjukkan kaitan yang ada di antara subjek- subjek yang ada dalam koleksi perpustakaan.

25 Sistem Katalog Katalog berkelas : Katalog berabjad :
Notasi/nomor Kelas Pengarang-Judul Indek subjek Katalog berabjad : Pengarang-Judul-Subjek

26 Katalog Pengarang / Katalog Utama
Contoh Kartu Katalog Katalog Pengarang / Katalog Utama 650 SUP Suparto, Andi b Business / Andi Suparto. --- Ed Jakarta : Angkasa Pura, 2003. vi, 231 hal. : ilus. ; 30 cm. ISBN Bibliografi : hal Indeks 1. Business I. Judul

27 Contoh Kartu Katalog Katalog Subyek 650 SUP Suparto, Andi
Business 650 SUP Suparto, Andi b Business / Andi Suparto. --- Ed Jakarta : Angkasa Pura, 2003. vi, 231 hal. : ilus. ; 30 cm. Bibliografi : hal Indeks

28 Contoh Kartu Katalog Katalog Judul 650 SUP Suparto, Andi
Business 650 SUP Suparto, Andi b Business / Andi Suparto. --- Ed Jakarta : Angkasa Pura, 2003. vi, 231 hal. : ilus. ; 30 cm. Bibliografi : hal Indeks

29 Katalog Judul / Katalog Utama
Contoh Kartu Katalog Katalog Judul / Katalog Utama 027 DAS d Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan informasi/ Syihabuddin Qalyubi dkk.; Editor Tri Suproyantono - -- Cet Yogyakarta : JIB Fakultas Adab UIN, vi, 231 hal. : 30 cm. ISBN: Bibliografi : hal Indeks 1. Ilmu Perpustakaan 2. Judul I. Suproyantono, Tri II. Qulyubi, Syuhabuddin

30 Contoh Kartu Katalog Katalog Pengarang 027 Qulyubi, Syuhabuddin DAS
d Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan informasi/ Syihabuddin Qalyubi dkk.; Editor Tri Suproyantono - -- Cet Yogyakarta : JIB Fakultas Adab UIN, vi, 231 hal. : 30 cm. ISBN: Bibliografi : hal Indeks

31 Contoh Kartu Katalog Katalog Pengarang 027 Suproyantono, Tri DAS
d Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan informasi/ Syihabuddin Qalyubi dkk.; Editor Tri Suproyantono - -- Cet Yogyakarta : JIB Fakultas Adab UIN, vi, 231 hal. : 30 cm. ISBN: Bibliografi : hal Indeks

32 Contoh Kartu Katalog Katalog Subjek 650 Ilmu Perpustakaan SUP
b Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan informasi/ Syihabuddin Qalyubi dkk.; Editor Tri Suproyantono - -- Cet Yogyakarta : JIB Fakultas Adab UIN, vi, 231 hal. : 30 cm. ISBN: Bibliografi : hal Indeks

33 Penyusunan Bahan Pustaka
Penyusunan koleksi menggunakan sistem persepuluhan Dewey (DDC) dan urutan abjad (sebagai penempatan relatif) dalam rak koleksi

34 Susunan Bahan Pustaka Contoh Penyusunan koleksi : Jenis Koleksi
No Panggil/notasi Abjad Tajuk Jumlah Kopi