Pengelolaan Proyek Sistem Informasi

Presentasi berjudul: "Pengelolaan Proyek Sistem Informasi"— Transcript presentasi:

1 Pengelolaan Proyek Sistem Informasi
Proposal

2 Outline Fungsi Proposal Penulisan Proposal Proposal Informal
Presentasi Proposal

3 Fungsi Proposal Sebuah proposal mempunyai 3 kegunaan, yaitu:
Berisi perkiraan tim proyek, mulai dari biaya proyek sampai dengan tanggal pengiriman proyek Untuk proyek eksternal, dokumen hukum formal menunjukkan outline tim proyek untuk memberikan pelayanan yang diperlukan Sebagai alat penjualan. Proposal yang berisi usulan proyek akan dijual untuk mendapatkan keuntungan

4 Penulisan Proposal Menulis proposal itu sulit. Harus dilakukan dengan benar, selain dapat merusak reputasi Anda, juga dapat mengubah masa depan bisnis Anda dengan klien. Menulis proposal juga mahal, dibuat dengan mengumpulkan banyak sumber dan banyak hal, serta terkadang Anda membayar orang untuk membuatnya.

5 Penulisan Proposal Secara teknis, proposal yang dibuat akan ditinjau dan dinilai dari seberapa baik isi dari proposal tersebut dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut dibandingkan dengan proposal lainnya: What is the need? (Apakah kita memahami permasalahan yang dihadapi?) What is the proposed solution to the need? (Apakah solusi yang kita tawarkan dapat dilakukan? Apakah itu merupakan solusi yang baik?) Who will carry out the solution? (Apakah kita memiliki staff untuk mengerjakan solusi tersebut?)

6 Penulisan Proposal How will the project be measured for effectiveness? (Bagaimana kita tahu kalau solusi yang ditawarkan berhasil?) Do you have the commitment and the capacity to do the job? (Apakah aktivitas yang ditawarkan layak dikerjakan oleh kita?) How much will this cost? (Apakah biaya yang dibutuhkan sesuai dengan keuntungan yang didapat?)

7 Penulisan Proposal 2 kemungkinan dimulainya pembuatan proposal:
Ide tentang penelitian atau proyek Request for Proposal (RFP) dari suatu pihak/organisasi/lembaga

8 Penulisan Proposal Cakupan Surat (Cover Letter)
Sebuah surat yang ditujukan kepada pengambil keputusan, ditandatangani oleh Manajer Proyek (jika diwakili oleh seorang Akuntan, maka Akuntan tersebut dapat menandatangani surat ini bersama klien yang lain) Bentuk dimulai dengan teks pendahuluan, seperti ucapan terimakasih atas kesempatan Paragraf berikutnya memberikan penjelasan yang mudah dimengerti dari sistem Penutup, akhiri surat dengan pernyataan yang menunjukkan kecepatan anda membuat keputusan di surat. Bagian penutup disertai batas akhir penentuan harga (biasanya 30 hari). Penutup surat ini dibuat sebagus mungkin

9 Penulisan Proposal Halaman Judul (Title Page)
Halaman ini berisi “Proposal”, judul dari sistem, pembuat, tanggal, nomor revisi, logo perusahaan, dan sebagainya

10 Penulisan Proposal Daftar Isi (Table of Contents)
Bila klien Anda tidak terbiasa dengan format proposal Anda, beri penjelasan dari kegunaan setiap bagian. Contoh format: Section 1: TUJUAN Menggambarkan masalah bisnis yang disertai penyelesaian XYZ, ukuran, tingkat dan batasan yang disarankan untuk sistem penyelesaiannya …………………………… halaman 3 Section 2 : Keuntungan ………………………….. halaman 4

11 Penulisan Proposal Ruang Lingkup (Scope)
Lihat paragraf yang menjelaskan hal tersebut pada bagian ini langsung dari Requirement Documents Keuntungan (Advantages) Jual proyek Anda. Buktikan bagaimana perencanaan Anda, kontrol dan 7 fase metodologi Keuangan (Financial) Buat harga total dan tanggal pengiriman. Bila termasuk hardware, rinci harga hardware dan sistem operasinya

12 Penulisan Proposal Rencana (Plan)
Gambarkan langkah-langkah rencana anda untuk membangun proyek Kemampuan dalam penyampaian (Deliverables) Daftar untuk user yang akan dirinci: Hardware, sistem operasi, paket software: buat daftar secara rinci. Keadaan bagaimana yang anda pilih, fungsi, kapasitas, dan tanggal pengiriman Custom software: sama seperti di atas Jaminan: berapa lama setelah pengiriman dan bagaimana Anda akan memberikan dukungan Dokumen: daftar manual (user, operator, manajer, maintenance) dengan penjelasan singkat bagi pembaca Pelatihan: daftar bagian (user, operator, manajer, maintenance) dengan penjelasan laporan singkat bagi peserta. Gambarkan metode pengiriman: kapan Anda akan mengirim, dimana akan dikirimnya dan bagaimana itu dilakukan

13 Penulisan Proposal Penerimaan (Acceptance)
Salah satu masalah yang sering terjadi dalam industri komputer adalah sistem yang ditolak. User menolak untuk menerima sistem (dan untuk membayarnya), karena dia merasa tidak seperti apa yang disetujui tim proyek pada awal pengiriman Alternatif (Alternatives) Anda perlu merinci solusi penjual-penjual lain, seperti ALTERNATIVE SOLUTION dan buktikan mengapa solusinya berbeda

14 Penulisan Proposal Istilah khusus (Terminology)
Setiap proposal harus ditulis dengan menggunakan bahasa yang dimengerti user. Beberapa istilah komputer mungkin berbeda. Jika Anda merasa bahwa istilah khusus ini tidak lazim bagi user, buat definisinya

15 Penulisan Proposal Tips: Selalu tulis spesifikasi yang diminta
KISS - Keep It Short and Simple Gunakan bahasa yang mudah dimengerti Langsung Jelaskan semua akronim dan singkatan Definisikan istilah-istilah yang kurang umum Usahakan membatasi setiap kalimat sepanjang kurang dari 15 kata Atur agar paragraf tidak terlalu panjang dengan membatasi 1 ide pokok per paragraf

16 Penulisan Proposal Proposal yang singkat adalah yang diinginkan, tetapi kejelasan isi merupakan suatu keharusan. Pastikan untuk menyediakan cukup informasi untuk menjawab pertanyaan 5W1H Dukung kesimpulan yang diberikan dengan statistik, dokumentasi, atau rasional agar lebih meyakinkan Kembangkan segala komponen pada proposal sehingga terlihat jelas hubungan antara solusi yang ditawarkan dengan evaluasi permintaan budget Berikan waktu untuk memeriksa kembali dan memperbaiki proposal Proposal harus terlihat rapi dan mudah untuk dibaca

17 Penulisan Proposal Jangan membuat proposal asal jadi, utamakan kualitas Jangan janjikan sesuatu yang tidak diminta klien: siapa yang Anda pikir akan membayar ini? Rencanakan membuat solusi untuk semua masalah

18 Proposal Informal Proposal tidak harus dibuat di ruang rapat. Proposal tersebut dapat dibuat menjadi informal melalui telepon, tempat latihan golf, bahkan di bar

19 Proposal Informal Tahap penulisan proposal informal:
Nyatakan tujuan kita. Lakukan ini dengan jelas dan ringkas sehingga pembaca dengan cepat mengerti mengapa kita menulis proposal ini Berikan latar belakang tentang mengapa kita mengajukan proposal agar pembaca memiliki pengetahuan yang lebih baik tentang masalah Berikan solusi terhadap masalah Lanjutkan dengan keterangan biaya yang dibutuhkan Akhiri dengan menyatakan ulang masalah dan solusi yang diajukan

20 Presentasi Proposal Siapkan dan buatlah jadwal presentasi, semua peralatan yang dibutuhkan, seperti transparansi, proyektor, layar, sebuah terminal dan modem Buatlah presentasi di dalam ruangan yang tepat menurut Anda, dimana menurut pandangan user akan lebih dapat diterima

21 Presentasi Proposal Langkah-langkah presentasi:
Buatlah ucapan pembuka. Perkenalkan tiap peserta, dan nyatakan tujuan pertemuan tersebut Perkenalkan proposal anda secara garis besar Bagikan proposal Anda Beri waktu pada tiap peserta untuk membaca proposal Kemudian beri penekanan utama di setiap bagian yang penting Terakhir, tutup – sarankan user untuk membeli dan membeli secepatnya