KELOMPOK III Nama anggota : Dika fauziah Lusi nurmalasari Rio imam w.

Presentasi berjudul: "KELOMPOK III Nama anggota : Dika fauziah Lusi nurmalasari Rio imam w."— Transcript presentasi:

1 KELOMPOK III Nama anggota : Dika fauziah Lusi nurmalasari Rio imam w.

2 ETIKET BERTAMU & MENERIMA TAMU DI KANTOR

3 BERTAMU KE KANTOR

4 Jika memungkinkan, sebelum bertamu, buatlah janji temu (appointment) terlebih dahulu.
Berpakaian pantas, bersih dan sopan pada saat bertamu sebagai bentuk penghormatan kepada pihak yang ditemui. Hadir tepat waktu sesuai janji temu. Tidak perlu memberikan kritik langsung atau tidak langsung atas perlakuan penerima tamu yang tidak menyenangkan. Saat menghadiri suatu acara seremonial, berikan ucapan sesuai dengan jenis dan suasana acara tersebut.

5 Jika telah melakukan janji temu, tetapi tidak bisa memenuhi kesepakatan bersama, konfirmasikan. Ungkapkan penyesalan dan permintaan maaf serta alasan penundaan atau pembatalan. Jika bertamu tanpa janji temu, hindari bertamu pada jam istirahat. Parkir kendaraan pada tempat yang telah disediakan, dan jangan sampai mengganggu keluar masuknya kendaraan lain.

6 Pada saat bertamu, hendaknya melapor pada petugas sesuai aturan yang ada.
Katakan dengan jelas identitas diri dan maksud kedatangan kita pada petugas Amati beberapa peraturan yang tertulis (misalnya: “kantor bebas rokok”), dan patuhi. Jika harus antre dalam bertamu, antrelah terlebih dahulu. Meski kita merasa kecewa atas sambuutan atau pembicaraan selam bertamu, tetap jaga emosi. Hindari sikap dan perilaku kasar seperti, membanting dokumen, menggebrak meja, membanting pintu. Bertamulah sesingkat mungkin, sebataas keperluan kita.

7 Berbicara dengan sopan dan ramah, sekalipun bertujuan complaint, hindari ungkapan bernada sombong.
Tidak perlu tergesa-gesa untuk duduk sebelum ditunjukkan/dipersilahkan duduk, arah duduk kita hadapkan pada orang yang menerima, kaki tidak perlu disilangkan Jika pada saat bertamu kita dijamu dengan minuman atau hidangan tertentu, tidak perlu tergesa-gesa untuk menikmatinya, tunggu sampai dipersilahkan dan nikmati dalam jumlh yang wajar. Jaga kebersihan ruang/tempat kita bertemu.

8 MENERIMA TAMU DI KANTOR

9 Sambutlah tamu dengan sopan, ramah, tulus, dan sepenuh hati.
Jika kita berada di ruang tertutup, usahakan sesegera mungkin membukakan pintu sebagai tanda dan bentuk penghargaan dan kesiapan kita menerima tamu. Pada saat menerima tamu, kita bisa tetap duduk, tetapi lebih sopan bila beranjak dari tempat duduk kita dan berdiri sebagai tanda penghormatan kepada tamu.

10 Berikan ucapan salam dan ucapan selamat datang serta jabat tangan tamu dengan mantap, kemudian persilahkan duduk. Jika tamu kita terima di kursi panjang, tempatkan posisi duduk tamu di sebelah kanan kita sebagai tanda penghormatan. Setelah tamu duduk, tanyakan identitas dirinya, maksud dan tujuan kunjungannya. Ketika tamu hendak meninggalkan ruangan, sekali lagi ucapkan terima kasih atas kunjungannya, Jika memungkinkan, bukakan pintu dan antarkan keluar, paling tidak sampai di depan pintu ruang kita.

11 Jika tamu tersebut salah alamat, bantulah dengan menunjukkan ruangan/bagian yang dimaksud.
Saat kita menanyakan apakah tamu tersebut sudah melakukan janji temu atau belum, hendaknya berhati-hati. Cermati agenda, jika kita tahu bahwa identitas tamu tersebut sama dengan yang tertulis di agenda atau catatan appointment, kita tidak perlu bertanya lagi. Berikan respons yang menunjukkan kita sudah menunggu dan siap menerimanya.

12 Hindari ungkapan kata-kata kasar dan bernada sombong saat berbicara dengan tamu. Dengarkan pembicaraan tamu dengan sungguh-sungguh dan penuh simpatik, baik dengan ungkapan verbal maupun ungkapan non verbal (anggukan atau tatapan mata). Jangan menyela atau memotong pembicaraan tamu. Bila memungkinkan, sajikan hidangan (minum atau makanan ringan) dan persilahkan tamu untuk menikmatinya. Jika urusan tamu sudah selesai dan kita ingin melanjutkan tugas yang lain, tapi tamu tidak segera pulang, berikan isyarat verbal dengan ungkapan yang sopan.

13 Jika kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, ketika ada tamu yang hendak bertemu dengan pimpinan, hubungi pimpinan untuk mengecek kesiapan pimpinan menerima tamu tersebut. Jika tamu harus menunggu pimpinan sementara kita harus menyelesaikan tugas-tugas kita, ungkapkan terus terang dengan sopan bahwa kita tidak bisa menemaninya.

14 ETIKET BERTELEPON

15 Segera angkat gagang telepon sebelum telepon berdering unutk yang ke 3 kalinya.
Jangan mengganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan pekerjaan anda. Berhati-hati agar nada kesal tidak terdengar pada lawan bicara anda. Jawablah telepon dengan menyebutkan indentitas anda, sesuai kebijakan pimpinan. Segera tanyakan dengan siapa saya berbicara dan tanyakan apa keperluannya. Pada waktu anda menerima telepon, kata-kata yang diucapkan harus jelas, berilah penekanan pada kata-kata secara beruntun.

16 7. Batas pembicaraan di telepon secara pribadi karena urusan pribadi di kantor sangat tidak menyenangakan bagi siapapun yang mendengarkan. apabila pimpinan anda tidak berada di akntor janganlah memberi tahukan di mana pimpinan anda berada. Apabila anda menerima telepon unutk pimpinan tanyakan dulu pada pimpinan apakah beliau bersedia menerima telepon atau tidak. Apabila pimpinan anda sedang berada di kantor tetapi sedang melakukan pembicaraan di telepon dengan orang lain, sedangkan ada telepon lain untuk pimpinan, tanyakan kepada penelepon untuk menunggu (apabila penelepon lebih memilih menunggu, jangan biarkan penelepon menunggu lebih dari 2 menit ) atau tanyakan apabila penelepon bersedia menelepon kembali.

17 ETIKET BERKIRIM

18 Berikut 10 Etika dalam berkirim surat elektronik atau e-mail
Hindari spam & bombing. Orang yang menerima spam ini akan jengkel, karena bisanya isinya menawarkan informasi, produk atau jasa yang sebenarnya tidak kita butuhkan. bomb adalah pengiriman dengan subject sama secara bertubi-tubi dengan maksud mailbox penerima cepat penuh. Termasuk spamming adalah mengirim terlalu sering, kecuali diminta. Kenapa? Karena orang yang dikirimi akan merasa jenuh. Supaya tidak membosankan, kirimlah lagi kalau anda sudah mendapat balasan. Tapi jangan juga terlalu lama tidak mengirim .

19 Ganti judul email bila perlu
Ganti judul bila perlu. Biasanya ini musti dilakukan dalam sebuah forum atau mailing list. Saking asyiknya balas-balasan, topiknya jadi bergeser. Kalau subject pembicaraan sudah bergeser, gantilah subjeknya. Tentu ini ada alasanya, selain tidak membingungkan peserta lain, pencarian/pelacakan file-file topik diskusi yang sudah lewat jadi mudah. Body reply jangan dikirim semua. Lama-lama yang kita reply akan tertambah sizenya. Hal ini terjadi karena tiap kali kita membalas , seluruh yang akan kita balas kita kirimkan lagi. Untuk menghindarinya, hapuslah sebagian body yang akan kita reply. Sisakan kalimat-kalimat yang perlu kita jawab saja.

20 Jangan memforward email tanpa diedit
Jangan memforward tanpa diedit. Seringkali kita punya berita bagus yang perlu kita teruskan/forward ke orang lain. Kalau setting si penerima masih manual, pesan yang diforward itu setiap line akan dihiasi oleh tag seperti ini: '>'. Biar kelihatan rapi kalau anda orang pertama yg memforward, baru satu tag saja setiap barisnya. Tapi kalau anda yang ke 2, 3, 4 dst, maka tagnya terus bertambah. jadi tidak menyenangkan. Dalam memforward ini, rule #1 juga harus digunakan yaitu, jangan terlalu sering.

21 Jaga account orang lain
Jaga account orang lain. Kalau anda mereply atau berkirim , jangan sertakan - yang tidak anda kenal atau anda kenal dalam heading "To" nya. Akibatnya account - orang yang muncul di orang lain, bisa tersebar luas, dibajak, dan dispam. Kalau terpaksa mengirim ke puluhan atau ratusan orang, gunakan header BCC (blind carbon copy), supaya alamat-alamat yg banyak itu tidak muncul di halaman muka penerima anda.

22 Hindari Full Caps Lock / huruf besar semua
Hindari Full Caps Lock / huruf besar semua. Supaya menarik perhatian pembaca, kadang kita menggunakan huruf besar alias capital word, yang di keyboard disebut caps lock. Menggunakan huruf besar secara full, akan mendapat image, bahwa anda sedang marah dan tidak tahu etika. Tampilan pun jadi tidak menarik kalau penulisannya menggunakan huruf besar semua. Gunakan caps bila mana PERLU saja. Kalau tidak PERLU tidak perlu DIGUNAKAN.

23 Hindari kalimat singkat dalam me-reply
Hindari kalimat singkat dalam me-reply. Misalkan teman anda panjang lebar menulis , bercerita tentang keindahan alam Mesopotamia. Lalu anda membalasnya dengan kalimat singkat, "oh ya?" atau "enak ya", "benarkah" dan semacamnya. Kalau belum punya konsep, mendingan tidak usah mereply nya. Sebab kalimat ungkapan begitu cuma bikin gregetan dan hanya pantas diketik di chating saja.

24 Cek ulang sebelum di "send"
Cek ulang sebelum di "send". Setelah rapi ditulis, luangkan waktu untuk mengecek ulang ejaan, susunan kalimat dan kalau perlu tata bahasanya. Sebab sekali tombol "send" kita klik, tidak bisa dicancel atau dibatalkan. Semuanya langsung terkirim ke recipient dalam hitungan detik. Bersabarlah menerima balasan. Kalau sudah dikirim, sabarlah menanti balasannya. Sebab tidak semua orang punya akses yang mudah untuk berinternet ria. Tidak semua orang punya waktu luang membaca - anda.

25 Benahi susunan email 'forwards' anda
Benahi susunan 'forwards' anda. Bila anda ingin memforward sebagian atau seluruh pesan pada pihak lain, maka luangkan sedikit waktu anda untuk menghapus tanda yang biasanya muncul. Seperti tanda '>' dsb. Gantilah 'subject' atau judul bila topik pembicaraan anda berubah. Seringkali setelah saling bertukar beberapa kali, topik pembicaraan berubah dari aslinya, namun 'subject' atau judul belum juga diganti. Akan jauh lebih mudah untuk melacak yang masuk bila 'subject' disesuaikan dan dapat mencerminkan isi yang sedang anda tulis. 

26 TERIMA KASIH