Mengelola Pertemuan/Rapat

Presentasi berjudul: "Mengelola Pertemuan/Rapat"— Transcript presentasi:

1 Mengelola Pertemuan/Rapat
MEMBUAT CATATAN HASIL PERTEMUAN/RAPAT KD.3 Mengelola Pertemuan/Rapat

2 Jenis-Jenis Laporan Hasil Pertemuan
KD.3

3 Berdasarkan Waktu Laporan berkala (mingguan, bulanan, tahunan)
Laporan spontanitas (misal laporan liputan tsunami) Laporan occasional (misal pesta HUT RI, laporan pembukaan cabang baru, laporan merger, laporan akuisisi)

4 Laporan bidang ekonomi Laporan bidang politik
Berdasarkan Bidang Laporan bidang ekonomi Laporan bidang politik Laporan bidang pertahan dan keamanan (hankam) Laporan bidang sosial

5 Berdasarkan Segi Maksudnya
Laporan informasinya Laporan rekomendasi Laporan analitis Laporan pertanggungjawaban Laporan kelayakan

6 Berdasarkan Segi Bentuknya
Laporan berbentuk surat; laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya antara 1 – 4 halaman. Laporan berbentuk naskah; laporan disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Laporan berbentuk memo; laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan intern, dan dilakukan antarpejabat pimpinan.

7 Berdasarkan Jenisnya Laporan bisnis Laporan keuangan (rugi laba, perubahan modal, dll) Laporan perjalanan dinas atau kunjungan ke suatu tempat Laporan perjanjian kerja sama, dll

8 Pedoman Penulisan Laporan/Catatan Hasil Pertemuan/Rapat
KD.3

9 1. Persiapan Laporan Bahan-bahan yang dibutuhkan dalam penyajian sebuah laporan adalah data dan fakta. Kejadian demi kejadian harus ditulis dengan cermat dan saksama bila perlu ada saksinya. Apabila data dan fakta dianggap sudah valid, maka langkah selanjutnya disusun sebagai sebuah informasi. Dalam menyajikan informasi yang akan dilaporkan, maka perlu diperhatikan komposisinya, yaitu topik, tema, tujuan, dan kerangka.

10 2. Sistematika Laporan Struktur laporan sangat beragam, yang umum/sering digunakan yaitu seperti berikut ini: Pendahuluan Isi laporan Analisis Kesimpulan/penutup

11 3. Isi Pokok Laporan Dasar pembuatan laporan (pengantar)
Garis besar kegiatan yang dilaporkan Rincian kegiatan secara kronologis dan biaya yang dikeluarkan serta tanda buktinya Evaluasi Penutup (kesimpulan)

12 4. Pengkodean dan Outline (Kerangka) Laporan
Sistem pengkodean untuk karangan dan laporan tertentu memiliki bentuk yang lain. Misalnya, tiap bagian diberi tanda untuk menunjukkan hubungan antara bagian-bagian itu satu sama lain. Beberapa jenis sistem pengkodean, yaitu sebagai berikut: Angka dan huruf Desimal

13 Verifikasi Berkas Sebelum Didistribusikan
KD.3

14 Langkah-langkahnya sebagai berikut:
Berkas ditelaah dan diteliti kebenarannya. Jika dirasa ada yang janggal, maka sekretaris langsung menanyakan, agar tidak terjadi kesalahpahaman. Sebelum berkas disusun menjadi laporan tertentu, maka hendaknya diverifikasi kebenarannya kepada pejabat yang melakukan perjalanan dinas. Jika sudah selesai diverifikasi, selanjutnya divalidasi oleh pejabat yang bersangkutan. Apabila ada pihak yang memerlukan laporan tersebut, maka digandakan sesuai kebutuhan. Laporan disampaikan kepada pihak yang berkepentingan, baik dalam bentu lisan maupun tulisan. Mengarsipkan laporan aslinya.

15 Contoh-Contoh Laporan Kedinasan dan Bisnis
KD.3

16 RISALAH RAPAT Risalah rapat atau Minutes of Meeting (MoM) adalah laporan yang lebih ringkas mengenai hasil rapat.

17 Cara menulis risalah rapat yaitu:
Gunakan alat perekam untuk meneliti dokumen yang sedang dibahas dalam rapat. Tulis poin-poin penting yang sesuai, serta nama tokoh yang memaparkannya. Bertanyalah kepada pimpinan atau pihak yang berwenang untuk meminta penjelasan lebih lanjut atas hal-hal yang kurang dimengerti. Semua gagasan yang ditolak dan diterima harus dicatat. Jika rapat sudah selesai, maka segeralah untuk menyalin MoM dengan bahasa dan sajian yang terbaik. Jangan menunda penulisan MoM. Gunakan software secara gratis dari MoM yang ada pada Pocket PC agar semua pekerjaan menjadi praktis dan efisien

18 Tanggal 7 Juni 2011, di Ruang Rapat
Contoh risalah rapat RISALAH PERTEMUAN BISNIS PT Galaxy dengan PT Rayacindo Tanggal 7 Juni 2011, di Ruang Rapat Keputusan Rapat Negosiasi Franchise Harga dan ketentuan franchise dibahas bersama dan disepakati ke dalam pencantuman butir-butir pasal dalam surat perjanjian franchise. Karyawan beserta skill/kompetensinya akan disediakan oleh pihaka franchisor. Pelatihan Perlu ditanggulangi kendala kurangnya kompetensi karyawan dengan banyak cara seperti kursus atau pelatihan singkat yang menyangkut aplikasi komputer, bahasa asing, dan manajerial. Pemimpin rapat, Fariz Kanzi, ST Notulis, Rina Puspita, SE.

19 Laporan Susunan Acara Laporan susunan acara yaitu laporan tentang rancangan jadwal kegiatan acara yang akan dilaksanakan satu per satu secara sistematis.

20 Contoh Laporan Susunan Acara
ACARA NEGOSIASI BISNIS PT GALAXY dengan PT RAYACINDO Senin, 7 Juni 2011 Pembukaan oleh pimpinan rapat. Acara pokok, Masalah Perundingan Bisnis. Negosiasi franchise Perumusan dan kesepakatan franchise Rekruitmen salesmen Promosi salesmen Training salesmen Trik-trik penjualan Istirahat dan makan siang. Pertimbangan ulang negosiasi. Pembacaan notula oleh sekretaris. Penandatangan surat perjanjian. Penutup oleh pimpinan rapat

21 NOTULA Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, yang dimaksud notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notula juga dapat diartikan laporan tentang hasil pembicaraan permasalahan tertentu dalam sebuah rapat organisasi.

22 Notula yang baik tersebut harus memenuhi ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
Lengkap berisi semua informasi walaupun dalam penulisannya ringkas, tidak bertele-tele. Bahasa notula mudah dipahami pembaca. Setiap pembicaraan ditulis secara terperinci dan satu sama lain saling terkait. Dapat membantu pimpinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan. Dapat dijadikan alat bukti, bila terjadi sesuatu permasalahan, umpama dipengadilan dan lain-lain. Dapat membantu mengingatkan kembali untuk setiap orang yang terkait bila memerlukan lagi notula tersebut.

23 Beberapa syarat yang harus dimiliki notulis, yaitu sebagai berikut:
Cerdas dan tanggap/cekatan dalam mendengar. Teliti dan cekatan dalam menulis. Memiliki kemampuan menulis yang cepat (stenografi). Memiliki kemampuan berbahasa asing. Mampu berkomunikasi secara verbal dengan attitude yang baik. Mampu memilah inti kalimat yang relevan untuk ditulis atau tidak. Berani bertanya atas sebuah penuturan yang dirasa kurang jelas. Memiliki kapasitas keterampilan menyelaraskan antara pengolahan data dengan kebutuhan akomodasi atas segenap gagasan yang dilontarkan oleh orang lain. Menguasai teknik menulis yang benar sesuai kaidah dan sistematik. Cepat dalam mengelola kembali catatan kasarnya menjadi sebuah notula yang baik dan siap untuk didistribusikan.

24 Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh seorang notulis ketika mengikuti rapat yaitu: Notulis diberi informasi perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dimulai. Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada peserta rapat yang lain pada saat pelaksanaan rapat. Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis. Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat berlangsung. Setiap sesi berakhir notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan kesimpulan.

25 Lanjutan… Agar dapat menyempurnakan notulanya notulis berhak berbicara pada setiap sesi. Notulius duduk di sebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan memperolah informasi bsecara maksimal. Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk menjadi notulis. Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena menyusun notula memerlukan konsentrasi yang pernuh. Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlangsung alot serta rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasan waktu untuk menyusun notula akhir.

26 Fungsi Notula Sebagai dokumen dan alat bukti kronologis, hitam di atas putih. Sebagai sumber informasi untuk peserta yang tidak hadir. Sebagai pedoman untuk rapat yang selanjutnya. Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat.

27 Jenis Notula Notula harfiah, yaitu catatan yang bersifat panjang lebar dan detail yang merekam semua pembicaraan jenis apa pun termasuk presentasi, sanggahan, kritik, dan tanya jawab dari semua peserta rapat. Notula ringkasan/risalah, yaitu laporan berjalannya rapat muali dari awal hingga akhir, tetapi dalam bentuk yang sudah diringkas.

28 Beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu menyusun notula:
Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan. Jam berapa dibuka, harus disebutkan begitu berakhirnya. Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan dilampirkan pada notula. Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus disebutkan namanya. Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui jangan dituliskan, lebih baik ditulis jumlahnya. Setelah rapat selesai notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin kembali salinannya, ditik dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta ketua. Bila perlu digandakan, untuk dibagikan pada yang tidak hadir pada waktu rapat atau di bagikan pada waktu rapat berikutnya.

29 Notula yang lengkap berisi hal-hal seperti di bawah ini:
Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain) Hari dan tanggal diselenggarakan rapat Tempat rapat Waktu mulai dan berakhirnya Nama dan jabatan pemimpin rapat Daftar hadir peserta Koreksi dan perbaikan yang terdahulu Catatan semua persoalan yang belum ada keputusan Usul-usul atau perbaikan-perbaikan Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat kembali Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila perlu) Tanda tangan notulis dan ketua rapat Contoh Notula …

30 Tetap semangat untuk terus belajar! KD 3 Selesai