Oleh : Dra.Ati Dahniar M.Si Widyaiswara Madya

Presentasi berjudul: "Oleh : Dra.Ati Dahniar M.Si Widyaiswara Madya"— Transcript presentasi:

1 Oleh : Dra.Ati Dahniar M.Si Widyaiswara Madya
ata P ersuratan Oleh : Dra.Ati Dahniar M.Si Widyaiswara Madya PMA RI NO.16 TH 2006 TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN AGAMA

2 Pengertian Surat Surat adalah pernyataan tertulis dalam bentuk dan corak yg diatur, yg digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dg ketentuan yg berlaku

3 Surat Dinas Ialah pernyataan tertulis dalam bentuk dan corak yang diatur, yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan dan menerima informasi kepada dan dari pihak lain baik perorangan atau swasta maupun dinas yang dibuat oleh atau ditujukkan kepada Kementerian Agama.

4 Surat Dinas : Surat Dinas Terbuka Surat Dinas Tertutup/Rahasia
ialah surat yang dalam pengurusannya dapat dibuka/diketahui oleh Unit Kearsipan untuk diproses lebih lanjut. Surat Dinas Tertutup/Rahasia ialah surat dinas memiliki tanda-tanda kerahasiaan yang hanya boleh dibuka/diketahui oleh pejabat yang berwenang.

5 Surat Dinas Terbuka : Surat Dinas Biasa
Surat Dinas Penting ialah surat dinas yang isinya mengandung kepentingan yang memerlukan tindak lanjut yang lama diperlukan informasinya dan apabila surat tersebut hilang dapat menimbulkan kerugian Kementerian Surat Dinas Biasa ialah surat dinas yang isinya tidak mengikat dan tidak memerlukan tindak lanjut, informasi yang terkandung di dalamnya bersifat umum dan bernilai pendek.

6 Fungsi Surat Dinas Sebagai wakil pengirim / organisasi
Sebagai bahan bukti tertulis Sebagai pedoman dalam mengambil keputusan Sebagai alat pengukur kinerja kantor Sebagai sarana memperpendek jarak

7 A P SAS-ASAS DI DALAM TATA ERSURATAN Effektif dan effisien Pembakuan
Pertanggungjawaban Keterkaitan Kecepatan dan ketepatan Keamanan

8 Jenis Surat Statuter Non Statuter

9 Surat Statuter adalah pernyataan tertulis yang sifatnya mengatur yang menimbulkan suatu kewajiban yang harus dilakukan oleh pejabat struktural dan fungsional di lingkungan satuan organisasi/kerja.

10 SURAT STATUTER DIANTARANYA MEMUAT:
Peraturan perundang- undangan yang memuat suatu kebijakan teknis khusus untuk melaksanakan kebijakan pokok Menteri Agama dalam lingkungan satuan organisasi di Kanwil, Kankemenag, atau Madrasah, Ketentuan-ketentuan yang bersifat penetapan terhadap suatu subjek/objek sebuah penyelenggaraan kegiatan atau pelaksanaan kebijakan dari satuan organisasi, 3) Perintah pimpinan satuan organisasi untuk melaksanakan sebuah kebijakan yang digariskan pimpinan satuan organisasi.

11 jenis-jenis surat Statuter
Keputusan Instruksi Peraturan jenis-jenis surat Statuter

12 Bagian Surat Statuter J U D U L PEMBUKAAN BATANG TUBUH / ISI
Kata keputusan / instruksi / peraturan menteri / kepala Nomor dan tahun Judul keputusan / instruksi /peraturan “ tentang “ PEMBUKAAN MENTERI / kepala konsidran menimbang, mengingat dan memperhatikan BATANG TUBUH / ISI kata “menetapkan” menetapkan dengan diikuti penulisan keputusan dst diktum pertama, kedua dan pasal-pasal P E N U T U P tempat penetapan tanggal, bulan dan tahun penetapan nama jabatan (huruf besar semua) tanda tangan nama terang pejabat cap dinas tembusan Bagian Surat Statuter

13 ……………………………………………………………….
CONTOH : KEPUTUSAN KEPUTUSAN KEPALA …… NOMOR : …… TAHUN …… TENTANG ………………………………………………………………. KEPALA Menimbang : ………………………………………………………………………………………………………………… …………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………….. Mengingat : …………………………………………………………………………………………………………………………………….. Memperhatikan : …………………………………………………………………………………………………………………………………….. M E M U T U S K A N Menetapkan : KEPUTUSAN …………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………… …………………… (di ketik dengan huruf besar) P e r t a m a : ……………………………………………………… ……………………………… K e d u a : ……………………………………………………………………………………………………………………………………… Ditetapkan di : ………………… ……………… Pada tanggal : ……………… …………………….. KEPALA Tembusan : NAMA …… …………….. ……………………………………………

14 SURAT KEPUTUSAN MENTERI …… REPUBLIK INDONESIA
Nomor : B.II/ ……………………….. Lampiran : …………………………….. MENTERI … REPUBLIK INDONESIA Membaca : ……………………………………………………………………………………………………………………………….. Menimbang : ………………………………………………………………………………………………………………………………... Mengingat :………………………………………………………………………………………………………………………………… Memperhatikan : ………………………………………………………………………………………………………………………………… M E M U T U S K A N Menetapkan : PERATURAN MENTERI …………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………… (di ketik dengan huruf besar) P e r t a m a : ……………………………………………………… ………………………….. K e d u a : …………………………………………………………………………………………………………………………………. SALINAN Keputusan ini disampaikan kepada : 1. ………………………………………………………………………….. 2. ………………………………………………………………………….. PETIKAN Keputusan ini diberikan …………………………………………………………………………………….. ………………. Ditetapkan di : ………………… ………………… Pada tanggal : ……………… ………………………… MENTERI …………………..….… REPUBLIK INDONESIA Tembusan : NAMA …… …………….. 1. …………………………………………… 2. ……………………………………………

15 INSTRUKSI MENTERI …… REPUBLIK INDONESIA NOMOR : …… TAHUN …… TENTANG
CONTOH : insruksi Menteri INSTRUKSI MENTERI …… REPUBLIK INDONESIA NOMOR : …… TAHUN …… TENTANG ………………………………………………………………. MENTERI … REPUBLIK INDONESIA Menimbang : …………………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………. Mengingat : …………………………………………………………………………………………………………………………………………. Memperhatikan : ………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………… M E N G I N S T R U K S I K A N Kepada : …………………………………………………………………………………………………………………………………………… Untuk : …………………………………………………………………………………………………………………………………………… P e r t a m a : ……………………………………………………… …………………………………….. K e d u a : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………. K e t i g a : Instruksi ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan …………………………………………………………………………… Ditetapkan di : ………………… ……………… Pada tanggal : ……………… ……………………... MENTERI ………………….… …..REPUBLIK INDONESIA Tembusan : NAMA …… …………….. (tanpa gelar / pangkat) ………………………………………………………………

16 PERATURAN MENTERI …… REPUBLIK INDONESIA NOMOR : …… TAHUN …… TENTANG
………………………………………………………………. MENTERI … REPUBLIK INDONESIA Menimbangt : …………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………… …………. Mengingat : …………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………….. Memperhatikan : ……………………………………………………………………………………………………………………………. M E M U T U S K A N Menetapkan : PERATURAN MENTERI ………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………… (di ketik dengan huruf besar) P e r t a m a : ……………………………………………………… ……………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… K e d u a : ……………………………………………………………………………………………………………………………… Ditetapkan di ………………… ……………… Pada tanggal : ……………… …………………….. MENTERI …………………..….… REPUBLIK INDONESIA Tembusan : NAMA …… …………….. (tanpa gelar / pangkat) ……………………………………………

17 Surat Non Statuter yaitu surat yang muatannya menyangkut kedinasan antar satuan organisasi yang materinya dapat berupa petunjuk dan penjelasan atas sebuah keputusan atau instruksi, pemberitahuan, pernyataan, anjuran, saran, permintaan, undangan, tanggapan dan jawaban atas pertanyaan/permintaan.

18 Jenis-Jenis Surat Non Statuter
Surat dinas Nota dinas Surat edaran Surat undangan Surat pengantar Surat keterangan Surat tugas surat laporan Surat pengumuman Surat memo Telepon, Teleks, Faksimile (fax), , Website, Jenis-Jenis Surat Non Statuter

19 Bagian Bagian Surat Non Statuter
KEPALA SURAT KOP SURAT NOMOR SURAT SIFAT SURAT LAMPIRAN HAL TANGGAL, BULAN, TAHUN SURAT OBJEK SURAT/TUJUAN ISI SURAT ISI PEMBUKAAN ISI SESUNGGUHNYA ISI PENUTUP KAKI SURAT JABATAN PENANDA TANGAN TANDA TANGAN NAMA PENANDA TANGAN N I P CAP DINAS TEMBUSAN Bagian Bagian Surat Non Statuter

20 KOP SURAT DINAS CATATAN KEMENTERIAN AGAMA
KANTOR WILAYAH PROVINSI ………….………… Jalan…….. ……….No : ……. Telp …… Kota…. ….. KEMENTERIAN AGAMA KANTOR KABUPATEN /KOTA………….. ………… Jalan……………… No : ……. Telp …… Kota…. ….. KANTOR URUSAN AGAMA KEC……………………. Jalan………………. No : ……. Telp …… Kota…. ….. MADRASAH……………………………………… Jalan…….. …………No : ……. Telp …… Kota….. ….. CATATAN SELAIN DARI SEKJEN, IRJEN DAN BALITBANG AGAMA TIDAK BOLEH MEMAKAI “RI” SETELAH KEMENTERIAN AGAMA

21 Kode Indeks Surat Kode Indeks Surat Kw Kd Kk Ma Mts Mi Kanwil Kemenag
Kemenag Kab. Kota Kk Kantor Urusan Agama Ma Madrasah Aliyah Mts Madrasah Tsanawiyah Mi Madrasah Ibtidaiyah

22 Kode Klasifikasi Surat
KP KEPEGAWAIAN OT ORGANISASI DAN TATALAKSANA HM HUBUNGAN MASYARAKAT KU KEUANGAN HK HUKUM KS KESEKRETARIATAN PS PENGAWASAN HJ HAJI PW PERKAWINAN PP PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN BA PEMBINAAN AGAMA TL PENELITIAN

23 NOMOR/SIFAT/LAMPIRAN/HAL/ TGL/BULAN DAN TAHUN SURAT
Nomor : Kd.10.07/1/KP 02.3/2275/2013 Sifat : Penting / Biasa / Rahasia Lampiran : 2 lembar / helai / berkas Hal : Mohon Pemateri KETERANGAN Kd.10.07: KODE INDEKS UNIT KERJA 1 : Kode sub bagian Tata Usaha KP : KODE KLASIFIKASI ARSIP ( LATIHAN KURSUS) : NOMOR URUT SURAT DALAM KK : KODE TAHUN PEMBUATAN SURAT

24 Kd 10.07/1/KP 02.2c/ 210/ 2013 Ma /PP.00.6/1145/2013 Kk /PW.01/127/2013 Mts /PP00.5/125/2013 Mi /KP.01.1/126/2013

25 Nomor : ……/……/……/…………… Bandung 1 April 2013
Sifat : Penting / Biasa/ Rahasia Lampiran : ……….. Lembar / Berkas Hal : ………………………………………… Kepada Yth. ………………………………….. ………………………………………… Dengan ini kami beritahukan ………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………. Sehubungan dengan itu……………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… Demikian………………………………………………………………………………….. . Kepala Nama ………………………….. Tembusan : NIP ………………………….. 1. ……………………………………….. 2. ………………………………………..

26 Nomor : ……/……/……/………… Bandung, 27 April 2013
Sifat : Biasa Lampiran: …………………………… Hal : …………………………… Kepada Yth. ……………………… …………………………… Assalamu’alaikum wr. wb. Dengan ini kami mengundang Bapak/ Ibu untuk hadir pada : hari/ tanggal : ……………………………………………………….. waktu : pukul ………… s.d. ……………….WIB/Selesai tempat : ……………………………………………………….. acara : ………………………………………………………. pakaian : ………… Atas kehadiran Bapak/ Ibu kami ucapkan terima kasih Kepala Nama …………………… NIP ……………………

27 Nomor : …../…../…../….. Kepada : ……………………….. 27 Juni 2012
NOTA DINAS Nomor : …../…../…../….. Kepada : ……………………… Juni 2012 Dari : ……………………….. Hal : ……………………….. ……………………………………………………………………… ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. Kepala Tembusan : Nama ………………………. 1. ………………………… NIP ……………………… 2. …………………………

28 M E M O Kepada : ……………………….. Bandung 7 April 2013 Dari : ………………………..
Hal : ………………………. Tata persuratan dilingkungan Kementerian . Agama hendaklah berpedoman kepada PMA no.16 th KMA yang sebelumnya tidak berlaku lagi. Demikian agar dilaksanakan sebagaimana mestinya. Kepala Nama ……………………..

29 SURAT TUGAS Nomor : …../…../…../……. Bandung Menunjuk surat ………………………. nomor …………………………………………………. Tanggal ……………… …….tentang ………………………….., dengan ini kami tugaskan kepada Saudara : Nama : ……………………………………………………………………………………….. NIP : ………………………………………………………… Pangkat/ Golongan : ……………………………………………………………………………………….. Jabatan : ……………………………………………………………………………………….. untuk mengikuti/ menghadiri …………………………………… Setelah selesai melaksanakan tugas ini, segera melaporkan kepada pimpinan Demikian surat tugas ini untuk dilaksanakan sebagai mana mestinya a.n. Kepala Kasubag Tata Usaha Nama terang…………… NIP……………………

30 SURAT KETERANGAN Nomor : …../…../…../…..
Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : ……………………………………………………… NIP : ……………………………………………………………………………………….. Pangkat/ golongan : ………………………………………………………………………………………. Jabatan : ………………………………………………………………………………………. Instansi : ………………………………………………………………………………………. Menerangkan bahwa : Nama : ………………………………………………………………………………………. NIP : ………………………………………………………………………………………. Pangkat/golongan :……………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………….. Demikian keterangan ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya Bandung, ……………………..2013 Kepala Nama terang ……………………….. NIP. ………………………………..

31 MENULIS ISI PEMBUKAAN SURAT YG ISINYA UMUM
Menunjuk surat ……….. ……………, maka kami…………………….. Menjawab surat ……….. …………..., maka kami Memenuhi surat………………………, maka kami …………………….. Sehubungan dg surat……………….., maka kami……………………… Berkenaan dg surat …….. …………., maka kami……………………… SURAT PEMBERITAHUAN, PERMINTAAN DAN PERNYATAAN Dengan ini kami beritahukan……...……………………………………… Dengan ini kami memohon…… ………………………………………….. Dengan ini kami terangkan / nyatakan……….…………………………. SURAT YG MENJADI DASAR PENULISAN Berdasarkan hasil rapat/testing………………………………………….. Berkenaan dg surat… …………………, maka kami…. ………………. SURAT MENYATAKAN TUJUAN YG AKAN DILAKSANAKAN Dalam rangka memperingati… ………., kami akan ….. …………… Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai……………….., kami akan mengadakan …………………………………………………………..

32 MENULIS ISI SESUNGGUHNYA
DENGAN CARA REPETISI Dengan ini kami beritahukan bahwa pimpinan kami sedang mengikuti pelatihan, kini beliau berada di kota bandung (isi pembukaan) Karena pimpinan kami sedang mengikuti pelatihan, pertemuan yang semula dijadwalkan tanggal ……………………………………ditunda ………………………………….(isi sesungguhnya) DENGAN BANTUAN FRASE TRANSISI Frase penghubung yang berfungsi untuk mempererat hubungan antar alinea. Contoh kalimat frase transisi ; Oleh sebab itu, disamping itu, akan tetapi, oleh karena itu, selain itu, sehubungan dengan hal itu. Dengan ini kami beritahukan bahwa kami akan berkunjung ke kantor saudara ……………………………………………….(isi pembukan) Sehubungan dengan hal itu, kiranya saudara mempersiapkan data ………………. ………………………………………….(isi sesungguhnya) DENGAN BANTUAN KATA PENGHUBUNG Kata penghubung yang dipakai adalah; meskipun, namun, tetapi, sebaliknya, selanjutnya, kemudian. Pada hari Senin akan diadakan test capeg, kiranya saudara membawa perlengkapan yang diperlukan ( isi pembukaan ) Selanjutnya hari itu juga akan dilakukan wawancara dan pemeriksaan kesehatan yang meliputi …… (Isi sesungguhnya)

33 MENULIS ISI PENUTUP MENYATAKAN TERIMA KASIH
Atas bantuan dan perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih Atas kehadiran dan perkenan Bapak, diucapkan terima kasih MENEGASKAN SESUATU YG DISEBUT SEBELUMNYA Demikian surat tugas ini diberikan untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya Demikian surat keterangan ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya MENYATAKAN HARAPAN Mudah-mudahan informasi yang kami sampaikan di atas berguna bagi instansi Bapak Demikian harapan kami semoga kerja sama selama ini dapat ditingkatkan

34 PENANDA TANGANAN SURAT
ATAS NAMANYA SENDIRI SURAT YANG DITANDA TANGANI OLEH PEJABAT YANG BERSANGKUTAN LANGSUNG ATAS NAMA “a.n” YANG BERWENANG MENANDA TANGANI MELIMPAHKAN WEWENANGNYA KEPADA PEJABAT SETINGKAT DIBAWAHNYA UNTUK BELIAU “u.b.” YANG DIBERI WEWENANG MEMBERI KUASA LAGI KEPADA PEJABAT SETINGKAT DIBAWAHNYA CONTOH : Menteri Agama RI a.n. Menteri Agama RI Sekretaris Jenderal u.b. Nama……………… Karo Kepegawaian Nama………………… NIP …………………..

35 T E M B U S A N Tembusan : 1. ……………………………………………..
2. …………………………………………….. Tembusan. ……………………………………………….. KETERANGAN TEMBUSAN LEBIH DARI SATU DIBERI “:” DAN NOMOR URUT TEMBUSAN HANYA SATU DIBERI “.” DAN TIDAK DIBERI NOMOR URUT TIDAK PERLU ADA TEMBUSAN ARSIP ATAU PERTINGGAL TEMBUSAN KE ATAS SEJAJAR DENGAN “NOMOR” KE SAMPING SEJAJAR DENGAN “NIP:”

36 KERTAS SURAT Ukuran kertas
Untuk keseragaman pola tata persuratan digunakan kertas kwarto / F4 Jenis kertas Surat untuk surat dinas digunakan kertas kwarto/ F4 Hvs putih 70 gram Surat statuter atau laporan Untuk laporan dan produk hukum digunakan kertas kwarto / F4 hvs putih 80 gram

37 Ciri-ciri Surat Penting dapat dilihat dari pertanyaan sbb:
Apakah surat tersebut memerlukan kebijakan pimpinan? Bagaimana akibatnya kalau surat tsbt lambat sampai di unit pengolah? Apakah akan mengganggu kelancaran tugas pekerjaan seandainya surat itu hilang? Apakah surat tersebut sangat menetukan bagi kelangsungan hidup organisasi yang bersangkutan? Apakah surat tersebut memerlukan tindak lanjut?

38 PENGURUSAN SURAT BALAI DIKLAT KEAGAMAAN BANDUNG OLEH : ATI DAHNIAR
WIDYAISWARA MADYA 2014 BALAI DIKLAT KEAGAMAAN BANDUNG

39 PRINSIP PENGURUSAN SURAT
Semua surat masuk dan surat keluar untuk dari satuan unit organisasi melalui unit kearsipan sesuai tingkatan masing-masing satuan unit organisasi di lingkungan kementerian agama

40 Penomoran surat keluar dan surat masuk dilakukan secara sentral di unit kearsipan sesuai tingkatan masing-masing satuan unit organisasi dilingkungan Kementerian Agama

41 Surat-surat yang proses pengolahan informasinya melibatkan lebih dari satu unit organisasi penyampaiannya perlu dikoordinasikan dengan satuan unit organisasi terkait melalui tatausaha unit pengolah masing-masing satuan organisasi

42 Pengurusan surat harus menjamin kecepatan,ketepatan penyampaian informasi kedinasan untuk proses penyelesaian pekerjaan unit kerja yang memiliki kewenangan penanganan informasi

43 SARANA DAN PERLENGKAPAN PENGURUSAN SURAT
Meja Sortir Kartu kendali Lembar Pengantar Surat Biasa dan Lembar Pengantar Surat Rahasia (LPSR) Lembar disposisi Kotak kartu Kendali Kotak lembar disposisi

44 Meja sortir : digunakan untuk menyimpan dan mensortir surat masuk

45 Kartu Kendali ialah formulir untuk pencatatan , penyampaian surat penting dan untuk menelusuri lokasi serta pengganti arsip selama masih aktif pada Unit pengolah Indeks Berkas.... Tgl : M/K : No.Urut : Kode Isi ringkas : Lampiran : Dari : Kepada : Tanggal: No.Surat : Pengolah: Paraf : Catatan :

46 Lembar Pengantar Lembar pengantar surat biasa
Lembar pengantar Surat Rahasia

47 Lembar Pengantar surat. biasa ialah formulir yang
Lembar Pengantar surat biasa ialah formulir yang digunakan sebagai alat penyampaian surat biasa, berwarna putih dan kuning

48 Lembar Pengantar surat Rahasia ialah formulir yang digunakan sebagai alat penyampaian surat rahasia, berwarna putih dan merah muda

49 Contoh Lembar Pengantar Surat Biasa
Unit Pengolah : Disampaikan Jam: Tanggal : Nomor Urut Asal Surat/ Ditujukan Kepada Tanggal/ surat perihal Keterangan Diterima : Tanda tangan Penerima : Nama Terang :

50 Contoh lembar pengantar surat rahasia
UNIT PENGOLAH Disampaikan Pukul Tanggal Nomor urut Asal surat/ Ditujukan kepada Tanggal/ Keterangan Diterima Pukul : Tanggal Tanda Tanga Penerima : Nama Terang :

51 Lembar disposisi ialah lembar untuk menuliskan disposisi yang mengatur mekanisme pekerjaan, berwarna putih dan kuning muda

52 Contoh lembar disposisi
Indeks : Kode : Tanggal/nomor : Asal Surat : Isi Ringkas : Diterima Tanggal : Tanggal Penyelesaian : Isi Disposisi Diteruskan Kepada Sesudah digunakan harap dikembalikan Kepada :

53 Kotak kartu kendali ialah alat untuk menyimpan kartu kendali ,terbuat dari Kayu atau besi berbentuk seperti lemari yang didalamnya ada laci tersusun Horizontal Dan vertikal yang ukurannya disesuaikan dengan kartu kendali Kotak kartu kendali

54 Prosedur pengurusan surat masuk
Penerimaan Penggolongan Pencatatan Pendistribusian Pengarahan Penyimpanan

55 1.Penerimaan Memeriksa kebenaran surat
Mengembalikan surat salah alamat kepada alamat yang di tuju Melampirkan amplop surat terhadap surat tidak terdapat alamat yang jelas

56 ....Lanjutan Memberi stempel jam dan tanggal diterima pada belakang bagian surat yang sudah dibuka Memberi stempel jam dan tanggal diterima pada belakang amplop surat tertutup/rahasia

57 2.Penggolongan Memisahkan surat dinas,surat pribadi dan surat salah alamat Mengolongkan surat tertutup/rahasia dan surat terbuka

58 ..... Lanjutan Menyerahkan surat terbuka pada pencatat surat dan menyerahkan surat tertutup/rahasia pada pengarah surat Menyortir surat-surat sesuai unit pengolahnya

59 3. Pencatatan Membuka amplop untuk surat terbuka dengan hati hati untuk menjaga agar surat jangan sampai rusak Membaca dan menentukan isi surat Meneliti surat sesuai dengan catatan yang tertera pada amplop termasuk kelengkapan surat dan lampirannya

60 ......Lanjutan Memberi catatan seperlunya terhadap surat yang tidak lengkap Membedakan surat penting dan biasa dengan memberi tanda P dan B Mencatat surat penting kedalam kartu kendali

61 4. Pendistribusian Mendistribusikan surat penting dan surat biasa dengan sarana pencatatan(KK atau LP) ke unit pengolah sesuai tujuan surat Meminta tandatangan penerimaan surat KK atau LPSB/LPSR kepada petugas TU unit pengolah

62 Lanjutan... Menyimpan KK1(putih) sesuai dengan urutan nomor pencatatan,KK II (Kuning) dan LPSB/R pada unit kearsipan sesuai dengan klasifikasifikasi arsip Menyimpan KK III pada unit pengolah sesuai klasifikasi arsip

63 5. Pengarahan Mencatat surat penting dengan menggunakan lembar disposisi rangkap dua Menyampaikan surat beserta lembar disposisi rangkap dua pada pimpinan unit pengolah

64 Lanjutan.... Menerima kembali surat beserta lembar disposisi rangkap dua yang telah diberikan disposisi oleh pimpinan unit pengolah Mengarahkan surat beserta lembar disposisi

65 Lanjutan... Meminta paraf tanda terima dari petugas pelaksana unit pengolah pada lembar disposisi rangkap dua Menyimpan lembar disposisi II pada TU unit pengolah sesuai tanggal penyelesaian

66 BENTUK DAN UKURAN CAP DINAS Kementerian Agama Kabupaten/Kota
2 ( Dua Lingkaran ) Garis tengah : 4 cm dan 2,8 cm R 1 : 2 cm R 2 : 1,4 cm R3-R4 : 0,75

67 KANTOR KEMENTERIANAGAMA
a. Tulisan Kementerian agama b. Kantor kementerian Agama Kab/Kota c. Nama Kab./Kota d. Dua gambar Bintang sebagai Pembatas bba a R1 R2 R3 b KANTOR KEMENTERIANAGAMA KABUPATEN/KOTA d R4 c

68 BENTUK DAN UKURAN CAP DINAS Kementerian Agama kantor urusan agama kecamatan
2 ( Dua Lingkaran ) Garis tengah : 4 cm dan 2,8 cm R 1 : 2 cm R 2 : 1,4 cm R3-R4 : 0,75

69 a. Tulisan Kementerian agama b. KantorUrusan Agama Kecamatan
c. Nama Kecamatan yang bersangkutan d. Dua gambar Bintang sebagai Pembatas bba a R1 R2 R3 b KANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN d R4 c

70 BENTUK DAN UKURAN CAP DINAS Madrasah Aliyah Negeri 2 ( Dua Lingkaran )
Garis tengah : 3,50 cm dan 2,30 cm R 1 : 1,75 cm R 2 : 1,15 cm R3-R4 : 0,60

71 STRUKTUR ORGANISASI KEMENTERIAN AGAMA KOTA TASIKMALAYA DAN KOTA CIMAHI
KEPALA SUBAG TU Seksi Pend. Madrasah Seksi Pend. Agama dan Kegamaan Islam Seksi Penyel. Haji & Umroh Seksi Bimb. Masy. Islam Peny. Syariah PMA NO 13/2012)

72 KEPALA SUBAG TU STRUKTUR ORGANISASI KEMENTERIAN AGAMA
KAB.SUKABUMI, CIANJUR, BANDUNG, GARUT, TASIKMALAYA, CIAMIS, KUNINGAN, CIREBON, MAJALENGKA, SUMEDANG, INDRAMAYU, SUBANG, PURWAKARTA, KARAWANG, BEKASI, KOTA SUKABUMI, BANDUNG, CIREBON KEPALA SUBAG TU Seksi Pend. Madrasah Seksi Pend. Diniyah & pondok Pesantren Seksi Pend. Agama Islam Seksi Penyel. Haji & Umroh Seksi Bimb. Masy. Islam Peny. Syariah PMA NO 13/2012)

73 MARGIN SURAT NOMOR SURAT KODE SURAT TATACARA PENULISAN SURAT KATA PENUTUP SURAT TITIMANGSA PENGGUNAAN GELAR PEJABAT BENTUK SURAT RESMI SPASI TEMBUSAN NB PARAF HIERARKI SURAT POSISI STEMPEL SURAT MASUK DAN KELUAR

74