Sistem Implementasi Training Personal Konversi Sistem

Presentasi berjudul: "Sistem Implementasi Training Personal Konversi Sistem"— Transcript presentasi:

1 Sistem Implementasi Training Personal Konversi Sistem
Review post-implementation Dokumentasi Dukungan lain

2 Training Tipe Training: disesuaikan dengan keadaan lingkungan implementasi sistem: Eksternal Training: kursus dr vendor pelatihan Internal Training: On the Job Training Belajar Sendiri Memilih Staf yang akan dilatih Terdiri dari tiga kelompok User: Teknisi & Administrator yang akan bertugas merawat sistem Application user (user pd umumnya) General Manager

3 Training Pelatihan untuk Administrator: Set-up sistem awal
Rutinitas harian Diagnosis kesalahan Menulis sistem log Trouble shooting Penanganan Keamanan Melakukan perubahan, penghapusan, restore Melakukan Backup / Disaster Recovery

4 Training Application Training Set up files Proses transaksi
Validasi data Update batch Prosedur akhir-hari Mencetak laporan Pemahaman pesan kesalahan

5 Konversi Sistem Baru Konversi Sistem: Konversi Langsung
Konversi Paralel Konversi phase-in Konversi Pilot

6 Konversi Sistem Secara Langsung
Disebut juga sbg Cold Turkey yaitu langsung menghentikan sistem lama dan menjalankan sistem baru; Konversi sistem ini dilakukan apabila: Sistem lama sudah tidak berfungsi sama sekali Sistem baru bersifat kecil / sederhana Tidak baru menggantikan sistem lain Rancangan sistem baru sangat berbeda dengan sistem lama Keuntungan adalah biaya yang relatif tidak mahal Kelemahan: resiko kegagalan yang tinggi Perlu segera diikuti oleh program pengujian dan pelatihan

7 Konversi Paralel Sistem lama dan sistem baru beroperasi bersamaan untuk periode waktu tertentu. Output dari masing2 sistem dibandingkan, apabila terdapat perbedaan akan direkonsiliasi, Keuntungan: resiko kegagalan rendah Kerugian: biaya yg tinggi khususnya duplikasi dokumen, Apabila terdapat perbedaan dalam metoe produksi, aturan keputusan, prosedur akunting, dan model kendali inventarisasi maka metode konversi paralel tidak dapat dilakukan

8 Konversi Phase- In Sistem baru diimplementasikan secara gradual, sedikit demi sedikit -> memeberikan waktu lebih utk asimilasi prubahan, Sistem harus disegmentasi, dan penginstalan sistem baru berdasarkan segmentasi tsb. Untuk setiap segmentasi mis.: mekanisme sistem lama dikembangkan untuk memproses data baru, kemudian sistem baru yang berhubungan dg segmen tersebut diinstal setelah tidak terdapat kegagalan proses kemudian dievaluasi. Keunggulan: proses asimilasi sistem dapat diminimalisasi, Kerugian: biaya yang besar utk membuat interface temporer.

9 Konversi Pilot Sistem diinstal hanya pada sebagian organisasi (mis. Kantor cabang atau pabrik) sbg pilot -> segmentasi organisasi Keuntungan: resiko lebih sedikit dibandindingkan metode langsung, dan lebih murah dibandingkan metode paralel, alokasi kesalahan, alokasi pelatihan untuk semua organisasi.

10 Konversi File Data Melakukan modifikasi file yang sudah ada dalam bentuk: Format Isi data Medium penyimpanan Metode Konversi: Langsung Bertahap

11 Konversi File Langsung
Membuat program konversi data apabila sistem lama menggunakan komputer, sedangkan apabila dr model manual ke komputer butuh waktu lama utk memasukkan data, Membuat suatu prosedur kendali: File Master -> pemeriksaan terhadap field dan records File Transaksi -> perlu diperiksa apabila terdapat perbedaan medium / prosedur File Indeks -> Key yg menghubungkan master file File Backup -> Mengamankan data base apabila terjadi kesalahan proses atau kerusakan di pusat data

12 Konversi File Gradual File dikonversi sedikit demi sedikit,
Rekord akan dikonversi hanya ketika menunjukkan aktifitas transaksi. Rekord lama yang sudah tidak melakukan transaksi tidak dikonversi, Apabila terdapat transaksi, maka kemudian akan dimasukkan ke sistem, Program mencari di file master baru utk record yg akan diupdate dan kemudia diproses, Jika record tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yg sesuai dan rekord tersebut ditambahkan ke file master baru.

13 Evaluasi Sistem Baru Bertujuan untuk mendapatkan cara meningkatkan efisiensi dan efektifitas sistem baru, serta memberikan informasi untuk pengembangan sistem mendatang. Biasanya dilakukan setelah dua hingga enam bulan instalasi -> sudah terdapat periodik pelaporan serta isu sistem masih baru

14 Area Peninjauan (1) Faktor sistem
Faktor kelayakan TELOS (Technical, Economical, Legality, Operation, Schedule) Teknologi pendukung; Pendanaan utk biaya teknologi, operasional, pemeliharaan; Operasinal sistem yg tidak melanggar hukum;kesesuain jadwal. Keterampilan personal dlm

15 Faktor strategik PDM (Productivity, Differentiation, Management
Sudah tercapainya produktivitas stl implementasi sistem baru Kontribusi terhadap diferensiasi produk dan layanan Dukungan informasi utk peningkatan kualitas perencanaan, pengontrolan, dan pembuatan keputusan manajemen, Faktor rancangan MURRE (Maintenability, Usability, reusability, extenability) Dokumentasi sudah komprehensive, jelas dan uptodate Mendukung CMS (Change Management System) Module untuk user sudah terpenuhi Terpenuhinya dukungan ke user Modul perangkat lunak dapat digunakan kembali Terbebas dari fault/error Adaptif dan fleksibel

16 Area Peninjauan (2) Komponen Rancangan Sistem: Output Input Proses
Output harus sesuai, relevan, akurat dan dapat digunakan kembali Kemanan pengguna output bagi user yg tidak berhak Kemudahan akses Sesuai dengan kognitif user Ketepatan edit dan identifikasi laporan Input Form memenuhi kaidah pedoman dan spesifikasi rancangan Verifikator data input Manual pengisian form Proses Pengujian terhadap semua proses Peninjauan terhadap prosedur dan dokumentasi Prosedure pengoperasian Reliability sistem

17 Database Kendali Pengujian penambahan record baru stl record terakhir
Membuat suatu file baru Membaca / menulis ke file dengan label header yg salah Memproses data end-of-file Memasukkan record yg tidak lengkap Proses Back-up, recovery Kecepatan melakukan query Mengatasi batch proses secara efisien (proses tidak terlalu lama) Kendali Penetapan standar operasional untuk mengendalikan kejadian yang bersifat luar biasa. Rencana pemulihan sistem sudah terujikan (disimulasikan) dan ditetapkan, Terdapat kendali akses terhadap serangan virus maupun perusak lainnya

18 Platform Teknologi Peripheral, workstation, processor, dan jaringan,
Membandingkan kinerja dengan rancangan Membutuhkan komponen penunjang: Job accounting system Hardware monitoring Software monitoring Konfigurasi teknologi yang optimal Respon time yang acceptable

19 Area Peninjauan (3) Keakuratan Estimasi Tingkat dukungan:
Waktu: menggunakan tool spt PERT, Gannt, atau lainnya. Biaya yg sebenarnya sesuai dg yg diestimasi Manfaat Tingkat dukungan: Sumber daya tersedia Manajemen puncak Pelatihan (teknik pelatihan, user, tutor)

20 Dokumentasi Dokumentasi Proses Dokumentasi Produk
Merekam proses pengembangan dan perawatan. Isi dokumentasi proses adalah: perencanaan, jadwal, kualitas proses, standard proses. Dokumentasi Produk Menggambarkan produk yang sedang dikembangkan dr sudut pandang engineer pengembang/perawatan. Yg termasuk dokumentasi produk adalah: user manual, help.

21 Dokumentasi Produk Technical manual untuk hardware dan pengoperasion sistem dengan kualitas penulisan yang baik dan jelas. Fitur yang harus terdapat dalam user manual: Bagian “Bagaimana Memulai” Indeks yang komprehensif Tutorial Contoh-contoh Quick reference guide Referensi Ringkas yg menunjukkan fitur dan routin Ilustrasi Manual yg mudah diikuti, mudah dimengerti dan terurut secara logis

22 User Manual Pengantar Tujuan dari produk Lingkungan operasi
Fungsi secara umum Fitur Khusus Keterbatasan Keterangan dan notasi dokumen serta terminologi

23 User Manual System Overview Komponen Hardware, Komponen Software
Komponen Aplikasi Sistem Akses Kontrol Flow of system process

24 User Manual 2. Instalasi 3. Tutorial
Persyaratan minimal sistem yang dibutuhkan Menyalin dan memback-up Proses instalasi Konfigurasi/kustomisasi produk 3. Tutorial Penjelasan langkah-demi langkah dengan contoh Penjelasan tiap contoh Pengembangan dari contoh dasar Penggunaan on-line Help

25 User Manual 4. Instruksi detail 5. Detail Teknis Keluaran dari produk
Masukan untuk produk Pengoperasian produk Penanganan error Fungsi khusus 5. Detail Teknis Prinsip dari operasi Fitur lanjutan Algoritma utama yang digunakan Struktur data utama Modifikasi produk Cara memperoleh dukungan teknis dan informasi lanjutan

26 User Manual Pesan Kesalahan Trouble Shooting

27 Dokumentasi Maintenance
Menjelaskan tata cara perawatan dan pengelolaan sistem yang baik. Maintenance Manual Trouble shooting manual Tingkat kerusakan yang ditulis biasanya hanyalah sampai pada level yang ringan dan tak perlu penanganan khusus.

28 Dokumentasi Source Code
Penamaan variable, constant, procedure. Function yang jelas dan konsisten Memberi keterangan pada header setiap procedure, yang berisis: Fungsi dari procedure Variable local masukan, dan keluaran Variable global yang digunakan dan yang dipengaruhi.

29 Dokumentasi Source Code
Pada Header Program diberi: Nama penulis program Editor Compiler dan Library yang digunakan Versi dan upgrade history Tanggal pembuatan software Deskripsi singkat tentang software