3 rd Meeting in Komunikasi Bisnis – by Meily Margaretha.

Presentasi berjudul: "3 rd Meeting in Komunikasi Bisnis – by Meily Margaretha."— Transcript presentasi:

1 3 rd Meeting in Komunikasi Bisnis – by Meily Margaretha

2 PERANAN PENTING KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Saling bertukar informasi. Membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lainnya.

3 FUNGSI-FUNGSI KOMUNIKASI BISNIS Fungsi Komunikasi internal: Fungsi Komunikasi internal: berbagi ide & pesan dengan atasan, rekan kerja, & bawahan. Fungsi Komunikasi eksternal: Fungsi Komunikasi eksternal: berkomunikasi dengan pelanggan, pemasok, pemerintah & masyarakat.

4 Fungsi komunikasi internal  Mengumumkan & menjelaskan prosedur & kebijakan.  Menginformasikan kemajuan manajemen.  Mengembangkan produk & layanan baru.  Mengajak karyawan atau manajemen untuk membuat perubahan atau perbaikan.  Mengkoordinasi aktivitas.  Mengevaluasi atau memberi penghargaan kepada karyawan.

5 Fungsi komunikasi eksternal  Menjawab pertanyaan tentang produk & layanan.  Membujuk konsumen untuk membeli produk atau jasa.  Menjelaskan spesifikasi pemasok.  Mengajukan kredit.  Menagih utang.  Merespon biro pemerintah.  Mempromosikan citra positif perusahaan.

6 Pola Komunikasi Saluran Komunikasi Formal Saluran Komunikasi Informal/Nonformal

7 Berbagai Aliran Komunikasi Formal dalam Organisasi Komunikasi ke bawah Komunikasi ke atas Komunikasi Horizontal Komunikasi Diagonal

8 MANAGER UMUM MANAGER PEMASARAN BAG. PENJUALAN BAG.PROMOSI MANAGER PRODUKSI BAG.PABRIK BAG. PENELITIAN MANAGER KEUANGAN BAG. AKUNTANSI BAG. KEUANGAN

9 KOMUNIKASI KE BAWAH (Downward Communication) Meliputi rencana kerja, kebijakan, & prosedur. Umpan balik mengenai kinerja karyawan & menajamkan kepekaan misi dalam mencapai tujuan organisasi. DISTORSI terjadi karena garis komunikasi yang panjang. Aliran Komunikasi dapat ditingkatkan melalui: lap.berkala, pengumuman, rapat, dll.

10 KOMUNIKASI KE ATAS (Upward Communication) Umpan balik dari karyawan nonmanajemen ke pihak manajemen. Karyawan menjelaskan kemajuan penyelesaian tugas. Melaporkan rintangan yang ditemui. Menyarankan metode-metode.

11 Upward Communication (Con’t) DISTORSI terjadi karena hilang rasa percaya & sindrom “abs”. Cara-cara untuk meningkatkan aliran komunikasi ke atas: 1. Mempekerjakan konsultan. 2. Meminta karyawan melaporkan keluhan. 3. Mendorong rapat reguler. 4. Membangun situasi saling percaya. 5. Melaksanakan program insentif.

12 KOMUNIKASI HORIZONTAL  Mengkoordinasikan tugas-tugas.  Membagi Informasi.  Memecahkan masalah.  Menyelesaikan konflik.

13 KOMUNIKASI HORIZONTAL (Lanjutan)  DISTORSI terjadi karena kemampuan komunikasi yang buruk, prasangka, keterlibatan ego, dll.  Cara untuk meningkatkan aluran komunikasi Horizontal: 1.Melatih karyawan dalam kerjasama tim & komunikasi. 2.Membangun sistem penghargaan berbasis pencapaian tim. 3.Mendorong partisipasi penuh dalam fungsi- fungsi tim.

14 KOMUNIKASI DIAGONAL Komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda

15 SALURAN INFORMAL MANAGER UMUM MANAGER PEMASARAN BAG. PENJUALAN BAG.PROMOSI MANAGER PRODUKSI BAG.PABRIK BAG. PENELITIAN MANAGER KEUANGAN BAG. AKUNTANSI BAG. KEUANGAN

16 Rintangan dalam Aliran dalam Organisasi  Struktur organisasi yang terlalu berbelit.  Alur komunikasi yang panjang.  Iklim komunikasi yang tertutup.  Kurangnya saling percaya antar manajemen & karyawan.  Persaingan untuk kekuasaan, status & penghargaan.  Ketakutan.  Kurangnya kemampuan berkomunikasi.

17  Menurut Saudara, mana yang lebih penting Downward Communication atau Upward Communication? Mengapa Saudara mengatakan demikian?

18 Communicating Across Cultures

19 Definisi Komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis baik komunikasi verbal maupun nonverbal dengan memperhatikan faktor- faktor budaya disuatu daerah, wilayah, atau negara.

20 Mengapa Penting? Batas-batas negara semakin tidak berarti seiring ekspansi bisnis melalui merger, aliansi, & akuisisi Batas-batas negara semakin tidak berarti seiring ekspansi bisnis melalui merger, aliansi, & akuisisi Bermunculan suatu pola kerjasama ekonomi secara regional, seperti kawasan ASEAN, Asia Pasifik, Eropa, Kanada, Amerika Utara, dll Bermunculan suatu pola kerjasama ekonomi secara regional, seperti kawasan ASEAN, Asia Pasifik, Eropa, Kanada, Amerika Utara, dll Perjanjian perdagangan yang menguntungkan mendorong ekspansi pasar global Perjanjian perdagangan yang menguntungkan mendorong ekspansi pasar global Kemajuan teknologi dalam transportasi & informasi buat dunia lebih kecil & terjalin Kemajuan teknologi dalam transportasi & informasi buat dunia lebih kecil & terjalin

21 Memahami Budaya Culture: Sistem kompleks nilai-nilai, ciri, moral, & adat istiadat yang dimiliki oleh suatu masyarakat

22 Karakteristik Kebudayaan 1. Kebudayaan bisa dipelajari. 2. Kebudayaan bersifat logis. 3. Kebudayaan merupakan dasar dari identitas pribadi & masyarakat. 4. Kebudayaan bersifat dinamis.

23 PERBEDAAN BUDAYA Nilai-nilai sosial. Peran & status. Kebiasaan pengambilan keputusan. Waktu. Bahasa Tubuh. Jarak Komunikasi. Perilaku sosial & Etis. Budaya Perusahaan.

24 Perbedaan Budaya Dalam Komunikasi AS: Beberapa detik. Jepang: anggukan kepala. Beberapa negara Asia Tenggara: Seperti berdoa. Timur Tengah & Timur Jauh: genggaman lembut. AS: Ok, Good work, Good job. Jerman: 1 & Jepang: 5 Iran, Ghana, Australia: isyarat cabul. AS: keramahan, kekuatan, & dapat dipercaya. Jepang & Korsel: agresif.  Keramahan, kebahagiaan, kesepakatan.  Berhasil di seluruh dunia. Silent: - Budaya Barat: penolakan, ketidaksukaan, depresi, penyesalam, malu, tdk tahu. - Jepang: Bijaksana, 60% wanitanya menikah dengan pria pendiam.

25 Mencapai Kepekaan Antarbudaya Menghindari Etnosentrisme. Menghindari Etnosentrisme. Menjembatani Kesenjangan Menjembatani Kesenjangan Toleransi. Toleransi. Empati. Empati. Menjaga Muka. Menjaga Muka. Kesabaran. Kesabaran.

26 Mengatasi Etnosentrisme Mengenali Variasi Budaya Meningkatkan Sensitivitas Antarbudaya Komunikasi Lintas Budaya Yang Efektif Memperbaiki Keterampilan Komunikasi Antarbudaya Mempelajari budaya- Budaya dan bahasa- bahasa lain Menghargai Preferensi Gaya Menggunakan Interpreter, penerjemah & perangkat lunak terjemah Menulis & Berbicara Dengan jelas Mendengarkan Dengan Seksama Membantu orang lain Beradaptasi dengan Budaya anda

27 Mengenal perbedaan budaya suatu negara merupakan cara terbaik untuk berkomunikasi secara efektif

28 Tugas Kelompok Dikerjakan oleh 2 orang Dikumpulkan pertemuan sebelum UTS Kasus dengan judul: SELF-REGULATION, INDIVIDUAL CHARACTERISTICS AND CYBERLOAFING Langkah-langkah mohon ikuti panduan yang ada di kontrak kuliah Ringkasan Kasus Perumusan Masalah Analisis Masalah Rencana Tindakan Evaluasi dan Rekomendasi Referensi

29 SELF-REGULATION, INDIVIDUAL CHARACTERISTICS AND CYBERLOAFING Prasad, S., Lim, V.K.G., & Chen, D.J.Q

30 Cyberloafing Voluntary acts of employees’ using their companies’ internet access during office hours to surf non-work related web sites for personal puposes. Students use internet for personal purposes during classes, they are not focusing their effort and attention on learning and this is similar to employees not focusing their energies on work.

31 The BIG FIVE personality (Extraversion, neuroticism, agreeableness, openess to new experiences, and conscientiousness) plays important role in determining why some people procrastinate more than others. Research has shown that individuals who are high on conscientiousness tend to engage in less loafing behaviors. Individuals who have high degree of impulse control tend to able to regulate their attentional processes better and loaf less

32 Hipotesis: H1: Self-regulation is negatively related to cyberloafing such that highly self regulated individuals will cyberloaf less than lowly self regulated individuals. H2: Self-efficacy will moderate the relationship between self- regulation and cyberloafing such that the relationship is stonger for those who are high on self-efficacy than those with low self- efficacy H3: Conscientiousness will moderate the relationship between self-regulation and cyberloafing such that the relationship will become stronger for those are high on conscientiousness than those who are low on conscientiousness H4: Achievement orientation will moderate the relationship between self-regulation and cyberloafing such that the relationship will become stronger for individuals with high achievement orientation than those with low achievement orientation

33 METHODS Participants: 128 undergraduate students (49 males & 79 females) from a large university in Asia Survey Questionnaire

34 Results: The results indicated that personality variables significantly moderated the relationship between self-regulation and cyberloafing.

35 Referensi Bovee, C.L. & Thill, J.V. (2007). Komunikasi Bisnis. Jilid 1& 2. Edisi Kedelapan. Indeks:Jakarta. Guffey, M.E., Rhodes & K., Rogin, P. (2006). Komunikasi Bisnis: Proses & Produk. Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat. Purwanto,D. (2006). Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga

36