Evaluasi dan Pemeliharaan

Presentasi berjudul: "Evaluasi dan Pemeliharaan"— Transcript presentasi:

1 Evaluasi dan Pemeliharaan
Eka Ismantohadi, S.Kom

2 Kesuksesan Implementasi ERP
Keberhasilan implementasi sistem ERP tergantung strategi implementasi yang diterapkan. Beberapa tips untuk mendukung kesuksesan implementasi ERP [OLS-2004], adalah : 1. User Focus VS Technology Focus User Focus berarti berusaha agar sistem ERP mendukung proses yang saat ini sedang berlangsung Focus pada Technology dapat dipertimbangkan setelah focus terhadap user terpenuhi.

3 2. Dukungan Vendor dan Konsultan
Idealnya perusahaan memiliki kendali utama atas dukungan vendor dan jasa konsultasi implementasi ERP. 3. Pelatihan Pelatihan sangatlah penting dalam implementasi ERP. Beberapa kegagalan implementasi ERP dikarenakan kesalahan pada buruknya pelatihan. Hanya persen implementasi ERP berjalan lancar [OLS- 2004].

4 Menyingkat waktu pelatihan.
Beberapa penyebab kegagalan karena pelatihan adalah : Pelatihan karyawan menggunakan software tertentu tanpa memperhatikan bisnis proses. Pelatihan hanya fokus pada urutan perintah penggunaan tanpa memperhatikan kenapa perintah tersebut dilakukan. Menyingkat waktu pelatihan. Menyelesaikan masalah dengan cara lama tidak menggunakan cara sistem baru.

5 Faktor-faktor lain penyebab kesulitan pelatihan sistem ERP adalah :
Keberagaman user Kompleksitas sistem yang baru Keberagaman metode pelatihan Berdasarkan pengalaman sebelumnya, saat ini banyak vendor ERP yang menyediakan pelatihan dengan metode yang lebih fleksibel, diantaranya : Web based virtual training Computer based training Video course Self study books Popup Help Screen

6 Evaluasi dan Pengukuran Kinerja Sistem ERP
Pengukuran kinerja sistem ERP dapat dilihat dari 2 sudut pandang : Evaluasi dari sudut pandang keuangan Menekankan pada identifikasi penyimpangan anggaran yang sudah ditetapkan dengan biaya aktual yang dikeluarkan Evaluasi dari sudut pandang teknis Menekankan pada kriteria teknis

7 A. Evaluasi Finansial Salah satu pendekatan evaluasi keuangan atas kinerja ERP adalah berbasis balance score card (BSC) [PWC- 2005]. BSC menekankan pada financial, customer, internal process dan learning innovation. Persyaratan dan kriteria pengukuran BSC [Ros-2005] : Indikator pengukuran harus dapat diterapkan oleh tim proyek Indikator utama harus mudah dihitung Anggota proyek terlibat untuk memahami pengukuran. Pengukuran harus relevan, andal, dan akurat

8 Dalam mendefinisikan ukuran spesifik, ada dua pendekatan :
TOP DOWN : dimulai dengan menentukan pengukuran yang berdasarkan pencapaian sasaran ERP. Pendekatan ini digunakan untuk menjamin bahwa proses berlangsung tanpa menyimpang dari tujuan dan tidak ada sumber daya yang terbuang percuma. BOTTOM UP : mengidentifikasi hambatan (bottleneck) pada sistem ERP yang dijadikan pengukuran atas efisiensi dan efektifitas sistem ERP.

9 1. Perspektif Keuangan Biaya implementasi meliputi berbagai komponen biaya dan harus dipandang sebagai satu kesatuan yang disebut Total Cost Of Ownership (TCO). Bagaimana mengkonversi beberapa aspek dalam ERP menjadi sebuah nilai yang terhitung (tangible). Misalnya : layanan yang diberikan oleh Dept TI menjadi nilai biaya. (TCO) adalah besarnya biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menjalankan ERP.

10 2. Perspektif Customer Dari perspektif kostumer apakah sistem ERP dapat mendukung kebutuhan individu user secara efisien. Customer sistem dapat berupa : pengguna langsung seperti karyawan yang menggunakan sistem atau tidak langsung seperti supplier, subkontraktor atau kustomer perusahaan lain.

11 3. Perspektif Proses Internal
Perspektif ini menekankan pada usaha untuk menjawab pertanyaan sejauh mana sistem ERP dapat mendukung proses bisnis internal. Kondisi ini dikelompokkan dalam 2 proses : Proses untuk pengoperasian sistem (sudut pandang operasional) Proses untuk peningkatan dan perbaikan kapabilitas sistem (sudut pandang pengembangan) Kriteria lain yang penting adalah penanganan proses bisnis yang permanen dan efektif.

12 4. Perspektif Inovasi dan Pembelajaran
Aspek ini digunakan untuk menilai sejauh mana sistem ERP dapat digunakan sebagai nilai tambah pengetahuan bagi perusahaan dan memfasilitasi perubahan pada masa datang. Kemampuan ini tergantung pada pengetahuan setiap karyawan dan pengukuran dilakukan berpusat pada pengetahuan setiap karyawan. Pengukuran penting lainnya adalah kebergantungan pada konsultan luar. Aspek-aspek inovasi dan pembelajaran [ROS-2005] dapat dilihat pada tabel.

13 B. Evaluasi Teknis Dari Segi Teknis, Beberapa faktor yang mempengaruhi kinerja diantaranya adalah : Arsitektur aplikasi yang dikembangkan Laju pertumbuhan data Populasi user Infrastruktur Jaringan Ketika membangun rencana evaluasi ERP faktor-faktor teknis seperti SO, basis data, web server harus diperhitungkan.

14 Tipe evaluasi kinerja idealnya meliputi beban kerja, integrasi sistem, sistem uji unit dan uji paralel untuk : Mempelajari setiap sisi sistem Bagaimana sistem bekerja pada lingkungan tertentu Pengujian sebaiknya juga dilakukan pada setiap fase pengembangan sistem ERP yang dimulai dari awal proyek hingga sistem berjalan seluruhnya.

15 Evaluasi kinerja ERP dari aspek teknis menurut [RAD-2006] adalah :
Mendefinisikan kebutuhan kinerja, misalnya waktu tanggap minimal yang dapat diterima untuk menyelesaikan tugas keseluruhan. Membangun program pengujian dengan semua elemen yang sudah disiapkan dengan baik. Mengatur semua infrastruktur sesuai konfigurasi yang direkomendasikan oleh vendor. Menjalankan unit test untuk setiap aplikasi dalam paket modul untuk menjamin bahwa semua fungsi berjalan dengan baik.

16 Menjalankan integration test untuk menjamin kompatibilitas dan konektivitas antar seluruh komponen.
Menggunakan alat bantu monitoring untuk sistem yang menjadi tempat berjalan sistem ERP misalnya sistem operasi, basis data dan middleware. Mendefinisikan referensi dasar waktu tanggap pada tugas utama saat sistem tidak dalam beban kerja berat. Mendefinisikan referensi dasar waktu tanggap pada tugas utama pada berbagai kondisi beban kerja. Jika kebutuhan tidak berhasil dipenuhi, lakukan perubahan pada hardware, software, dan jaringan, kemudian ulangi pengujian tersebut. Kompatibel : mampu bergerak dan bekerja dengan keserasian, kesesuaian Kompatibilitas : keadaan penyesuaian diri

17 Analisis dengan 9 Tahapan
Tahap 1 : Mendefinisikan ukuran kinerja yang dibutuhkan. Ukuran kinerja didefinisikan berdasarkan proses end-to-end artinya saat mulai awal diukur sampai akhir pengukuran yang semuanya berkaitan dengan kebutuhan user. Misalnya waktu tanggap untuk aktivitas : Menambah data supplier baru Menjalankan sebuah permintaan data Menjalankan sebuah order pembelian dan lain-lain

18 Ketika mendefinisikan kinerja yang dibutuhkan, beberapa faktor yang perlu diperhatikan adalah :
Masukan dari user dan harapannya terhadap sistem Ukuran respon time yang diperlukan untuk setiap tugas dan subtugas saat kondisi tertentu.

19 Tahap 2 : Membuat program pengujian (test bed) dengan semua komponen yang sudah terpasang.
Test bed adalah suatu paket pengujian yang dijalankan pada sistem yang meliputi semua komponen, dikonfigurasikan semirip mungkin dengan lingkungan implementasi sebenarnya. Semua vendor biasanya menyediakan informasi mengenai dukungan platform yang diperlukan. Hardware pendukung yang digunakan dalam test bed harus sesuai rekomendasi. Simulasi lalulintas data melalui jaringan internet, maka mesin klien harus dikonfigurasi berada diluar router. Komponen lain seperti contoh data, alat monitoring pengujian dan alat bantu pengujian sudah disiapkan

20 Tahap 3 : Konfigurasi disesuaikan dengan keseluruhan infrastruktur berdasarkan rekomendasi vendor.
Sebelum dilakukan pengujian apapun perlu dilakukan penyesuaian konfigurasi dan spesifikasi berdasarkan rekomendasi vendor. Rekomendasi penting yang lain adalah konfigurasi teknis database, keamanan jaringan, jumlah aplikasi, input/output, memori sistem, sistem operasi, spesifikasi hardware server client. Jika test dilakukan pada lingkungan yang tidak sesuai maka test tersebut menjadi sia-sia. Jika dalam pengujian terdapat perubahan konfigurasi, maka harus diuji kembali pada tahap berikutnya.

21 Tahap 4. Menjalankan unit test untuk menjamin bahwa fungsi berjalan baik.
Hasil test pada tahap 1 yaitu identifikasi atas semua fungsi dan tugas-tugas penting yang dilakukan oleh sistem. Setiap fungsi dan tugas-tugas ini perlu diuji pada masing-masing unit secara terisolasi, untuk menjamin bahwa tugas ini dapat diselesaikan oleh sistem. Pengujian unit berguna untuk menjamin bahwa produk berjalan sesuai rencana.

22 Tahap 6 : Mengaktifkan semua alat bantu monitoring
Tahap 5 : Menjalankan integration test untuk menjamin kompatibilitas dan konektivitas antar semua komponen. Tahapan yang penting, karena ditahap ini semua komponen diuji bersama-sama. Semua fungsi, subfungsi dan interaksi antarfungsi diuji secara berkesinambungan. Tahap 6 : Mengaktifkan semua alat bantu monitoring Fase ini menyiapkan alat bantu monitoring yang sudah disiapkan pada tahap 2. Alat bantu ini membantu mengukur semua parameter kinerja disesuaikan dengan standar kinerja yang diinginkan.

23 Tahap 7. Mendefinisikan referensi dasar waktu tanggap pada tugas utama pada kondisi beban kerja normal. Setelah alat bantu monitor diaktifkan dan berjalan dengan lancar, selanjutnya akan di lakukan simulasi perhitungan kinerja pada beban kerja normal. Waktu tanggap dihitung dengan cara mengirimkan tugas ke sistem dan mengukur waktu dari awal sampai selesai menggunakan stopwatch time script. Tahap 8. Mendefinisikan referensi dasar waktu tanggap untuk berbagai beban kerja (terutama beban maksimum dan minimum) Misalnya tugas diharapkan selesai dalam 40 detik, ketika dijalankan pengujian diperoleh rata-rata waktu 22 detik dalam beban minimum, 32 detik pada beban normal dan 52 detik dalam beban maksimum.

24 Tahap 9. Melakukan perubahan atau perbaikan untuk memenuhi tuntutan kinerja yang dibutuhkan.
Jika ternyata tuntutan kebutuhan kinerja tidak dapat dipenuhi, maka perlu dilakukan perubahan misalnyadalam bentuk pengaturan ulang infrastruktur dan konfigurasi, menambah atau mengurangi sumber daya yang terkait. Pada tahap ini maka dapat dinyatakan apakah aplikasi yang dipasang sudah berjalan dengan beban kerja yang realistis dan memenuhi tingkat layanan tertentu.

25 Pemeliharaan Sistem Jenis pemeliharaan Sistem menurut OLS- 2004 adalah
Korektif berupa : Aplikasi tambahan : jika ada tambahan aplikasi dari vendor (object baru ) Troubleshooting : menyelesaikan masalah berdasarkan laporan user. Adaptif berupa : Transfer : Implementasi fitur baru Testing : Pengujian setelah perubahan Modifikasi : Kostumisasi internal Penyesuaian antarmuka : Implementasi antarmuka dengan software lain.

26 Perfektif berupa : Preventif berupa :
Upgrade Versi : Penyesuaiaan, perencanaan dan implementasi versi baru. Preventif berupa : Administrasi : monitor response time, ambang batas, ukuran file, backup, error log. Monitoring alur kerja : menelusuri aliran aktivitas pemeliharaan.

27 Latihan Soal 1. Proses bisnis perusahaan manufaktur membutuhkan 4 tahap pengendalian saat perusahaan tersebut melakukan aktifitas atau proses produksi, sebutkan dan jelaskan! 2. Sebutkan dan jelaskan modul-modul paket pada system ERP yang anda ketahui! 3. Sebutkan dan jelaskan metode pengembangan system ERP yang anda ketahui! 4. Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah implementasi ERP yang anda ketahui! 5. Apa yang anda ketahui tentang Total Cost of Ownership (TCO)? Jelaskan! Sifat UTS :open catatan kecil bukan hasil print-an (1 lembar kertas ukuran A4, diberi nama masing2, tidak boleh sama dengan yang lain, dikumpulkan beserta jawaban anda)