Membuat Pesan Bisnis Surat Niaga.

Presentasi berjudul: "Membuat Pesan Bisnis Surat Niaga."— Transcript presentasi:

1 Membuat Pesan Bisnis Surat Niaga

2 Macam-macam Surat Niaga
Surat Penawaran Surat Permintaan Penawaran Surat Pesanan Surat Pengaduan

3 Surat niaga yang akan kita bahas : Surat Penawaran
Surat niaga: surat yang dikeluarkan oleh badan–badan atau perusahaan–perusahaan dalam rangka menjalankan usahanya. Surat niaga yang akan kita bahas : Surat Penawaran Surat Permintaan Penawaran Surat Pesanan Surat Pengaduan

4 1. SURAT PENAWARAN Surat penawaran (barang / jasa): Surat yang berisi informasi keadaan suatu barang/ jasa yang hendak dijual kepada calon pihak yang dikirimi surat (calon pembeli/ pengguna jasa).

5 Surat penawaran harus disusun dengan teliti dan dapat menarik perhatian pembaca. Kepada pihak yang dikirimi surat harus ditunjukkan keunggulan kualitas barang yang ditawarkan.

6 Hal - hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat penawaran:
nama/ jenis barang yang ditawarkan kualitas, merk barang jumlah barang yang ditawarkan harga satuan potongan harga yang diberikan syarat pembayaran cara pengiriman

7 CONTOH SURAT PENAWARAN
PT PUSTAKA WIDYA Jalan Pelajar 10 A Yogyakarta Nomor : 45/ PB/ PW/ IV - 03 Yogyakarta 1 April 2003 Lampiran : 2 ( dua) lembar Hal : Penawaran Buku Yth . Saudara Pemilik Toko Buku Cerdas Abadi Jalan Ki Hajar Dewantara no. 25 Surabaya

8 Dengan Hormat, Menyongsong peringatan Hari Pendidikan Nasioanal 2003 dan diberlakukannya Kurikulum Berbasis Kompetensi, kami penerbit buku-buku pelajaran untuk SD sampai dengan perguruan tinggi, mengajak Saudara bekerja sama berpartisipasi mencerdaskan kehidupan bangsa.

9 Buku–buku kami telah mendapat pengesahan dari Dirjen Dikdasmen Depdiknas, sebagai buku pelengkap disamping buku teks wajib yang telah diterbitkan oleh pemerintah. Semoga Saudara berkeinginan meningkatkan kualitas pendidikan. Untuk itu kami lampirkan sebuah daftar buku dan sebuah blangko surat pesanan.

10 Kami juga memberikan diskon menarik dengan persentase tinggi kepada toko pengecer dengan ketentuan :
Pembayaran tunai diskon 40 % Pembayaran maksimal 2 bulan diskon 35 % Pembayaran maksimal 4 bulan diskon 30 % Pesananan Saudara sangat kami tunggu. Terima kasih. Hormat kami, Kabid Pemasaran A. Latief

11 2. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN
Surat yang dikirimkan kepada penjual oleh calon pembeli dengan maksud meminta informasi mengenai harga dan keadaan barang, serta persyaratan mengenai jual-beli barang. Surat ini biasanya dibuat karena calon pembeli belum banyak mengenal suatu produk, baik jenisnya maupun harganya. Mungkin juga karena ada perubahan harga dan jenis produk

12 d. cara dan syarat pembayaran e. cara pengiriman
Agar calon pembeli memperoleh jawaban yang memuaskan dari penjual, maka surat ini perlu berisi pertanyaan mengenai a. nama / jenis barang b. harga satuan c. potongan harga d. cara dan syarat pembayaran e. cara pengiriman

13 CONTOH SURAT PERMINTAAN PENAWARAN
Bogor, 31 Januari 2003 Yth, Direktur PT Jati Murni di Solo Dengan hormat, Kami akan sangat gembira jika Saudara dapat memberikan penjelasan mengenai jenis-jenis dan harga perabot rumah tangga produksi Jati Murni. Jika ada kesesuaian harga, kami akan memesan dalam jumlah besar. Informasi secepatnya sangat kami harapkan. Terima kasih. Hormat kami, Sabrina

14 3. SURAT PESANAN Surat pesanan merupakan surat dari pembeli yang dikirim kepada penjual yang berisi pesanan untuk membeli sejumlah barang atau memesan suatu jasa tertentu.

15 Pada dasarnya penyusunan surat jenis ini cukup singkat, padat, tetapi jelas sehingga tidak menimbulkan keraguan pada diri si penjual.

16 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat pesanan:
a. Menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan surat penawaran atau iklan dan sebagainya. b. Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu dibuat dalam bentuk daftar agar mudah melayani dan mengeceknya.

17 c. Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki
d. Menyebutkan cara pembayaran. e. Menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki. f. Menyebutkan cara pengepakan.

18 Bogor, 2 Maret 2005 CONTOH SURAT PESANAN Yth, Direktur PT Jati Murni
Solo Dengan hormat, Kami sangat bergembira menerima informasi tentang jenis-jenis dan harga perabot rumah tangga produksi Saudara. Untuk itu kami mohon dikirimi perabot rumah tangga sesuai dengan kode nomor : No. 15 sebanyak 7 buah No. 17 sebanyak 8 buah No. 25 sebanyak 10 buah Harga sesuai penawaran, begitu pula cara pembayarannya. Terima kasih atas kepercayaan terhadap pelanggan lama. Hormat kami, Sabrina

19 4. SURAT PENGADUAN (KLAIM)
Surat pemberitahuan dari pemesan/ pembeli kepada penjual, karena barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan. Surat pengaduan dibuat karena : jumlah/ mutu barang tidak sesuai, kerusakan, keterlambatan, atau pengingkaran isi perjanjian

20 Seseorang menulis surat pengaduan di
antaranya untuk: Menyelesaikan proses jual beli agar memuaskan kedua belah pihak Meningkatkan hubungan baik yang sudah dibina agar tidak sampai putus karena kesalahan yang tidak disengaja.

21 c. Mengingatkan penjual agar memberikan pelayanan yang memuaskan karena pembeli adalah raja, sehingga pelayanan yang baik akan mendatangkan pelanggan yang setia. d. Meminta informasi atau keterangan kepada penjual, harus kepada siapa dirinya menuntut ganti rugi jika kesalahan bukan pada pihak penjual.

22 Alternatif penyelesaian pengaduan di antaranya :
Meminta potongan harga, jika pengaduan disebabkan oleh kesalahan dalam pengiriman barang. Meminta pergantian barang, jika tidak mungkin untuk menjualnya karena rusak atau kesalahan mutu barang pesanan.

23 c. Meminta pengiriman barang yang kurang jika memang jumlah yang dikirim kurang. d. Meminta pengganti kerugian berupa uang, jika barangnya tidak diganti.

24 Untuk menyusun surat pengaduan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut ini :
Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan. Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun Anda merasa tidak puas.

25 c. Sebutkan jenis dan jumlah barang yang Anda adukan.
d. Jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan yang logis tentang pengaduan tersebut dengan bukti yang nyata. e. Jelaskan penyelesaian pengaduan yang Anda kehendaki dengan tidak merugiksn kedua belah pihak

26 CONTOH SURAT PENGADUAN
TOKO BUMI ASIH Jalan MT. Haryono 53 Surabaya Surabaya, 14 Agustus 2003 Nomor : 71/ BA/ VII – 03 Hal : Pengaduan Kualitas Barang Yth . Pimpinan UD TANI MAKMUR Jalan H. Samanhudi 36 Sidoarjo Dengan Hormat, Kiriman saudara berupa 89 ton kedelai telah kami terima pada tanggal 12 Agustus Hal ini berarti lebih cepat dari permintaan kami. Oleh karena itu kami ucapkan terima kasih.

27 Perlu kami sampaikan bahwa setelah kami cek ada 20 karung kedelai yang mutunya tidak sesuai dengan pesanan. Daripada 20 karung tersebut kami kembalikan, kami mohon potongan harga sebesar 20 %. Jika saudara tidak setuju dengan potongan harga, silakan mengirim utusan untuk mengeceknya dan sekalian mohon dibawakan penggantinya. Atas perhatian dan kebijakan Saudara, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Boy Wijaya Pemilik Toko

28 SOAL-SOAL DAN EMBAHASANNYA
1. Perhatikan surat pengaduan berikut! Seorang pembeli kecewa terhadap penjual/produsen karena barang yang dikirim tidak sesuai dengan barang yang dipesan. Kalimat santun untuk penulisan surat pengaduan sesuaidengan ilustrasi tersebut adalah …. a. Barang yang telah saya terima tidak sesuai dengan pesanan, saya kapok pesan barang pada Saudara. b. Barang yang telah saya terima tidak sesuai dengan pesanan, saya tidak puas dengan pelayanan Saudara.

29 c. Barang yang telah saya terima tidak sesuai dengan pesanan, saya sangat kecewa. Segera diganti.
d. Barang yang telah saya terima tidak sesuai dengan pesanan, mohon diganti sesuai dengan pesanan saya. e. Barang yang telah saya terima tidak sesuai dengan pesanan, mohon ada ganti rugi atas kekecewaan saya.

30 Jawaban : d Pembahasan : Karena opsi d adalah kalimat pengaduan yang santun dan jelas.

31 Terima kasih… Sampai Jumpa MERDEKA