PENGORGANISASIAN & REVISI PESAN-PESAN BISNIS

Presentasi berjudul: "PENGORGANISASIAN & REVISI PESAN-PESAN BISNIS"— Transcript presentasi:

1 PENGORGANISASIAN & REVISI PESAN-PESAN BISNIS
5th Meeting-by Meily Margaretha PENGORGANISASIAN & REVISI PESAN-PESAN BISNIS

2 PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS

3 Penyebab Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik
Bertele-tele. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan. Menyajikan ide-ide secara tidak logis. Informasi penting kadang kala tidak tercakup didalam pembahasan.

4 Bagaimana Mengorganisasi Pesan-Pesan Bisnis yang Baik?
Subjek & tujuan jelas. Semua informasi berhubungan dengan subjek & tujuan. Ide-ide dikelompokkan & disajikan dengan cara yang logis. Semua informasi penting sudah tercakup.

5 Manfaat Pengorganisasian Yang Baik
Membantu audiens memahami suatu pesan (kognitif). Membantu audiens menerima suatu pesan (afektif). Menghemat waktu audiens. Mempermudah pekerjaan komunikator.

6 Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline
Mendefinisikan & Mengelompokkan Ide-ide Menentukan urutan dengan rencana operasional

7 IDENTIFIKASI & PENGELOMPOKKAN IDE

8 Menentukan Urutan Dengan Rencana Organisasional
Pendekatan Langsung (Direct Approach). Pendekatan Tidak Langsung (Indirect Approach).

9 Pendekatan Langsung (Direct Approach)
≈ pendekatan deduktif (deductive approach). Ide pokok  bukti-bukti pendukung. Reaksi audiens cenderung positif & menyenangkan.

10 Kelebihan Direct Approach
Menghemat waktu pembaca. Menetapkan bingkai berpikir yang tepat. Mencegah frustasi.

11 Pendekatan Tidak Langsung (Indirect Approach)
≈ pendekatan induktif (inductive approach). Bukti pendukung  ide pokok. Reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.

12 Kelebihan Indirect Approach
Menghargai perasaan audiens. Mendorong penerimaan yang baik. Meminimalkan reaksi negatif.

13 Jika Senang Jika agak Tertarik Jika Netral Jika tidak Tertarik Jika tidak Senang Jika Bermusuhan PENDEKATAN LANGSUNG PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG Berita baik Atau ide utama Berita Buruk Atau ide utama

14 DIRECT or INDIRECT APPROACH??
Saudara sebagai manajer meminta karyawan bekerja lembur untuk memenuhi tenggat waktu yang penting. Manajer Saudara mempromosikan Saudara dari staf manajer SDM menjadi wakil manajer SDM. Saudara meminta cuti kepada bos Saudara karena harus menghadiri pernikahan adik Saudara.

15 Rencana Organisasional
A) Direct Request Penyampaian langsung pada point yang dituju. Dapat berupa surat maupun memo. B) Pesan Rutin, Good News atau Goodwill Memberikan informasi rutin.

16 Rencana Organisasional
C) Pesan Bad News Mengumumkan penolakan suatu lamaran. Merampingkan karyawan. Menurunkan pangkat. D) Pesan Persuasif Audiens sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan.

17 Pesan Positif (Good News)
Pesan diawali dengan pembukaan yang jelas dan ringkas. Contoh: Departemen sumberdaya manusia menetapkan Saudara diterima sebagai staf keuangan mulai tanggal 20 Maret 2007.

18 Pesan Negatif (Bad News)
Urutan Pesan: Mengemukakan alasan penolakan agar audiens dapat mengerti & menerimanya. Memberikan alternatif yang dapat diterima. Mengakhiri pesan dengan pernyataan positif.

19 Terima kasih atas surat anda tertanggal 10 April 2006 yang bermaksud agar kami mengganti sepatu yang anda pesan dengan model sepatu yang lain. Perlu anda ketahui bahwa kami menganjurkan kepada konsumen untuk mencoba mengenakan sepatu yang baru dibelinya untuk berjalan beberapa saat guna memastikan kesesuaian ukuran dan merasakan kenyamanannya. Apabila anda menghendaki model dan ukuran yang berbeda, kami segera mengirimkannya setelah sepatu yang kurang sesuai dikembalikan. Pada sepatu yang anda kembalikan kami mendapati noda lumpur pada solnya dan goresan pada haknya. Seandainya sepatu yang anda kembalikan kami terima tanpa noda tersebut, kami bersedia menggantinya. Oleh karena itu, dengan menyesal kami tidak dapat memenuhi permintaan anda. Model Black Stancy merupakan sepatu produk kebanggaan kami dengan kualitas terbaik yang terjamin terbuat dari kulit pilihan, tahan lama, dan nyaman dipakai. Meskipun kami tidak dapat memenuhi permintaan anda, kami harap anda dapat memahami alasan kami, dan kami berharap anda tetap bersedia membeli produk-produk kami yang lain pada waktu yang akan datang. Bersama ini kami sertakan kupon diskon yang dapat anda gunakan apabila anda membeli sepatu di toko pengecer resmi produk kami.

20 PEMILIHAN ALTERNATIF ANTARA PENDEKATAN LANGSUNG & PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG
Jenis Pesan Reaksi Audiens Pendekatan Pembukaan Inti Pesan Penutup Pesan rutin, kabar baik, itikad baik Senang atau netral Langsung Mulai dengan gagasan pokok, permintaan Menyajikan rincian yang diperlukan Diakhiri dengan komentar yang menyenangkan Pesan yang kurang menggembirakan Kurang Senang Tidak Langsung Awali dengan pernyataan netral & alasan penyampaian pesan Memberikan alasan atas jawaban yg kurang menggembirakan & memberikan saran positif Diakhiri dengan salam penutup yang bernada akrab Pesan Persuasif Tidak tertarik atau tidak mengharapkan Awali dengan ungkapan atau pertanyaan yang menarik perhatian Membangkitkan minat audiens terhadap subjek pesan. Mengugah hasrat u/menerima Tindakan Permintaan

21 REVISI PESAN-PESAN BISNIS

22 Mengapa Revisi Sangat Diperlukan?
Peninjauan ulang atau penyempurnaan untuk antisipasi kesalahan ketik atau kekurangan lainnya, sehingga sesuai dengan maksud & tujuan pesan. Hanya sedikit penulis yang bisa menghasilkan sebuah tulisan yang memuaskan pada versi pertama.

23 REVISI Keterampilan merevisi. Memilih kata-kata yang tepat.
Membuat kalimat yang efektif. Mengembangkan paragraf.

24 Keterampilan Merevisi
Pesan bisnis ≠ pesan pribadi. Pesan bisnis memerlukan proses pemikiran, tenaga, & waktu yang cukup. Pesan bisnis: tertulis & lisan. Memiliki persamaan & perbedaan dari: Sisi format penulisan, Gaya penulisan, & Cara penyampaiannya.

25 I. Pesan-Pesan Bisnis Tertulis
Mengevalusi Isi, Pengorganisasian & Gaya Penulisan: Baca seluruh dokumen dengan cepat (skimming). Hal-hal yang perlu diperhatikan: - Substansi pesan. - Pengorganisasian pesan. - Gaya penulisan.

26 Keep It Short and Simple
Membuat Pesan Jelas KISS : Keep It Short and Simple

27 Contoh: Samar-samar Jelas
Karyawan belum cukup disadarkan mengenai kemungkinan konsekuensi merugikan yang terkandung dalam bahan-bahan kimia ini. Peringatkan karyawan Saudara tentang bahan kimia ini.

28 Membuat Pesan Ringkas Bertele-tele Ringkas
Ada tiga hal yang ingin saya lakukan. Saya ingin melakukan tiga hal.

29 b) Mengedit Mekanik/Teknik Penulisan
Susunan kalimat, sesuai dengan kaidah bahasa. Penggunaan kapitalisasi secara tepat. Penulisan tanda baca secara benar. Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat . Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat.

30 c) Mengedit Format & Layout Format & bentuk fisik penulisan:
Menarik, ditata rapi, bersih & tidak penuh coretan, menggunakan kertas yang berkualitas.

31 CONTOH Kami bermaksud menyelenggarakan konferensi tahunan di hotel Rose Garden dalam bulan depan. Sehubungan dengan hal tersebut kami berharap dapat memperoleh informasi tentang ketersediaan kamar untuk 350 peserta konferensi. Selain itu, kami juga memerlukan informasi tentang konsumsi dan kendaraan yang memadai untuk antar-jemput dari bandara ke hotel dan sebaliknya.

32 REVISI Asosiasi Manajemen Wirausaha Indonesia merencanakan konferensi nasional bertempat di hotel Rose Garden dari tanggal April Sehubungan dengan rencana tersebut kami memerlukan informasi yang terinci sebelum kami menetapkan keputusan akhir. Kami berharap pihak manajemen dapat memberikan jawaban atas beberapa pertanyaan berikut: Dapatkah disediakan akomodasi untuk 350 orang untuk tanggal-tanggal tersebut diatas (dengan perkiraan tiga perempat dari peserta lebih menyukai single room)? Berapa biaya penginapan untuk setiap kamar? Dapatkan disediakan tiga ruang pertemuaan yang besar pada tanggal-tanggal tersebut (setiap ruang berkapasitas 125 orang? Kami lebih menyukai makan bersama dalam bentuk prasmanan untuk makan pagi, siang, dan malam. Dapatkah hal tersebut dipenuhi?Kami juga memerlukan informasi tentang menu dan harga. Apakah hotel Rose Garden memiliki kendaraan yang representatif untuk antar-jemput peserta dan dari hotel/airport?

33 II. Pesan-Pesan Bisnis Lisan
Disampaikan melalui rapat/pertemuan bisnis, negosiasi, presentasi bisnis. Perlu kerangka dasar (outline) tentang substansi pesan-pesan yang akan disampaikan. Perlu pengeditan yang mencakup: - Substansi pesan. - Pengorganisasian pesan. - Gaya penulisan.

34 Substansi Pesan Apakah inti pesan telah tercantum di dalamnya?
Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, audio, audivisual) juga sudah tercantum?

35 Pengorganisasian Pesan
Pembuka. Penyampaian substansi pesan. Penutup. Gaya Bahasa Lebih menarik & dinamis daripada tertulis. Penyampaian yang lebih santai, luwes & tidak monoton.

36 PEMILIHAN KATA YANG TEPAT
Kata yang sudah familiar/dikenal. Kata yang singkat. Hindari kata bermakna ganda. Contoh: Kacamata yang dikonsumsi untuk berenang di kolam renang ini dirancang oleh divisi R & D di bawah pengawasan rezim Pak Yoshida, pemilik perusahaan ini. Revisi?? ? Trivia Time ?

37 MEMBUAT KALIMAT EFEKTIF
Bentuk kalimat yang dengan sadar & sengaja disusun untuk mencapai informasi yang tepat & baik. Contoh: A man without his woman is nothing.

38 Mengembangkan Paragraf
Ilustrasi. Komparasi. Sebab-akibat. Klasifikasi. Pemecahan masalah.

39 Referensi Bovee, C.L. & Thill, J.V. (2007). Komunikasi
Bisnis. Jilid 1& 2. Edisi Kedelapan. Indeks:Jakarta. Guffey, M.E., Rhodes & K., Rogin, P. (2006). Komunikasi Bisnis: Proses & Produk. Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat. Purwanto,D. (2006). Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga.

40