PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA DALAM TATA NASKAH DINAS: SURAT DINAS

Presentasi berjudul: "PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA DALAM TATA NASKAH DINAS: SURAT DINAS"— Transcript presentasi:

1 PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA DALAM TATA NASKAH DINAS: SURAT DINAS
Drs. Mustakim, M.Hum. Pusat Bahasa, Departemen Pendidikan Nasional

2 BAHASA INDONESIA YANG BAIK DAN BENAR

3 Ragam Bahasa Resmi Lisan Tidak Resmi Ragam Bahasa Tulis

4 Bahasa Indonesia yang Baik dan Benar
Bahasa yang baik adalah yang sesuai dengan situasi komunikasi Bahasa yang benar adalah yang sesuai dengan kaidah bahasa Bahasa yang baik dan benar adalah yang sesuai dengan situasi dan sekaligus sesuai pula dengan kaidah

5 Kaidah Bahasa 1. Tata Tulis (Ejaan) 2. Tata Bentukan Kata
3. Tata Kalimat 4. Tata Paragraf

6 EJAAN BAHASA INDONESIA
Ejaan (EYD) adalah kaidah bahasa yang mengatur penulisan huruf, penulisan kata, dan penggunaan tanda baca. Misalnya, penempatan tanda baca pada kalimat berikut akan mempengaruhi informasi yang disampaikan. Menurut kabar burung Pak Amat mati

7 Penulisan Huruf Huruf Miring
a. Untuk menuliskan judul buku, nama majalah, dan nama surat kabar yang dikutip di dalam teks; b. Untuk menuliskan huruf, kata, atau istilah yang dikhususkan/ditegaskan; c. Untuk menuliskan kata atau istilah asing, termasuk istilah ilmiah, dan kata atau istilah dari bahasa daerah.

8 2. Huruf Kapital Huruf kapital seluruhnya digunakan untuk menuliskan
a. judul utama, b. judul bab, c. judul kata pengantar, daftar isi, dan daftar pustaka.

9 Huruf Kapital Awal Kata
Huruf kapital pada setiap awal kata digunakan untuk menuliskan a. judul-judul subbab, b. nama Tuhan, nabi, agama, dan kitab suci, c. nama diri, d. nama tahun, bulan, dan hari, e. nama gelar, jabatan, dan pangkat, f. nama-nama geografi dan sapaan.

10 Penulisan Kata Penulisan Gabungan Kata
a. Gabungan kata ditulis serangkai jika mendapat awalan dan akhiran sekaligus atau salah satu unsurnya berupa unsur terikat. b. Gabungan kata ditulis terpisah jika tidak berimbuhan atau hanya mendapat imbuhan awalan/akhiran. 2. Penulisan Bentuk di, per, dan pun Penulisan Bentuk Ulang Bentuk ulang ditulis ulang dengan menggunakan tanda hubung.

11 Penulisan Unsur Serapan
Penerjemahan shophouse --- ruko (rumah toko) industrial estate --- kawasan industri balanced budget --- anggaran berimbang Penyesuaian ejaan energy --- energi standardization --- standardisasi Penerjemahan dan Penyerapan subdivision --- subbagian inflation rate --- laju inflasi

12 Penulisan Singkatan Singkatan ialah kependekan yang berupa huruf atau gabungan huruf, baik yang dilafalkan huruf demi huruf maupun dilafalkan sesuai dengan bentuk lengkapnya. Misalnya: a. LHP [el-ha-pe] b. sdr. [saudara] PT [pe-te] dst. [dan seterusnya] BPK [be-pe-ka] dsb.[dan sebagainya] c. a.n. [atas nama], bukan a/n u.p. [untuk perhatian], bukan u/p d.a. [dengan alamat], bukan d/a s.d. [sampai dengan], bukan s/d

13 Penulisan Akronim Akronim ialah kependekan yang berupa gabungan huruf awal, suku kata, atau huruf awal dan suku kata yang ditulis dan dilafalkan seperti kata biasa. Misalnya: a. raker b. SIM rapim FISIP taplus IKIP b. Bappenas Depdiknas Kadin

14 TATA BENTUK KATA MENSUKSESKAN SUKSES MENYUKSESKAN MEMARKIR PARKIR
MEMPARKIR MENARGETKAN TARGET MENTARGETKAN MENGKAITKAN KAIT MENGAITKAN

15 MENSTABILKAN STABIL MENYETABILKAN MEMPROGRAM PROGRAM MEMROGRAM MENTRANSFER TRANSFER MENRANSFER MENGKREDIT KREDIT MENGERIDIT

16 MENTERAPKAN/MENGETRAPKAN/
MENERAPKAN MENGUATIRKAN/MENGAWATIRKAN/ MENGKHAWATIRKAN MENTRAMPILKAN/MENERAMPILKAN/MENRAMPILKAN MENGESAMPINGKAN/MENGENYAMPINGKAN/ MENSAMPINGKAN MENTERJEMAHKAN/MENERJEMAHKAN MENCOLOK/MENYOLOK MENSUCIKAN DIRI/MENYUCIKAN DIRI

17 MENGONSUMSI/MENGKONSUMSI
MENGECAT/MENCAT MEMPOSKAN/MENGEPOSKAN MENGEPEL/MEMPEL

18 Pengertian Kalimat Penanda Kalimat Informasi Struktur

19 Penanda Kalimat (dalam ragam tulis) diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda titik, tanda tanya, atau tanda seru. Informasi Kalimat merupakan rangkaian kata yang mengandung informasi relatif lengkap

20 Contoh Kasus Surat tugas itu sudah ditandatangani.
Surat tugas yang sudah ditandatangani itu. Catatan: Rangkaian kata (1) sudah merupakan kalimat karena informasinya sudah lengkap, sedangkan (2) belum menjadi kalimat karena informasinya belum lengkap.

21 Struktur Kalimat sekurang-kurangnya mengandung dua unsur, yaitu subjek dan predikat. Namun, jika predikatnya berupa kata kerja transitif, sebuah kalimat--selain memerlukan unsur subjek dan predikat--juga memerlukan unsur lain, yaitu objek. Misalnya: PT Sekar Ayu memproduksi jamu Cap Kelinci.

22 Unsur-Unsur Kalimat O S P Pel K

23 Contoh Kasus Dalam bab ini akan membahas metode pengumpulan data.
Pembangunan itu untuk menyejahterakan masyarakat. Kalimat (1) tidak lengkap karena tidak ada subjeknya, sedangkan (2) tidak ada predikatnya. Perhatikan perbaikannya di bawah ini. 1a. Bab ini akan membahas metode pengumpulan data. 1b. Dalam bab ini akan dibahas metode pengumpulan data. 2a. Pembangunan itu bertujuan menyejahterakan masyarakat.

24 KRITERIA SURAT YANG BAIK
Surat sebaiknya ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik serta disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat. Surat sebaiknya disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya. Surat sebaiknya disusun secara jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis. Surat sebaiknya mencerminkan sikap yang adab dan sopan. Surat sebaiknya bersih dan rapi.

25 BAHASA SURAT Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis. Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi yang disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas atau eksplisit. Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan, tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi. Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah dipahami dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya.

26 BAGIAN-BAGIAN SURAT Kepala surat/kop surat Tanggal surat Nomor surat
Lampiran Hal/Pokok surat Alamat yang dituju Salam pembuka Paragraf pembuka Paragraf isi Paragraf penutup Salam penutup Tanda tangan Nama jelas Nama jabatan Tembusan Inisial

27 Kepala Surat/Kop Surat
Kepala surat berfungsi untuk memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama, alamat, nomor telepon, faksimile, dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim surat. Di samping itu, kepala surat sekaligus berfungsi pula sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim surat.

28 Contoh Kepala Surat DIREKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN KESEHATAN DIREKTORAT JENDERAL BINA KEFARMASIAN DAN ALAT KESEHATAN Jalan H.R. Rasuna Said BlokX/5, Kavling No. 4—9, Jakarta 12950 Telepon (021) (Hunting), Faksimile (021) , Tromol Pos 203

29 Tanggal Surat Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas.
Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang waktu penulisan surat itu. Contoh yang tidak tepat: Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2007 Bandung, 24 Des '06 Jakarta, 27 Dec 2007 Contoh yang tepat: 25 Juni 2007 31 April 2007 24 Desember 2006 27 Desember 2007

30 Nomor Surat Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Nomor surat juga berfungsi sebagai a. alat petunjuk bagi petugas arsip; b. alat untuk mengetahui unit asal surat; c. alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyurat pada periode tertentu; d. alat referensi. 3. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun tanda titik dan tanda hubung. Misalnya: Nomor: 3546/F8/C.11/2007 bukan Nomor: 3546/F8/C.11/2007,- Nomor: KMP/5/1457 .

31 Lampiran Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan. Contoh penulisan yang tidak tepat: Lampiran: 5 (lima) lembar Lampiran: Satu (1) set Lampiran: - Contoh penulisan yang tepat: Lampiran: Lima lembar Lampiran: Satu set

32 Hal Surat Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2007 Contoh penulisan yang tepat: Hal: Undangan

33 Alamat yang Dituju Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang digunakan hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa Jl. Daksinapati Barat IV Rawamangun JAKARTA Contoh penulisan yang tepat: Yth. Kepala Pusat Bahasa Jalan Daksinapati Barat IV Jakarta 13220

34 Salam Pembuka Salam pembuka selain merupakan tanda hormat penulis surat kepada penerima surat, juga merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan beradab. Salam itu dapat diibaratkan sebagai ketukan pintu atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain. Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri. Misalnya: Dengan hormat, Bapak ... yang terhormat, Salam sejahtera, Asalamualaikum w.w.,

35 Paragraf Pembuka Paragraf pembuka merupakan bagian pengantar yang berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. Dengan demikian, fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan. Misalnya: (1) Sehubungan dengan surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2006, kami beri tahukan hal-hal berikut. (2) Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa .... (3) Surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2006, sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu, kami beri tahukan bahwa ....

36 Contoh yang Tidak Tepat
Menunjuk perihal pada pokok surat tersebut di atas, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut: Menjawab surat Saudara Nomor …. Pilihan yang tepat Sesuai dengan surat Saudara Nomor … tentang …, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut. Sehubungan dengan surat Saudara Nomor … tentang …, kami menyampaikan jawaban sebagai berikut.

37 Paragraf Isi Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti dari sebuah surat. Pada paragraf ini penulis mengemukakan pokok persoalan yang ingin disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat. Sehubungan dengan itu, paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah. Oleh karena itu, jika ada dua masalah atau lebih, masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.

38 Paragraf Penutup Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah surat. Paragraf ini berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. Oleh karena itu, paragraf ini biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih. Misalnya: (1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. (2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih. (3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih. (4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.

39 Contoh yang Tidak Tepat
(1) Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih. (2) Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih. (3) Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan kerja samanya, diucapkan terima kasih. (4) Harap maklum adanya.

40 Salam Penutup Salam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Salam ini dapat diibaratkan sebagai ucapan permisi atau pamitan setelah seseorang bertamu atau berkomunikasi dengan orang lain. Misalnya: Salam kami, Hormat kami, Salam takzim, Wasalam,

41 Tanda Tangan Tanda tangan merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.

42 Nama, Jabatan, dan NIP Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan, tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya. Selain itu, nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi. Nomor induk pegawai atau NIP dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat. Misalnya: (Tanda tangan) Drs. Hasibuan, M.Si. NIP atau: Dr. Awaluddin, M.Hum. Kepala

43 Tembusan Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan tidak perlu dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dengan nomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan. Misalnya: Tembusan: 1. Direktur Jenderal Pembangunan Daerah 2. Kepala Biro Organisasi 3. Kepala Biro Keuangan Contoh yang tidak tepat: Tembusan 1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan) 2. Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi 3. Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan 4. Arsip.

44 Inisial Inisial adalah tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan, yaitu singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat sehingga—jika terjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dengan mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki. Penempatan inisial biasanya di pojok kiri bawah, tepatnya di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya). Misalnya: AM/ra

45 Terima kasih Wasalam