Studi Kasus: PT Mega Cipta Mandiri

Presentasi berjudul: "Studi Kasus: PT Mega Cipta Mandiri"— Transcript presentasi:

1 Studi Kasus: PT Mega Cipta Mandiri
Manajemen Investasi Studi Kasus: PT Mega Cipta Mandiri

2 Profil PT Mega Cipta Mandiri
PT. Mega Cipta Mandiri didirikan pada tanggal 6 Februari 1996 di Jakarta. PT. Mega Cipta Mandiri bergerak pada bidang periklanan yaitu billboard. Banyak perusahaan dan hotel-hotel yang membutuhkan rekanan dalam hal pemasangan neon sign ataupun billboard untuk pembuatan nama hotel,logo serta petunjuk arah yang terbuat dari neon sign maupun billboard. PT. Mega Cipta Mandiri adalah salah satu perusahaan yang menyediakan layanan pembuatan dan pemasangan billboard, neon sign, spanduk dan banner. Daerah cakupan PT Mega Cipta Mandiri adalah Jabodetabek, rekanan PT Mega Cipta Mandiri sebagian besar adalah hotel-hotel yang telah memiliki nama besar.

3 Visi dan Misi perusahaan
Visi dari PT. Mega Cipta Mandiri yaitu menciptakan media iklan yang mudah dikenal dan mudah diingat dengan kualitas yang baik dan dengan biaya yang terjangkau. Misi Adapun misi dari PT. Mega Cipta Mandiri yaitu membantu memasarkan produk yang seoptimal mungkin dan dapat memuaskan pelanggan sehingga menghasilkan suatu yang berkualitas dan menghasilkan keuntungan yang maksimal

4 Bagan Struktur Organisasi

5 Kerangka Kerja Information Economics

6 Langkah - langkah evaluasi
Dalam menilai investasi teknologi informasi pada PT. Mega Cipta Mandiri dengan menggunakan metode information economics dilakukan dengan mengevaluasi: Domain keuangan Domain bisnis Domain teknologi

7 DOMAIN KEUANGAN Evaluasi dalam domain keuangan terdiri dari:
cost benefit analisis, value linking, value acceleration dan value restructuring. Cost benefit analisis merupakan evaluasi perbandingan antara biaya dan manfaat yang dihasilkan dari investasi teknologi informasi perusahaan. Value linking digunakan untuk mengevaluasi secara finansial efek dari digunakannya teknologi informasi. Value acceleration berhubungan dengan perbandingan percepatan dalam mengerjakan tugas dengan menggunakan teknologi informasi dengan yang sebelumnya tanpa menggunakan teknologi informasi. Value Restructuring merupakan nilai yang terkait dengan adanya perubahan restrukturisasi perusahaan setelah adanya investasi teknologi informasi

8 DOMAIN BISNIS Evaluasi dalam domain bisnis terdapat 5 bagian yang terdiri dari : Strategic Match, Competitive advantage, Management Information System, Competitive Response, dan Project or organizational risk. Strategic Match berhubungan dengan sejauh mana investasi teknologi informasi yang dilakukan oleh PT.Mega Cipta Mandiri dapat mendukung dan membantu pencapaian tujuan strategis perusahaan. Competitive advantage berhubungan dengan sejauh mana implementasi teknologi informasi pada perusahaan mampu mempertahankan dan meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. Management Information System berhubungan dengan kemampuan investasi teknologi informasi dalam menyediakan informasi secara cepat dan akurat sehingga dapat mendukung aktivitas utama perusahaan. Competitive Response berhubungan dengan tingkat kegagalan yang dapat berakibat terhadap kemampuan bersaing perusahaan. Project or organizational risk ini mengukur derajat dimana implementasi investasi teknologi informasi mampu membawa perubahan yang dibutuhkan oleh proyek sistem informasi manajemen.

9 DOMAIN TEKNOLOGI Evaluasi Domain Teknologi terdapat 4 bagian, yaitu :
Strategic IS Architecture, Definitional Uncertanty, Technical Uncertainty dan IS infrastructure Risk. Strategic IS Architecture berfokus pada derajat dimana implementasi investasi teknologi informasi diselaraskan dengan keseluruhan strategi sistem informasi perusahaan. Definitional Uncertanty ini mengukur derajat sejauh mana kebutuhan dan spesifikasi serta kompleksitas area diketahui dengan jelas. Technical Uncertainty ini digunakan untuk mengetahui kesiapan dalam melaksanakan implementasi investasi teknologi informasi. IS infrastructure Risk ini digunakan untuk mengetahui seberapa besar resiko yang akan digunakan akan dihadapi organisasi dengan adanya sistem yang baru.

10 Langkah - langkah evaluasi (lanjutan)
Setelah melakukan penilaian domain bisnis dan domain teknologi pada perusahaan, maka tahapan selanjutnya adalah menentukan termasuk dalam kuadran apakah investasi yang dilakukan oleh perusahaan. Penentuan kuadran investasi dan hasil pembobotan domain bisnis dan domain teknologi selanjutnya akan dimasukkan dalam tabel information economic score card. Hasil dari information economics score card dapat diketahui tingkat bisnis domain dan teknologi domain pada PT.Mega Cipta Mandiri apakah termasuk sangat baik, baik, cukup, kurang atau sangat kurang.

11 Membangun nilai Organisasi
Menurut Parker (1988,p186) metode yang digunakan untuk mendapatkan nilai organisasi adalah dengan menentukan seberapa besaran dan pentingnya dari setiap kategori nilai dan resiko. Terdapat 10 kategori dalam nilai dan resiko, kemudian kita akan membuat tingkatan dari kategori tersebut terhadap bisnis kita, didistribusikan faktor besaran positif ke 100 nilai dan menggunakan faktor besaran negatif untuk resiko dan keraguan. Dalam menilai organisasi ini kita perlu menganalisis batas isnis dan dukungan dari sistemnya. Batas bisnis yang dimaksud disini dalah tingkatan pada bisnis yang menguntungkan, kompetitif, sehat dan emiliki kekuatan dalam menghadapi gejolak bisnis maupun krisis konomi. Sedangkan dukungan sistem atau teknologi informasi adalah tingkatan ketergantungan sebuah organisasi terhadap teknologi informasi apakah kuat dan efektif atau tidak. Untuk menggambarkan dari hubungan antara batas dari kegiatan bisnis dan dukungan sistem atau teknologi informasi dibuatlah menjadi empat kuadran yang masing-masing akan menerangkan seberapa besar ketergantungan suatu organisasi terhadap sistem informasi yang mereka gunakan.

12 Membangun nilai Organisasi

13 Kuadran A : Investment Pada posisi kuadran A, sebuah organisasi memilki kekuatan bisnis yang kuat, namun memiliki ketergantungan pada sistem informasi yang lemah. Biasanya organisasi ini baru menginvestasikan sistem informasi pada bisnis mereka, sehingga masih harus terus meningkatkan sistem informasi yang mereka punya seiring dengan meningkatnya kekuatan bisnis yang berjalan. Dengan kekuatan bisnis yang ada, mereka memiliki kesempatan untuk meningkatkan investasi yang mereka miliki di masa mendatang, dengan konsekuensi mereka harus terus berfokus pada pembangunan infrastrukturnya.

14

15 Kuadran B : Strategic Pada kuadran ini menggambarkan adanya kekuatan bisnis yang kuat dengan dukungan sistem informasi yang kuat pula. Organisasi sangat bergantung pada sistem informasi untuk menjalankan bisnis yang mereka jalani. Kedua dari sistem infrastruktur dan backbone systems sangat kuat. Untuk organisasi pada kuadran B mempunyai lini bisnis yang kuat, dan juga dukungan komputer yang kuat. Mempunyai korporat positif 20 dari nilai korporat negatif -4

16

17 Kuadran C : Infrastructure
Organisasi yang berada pada kuadran ini digambarkan memiliki kekuatan bisnis yang lemah dan diikuti pula dengan dukungan sistem informasi yang lemah pula. Tingkat ketergantungan organisasi pada sistem informasi dinilai sangat lemah.

18

19 Kuadran D : Breakthru or Management
Pada kuadran ini, organisasi memiliki kekuatan bisnis yang lemah namun dukungan dari sistem informasi yang ada sinilai kuat. Dengan adanya dukungan dari sistem informasi yang kuat akan memungkinkan terciptanya kekuatan pada potensial bisnis yang ada. Untuk organisasi pada kuadran B mempunyai lini bisnis yang lemah dengan dukungan komputer yang sangat kuat. Nilai korporat positifnya 20 dan nilai korporat negatifnya -10

20

21 Information economics scorecard
Setelah skor perhitungan ROI sederhana diperoleh, skor pembobotan kelima faktor Domain Bisnis dan keempat faktor Domain Teknologi juga diperoleh, lalu masing-masing skor tersebut dimasukkan ke dalam scorecard (lembar penilain).  seluruh skor dimasukkan ke masing-masing kolom yang telah disediakan. Skor ini kemudian dikalikan dengan nilai relatif korporat untuk memperoleh bobot skor. Masing-masing bobot skor ini lebih lanjut dijumlahkan (nilai positif maupun nilai negatif) untuk mendapatkan total skor proyek.

22 Information economics scorecard

23 Data yang dapat diperoleh untuk evaluasi investasi SI/TI
Data Keuangan Data untuk analisis Cost Benefit Biaya investasi awal Biaya berjalan Biaya operasional Data untuk value linking Data untuk value acceleration Data untuk value restructuring Domain Bisnis Data yang berkisar dengan strategi Data yang terkait kemampuan bersaing Dukungan sistem informasi manajemen Respon dalam persaingan Resiko - resiko proyek yang dihadapi Domain Teknologi Data terkait arsitektur TI Data berkaitan dengan ketidakpastian Ketidakpastian teknologi Resiko terkait infrastruktur SI

24 Domain Keuangan Data untuk analisis Cost Benefit Biaya investasi awal
Biaya berjalan Biaya operasional Data untuk value linking Data untuk value acceleration Data untuk value restructuring

25 Biaya investasi awal

26 Biaya berjalan Investasi Teknologi Informasi

27 Biaya berjalan Investasi Teknologi Informasi

28 Biaya operasional

29 Penghematan ATK dan Kertas

30 Rincian Penghematan Biaya Operasional

31

32 Value Linking Pada tahun 2002, perusahaan mengalami kegagalan dalam menangani sebuah proyek. Proyek tersebut bernilai sekitar Rp juta, dengan perkiraan laba yang akan diperoleh dari proyek tersebut adalah sekitar 30%. Maka kerugian yang dialami oleh PT.Mega Cipta Mandiri adalah sebesar Rp.264 juta (30% X Rp. 880 juta). Dalam jangka waktu 5 tahun, kerugian yang dialami oleh perusahaan akan sebesar Rp

33 Value Acceleration Setelah dilakukannya investasi teknologi informasi pada PT.Mega Cipta Mandiri pada tahun 2003, terjadi perubahan dalam jam lembur karyawan yang dibutuhkan oleh staff marketing, yaitu hanya membutuhkan 1 jam lembur saja untuk setiap minggunya. Sehingga dalam satu bulan dibutuhkan 4 jam lembur atau 48 jam kerja lembur untuk setiap tahunnya.

34 Penghematan Biaya Lembur Selama 5Tahun

35 Value Restructuring Value Restructuring merupakan nilai yang terkait dengan adanya perubahan restrukturisasi perusahaan setelah adanya investasi teknologi informasi. Adanya perubahan dalam struktur organisasi ini dilakukan untuk mendukung teknologi infromasi yang diterapkan oleh perusahaan. Setelah dilakukannya investasi teknologi infromasi maka perusahaan membutuhkan penambahan karyawan yang akan ditempatkan dalam divisi IT untuk melakukan maintanance rutin terhadap jaringan dan komputer yang ada. Penambahan jumlah karyawan tersebut sangatlah diperlukan untuk perusahaan karena implementasi teknologi informasi yang dilakukan perusahaan memerlukan maintanance rutin untuk setiap harinya untuk memastikan bahwa komputer dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Maka dari itu, jumlah biaya gaji yang harus diberikan pun meningkat sebesar Rp / bulan atau Rp /tahun. Karena standar gaji karyawan meningkat 15% setiap tahunnya, maka total biaya gaji staff IT selama 5 tahun adalah sebesar Rp

36 Value Restructuring

37 Value Restructuring Adanya penambahan jumlah karyawan dalam divisi IT ini dapat menghemat biaya operasional perusahaan yang sebelumnya menyerahkan masalah komputer langsung ke Toko Komputer untuk melakukan perbaikan. Perusahaan mencatat pengeluaran untuk biaya maintanance komputer untuk perusahaannya adalah sebesar Rp /3 bulan, atau Rp untuk 1 tahun.

38 Value Restructuring

39

40 Domain Bisnis Strategic Match, Competitive advantage,
Management Information System, Competitive Response, dan Project or organizational risk.

41

42

43

44

45

46 Strategic Match Faktor ini berhubungan dengan sejauh mana investasi teknologi informasi yang dilakukan oleh PT.Mega Cipta Mandiri dapat mendukung dan membantu pencapaian tujuan strategis perusahaan. Salah satu tujuan strategis perusahaan saat melakukan investasi teknologi infromasi yaitu untuk meningkatkan kinerja para karyawan dalam melakukan tugas-tugasnya. Dari kuesioner yang dibagikan kepada karyawan dan divisi IT, maka hasil yang diperoleh dengan diimplementasikannya komputer dan jaringan adalah 2.

47 Competitive advantage
Faktor ini berhubungan dengan sejauh mana implementasi teknologi informasi pada perusahaan mampu mempertahankan dan meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. Implementasi teknologi informasi ternyata mampu meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja dari karyawan di perusahaan. Hal ini menjadikan perusahaan memiliki keunggulan kompetitif dari perusahaan yang bergerak dalam bidang yang sejenis. Dari kuesioner yang dibagikan kepada karyawan dan divisi IT, maka hasil yang diperoleh dengan diimplementasikannya komputer dan jaringan adalah 2.

48 Management Information System
Faktor ini berhubungan dengan kemampuan investasi teknologi informasi dalam menyediakan informasi secara cepat dan akurat sehingga dapat mendukung aktivitas utama perusahaan. Pengimplementasian dari teknologi informasi dengan menggunakan komputer dan jaringan dapat memberikan informasi yang cepat dan akurat, sehingga keputusan - keputusan yang diambil oleh pihak manajemen dapat mendukung lini bisnis perusahaan. Dari kuesioner yang dibagikan kepada karyawan dan divisi IT, maka hasil yang diperoleh dengan diimplementasikannya komputer dan jaringan adalah 3.

49 Competitive Response Faktor ini berhubungan dengan tingkat kegagalan yang dapat berakibat terhadap kemampuan bersaing perusahaan. Penundaan dari investasi teknologi informasi yang akan diimplementasikan menjadi salah satu faktor yang utama, karena dengan adanya penundaan tersebut maka kebutuhan akan bertambah dan akan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Sebelum perusahaan mengimplementasikan investasi teknologi informasi, banyak kesulitan yang dihadapi oleh perusahaan, diantaranya yaitu: sulitnya komunikasi dalam pertukaran data antara bagian marketing dan bagian produksi yang menyebabkan lambannya proses produksi dalam membuat billboard. Sering terlambatnya proses tersebut menyebabkan perusahaan kehilangan kepercayaan dari para pelanggan. Hal ini menunjukkan bahwa penundaan implementasi investasi teknologi informasi memang berpengaruh terhadap kemampuan bersaing perusahaan. Dari kuesioner yang dibagikan kepada karyawan dan divisi IT, maka hasil yang diperoleh dengan diimplementasikannya komputer dan jaringan adalah 3.

50 Project or organizational risk
Faktor ini mengukur derajat dimana implementasi investasi teknologi informasi menghadapi tingkat resiko, antara lain : proyek gagal, jadwal tertunda, biaya membengkak, dan sebagainya. Investasi TI dianggap berhasil bila perusahaan mampu mengatasi resiko dan membawa perubahan yang dibutuhkan oleh proyek sistem informasi manajemen. Kemampuan organisasi ini meliputi keahlian yang dimiliki organisasi, kemampuan manajerial, atau pengalaman. Dari kuesioner yang dibagikan kepada karyawan dan divisi IT, maka hasil yang diperoleh dengan diimplementasikannya komputer dan jaringan adalah 0.

51 Domain Teknologi Strategic IS Architecture, Definitional Uncertanty,
Technical Uncertainty dan IS infrastructure Risk.

52 Strategic IS Architecture
Faktor ini berfokus pada derajat dimana implementasi investasi teknologi informasi diselaraskan dengan keseluruhan strategi sistem informasi perusahaan. Suatu manajemen SI berbasis TI yang baik, seharusnya meletakkan dasar – dasar dan mempunyai perencanaan yang baik mengenai lingkungan (arsitektur) TI seperti apa yang dituju. Dari kuesioner yang dibagikan kepada karyawan dan divisi IT, maka hasil yang diperoleh dengan diimplementasikannya komputer dan jaringan adalah 2.

53 Definitional Uncertanty
Faktor ini mengukur derajat sejauh mana kebutuhan dan spesifikasi serta kompleksitas area diketahui dengan jelas. Sehingga resiko - resiko atau unsur - unsur ketidakpastian dikurangi. Faktor - faktor ini juga meliputi perubahan - perubahan yang mungkin terjadi. Spesifikasi kebutuhan bisnis dan ruang lingkup area dari investasi teknologi informasi sudah dapat di deteksi dengan baik sehingga penggunaan komputer dan jaringan LAN ini dianggap mampu untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Dari kuesioner yang dibagikan kepada karyawan dan divisi IT, maka hasil yang diperoleh dengan diimplementasikannya komputer dan jaringan LAN adalah 2.

54 Technical Uncertainty
Faktor ini digunakan untuk mengetahui kesiapan dalam melaksanakan implementasi investasi teknologi informasi. Terdapat 5 komponen utama yang digunakan dalam mengukur Technical Uncertainty, yaitu : keterampilan yang dibutuhkan, ketergantungan perangkat keras, ketergantungan piranti lunak (selain piranti lunak aplikasi), piranti lunak aplikasi, dan ketergantungan implementasi. Dari hasil kuesioner yang dibagikan, hasil yang diperoleh dari implementasi investasi teknologi informasi antara lain, keterampilan yang dibutuhkan mendapatkan skor 0, ketergantungan perangkat keras mendapatkan skor 0, ketergantungan piranti lunak (selain piranti lunak aplikasi) mendapatkan skor 1, piranti lunak aplikasi mendapatkan skor 1, dan ketergantungan implementasi mendapatkan skor 1, jadi perhitungan skor kuesioner secara keseluruhannya adalah =3/5= 0,6 pembulatan keatas menjadi 1.

55 IS infrastructure Risk
Faktor ini digunakan untuk mengetahui seberapa besar resiko yang akan digunakan akan dihadapi organisasi dengan adanya sistem yang baru. Penilaian ini dipusatkan pada resiko jangka pendek yang mungkin dihadapi oleh organisasi. Dari kuesioner yang dibagikan kepada karyawan dan divisi IT, maka hasil yang diperoleh dengan diimplementasikannya komputer dan jaringan LAN adalah 2.

56 Ringkasan Hasil Kuesioner

57 Ringkasan hasil pembobotan

58 Information Economics Score Card
Setelah perhitungan ROI, pembobotan kuesioner bisnis domain, teknologi domain, dan coorporate value, langkah selanjutnya adalah memasukkan hasil tersebut ke dalam information economics score card yang dapat dilihat dalam tabel Faktor merupakan bobot dari setiap nilai dan resiko yang diperoleh berdasarkan standardisasi teori informastion economics untuk kuadran A “Investasi” dalam penilaian coorporate value. Sedangkan pada domain bisnis dan domain teknologi merupakan bobot dari hasil kuesioner yang dibagikan kepada divisi IT dan karyawan yang menggunakan komputer. Untuk kolom ROI diperoleh dari akumulasi lembar kerja dampak ekonomis traditional cost benefit, value acceleration, dan value restructuring.

59 Information Economics Score Card

60 Skor akhir dari investasi teknologi informasi dengan menggunakan jaringan LAN dan komputer bernilai 34. Jika dilihat dari diatas, maka dapat diketahui bahwa investasi teknologi informasi pada PT.Mega Cipta Mandiri mendapat predikat “Cukup” yang berarti penerapan teknologi informasi dinilai cukup bermanfaat bagi berlangsungnya proses bisnis pada PT.Mega Cipta Mandiri.