Pelaksanaan Event Dra Lidia Evelina, MM

Presentasi berjudul: "Pelaksanaan Event Dra Lidia Evelina, MM"— Transcript presentasi:

1 Pelaksanaan Event Dra Lidia Evelina, MM
Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

2 Pelaksanaan event Melayani kebutuhan beragam
Tujuan yang telah ditetapkan oleh pemerintah, Mengikuti peraturan yang berlaku, Keinginan dari perusahaan, Memenuhi kebutuhan media, Kebutuhan sponsor, Harapan masyarakat dan hal lainnya. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

3 Melayani Kebutuhan media
Informasi meliputi : 5 W + 1 H. Press konference dan Press release Promosi Tujuan dan harapan Waktu untuk tanya jawab sesuai dengan segmen dari masing-masing media. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

4 Komunikasi dan koordinasi
Dengan sesama panitia Dengan pihak sponsor Dengan pihak media Dengan pengisi acara Dengan bagian Peserta pameran (bila ada) Dengan bagian konsumsi Dengan bagian perlengkapan acara Dengan bagian keamanan setempat Dengan bagian engeneering gedung Dengan bagian kebersihan gedung Dengan bagian transportasi Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

5 Fungsi Koordinasi Setiap angggota panitia selalu membawa daftar tugas masing-masing. Bila terjadi masalah dalam menjalankan tugas disarankan untuk selalu melaporkan kepada koordinator seksi atau koordinator yang menjadi atasannya. Solusi berdasarkan kesepakatan yang tidak merugikan siapapun dan wajib diberitahukan kepada seluruh anggota panitia mengenai perubahan yang dilakukan sehingga tidak ada salah paham dengan pihak lain! Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

6 Fungsi Monitoring Biasakan untuk selalu memonitor jalannya acara. Kadangkala ada saja kejadian yang tidak dikehendaki seperti Performance yang belum datang sedang waktu tampilnya sudah sangat dekat! Pastikan semua anggota panitia datang dan bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing. Bila ada yang berhalangan segera dicarikan solusinya! Demikianpula halnya dengan masalah perlengkapan karena dapat mengurangi nilai keberhasilan sebuah acara. Jangan sampai pengunjung merasa tidak puas atau terganggu hanya dengan hal kecil yang tidak secara langsung berhubungan dengan acara seperti masalah dengan sound system yang tidak berfungsi dengan baik. Hal ini dapat menyebabkan penyanyinya kehilangan mood dan mengurangi penampilannya. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

7 Alasan menggunakan jasa EO
Keterbatasan sumber daya manusia yang terlibat dalam penyelenggaraan. Keterbatasan dana yang dimiliki perusahaan Keterbatasan waktu penyelenggaraan yang sempit Keterbatasan kemampuan untuk menyelenggarakan sebuah event yang berkualitas. Keterbatasan jaringan dengan pihak terkait dalam penyelenggaraan event Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

8 Penggunaan jasa Event Organizing
Event organizer (EO) Profesional Conference Organizer (PCO) Destination Management Company (DMC) Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

9 Alasan menggunakan Kontraktor
Organisasi tidak memiliki fasilitas yang lengkap untuk penyelenggaraan event. Biaya yang diperlukan tinggi untuk investasi seluruh fasilitas yang dibutuhkan. Tidak tersedia tempat penampungan untuk sarana penyimpanan keperluan event seperti panggung, partisi, tenda dan perlengkapan lainnya. Tidak tersedianya sumber daya manusia yang memiliki keahlian untuk mengoperasikan fasilitas tersebut. Cepatnya perkembangan teknologi, sehingga peralatan yang dimiliki akan mudah menjadi usang dan kurang memadai. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

10 Penyedia jasa untuk pelengkapan penyelenggaraan event
Jasa kontraktor penyedia stand, lighting, backdrop dan panggung. Jasa dekorasi terdiri dari dekorasi kain, bunga dan ruangan. Jasa Transportasi Jasa kontraktor audio visual Jasa catering Jasa pawang Hujan Jasa pengisi acara Jasa publikasi dan promosi Jasa penyedia peserta atau audiens Jasa dokumentasi. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

11 Pelaksanaan Event Event coordinator Tempat atau venue Acara Konsumsi
Keamanan Kebersihan Perlengkapan Fasilitas Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

12 Daftar Periksa Event pada pelaksanaan
No. Daftar Periksa PIC Check 1 Publisikasi Arko 2 Konsumsi Prisca 3 Susunan Acara Anindya 4 Pengisi acara Albert 5 Fasilitas toilet Beni 6 Parkir Masri 7 Kondisi ruangan: AC, kursi, Meja, Penerangan Joice 8 Panggung, dekorasi, lighting Bambang 9 Media yang meliput Lidia 10 Kebersihan Dwi 11 keamanan Edo 12 Transportasi, dll sesuai kebutuhan Gatot Event Management Jurusan DKV, UMN 2010