Monitoring Event DRA. Lidia Evelina, MM

Presentasi berjudul: "Monitoring Event DRA. Lidia Evelina, MM"— Transcript presentasi:

1 Monitoring Event DRA. Lidia Evelina, MM
Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

2 Venue dan Perlengkapan
Kapasitas : ruangan, jumlah kursi dan meja Fasilitas : Pendingin ruangan, Toilet, genset Sound system Lighting Panggung, level panggung Stand Panel Back drop Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

3 SDM dan Program acara Koordinator Panitia Penanggung jawab seksi
Pengisi acara Petugas keamanan dan perijinan Susunan acara /Run down Pengisi acara Q card (detail acara) hanya untuk MC Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

4 Petugas Informasi dan Petugas Event
Memberikan keterangan dan penjelasan kepada peserta pameran & pengunjung. Menyediakan daftar tamu, penjualan karcis bila ada, daftar isian lainnya. Menyediakan Denah stand Menyediakan Jadwal acara Menyediakan atau menjual Katalog pameran. Fomulir pendaftaran Penjualan souvenir dan merchandise Informasi jam buka dan tutup stand Pengumuman dan informasi mengenai kendaraan Satu jam sebelum Event pameran dibuka, penanggung jawab stand harus sudah berada di stand masing-masing Mereka dapat masuk dengan menunjukkan tanda pengenal exhibitor. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

5 Publikasi dan promosi di Media Massa
Berita Artikel SMS Iklan: Situs, Jejaring sosial, Brosur Poster SMS Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

6 Bentuk dan Jenis Stand Stand dengan 1 sisi terbuka
Bentuk Stand Jenis Stand Stand dengan 1 sisi terbuka Stand di pojok arena Stand dengan 3 sisi terbuka Stand dengan 4 sisi terbuka Standar stand Package stand Improve stand Special design stand Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

7 Floor plan dan kendala yang berkaitan dengan floor plan
Kendala Floor plan Lay out lokasi pameran atau Lay out ruangan yang dibuat berdasarkan skala Strategi penjualan space Floor plan menutupi fasilitas umum pengunjung (emergency exit, rest room, panel listrik, petunjuk arah). Melanggar ketentuan baku pada lokasi pameran (tinggi, beban, sirkulasi barang). Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

8 Lay out dan Istilah marking
Site plan (lay out makro) Floor plan (Lay out mikro) Aisley/gangway : tempat lalu lalang pengunjung Circulation flow: sirkulasi pengunjung, standnya 40 % dari luas area. Accessibility : Electrical treatment (50 % dari existing wall). Emergency exit, loading dock. Zoning: pengelompokan stand berdasarkan besaran stand dan jenis produk. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

9 Marking Indoor dan Outdoor
Marking Outdoor Jadwal pameran satu sama lain berdekatan sehingga bekas tanda dari pameran sebelumnya saling menumpuk dan dapat membingungkan pihak kontraktor maupun peserta. Bahan marking sifatnya tidak permanen sehingga tergeser atau berubah. Saran: marking pameran sebelumnya dibersihkan oleh pihak penyelenggara atau pihak pengelola mal. Marking yang dilakukan di luar ruangan, di lapangan parkir, lapangan sepak bola dll. Materi permukaan sulit ditandai, misalnya rumput, pasir. Kontur permukaan tidak rata, misalnya berbukit-bukit Kondisi alam dan cuaca yang tidak mendukung misalnya hujan, banyak pohon atau bebatuan. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

10 Jadwal pembangunan dan pembongkaran stand
Harus diinformasikan kepada kontraktor, peserta pameran Harus ada petugas lapangan dari penyelenggara yang stand by. Perhatikan, apakah konstruksi yang dibangun tidak membahayakan orang EO mengawasi pekerjaan supaya tidak terjadi kerusakan fasilitas gedung/venue. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

11 Peralatan komunikasi dan Perlengkapan lainnya
Handy talky Handphone Sound system dan mike Pengeras suara Name tag tenant pameran Name tag untuk kontraktor Undangan pembukaan Undangan pameran Buku tamu/undangan dan alat tulis Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

12 Buku panduan peserta pameran
Kata sambutan Maksud dan tujuan pameran Tempat dan waktu pameran Penyelenggara pameran Main kontraktor Peserta pameran Target pengunjung Fasilitas tambahan Media promosi Pembatalan peserta Keamanan dan ketertiban Informasi jam buka dan tutup stand Kebersihan Ketentuan pembangunan stand Jadwal pembangunan stand Jadwal pembongkaran stand Jadwal masuk barang untuk display. Jadwal dan jenis acara pendukung Sarana pelayanan Asuransi Daftar susunan panitia dan peserta Sangsi Lembar evaluasi Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

13 Parkir dan keamanan Petugas resmi Petugas keamanan setempat/lokasi.
Biaya Parkir kendaraan Kontraktor dan anggota panitia menjadi tanggung jawab EO. Biasanya pihak pengelola gedung akan memberikan jatah parkir gratis dan tempat khusus bagi pihak-pihak terkait. Petugas resmi Petugas keamanan setempat/lokasi. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

14 Check list/iventaris barang tenant
Persiapan H – 1 Isi check list dilakukan dengan menuliskan nama barang dan jumlahnya Check list ditandatangani oleh Event organizer dan penanggung jawab stand. Akses keluar dilakukan pemeriksaan. Setiap orang yang membawa keluar barang harus menunjukkan surat jalan yang dikeluarkan oleh stand masing-masing dan diketahui organizer. Barang-barang tersebut dijamin keamanan oleh bagian keamanan pihak pengelola gedung ditambah dengan petugas event organizer. Untuk pembukaan esok pagi, petugas jaga stand dapat menghubungi kembali petugas dari pihak event organizer untuk kembali bersama-sama melakukan pengecekan pada barang yang dicatat. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

15 Serah terima barang dan Check list
Pameran yang dilaksanakan lebih dari 1 hari, display pameran tidak dibawa pulang semuanya dititipkan pihak EO. Tutup acara biasanya pukul Barang yang dititipkan dicatat dalam fomulir isian yang ditandatangani oleh perwakilan Event organizer dan penjaga stand yang bertugas pada hari tersebut. Nama tenant: MC Donald Penanggung jawab tenant/HP: Uya/HP 0812 XXX Nama Barang jumlah barang Ada tanda tangan dari penyelenggara Event Management Jurusan DKV, UMN 2010

16 Evaluasi dan dokumentasi
Evaluasi /Kuesioner Dokumentasi Kuesioner untuk Peserta pameran (penyewa stand) Undangan khusus, (pejabat struktural (rektor, pembantu rektor, kaprodi, dosen DKV ) audiens umum (mahasiswa dan pihak luar serta para staff karyawan). Foto-foto Video Laporan tertulis Hasil kuisioner Evaluasi panitia Event Management Jurusan DKV, UMN 2010