Audit Sumber Daya Manusia

Presentasi berjudul: "Audit Sumber Daya Manusia"— Transcript presentasi:

1 Audit Sumber Daya Manusia
By. Betri SE.M.Si.Ak. CA

2 Definisi Audit Sumber Daya Manusia
 Suatu daftar periksa untuk menilai seluruh aspek dari manajemen sumber daya manusia dalam suatu perusahaan

3 Daftar periksa Sumber Daya Manusia (David Stevens)
Struktur Organisasi Uraian / Deskripsi posisi Rencana keberhasilan manajemen Kebijakan rekruitmen Prosedur rekruitmen Program perkenalan Penilaian kinerja Penilaian potensi individu

4 Perencanaan jenjang karier
Program pelatihan Administrasi kompensasi Fungsi departemen SDM Perencanaan manusia Catatan pribadi Relevansi aplikasi komputer Pemahaman iklim organisasi Pembagian informasi dengan karyawan Desain pekerjaan Hubungan industrial Kesehatan karyawan

5 Keamanan karyawan Pelayanan karyawan Pengumpulan angka statistik Praktek pengunduran diri Dokumentasi / formulir Keamanan Interaksi sosial

6 Menurut Sherman & Bohlander, audit SDM memberikan peluang untuk:
Menilai efektivitas fungsi SDM Memastikan ketaatan terhadap hukum, kebijakan, perturan dan prosedur Menetapkan pedoman untuk penetapan standar Memperbaiki mutu staff SDM Meningkatkan citra dari fungsi SDM Meningkatkan perubahan dan kreatifitas Menilai kelebihan dan kekurangan dari fungsi SDM Memfokus staff SDM pada masalah masalah penting Membawa SDM lebih dekat pada fungsi fungsi yang lain.

7 Langkah langkah dalam proses audit (Walter R. Mahler)
Pelaksanaan Audit Audit dapat dilakukan oleh personel internal maupun eksternal Langkah langkah dalam proses audit (Walter R. Mahler) Memperkenalkan gagasan audit dan menekankan manfaat yang diperoleh Memilih personel dengan ketrampilan yang luas dan memberikan pelatihan Mengumpulkan data dari tahun yang berbeda dalam organisasi Menyiapkan laporan audit untuk manager lini dan evaluasi departemen SDM Mendiskusikan laporan dengan manager operasi Menyatukan tindakan korektif

8 Menetapkan ketaatan hukum dan peraturan
Pendekatan Audit SDM Menetapkan ketaatan hukum dan peraturan Mengukur kesesuaian program dan tujuan Menilai performa program Fungsi SDM Perencanaan Pemilihan Pelatihan Penilaian Kompensasi Hubungan ketenagakerjaan

9 Memanfaatkan Temuan Audit Metode Untuk Menganalisa Temuan
Untuk mengidentifikasi tipe tindakan korektif yang diperlukan Metode Untuk Menganalisa Temuan Membandingkan program SDM dengan organisasi Berdasar audit dari beberapa sumber otoritas Mempercayai suatu ratio atau rata rata staf SDM dengan total Menggunakan audit ketaatan untuk mengukur aktifitas SDM apakah sesuai dengan kebijakan, prosedur dan peraturan Mengelola departemen SDM berdasarkan sasaran

10 Menyiapkan Laporan dan Rekomendasi:
Laporan hasil temuan, evaluasi dan rekomendasi untuk memperbaiki kekurangan dan kelemahan program SDM

11 PEMERIKSAAN DAN PENGUJIAN KUALITAS KEKUATAN SUMBER DAYA MANUSIA
DALAM ASPEK INI MELIPUTI PENELITIAN DAN PENYELIDIKAN YANG BERKAITAN DENGAN KUALITAS/ KUALIFIKASI SDM SAAT SEKARANG TERUTAMA BERKAITAN DENGAN KETERAMPILAN/KEAHLIAN (SKILL) SDM, DILAKUKAN MELALUI PENGALAMAN, PENDIDIKAN, PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN. DATA KUALITAS/KUALIFIKASI SDM PERUSAHAAN DAPAT DIPEROLEH DENGAN MENGGUNAKAN SUATU SISTEM INFORMASI SDM (HRIS) YANG BERKAITAN DENGAN SPESIFIKASI JABATAN MASING-MASING PEKERJAAN MAUPUN HASIL DARI PENILAIAN PRESTASI KERJA 4/9/2017

12 UNSUR-UNSUR SPESIFIKASI JABATAN
IDENTITAS JABATAN PENDIDIKAN PENGALAMAN LATIHAN USIA JENIS KELAMIN KECAKAPAN KHUSUS SYARAT-SYARAT FISIK SYARAT-SYARAT MENTAL KONDISI KERJA 4/9/2017

13 UNSUR-UNSUR KINERJA FAKTOR KEMAMPUAN (ABILITY): KNOWLEDGE + SKILL
FAKTOR MOTIVASI (MOTIVATION): ATTITUDE + STITUATION HUMAN PERFORMANCE = ABILITITY + MOTIVATION P (KINERJA) = A (ABILITIY) X E (EFFORT) X S (SUPPORT) PRODUKTIVITAS KEMAMPUAN BAWAAN BAKAT KETERTARIKAN FAKTOR KEPRIBADIAN FAKTOR KEJIAWAAN USAHA YG DILAKUKAN MOTIVASI ETIKA KERJA KEHADIRAN WKT KERJA RANCANGAN PEKERJAAN DUKUNGAN PELATIHAN PERALATAN MENGETAHUI HARAPAN REKAN KERJA YANG PRODUKTIF 4/9/2017

14 ANALISIS JABATAN, INTERELASI JABATAN DAN ANALISIS KONDISI KERJA
ANALISIS JABATAN MERUPAKAN METODE PENILAIAN SECARA ANALITIK, KRITIS, DAN KONSEPTUAL TERHADAP TUGAS-TUGAS, TANGGUNG JAWAB, KONDISI KERJA, SERTA HUBUNGAN-HUBUNGAN ANTARA SUATU JABATAN DENGAN JABATAN LAINNYA. MENGUMPULKAN INFORMASI JABATAN SECARA KANGSUNG DAN INTENSIF YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGELOLAAN SDM ANALISIS JABATAN AKAN MENENTUKAN PERSYARATAN JABATAN, TINGKAT KEMAMPUAN YANG DIPERLUKAN PADA MASA SELANJUTNYA ATAU MASA YANG AKAN DATANG SEPERTI PENDIDIKAN, PENGALAMAN KERJA, KETERAMPILAN MAUPUN KEAHLIAN YANG DIMILIKI TENAGA KERJA. 4/9/2017

15 HUBUNGAN ANALISIS JABATAN DILIHAT DARI JOB/POSITION DENGAN FUNGSI OPERASIONAL MSDM
JOB/POSITON STUDY JOB DESCRIPTION JOB SUMARY JOB CONTENT JOB REQUIREMENT ANALYSIS JOB SPECIFICATION JOB METHOD JOB REQUIRED PERFORMANCE & QUALIFICATION LEVEL JOB VALUE Selection Placement Staffing Pengenalan Job (Orientation) Perbaikan Cara Kerja Latihan Pembinaan Penghargaan Peningkatan Produktivitas Penilaian Prestasi Kerja Pengadaan Karyawan/Pegawai 4/9/2017 Pengembangan Balas Jasa (Kompensasi) Pemeliharaan

16 HASIL ANALISIS JABATAN DIPERLUKAN UNTUK :
KELEMBAGAAN (UNIT-UNIT PENGELOLA) - PENYUSUNAN ORGANISASI DAN UNIT-UNITNYA - PENYEMPURNAAN ORGANISASI - PENGEMBANGAN ORGANISASI - PENCIUTAN/PERAMPINGAN ORGANISASI - PENGGABUNGAN UNIT-UNIT ORGANISASI KEPEGAWAIAN - PENGADAAN CALON PEGAWAI - PENGEMBANGAN PEGAWAI - PEMELIHARAAN PEGAWAI 4/9/2017

17 LANGKAH-LANGKAH ANALISIS JABATAN
TENTUKAN STRUKTUR ORGANISASI YANG AKAN DIGUNAKAN. LAKUKAN INVENTARISASI JABATAN (JOB INVENTORY) SERAGAMKAN NAMA-NAMA JABATAN (JOB TITLE/CODE) SUSUN/TETAPKAN FAKTA-FAKTA JABATAN YANG INGIN DIDAPATKAN SEBAGAI INFORMASI (KUESIONER) DAPATKAN INFORMASI TERSEBUT, MELALUI ; - ANGKET - WAWANCARA - OBSERVASI CATATLAH SECARA SISTEMATIS KUMPULAN KESIMPULAN YANG DIPEROLEH DARI CATATAN (DARI HASIL ANGKET, WAWANCARA, OBSERVASI JOB DESCRIPTION) ANALISIS LEBIH LANJUT JOB DESCRIPTION TERSEBUT SESUAI DENGAN TUJUAN YANG INGIN DICAPAI SEPERTI UNTUK MENYUSUN JOB METHOD, JOB SPECIFICATION, JOB REQUIRED PERFORMANCE, JOB VALUE. 4/9/2017

18 ASPEK JABATAN DALAM ANALISIS JABATAN
NAMA JABATAN METODE DAN PROSEDUR KERJA MASA KINI KEWAJIBAN-KEWAJIBAN DAN TUGAS-TUGAS YANG HARUS DIKERJAKAN OLEH PEGAWAI. BAHAN-BAHAN PERLENGKAPAN DAN LAIN-LAINNYA YANG DIPAKAI OLEH PEGAWAI. ALAT-ALAT, MESIN DAN PERALATAN YANG DIGUNAKAN PEGAWAI. METODE, PROSEDUR YANG DIGUNAKAN DALAM MELAKSANAKAN PEKERJAAN. TANGGUNG JAWAB BESARNYA PENGAWASAN YANG DITERIMA UKURAN STANDAR HASIL KERJA 4/9/2017

19 KONDISI FISIK DALAM LINGKUNGAN KERJA
TEMPAT KERJA DI DALAM MAUPUN DI LUAR. KONDISI PENERANGAN DAN CAHAYA. KONDISI VENTILASI KONDISI KEGADUHAN SUARA. KONDISI YANG TIDAK SEHAT HUBUNGAN ANTARA PEKERJAAN YANG SATU DENGAN PEKERJAAN LAINNYA; PEKERJA DAN ASISTEN KOORDINASI TUGAS-TUGAS DAN JABATAN KONDISI-KONDISI PENERIMAAN PEGAWAI METODE SELEKSI PEGAWAI LAMANYA JAM KERJA METODE PENGGAJIAN PEKERJA TETAP DAN TEMPORER KESEMPATAN PROMOSI JABATAN 4/9/2017

20 IV. ANALISIS DAFTAR KEMAMPUAN
PENDATAAN JUMLAH DAN KUALIFIKASI/KUALITAS SDM YANG ADA DALAM PERUSAHAAN SAAT SEKARANG SERTA YANG SEHARUSNYA ADA (DIBUTUHKAN) DALAM SUATU PERIODE TERTENTU PADA MASA YANG AKAN DATANG. DAFTAR KEMAMPUAN (SKILL INVENTORY) MERUPAKAN DATA MENGENAI KEAHLIAN, KETERAMPILAN, PRESTASI KERJA, DAN INFORMASI LAINNYA YANG MENUNJUKKAN NILAI SECARA KESELURUHAN DARI MASING-MASING SDM PERUSAHAAN SAAT SEKARANG, DAN YANG DIBUTUHKAN PADA MASA YANG AKAN DATANG. SANGAT BERGUNA BAGI PERUSAHAAN DALAM MENGOPTIMALKAN POTENSI PEGAWAI (PENDAYAGUNAAN SDM). 4/9/2017

21 MODEL KARAKTERISTIK PEKERJAAN
Keadaan Psikologis Hasil yg diinginkan Ragam Keahlian Identitas tugas- tugas yg penting Pengalaman yg memiliki banyak arti Pengalaman yg bertanggungjawab Kepuasan Motivasi Kerja Otonomi Umpan Balik Hasil Pengalaman Hubungan dipengaruhi oleh kekuatan pertumbuhan kebutuhan tenaga kerja 4/9/2017

22 MODEL KINERJA INDIVIDU/ORGANISASI
Kepuasan/ Ketidakpuasan Kerja INDIVIDU Kemampuan Motivasi Dukungan Tanggung Jawab Organisasi EFEKTIVITAS SDM Produktivitas TUGAS Rancangan Individu vs Tim Elemen Kerja Kualitas Pelayanan 4/9/2017

23 KOMPONEN INVENTARISASI KEMAMPUAN :
DEMOGRAFI PEGAWAI/KARYAWAN SECARA INDIVIDU (UMUR, MASA KERJA DI PERUSAHAAN, MASA KERJA PADA JENIS TUGAS/ PEKERJAANNYA SEKARANG). KEMAJUAN KARIR SECARA INDIVIDU (PENANGANAN TUGAS, WAKTU YANG DIPERLUKAN UNTUK SETIAP TUGAS, PROMOSI ATAU PERUBAHAN KE TUGAS YANG LAIN, TINGKAT UPAH). DATA KINERJA SECARA INDIVIDU (PENYELESAIAN PEKERJAAN, PERKEMBANGAN PADA KEAHLIANNYA). INFORMASI DAPAT DIPERLUAS : PENDIDIKAN DAN PELATIHAN MOBILITAS DAN LETAK GEOGRAFIS YANG DIINGINKAN BAKAT, KEMAMPUAN, DAN KEINGINAN YANG SPESIFIK BIDANG YG DIMINATI DAN TINGKAT PROMOSI DI DALAM PERUSAHAAN TINGKAT KEMAMPUAN UNTUK PROMOSI PENSIUN YANG DIHARAPKAN 4/9/2017

24 Overview of the Human Resource Management Process
“The human resource process starts with the establishment of sound policies for hiring, training, evaluating, counseling, promoting, compensating, and taking remedial actions for employees. “ (Proses manajemen SDM dimulai dengan menetapkan kebijakan yang jelasi mengenai pengangkatan, penilaian, bimbingan, promosi, pengajian dan pengambilan langkah-langkah perbaikan bagi karyawan.

25 AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA
Audit Sumber Daya Manusia (Human Resource Audit) mengevaluasi aktivitas-aktivitas sumber daya manusia di dalam sebuah organisasi dengan tujuan memperbaiki aktivitas- aktivitas tersebut. Audit dapat meliputi satu divisi atau seluruh organisasi. Audit ini memberikan umpan balik mengenai fungsi sumber daya manusia kepada manajer manajer operasi dan spesialis-spesialis sumber daya manusia. Audit ini juga memberikan umpan balik perihal seberapa baik manajer memenuhi tanggung jawab sumber daya manusia mereka. Pendeknya, audit merupakan kontrol; kualitas keseluruhan yang mencek aktivitas sumber daya manusia di dalam sebuah departemen, divisi, atau seluruh perusahaan.

26 Adapun audit sumber daya manusia dapat dilaksanakan dalam berbagai situasi sbb
Dirasa perlu oleh manajemen puncak Suatu kekuatan eksternal yang memaksa suatu tinjauan (perusahaan induk, perusahaan yang mengakuisisi, dewan komisaris, badan pemerintah, dll). Seorang manajer baru yang bertanggung jawab atas departemen sumber daya manusia Suatu perubahan yang signifikan dalam dunia usaha yang memaksa konsiderasi ulang manajemen sumber daya manusia (sebagai contoh: penurunan bisnis, ekspansi yang gencar, ancaman serikat pekerja, dan perputaran karyawan yang tinggi sekali). Suatu keinginan spesialis sumber daya manusia untuk meningkatkan praktik dan sistem sumber daya manusia perusahaan.

27 Manfaat Audit Manajemen Sumber Daya Manusia :
Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen sumber daya manusia bagi organisasi Meningkatkan citra profesional departemen sumber daya manusia Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar di antara anggota-anggota departemen sumber daya manusia Merangsang keseragaman berbagai kebijakan dan praktek sumber daya manusia Menemukan masalah-masalah sumber daya manusia yang kritis Memastikan ketaatan yang tepat waktu terhadap ketentuan-ketentuan ilegal Mengurangi biaya-biaya sumber daya manusia melalui prosedur personalia yang efektif Menjernihkan tugas-tugas dan tanggung jawab departemen sumber daya manusia Menciptakan peningkatan penerimaan terhadap perubahan-perubahan yang dibutuhkan di dalam departemen sumber daya manusia Mewajibkan suatu telaah yang cermat atas sistem informasi departemen

28 Bidang-bidang utama yang dicakup oleh Audit fungsi sumber daya manusia :
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Rencana-rencana sumber daya manusia : Pemberian kompensasi Taksiran-taksiran permintaan dan suplai Persediaan keahlian Bagan penggantian dan ringkasan penggantian Pemberian Kompensasi : Tingkat gaji dan upah Paket tunjangan karyawan Jasa-jasa untuk karyawan yang disediakan oleh perusahaan Informasi analisis pekerjaan : Deskripsi pekerjaan Spesifikasi pekerjaan Standar kinerja pekerjaan

29 Bidang-bidang utama yang dicakup oleh Audit fungsi sumber daya manusia :
Penyusun Staf dan Pengembangan Rekrutmen : Sumber-sumber rekruitmen Ketersediaan calon pelamar Lamaran-lamaran pekerjaan Seleksi : Rasio-rasio seleksi Prosedur-prosedur seleksi Adanya peluang kerja yang sama Pelatihan dan Orientasi : Program-program orientasi Tujuan-tujuan pelatihan dan prosedur Tingkat proses belajar Pengembangan Karier : Keberhasilan penempatan internal Program perencanaan karier Upaya-upaya pengembagan SDM

30 Kontrol dan Evaluasi Organisasi Penilaian Kinerja :
Bidang-bidang utama yang dicakup oleh Audit fungsi sumber daya manusia : Kontrol dan Evaluasi Organisasi Penilaian Kinerja : Standar-standar dan ukuran kinerja Prosedur-prosedur disiplin Prosedur perubahan dan pengembangan Hubungan manajemen-karyawan : Kepatuhan legal Manajer-manajer pelaksana Umpan balik karyawan atas personalia

31 Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM.
Pertanyaan dasar : Berapa banyak staff karyawan yang mengurusi SDM di organisasi (termasuk pelatihan)? Bagaimana struktur organisasi SDM ? Bagaimana anggaran SDM ? Tentang Perekrutan : Bagaimana mencari sumber daya untuk calon karyawan ? Bagaimana calon karyawan dipilih dan diseleksi ? Bagaimana pemenuhan secara aspek hukum tentang perekrutan? Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ? Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

32 Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM.
Tentang kompensasi dan manfaat Apakah ada kebijakan kompensasi untuk setiap tingkatan, misal manajerial, staff dan pekerja? Bagaimana menentukan kebijakan gaji pokok? Apakah sistem pembobotan jabatan digunakan? Apakah uraian jabatan selalu diupdate? Apakah gaji tidak tetap (variable) ada dalam pelaksanaannya? Bagaimana penentuan kenaikan gaji? Apakah gaji dikaitkan dengan sistem penilaian kinerja ? Apakah sistem penggajian sudah mengikuti aturan dan regulasi yang berlaku ? Apakah pemberian tunjangan sudah memenuhi persyaratan yang berlaku ? Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ? Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

33 Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM.
Tentang ketenagakerjaan Bagaimana mengidentifikasi ketrampilan tenagakerja ? Apakah ada isu-isu kritis mengenai suksesi tenaga kerja ? Apakah ada distribusi tenaga kerja yang tidak lazim berdasarkan umur, jenis kelamin dll ? Bagaimana perencanaan tenaga kerja dilakukan ? Bagaimana rencana suksesi untuk pimpinan dilakukan ? Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabata dan semua lokasi ? Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten

34 Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM.
Tentang Pelatihan dan Pengembangan Bagaimana pelatihan diberikan ? Bagaimana program pelatihan dikelola ? Apakah ada staff yang membidangi khusus masalah pelatihan ? Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ? Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

35 Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM.
Tentang Hubungan Industrial Apakah serikat pekerja ada di organisasi ? Apakah persetujuan dan kesepakatan kolektif ada disini ? Kapan kadaluarsanya? Berapa banyak demo yang ada setiap tahun ? Apakah ada demo yang luar biasa ?

36 Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM.
Tentang aspek hukum tenaga kerja Apakah ada proses untuk mengelola isu kesesuaian dengan hukum sesuai yuridiksi yang berlaku? Apakah ada proses litigasi ? Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ? Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten

37 Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM.
Tentang sistem informasi dan teknologi SDM Bagaimana data sistem informasi SDM diinstalasikan Seberapa update teknologi sistem informasi ? Apakah data dan informasi sudah benar akurat, tepat dan valid ? Apakah ada proses review terhadap teknologi informasi SDM secara periodik ? Tentang Strategi SDM Kepada siapa pimpinan SDM tertinggi melapor? Seberapa besar kepedulian top manajemen terhadap isu-isu SDM ?

38 INSTRUMEN-INSTRUMEN AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA
Ada beberapa instrumen pengumpulan informasi yang membantu dalam menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia, diantaranya : · Wawancara Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktivitas sumber daya manusia.Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang membutuhakn perbaikan. Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka servis yang lebih baik.

39 INSTRUMEN-INSTRUMEN AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA
· Kuisioner Karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas pada sedikit orang, banyak departemen sumber daya manusia yang menggunakan kuisioner-kuisioner untuk memperluas lingkup riset mereka. Selain itu, kuisioner jug dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih terbuka dibandingkan wawancara tatap muka.

40 INSTRUMEN-INSTRUMEN AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA
· Informasi Eksternal Informasi adalah alat sentral dari tim audit. Perbandingan-perbandingan luar memberikan kepada tim audit suatu perspektif terhadapnya aktivitas-aktivitas perusahaan dapat dinilai.