SISTEM INFORMASI LOGISTIK RUMAH SAKIT

Presentasi berjudul: "SISTEM INFORMASI LOGISTIK RUMAH SAKIT"— Transcript presentasi:

1 SISTEM INFORMASI LOGISTIK RUMAH SAKIT
Disusun oleh : DRA. ENDANG ADRIYANI,APT, MARS

2 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
MERUPAKAN KUMPULAN BEBERAPA KOMPONEN YG TERPADU DAN SALING BERINTERAKSI UTK MENCAPAI SUATU TUJUAN YG SAMA (COMMON PURPOSE) INFORMASI HASIL PENGOLAHAN DATA, YAITU KEGIATAN YG DILAKUKAN THD DATA YG DIPEROLEH. MISALNYA DGN MELAKUKAN PENGELOMPOKKAN ATAU,KOMPILASI AGAR MUDAH DIPERGUNAKAN MANAJEMEN SEGALA KEGIATAN YG TERKAIT DGN TUGAS MANAJEMEN. FUNGSI TERSEBUT MELIPUTI : POAC

3 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
KUMPULAN BERBAGAI PERANGKAT (SOFTWARE, HARDWARE), SDM SERTA BERBAGAI PROSEDUR YG TERPADU DAN TERKAIT DENGAN PENYEDIAAN BERBAGAI INFORMASI YG DAPAT DIGUNAKAN PARA PIMPINAN/MANAJER DALAM MELAKSANAKAN SELURUH FUNGSI MANAJEMEN. KHUSUSNYA DALAM KEGIATAN PENYUSUNAN RENCANA, KEBIJAKAN SERTA STRATEGI DALAM MENJALANKAN USAHA

4 Russell (1990) Sistem informasi digunakan utk membantu manajemen RS dlm menyusun perencanaan, anggaran dan analisa biaya. Konsep Russell berupa : Kerangka analitis hubungan Pusat biaya,aktifitas dan sumber daya yg ada di RS

5 MAN TUJUAN ADMINISTRASI & MANAJEMEN UANG MESIN MATERIAL FASILITAS
LANJUTAN SISTEM ADALAH : SUATU TOTALITAS DARI UNSUR-UNSUR YG SALING BERINTERAKSI MENUJU SUATU TUJUAN TERTENTU. SISTEM TERDIRI DARI SUB SISTEM YG SALING BERKAITAN INFORMASI ADLH :SUATU PENGETAHUAN YG DISAMPAIKAN OLEH ORANG LAIN YG DIPEROLEH DG CARA DIPELAJARI ATAU MELALUI PENELITIAN. KERANGKA KONSEPSIONAL ADMINISTRASI SEBAGAI SISTEM YG TERPADU ADMINISTRASI & MANAJEMEN MAN UANG MESIN MATERIAL FASILITAS WAKTU TUJUAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN KEPEMIMPINAN

6 ADA TUJUH SISTEM YG DIANALISA MENURUT RUSSEL :
ANALISA KEBUTUHAN PERAMALAN PERENCANAAN BAHAN ANGGARAN ALOKASI BIAYA ANALISA PELAYANAN INPUT, EDITING DAN REPORTING

7 FUNGSI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) ADALAH :
LANJUTAN FUNGSI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) ADALAH : MENGUMPULKAN DATA SECEPAT MUNGKIN LANGSUNG DARI SUMBERNYA- KENAIKAN HARGA BARANG MENGOLAH DATA DG CEPAT DAN AKURAT MENJADI INFORMASI MENYAJIKAN INFORMASI YG RELEVAN MENGHINDARI PENGOLAHAN DATA GANDA MENGHINDARI PENYIMPANAN DATA GANDA, YG TIDAK PERLU MEMBEBASKAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN DARI KEGIATAN PENGOLAHAN DATA AGAR DPT MEMBERIKAN WAKTU LEBIH BANYAK PD PROSES MANAJEMEN MENGGUNAKAN KOMPONEN-KOMPONEN SIM SEEFISIEN MUNGKIN MEMELIHARA KOMPONEN SISTEM INFORMASI SEBAIKBAIKNYA, BAHKAN MENINGKATKAN KUALITAS DAN PRODUKTIFITAS. MEMPERKECIL UKURAN FISIK ARSIP DAN MEDIA PENYIMPANANNYA. MENGURANGI KERTAS-KERTAS , TENTANG DAN SEGALA AKIBATNYA SEPERTI DEBU DSB.

8 MENURUT JAEL E. ROSE (1979) SIM dg ORGANISASI DAPAT DIANALOGIKAN DG TUBUH MANUSIA . TUBUH MERUPAKAN BAGAN ORGANISASI SEDANGKAN SIM ADALAH SISTEM SYARAFNYA. HAL INI DAPAT DIGAMBARKAN SBB. : ALUR KEWENANGAN : ALUR INFORMASI : HUBUNGAN KERJA

9 SIM TERPADU lanjutan DEMAND ANALYSIS SYSTEM D A T B S E MEDICAL RECORD
FORECASTING SYSTEM D A T B S E MEDICAL RECORD PERSONAL DATA FINANCIAL LOGISTIC INPUT EDITING & REPORTING SYSTEM PLANNING SYSTEM CASE COSTING SYSTEM COST ANALYSIS SYSTEM BUDGETING SYSTEM

10 HUBUNGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RS DAN SISTEM INFORMASI LOGISTIK :
SISTEM INFORMASI DI RS PADA DASARNYA (AUSTIN, 1983) : 1. SISTEM INFORMASI MEDIK/KLINIK YI : MEMPROSES DATA MEDIK  SISTEM REKAM MEDIK 2. SISTEM INFORMASI OPERASIONAL ADMINISTRASI YI: MEMPROSES KEGIATAN ADMINISTRASI  TERDIRI ATAS 3 SUBSISTEM : * SUBSISTEM INFORMASI KEUANGAN * SUBSISTEM INFORMASI KETENAGAAN * SUBSISTEM INFORMASI LOGISTIK DISINI TERLIHAT BAHWA SISTEM INFORMASI LOGISTIK MERUPAKAN SUB SISTEM DARI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN.

11 SISTEM INFORMASI LOGISTIK MEMUAT : SISTEM PEMROSESAN PESANAN
LANJUTAN SISTEM INFORMASI DIRANCANG UNTUK MAKSUD PERENCANAAN, PELAKSANAAN DAN PENGAWASAN. SISTEM INFORMASI LOGISTIK MEMUAT : SISTEM PEMROSESAN PESANAN SISTEM PERSEDIAAN SISTEM PEMBELIAN SISTEM KEBUTUHAN BAHAN, TENAGA KERJA, MESIN, MODAL SISTEM PENJADWALAN, PEMBERIAN PEMERINTAH SISTEM PEMELIHARAAN SISTEM PENGENDALIAN KUALITAS SISTEM DISTRIBUSI . SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGA. DLL SISTEM HARUS DIBUAT KOMPREHENSIF, TERPADU, DAN TERKORDINASI MENCAKUP SEGALA TRANSAKSI.

12 SISTIM INFORMASI LOGISTIK

13 TRANSAKSI LOGISTIK . TRANSAKSI PEMBELIAN AKTIVA/ LOGISTIK PENGADAAN
HARTA LOGISTIK (PERSEDIAAN) TRANSAKSI/ PEMAKAIAN PENJUALAN BEBAN / BIAYA PENDAPATAN/ PENJUALAN PROSES PEMBERIAN JASA

14

15

16

17

18 SISTEM INFORMASI LOGISTIK
MODUL GUDANG/INVENTORY: 1. PERENCANAAN PEMESANAN (STOK MINIMUM) 2. MUTASI OBAT DARI GUDANG ( KARTU STOK) 3. TRANSAKSI RETUR 4. STOK OPNAME MODUL PENJUALAN 1. TRANSAKSI PENJUALAN 2. TRANSAKSI RETUR PENJUALAN 3. HARGA JUAL (UP TO DATE) LAPORAN GUDANG/ INVENTORY 1. LAPORAN PEMESANAN/PENERIMAAN BARANG 2. LAPORAN PER SUPLIER 3. LAPORAN PER NAMA BARANG

19 4. LAPORAN PER NOMOR MUTASI 5. LAPORAN PER UNIT AMPRAHAN
LANJUTAN 4. LAPORAN PER NOMOR MUTASI 5. LAPORAN PER UNIT AMPRAHAN 6. LAPORAN STOK BARANG LAPORAN PENJUALAN CETAK LAPORAN PENJUALAN LAPORAN RETUR BARANG LAPORAN STOK BARANG LAPORAN PER UNIT KLINIK LAPORAN BILLING/KASIR

20 INFORMASI UNTUK TOP MANAJEMEN :
LANJUTAN INFORMASI DIPERLUKAN OLEH MANAJEMEN UNTUK MENGAMBIL KEPUTUSAN. ADA JENIS-JENIS INFORMASI YG DIBUTUHKAN DIBAGI ATAS : INFORMASI UNTUK TOP MANAJEMEN : - RINGKAS & AGREGASI,BIAYA DAN PENDAPATAN - LAPORAN RINGKAS ANTAR FUNGSI - PRAKIRAAN 2. INFORMASI UNTUK MENENGAH DAN BAWAH MANAJEMEN : - TERINCI -

21 DATA ANGGARAN LOGISTIK ADA DI BAGIAN KEUANGAN.
LANJUTAN SENTRALISASI INFORMASI DAN KOMPUTERISASI ADA 2 HAL YG BERBEDA MENGENAI SENTRALISASI INFORMASI DAN KOMPUTERISASI YG KD PENGGUNAAN TDK SESUAI ATAU KURANG TEPAT. TENTANG BAHAN LOGISTIK PENDISTRIBUSIANNYA MENYEBAR SESUAI PENGELOMPOKAN JENISNYA. SEP. MAKANAN AKAN BERADA DI INST. GIZI, BAHAN FARMASI ADA DI APOTIK, ATK ADA DI RUMAH TANGGA DLL. DATA ANGGARAN LOGISTIK ADA DI BAGIAN KEUANGAN. POSISI PERSEDIAAN ADA DI GUDANG KESELURUHAN DATA DAN INFORMASI MENGENAI BAHAN LOGISTIK SEHARUSNYA TERSENTRALISASI . MEMANG BAIK KALAU ADA GUDANG BESAR TETAPI HAL ITU TDK DIMUNGKINKAN. SEDANGKAN KOMPUTERISASI ADALH PENGGUNAAN KOMPUTER UTK MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA, YG PADA HAKEKATNYA MANUAL MENJADI MASINAL DGN KOMPUTER.

22 UNSUR PENGOPERASIAN SUATU
LANJUTAN UNSUR PENGOPERASIAN SUATU SISTEM KOMPUTER PERANGKAT KERAS (KOMPUTER DLL). PERANGKAT LUNAK (OP. SISTEM, SISTEM MANAJEMEN DATA, MODEL ANALISIS DSB  APLIKASI PERANGKAT LUNAK). PROSEDUR (INSTRUKSI UNTUK PEMAKAI, INSTRUKSI UNTUK PENYIAPAN MASUKAN DAN INSTRUKSI PENGOPERASIAN ) PERSONALIA PENGOPERASIAN SIM ( OPERATOR, PEMBUAT PROGRAM, ANALISA SISTEM , PENYIAP DATA). FILE ( PROGRAM & DATA) YG DAPAT DIBUKTIKAN SECARA FISIK MISALNYA DISKET, HARDISK, MIKRO FILM, KELUARAN TERCETAK DLL.

23 TERIMAKASIH

24 Application Functions Types of Data Required Data Uses Materials Management Centralized inventory tracks multiple locations Supply charge capture Invoice / shipment reconciliation Supplier contract audit Stock levels, utilization by clinician Supplier contract terms Supply costs, utilization by patient Purchase order information Supplies received from suppliers Supply cost control Just – in – time purchase support Management reporting Facility space management, planning Distribution of inventory costs

25 Prosedur Pembelian Obat
Fungsi Pengadaan Rekanan Fungsi Pemeriksaan & Penerimaan Gudang Besar Obat Laporan pemesanan barang (M-01) 1 Laporan pembelian (M-02) 1 PO-02A Laporan pembelian (M-02) 2 Berita acara penerimaan obat (M-03) 1 Input-purchase order Pengiriman obat sesuai pesanan Surat jalan 2 Surat jalan 2x obat obat Laporan pemesanan barang (M-01) 2x modul inventory Surat jalan 2x obat Periksa kualitas & kuantitas barang Form Entry Unit Cetak laporan Pembelian (M-02) 3x tidak Konfirmasi rekanan Sesuai? file modul inventory PO-02C Ya verifikasi Surat Jalan 1 TTD Surat Jalan Berita acara penerimaan obat (M-03) 2x file Proses Pengiriman Tagihan Laporan pemesanan barang (M-01) 1 Laporan Pembelian (M-02) 2 PPT file

26 Prosedur Pembelian Obat
Unit Kerja Pelaksana (Poli, Wing, Apotik, UGD) Departemen Pembelian Keuangan Fungsi Pengadaan Fungsi Perencanaan PO-01 Surat Permohonan Pengadaan Obat (F-02) 1x Laporan pemesanan barang (M-01) 3x Surat Permohonan Pengadaan Obat (F-02) 1 Surat Permohonan Pengadaan Obat (F-02) 1x File stock obat Periksa anggaran & verifikasi pihak yang berwenang file Input-purchase request Tandatangan pihak yang berwenang modul inventory Laporan pemesanan barang (M-01) 3x Laporan pemesanan barang (M-01) 2x Cetak laporan pemesanan barang (M-01) 3x verifikasi Laporan pemesanan barang (M-01) 3 PO-02B file

27 Prosedur Distribusi Obat
Unit Kerja Pelaksana (Poli, Wing, Apotik, UGD) Gudang Besar Obat Surat Permintaan Persediaan Obat (F-01) 1 Berdasarkan Kebutuhan menyiapkan Periksa Obat yang diminta Surat Permintaan Persediaan Obat (F-01) 1x Stok masih ada? tidak PO-02A Verifikasi oleh pihak yg bertanggung jawab Ya Siapkan & serahkan barang obat Surat Permintaan Persediaan Obat (F-01) 1 Minta tanda terima barang obat Cetak mutasi barang di form exit item file Laporan transfer barang (M-04) Modul inventory