IDENTIFIKASI PERISTIWA

Presentasi berjudul: "IDENTIFIKASI PERISTIWA"— Transcript presentasi:

1 IDENTIFIKASI PERISTIWA
Tim Manajemen Risiko Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan

2 AGENDA IDENTIFIKASI PERISTIWA TEKNIK IDENTIFIKASI KATEGORI PERISTIWA
PERTANYAAN & DISKUSI 4/9/2017 TIM MR BPKP

3 IDENTIFIKASI RISIKO 4/9/2017 TIM MR BPKP

4 IDENTIFIKASI PERISTIWA
Membedakan risiko dan peluang. Peristiwa berdampak negatif, mencerminkan risiko. Peristiwa berdampak positif, mencerminkan peluang. Faktor internal dan eksternal memunculkan peristiwa yang akan berdampak pada pencapaian sasaran perusahaan 4/9/2017 TIM MR BPKP

5 IDENTIFIKASI PERISTIWA
Insiden atau kejadian yang berasal dari sumber internal atau eksternal yang dapat mempengaruhi implementasi strategi atau pencapaian sasaran Manajemen mengakui adanya ketidakpastian (jika peristiwa terjadi): kapan suatu peristiwa dapat terjadi dampak apa yang akan timbul 4/9/2017 TIM MR BPKP

6 IDENTIFIKASI PERISTIWA
4/9/2017 TIM MR BPKP

7 IDENTIFIKASI PERISTIWA
Cakupan: mempertimbangkan faktor eksternal dan faktor internal Fokus: selalu dikaitkan dengan sasaran, baik sasaran stratejik dan sasaran terkait Interval waktu: rancangan interval waktu pelaksanaan yang efektif dengan mempertimbangkan waktu untuk aktivitas lainnya 4/9/2017 TIM MR BPKP

8 TEKNIK IDENTIFIKASI PERISTIWA
Curah pendapat (Brainstorming) Inventarisasi Peristiwa (Event Inventories) Workshop Yang Difasilitasi (Facilitated Workshop) Wawancara (Interviews) Kuesioner & Survei Analisis Arus Proses (Process Flow Analysis) Indikator Peristiwa dan Pemicu Eskalasi (Leading Event Indicators and Escalation Triggers) Pendokumentasian Data Kerugian (Loss Event Data Tracking) Identifikasi Peristiwa Berjalan (Ongoing Event Identification) 4/9/2017 TIM MR BPKP

9 1. Curah Pendapat (Brainstorming)
Sarana untuk menghasilkan sebanyak mungkin gagasan dari para anggota atau peserta dalam waktu yang sangat singkat Digunakan sebagai teknik berpikir kolektif dalam berbagai tujuan yang sangat banyak, diantaranya adalah : pemecahan masalah diberbagai bidang, dan pelatihan dengan tujuan menambah kapasitas kemampuan serta berbagai upaya inovatif Gagasan salah seorang di antara mereka bisa menjadi suluh yang akan menerangi dan merangsang produktivitas gagasan pada diri orang lain, sehingga akan sampai pada limpahan gagasan yang sangat beragam untuk memecahkan suatu permasalahan yang diajukan pada forum brainstorming. 4/9/2017 TIM MR BPKP

10 1. Curah Pendapat (Brainstorming)
Keharusan menjauhkan diri dari kritik (menjauhkan semua bentuk vonis, kritik, penilaian, ataupun evaluasi) Memberikan kebebasan berpikir dan menyambut baik semua gagasan bagaimanapun kualitas dan kapasitasnya, selama masih berkaitan erat dengan permasalahan yang menjadi sasaran perhatiannya Kadar kuantitas gagasan merupakan sesuatu yang dituntut (produktivitas sebagai bank gagasan) Bertumpu pada gagasan-gagasan orang lain dan mengembangkannya. 4/9/2017 TIM MR BPKP

11 1.Curah Pendapat (Brainstorming) Tahapan
Semua peserta forum curah gagasan mencoba mengajukan sejumlah permasalahan Menyusun secara tertib untuk mengetahui permasalahan mana yang paling urgen Pemimpin forum menjelaskan berbagai dimensi permasalahan dan mengenal semua faktor yang mungkin mempengaruhi permasalahan sebagai kristalisasi beberapa solusi Menyusun dan mendokumentasikan berbagai gagasan pemecahan permasalahan yang muncul dalam forum curah gagasan Menyimpulkan hasil akhir solusi permasalahan 4/9/2017 TIM MR BPKP

12 1.Curah Pendapat (Brainstorming) Peran Pemimpin Forum
Mengalihkan para peserta forum curah gagasan dari suasana berpikir wajar yang biasa digelutinya kepada suasana berpikir yang baru dan bersifat bebas dalam mencurahkan gagasan Mengeksplorasi kebebasan dalam mencurahkan gagasan untuk menghasilkan berbagai gagasan yang sangat banyak dan cepat dalam waktu yang seminimal mungkin Menggugah semangat para peserta melalui partisipasi mereka 4/9/2017 TIM MR BPKP

13 2. Inventarisasi Peristiwa (Event Inventories)
Menggunakan Daftar Peristiwa Potensial yang umum atau spesifik bagi industri atau area fungsional Daftar Peristiwa tersebut bisa diperoleh dari: sumber internal (hasil inventarisasi peristiwa potensial yang terjadi di dalam perusahaan), atau diperoleh dari sumber eksternal (daftar peristiwa generik dari industri sejenis) yang kemudian disesuaikan dengan kondisi perusahaan. 4/9/2017 TIM MR BPKP

14 2. Inventarisasi Peristiwa (Event Inventories-contoh)
 NO TAHAPAN  PERISTIWA I PENGOLAHAN TPC (Thin Pale Crepe) A Penerimaan dan Pemeriksaan Kadar Karet Kering Jembatan timbangan rusak sehingga penghitungan tidak akurat. Kesalahan dalam menentukan angka faktor pengering akan mengakibatkan kesalahan dalam memberikan dosis asam semut. B Pengenceran dan Pembekuan Terlalu banyak menambahkan air sehingga larutan lateks menjadi terlalu cair. Terlalu banyak menambahkan asam semut sehingga larutan lateks menjadi terlalu cair dan memerlukan waktu yang lama untuk menjadi beku. 4/9/2017 TIM MR BPKP

15 2. Inventarisasi Peristiwa (Event Inventories-contoh)
 NO TAHAPAN  PERISTIWA I PENGOLAHAN TPC (Thin Pale Crepe) D Penggilingan, pengeringan, pengempaan dan Sortasi grade Kerusakan Mesin gilingan akan mengakibatkan terganggunya operasi pengolahan Penggilingan yang dilakukan tidak sesuai standar akan mengakibatkan hasil gilingan lebih tebal atau lebih tipis dari standar yang ditetapkan. Pengeringan yang dilakukan tidak sesuai standar karena suhu pengeringan sempat turun sehingga diperlukan proses pengeringan lebih lama yang akibatnya biaya operasional meningkat. 4/9/2017 TIM MR BPKP

16 2.Inventarisasi Peristiwa (Event Inventories-contoh)
 NO TAHAPAN  PERISTIWA I PENGOLAHAN TPC (Thin Pale Crepe) E Pembungkusan dan Pelaburan Kesalahan dalam pembungkusan,dalam satu bungkus tidak sesuai dengan jumlah standar yang akan mengakibatkan ada jumlah yang lebih dan yang kurang sehingga akan terjadi kesalahan dalam penghitungan kuantitas produksi TPC yang sudah dibungkus tidak di labur maka akan mengakibatkan TPC tsb akan berjamur. F Penyimpanan dan Pengiriman Kesalahan dalam penyimpanan TPC akan mengakibatkan kerusakan pada TPC atau adanya potensi kecurian 4/9/2017 TIM MR BPKP

17 3.Teknik Workshop yang Difasilitasi (Facilitated Workshop = Focus Group Discussion / FGD)
Melibatkan kelompok personel dari berbagai fungsi dan level sehingga diperoleh pengetahuan kolektif untuk mengembangkan daftar peristiwa. Hasil workshop tergantung kedalamanan pengetahuan personel mengenai aktivitas yang sedang diidentifikasi 4/9/2017 TIM MR BPKP

18 3.Teknik Workshop yang Difasilitasi (Facilitated Workshop = Focus Group Discussion / FGD) Persiapan
* Identifikasi fasilitator yang berpengalaman untuk memimpin sesi workshop, menghidupkan dinamika workshop, dan merencanakan langkah untuk menggali semua ide yang terbaik Buat aturan main yang jelas Kenali adanya unsur subyektif (perbedaan gaya dan personaliti) dari partisipan dan pertimbangkan bagaimana mengoptimalkan kontribusi mereka Identifikasi sasaran dan kategori sasaran yang mana yang akan menjadi fokus Libatkan partisipan dalam jumlah yang cukup dan mewakili unit yang ada Buat ekspektasi yang realistis dari pelaksanaan workshop 4/9/2017 TIM MR BPKP

19 3.Teknik Workshop yang Difasilitasi (Facilitated Workshop = Focus Group Discussion / FGD) Agenda/Pelaksanaan 1 Pendahuluan * Jelaskan latar belakang workshop dan mengapa para partisipan diundang Jelaskan aturan main 2 Proses Workshop Peristiwa dipertimbangkan dalam kaitannya dengan sasaran korporat untuk setiap bagian Untuk tiap sasaran tersebut, fasilitator mendiskusikan peristiwa-peristiwa dan dampaknya dari faktor2 sbb: Eksternal: Ekonomi, Lingkungan Alam, Politik, Sosial, Teknologikal Internal: Infrastruktur, Personel, Proses, Teknologi Jelaskan bagaimana dan kapan alat pemungutan suara (voting tools) dan formulir isian akan digunakan 4/9/2017 TIM MR BPKP

20 3.Teknik Workshop yang Difasilitasi (Facilitated Workshop = Focus Group Discussion / FGD) Agenda/Pelaksanaan 3 Penggalian sasaran 1: * Identifikasi sasaran, unit pengukuran, dan target yang berhubungan Dapatkan konsensus mengenai Toleransi Risiko, yakni tingkat variasi yang dapat diterima disekitar unit pengukuran Diskusikan faktor internal dan eksternal yang mengarahkan peristiwa potensial relatif pada sasaran Tentukan peristiwa mana yang merupakan risiko dalam pencapaian sasaran dan mana yang merupakan peluang Pertimbangkan bagaimana risiko ganda mempengaruhi sasaran 4 Langkah Selanjutnya: Distribusikan hasil lokakarya kepada semua peserta dalam 48 jam, dengan rencana aksi untuk langkah selanjutnya 4/9/2017 TIM MR BPKP

21 4.Teknik Wawancara (Interviews)
Biasanya dilakukan oleh satu atau dua orang pewawancara (one-on-one atau two-in-one setting). Bila dilakukan oleh dua orang pewawancara, salah seorang bertindak sebagai notulis. sasaran wawancara adalah untuk memperoleh keyakinan mengenai pengetahuan dan sudut pandang lain dari seorang personel terhadap peristiwa aktual di masa lampau dan potensi peristiwa risiko di masa datang 4/9/2017 TIM MR BPKP

22 4.Teknik Wawancara Agenda
1 Perkenalan 2 Penjelasan latar belakang masalah dan proses wawancara 3 Konfirmasi posisi, latar belakang, dan tanggungjawab sekarang dari interviewee 4 Konfirmasi bahwa interviewee telah memahami semua latar belakang material yang disediakan / dijelaskan sebelumnya 4/9/2017 TIM MR BPKP

23 3.Teknik Wawancara Langkah
1 Identifikasi sasaran kunci dalam unit/divisi interviewee 2 Tentukan bagaimana sasaran tersebut mendukung dan sejalan dengan strategi dan sasaran perusahaan 3 Identifikasi unit pengukuran untuk tiap sasaran dan target yang telah ditentukan 4 Tentukan toleransi risiko yang telah dibangun 5 Diskusikan faktor-faktor yang berkaitan dengan peristiwa potensial yang relatif terhadap sasaran 6 Identifikasi peristiwa potensial yang menimbulkan risiko pada sasaran, dan yang merupakan peluang 7 Pertimbangkan bagaimana interviewee memprioritaskan peristiwa-peristiwa tersebut, dengan mempertimbangkan likelihood dan dampak 8 Identifikasi peristiwa yang telah terjadi dalam 12 bulan terakhir yang mempengaruhi perusahaan yang tidak teridentifikasi oleh manajemen & staffnya 9 Pertimbangkan apakah mekanisme identifikasi risiko perlu diperdalam 4/9/2017 TIM MR BPKP

24 4.Teknik Kuesioner & Survei (Questionnaires & Survey)
Kuesioner menggali isu-isu yang harus dipertimbangkan oleh para partisipan, dengan fokus pada faktor internal dan eksternal yang telah menjadi peristiwa atau berpotensi untuk menjadi suatu peristiwa. Kuesioner dapat bersifat terbuka maupun tertutup Kuesioner dapat ditujukan kepada seseorang atau beberapa orang, atau bahkan kepada obyek sampel, sesuai dengan sasarannya 4/9/2017 TIM MR BPKP

25 5. Teknik Analisis Arus Proses (Process Flow Analysis)
Analisis Arus Proses memerlukan gambaran / peta diagram arus proses, dengan sasaran untuk memperoleh pemahaman yang lebih baik mengenai keterkaitan diantara komponen input, tupoksi & proses, output, dan tanggungjawab. Setelah dipetakan, peristiwa diidentifikasi dan dipertimbangkan dampaknya pada pencapaian sasaran Arus proses dapat dilihat dari level korporat maupun dari level rinci (level proses) Contoh Analisis Arus Proses: 4/9/2017 TIM MR BPKP

26 5. Teknik Analisis Arus Proses (Process Flow Analysis)
Contoh: Arus Proses Penerimaan Cek 4/9/2017 TIM MR BPKP

27 5. Teknik Analisis Arus Proses (Process Flow Analysis)
Identifikasi Peristiwa yang mungkin: 1. Petugas mencap cek dengan cap tanggal * Petugas tdk memberi tanggal 2. Petugas mencatat Cek dalam Register Cek Petugas tdk mencatat Petugas salah mencatat 3. Petugas menyetorkan cek ke bank Cek hilang di jalan Cek disetor ke bank yang tdk sesuai Bank salah mencatat jumlah pada cek Slip bukti setoran hilang 4/9/2017 TIM MR BPKP

28 5. Teknik Analisis Arus Proses (Process Flow Analysis)
Identifikasi Peristiwa yang mungkin: 4. Bukti setor cek dan Register Cek dikirimkan ke petugas Piutang * Bukti setor dan register cek hilang 5. Petugas piutang mencatat transaksi pembayaran dg cek ke buku piutang Petugas salah mencatat jumlah Petugas salah mencatat debitur Petugas tidak mencatat 6. Catatan transaksi dibandingkan dengan bukti setor Catatan dan bukti setor tdk sama 4/9/2017 TIM MR BPKP

29 6.Teknik Indikator Peristiwa dan Pemicu Eskalasi (Leading Event Indicators and Escalation Triggers / LEI - ET ) Indikator Peristiwa merupakan suatu ukuran kuantitatif maupun kualitatif yang mengarah pada potensi peristiwa risiko, seperti: harga BBM, tingkat suku bunga, dll Indikator Peristiwa ini harus tersedia secara periodik agar dapat digunakan untuk teknik identifikasi peristiwa Pemicu Eskalasi fokus pada operasi harian, dan pencatatan eksepsi yg melebihi ambang batas yang telah ditetapkan sebelumnya. 4/9/2017 TIM MR BPKP

30 6.Teknik Indikator Peristiwa dan Pemicu Eskalasi Contoh
Sasaran Unit Bisnis Ukuran Target dan Toleransi Peristiwa Potensial Leading Indicator Pemicu Eskalasi Meningkatnya penjualan produk baru dengan cara mengembangkan kampanye promosi produk melalui jaringan supermarket di daerah utama Jumlah unit produk terjual per bulan per toko Target: unit produk baru terjual per bulan per toko selama masa kampanye promosi. Toleransi: 900 – unit terjual per bulan per toko Kepercayaan pelanggan menurun, mengakibat kan penurunan pembelian produk perusahaan Indikator keper cayaan pelanggan Kepercayaan pelanggan menurun hingga lebih dari 5% Leading indicator: adalah alat/sarana yang bisa menunjukkan terjadinya potensi peristiwa Contoh untuk bisa memberikan kredit pada customer dilakukan dg melihat dulu aging schedulenya 4/9/2017 TIM MR BPKP

31 6.Teknik Indikator Peristiwa dan Pemicu Eskalasi Contoh
Sasaran Unit Bisnis Ukuran Target dan Toleransi Peristiwa Potensial Leading Indicator Pemicu Eskalasi Menciptakan dan memelihara sistem keamanan yg kuat dari gangguan penyusup Jumlah gangguan yg terjadi Target: 0 per bln Toleransi : 0 per bln Individu tanpa ijin mengakses sistem perusahaan melalui koneksi internet Jumlah kerentanan dlm sistem operasi utama perusahaan yang terdeteksi Kerentanan kritis terbaru yang terdeteksi 4/9/2017 TIM MR BPKP

32 6.Teknik Indikator Peristiwa dan Pemicu Eskalasi Contoh
Sasaran Unit Bisnis Ukuran Target dan Toleransi Peristiwa Potensial Leading Indicator Pemicu Eskalasi Menjaga kestabilan kekuatan kerja yang berkualitas Jumlah perputaran staf yang berkinerja baik Target: perpupatan staf yg berkinerja baik < 10% Toleransi : 2% - 12% Staf yg berkinerja baik keluar / mengundurkan diri Moral staf yang berkinerja baik Respon staf yang berkinerja baik adalah“sangat tdk puas” atau hanya “cukup puas” dlm survei tahunan pegawai 4/9/2017 TIM MR BPKP

33 7.Teknik Penelusuran Data Kerugian (Loss Event Data Tracking)
Pemantauan atas data kerugian yang diderita dimasa lalu (loss event database), untuk memprediksi kejadian di masa datang. Loss event database dapat berasal dari internal maupun eksternal perusahaan Contoh teknik Penelusuran Data Kerugian: 4/9/2017 TIM MR BPKP

34 Dampak negatif pada ketersediaan produksi
Data internal kerugian sebuah pabrik, yang disebabkan adanya kerusakan / downtime mesin pabrik: Peralatan Komponen Sub Komponen Penyebab Lama downtime Dampak negatif pada ketersediaan produksi Biaya Pompa # 1 Motor Insulasi Overheating krn kerusakan pada insulasi yg disebabkan oleh kelebihan panjang kabel muka 1 jam 20 mnt 0.4% Rp 24 jt 4/9/2017 TIM MR BPKP

35 Dampak negatif pada ketersediaan produksi
Data internal kerugian sebuah pabrik, yang disebabkan adanya kerusakan / downtime mesin pabrik: Peralatan Kompo nen Sub Komponen Penyebab Lama downtime Dampak negatif pada ketersediaan produksi Biaya Pompa # 2 Motor Saklar Cacat produk 2 jam 10 mnt 0,7 % Rp 42 jt Conveyor Belting Roller Kontaminasi dalam ball-oil 4 jam 45 mnt 1,6 % Rp 95 jt 4/9/2017 TIM MR BPKP

36 8.Teknik Identifikasi Peristiwa Berjalan (Ongoing Event Identification)
Potensi peristiwa yang berisiko dapat juga diidentifikasi secara terus menerus dari aktivitas bisnis yang sedang berjalan. Contoh teknik Identifikasi Peristiwa Berjalan: 4/9/2017 TIM MR BPKP

37 Tabel Identifikasi Peristiwa Berjalan dari sebuah perusahaan:
INPUT DARI Faktor Eksternal Faktor Internal 1 2 3 4 5 Konferensi Teknis / industri v Website rekan perusahaan dan kampanye iklan Lobi politis Rapat manajemen risiko internal Laporan benchmarking Aturan pesaing Faktor kunci eksternal Ext : 1. Ekonomi 2.Lingkungan 3.Politik 4. Sosial 5. Teknologi Int: 1. Infra 2.Personil 3.Proses 4.Teknologi 4/9/2017 TIM MR BPKP

38 Tabel Identifikasi Peristiwa Berjalan dari sebuah perusahaan:
MEKANISME - BENTUK INPUT Faktor Eksternal Faktor Internal 1 2 3 4 5 Faktor kunci internal v Keputusan legal yg baru Laporan media Laporan bulanan manajemen Laporan analis Bulettin elektronik, media masa Jurnal industri Ext : 1. Ekonomi 2.Lingkungan 3.Politik 4. Sosial 5. Teknologi Int: 1. Infra 2.Personil 3.Proses 4.Teknologi 4/9/2017 TIM MR BPKP

39 Saling keterkaitan Peristiwa yang dapat Mempengaruhi Sasaran
Dlm beberapa keadaan berbagi peistiwa dapat berdampak pada pencapaian sasaran. 4/9/2017 TIM MR BPKP

40 PERTANYAAN & DISKUSI ? 4/9/2017 TIM MR BPKP