PENATAAN KEARSIPAN.

Presentasi berjudul: "PENATAAN KEARSIPAN."— Transcript presentasi:

1 PENATAAN KEARSIPAN

2 DASAR PENGELOLAAN ARSIP
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun tentang Pelaksanaan UU 43 /2009

3 Arsip ? Rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima oleh lembaga, perusahaan, organisasi, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No 43 Tahun 2009, Tentang Kearsipan)

4

5 Arsip Dinamis Statis Aktif Inaktif GEREJA ANRI APT Lembaga Kearsipan
AD Prop AD Kab/Kota 5

6 GEREJA Penciptaan, Penggunaan, Pemeliharaan, Penyusutan
Kewajiban Pengelolaan ARSIP GEREJA Lembaga Kearsipan Penciptaan, Penggunaan, Pemeliharaan, Penyusutan Pembina, Pengelola arsip statis, dan Inaktif (10/>) SDM, Anggaran, Sarana SDM, Anggaran, Sarana 6

7 BAGIAN TATA USAHA (Unit Kearsipan)
GEREJA Organisasi Kearsipan GEREJA BAGIAN TATA USAHA (Unit Kearsipan) Bid Kesiswaan, Bid Sapras, Bid Kurikulum, Bid Humas (Unit Pengolah) Melaksanakan Pembina intern Melaksanakan pengurusan surat Menyimpan arsip inaktif Memelihara arsip Melayankan arsip Memusnahkan arsip Memindahkan/menyerahkan arsip ke LKD Mengolah surat/arsip Memberkaskan & menyimpan arsip aktif Melayankan arsip Menyiangi arsip Memindahkan arsip ke unit kearsipan

8 Lembaga dan Sarana Kearsipan

9 Penciptaan Arsip Penerimaan surat wajib dicatat, dikendalikan mulai surat diterima sampai di distribusikan Pembuatan surat harus sesuai dengan pedoman tata naskah dinas. Pembuatan surat yang tidak sesuai dengan tata naskah maka tidak sah Pembuatan naskah dinas harus dicatat/diregistrasi, dikendalikan sampai surat dikirim kealamat harus ada bukti transaksi, dan Unit Pengolah bertanggungjawab terhadap autentisitas surat yang dibuatnya. Unit pengolah dan unit kearsipan wajib menyimpan dan memelihara dokumen penerimaan dan pembuatan surat

10 Pengurusan Surat Pekerjaan pengurusan surat tidak hanya tugas unit kearsipan saja tetapi juga tugas unit pengolah (pimpinan dan staff) Surat masuk maupun keluar harus dikendalikan/dicatat agar dapat dipertanggungjawabkan Pengurusan surat harus dapat menjamin bahwa surat dapat ditemukan kembali dengan cepat ketika diperlukan. Surat harus cepat sampai ke pihak yang dituju secara aman, dan tepat agar dapat segera ditindaklanjuti (diarahkan)

11 Klasifikasi PT DEPAG Pddk dan Pengrn 01 Jenjang Pddk 02 Kurikulum
04 Sistem pengjran X. Kemhs dan alumi 01 Lbg Kmhs 02 Kesejahteraan Dst OT : Organisasi HM : Kehumasan KP : Kepegawaian KU : Keuangan KS : Kesekretariatan HK : Hukum HJ : Haji BA : Pembinaan Agama PP : Pddkan & Pngajrn PS : Pengawasan TL : Penelitian Depdagri/pemda 000 (umum) 100 (pemerintahan) 200 (politik/ormas) 300 (keamanan/ketertiban) 400 (kesejahteraan rakyat) 500 (perekonomian) 600 (pek.Umum & KT) 700 (pengawasan) 800 (kepegawaian) 900 (keuangan)

12 Klasifikasi Masalah “Pendidikan”
400 (Kesejahteraan Rakyat) 410 (Pembangunan Desa) 420 (Pendidikan) 421 (Sekolah) 422 (Administrasi sekolah) 423 (Metode Belajar) 424 (Tenaga pengajar) 425 (Sarana Pendidikan) 426 (Keolahragaan) 427 (Kepemudaan) 428 (Kepramukaan / Kepanduan) 429 (Pendidikan kedinasan / 890)

13 Prosedur Pengurusan Surat Masuk
GEREJA Surat Masuk Ka.Bidang/Waka Unit Pengolah Bag. TU / Unit Kearsipan

14 Prosedur Pengurusan Surat Keluar
Kirim ke alamat GEREJA Bag. TU / Unit Kearsipan Unit Pengolah/ Ka.Bid/Waka Arsip disimpan Di filing cabinet

15 Buku Agenda Masuk No Kode Klas Isi Ringkas Dari No Surat Tgl Surat
Unit Pengolah Paraf dan tgl Ket 1. 422 Pengiriman BOS Dik- nas 422/120 TU 2. 005 Undangan PKK Pengurus PKK 10/I/2010 Waka Humas 3 dll

16 Buku Agenda Keluar 1. 2. 422 dsb Usulan Biaya Operasional TU
No Kode Klasifikasi Isi Ringkas Pengolah No dan Tgl Surat Kepada Ket 1. 2. 422 dsb Usulan Biaya Operasional TU 422/1 / 1 Sept 2011 Dinas Pendidikan

17 Pencatatan dalam Kartu Kendali
PEMERINTAH DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA INSTANSI KARTU KENDALI SURAT MASUK Index Kode Nomor Isi Ringkas : Dari : Tanggal Surat: Nomor Surat: Lampiran : Pengolah: Tgl. Diteruskan Tanda Terima Catatan

18 Pemberkasan Tindakan penempatan arsip kedalam tempat penyimpanan menurut suatu rencana yang meliputi proses pemberian indeks, pengkodean, pengaturan dan penyimpanan arsip secara sistematis sehingga mudah ditemukan kembali Terdiri dari pemberkasan atas dasar angka, abjad, dan masalah

19 Pemberkasan Penataan harus dapat menjamin dapat ditemukannya kembali berkas dengan cepat, tepat, dan lengkap, serta dapat menunjang terlaksananya program penyusutan arsip yang efisien dan efektif

20 BOS 2011 422 420 400 Penataan Arsip

21 Skat I : 400 (Kesra) Skat II : 420 (Pendidikan) Skat III : 422 (BOS)
Isi Berkas BOS Skat I : 400 (Kesra) Skat II : 420 (Pendidikan) Skat III : 422 (BOS) Folder : BOS Tahun 2011 Data penerima BOS Usulan BOS Laporan penggunaan Bukti serah terima Persyaratan BOS Proposal BOS Ketentuan/Aturan tentang BOS Juknis BOS

22

23 Daftar Berkas 1 043 Diklat kearsipan 2012 1 berkas
Unit Pengolah : Bidang Arsip Dinamis No. Berkas Kode Klasf Uraian Informasi Kurun Waktu Jumlah Keterangan 1 043 Diklat kearsipan 2012 1 berkas Lengkap, arsip foto lihat di tunjuk silang 2 Pemilihan petugas arsip teladan Kurang sertifikat

24 PENGGUNAAN Arsip dinamis dapat digunakan untuk kepentingan pemerintah dan masyarakat (PP 28/2012, pasal 37) Penggunaan arsip berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses serta berdasarkan peraturan perundangan yg berlaku.

25 PENGGUNAAN Ketersediaan dan autentisitas arsip menjadi tanggungjawab pencipta arsip Pimpinan unit pengolah bertanggungjawab thdp ketersediaan, pengolahan, dan penyajian arsip vital dan arsip aktif Pimpinan unit kearsipan bertanggungjawab thdp ketersediaan, pengolahan, dan penyajian arsip inaktif untuk kepentingan internal dan publik.

26 FORMULIR/BUKU PEMINJAMAN ARSIP
INDEKS : ………………………… Tanggal Kembali : ……………………….. Tanggal Perpanjangan: Nama peminjam / Unit Kerja : ……………….. Tanggal Peminjaman Pedia : ………………… Kode Lokasi : Paraf Peminjaman Peminjam Petugas ………… ………… Paraf Pengemablian NO PEMINJAM JENIS ARSIP KODE ARSIP TGL PINJAM PARAF TGL KEMBALI

27 Pemeliharaan dan Perawatan
Penataan berkas, Penyimpanan, Alih media, Kamperisasi, Fumigasi, Restorasi

28 Penyusutan Arsip Jumlah Bertambah Kegunaan Menurun Penyusutan 28

29 Penyusutan Kegiatan mengurangi jumlah arsip dengan cara : Memindahkan, Memusnahkan, dan Menyerahkan arsip

30 Tujuan dan dasar hukum penyusutan
Melaksanakan konstitusi Meningkatkan efisiensi dan penghematan tempat penyimpanan, peralatan, dan biaya pengelolaan Mempermudah pengawasan, pemeliharaan, dan temu balik Menyelamatkan arsip yang bernilai guna permanen Dilaksanakan berdasarkan JRA yg ditetapkan oleh pimpinan lembaga

31 Diseleksi/Dinilai oleh UP Arsip inaktif dipindahkan ke UK
Prosedur penyusutan Arsip aktif Diseleksi/Dinilai oleh UP Arsip inaktif dipindahkan ke UK Kurang dari 10 th 10 th/> Dipindahkan ke LKD Dimusnahkan oleh UK Musnah Statis

32 Pemindahan arsip inaktif
Pemindahaan arsip inaktif intern dilaksanakan oleh Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dgn ketentuan arsip dalam bentuk teratur, disertai BA dan daftar arsip Pemindahan ekstern (minimal 10 th) dilaksnakan oleh Unit Kearsipan dgn ketentuan dalam bentuk teratur, disertai berita acara dan daftar arsip

33 Pemindahan Daftar Arsip Inaktif No. Uraian Informasi Tahun Jumlah Ket
1 Bimteks kearsipan 2011 1 berkas Asli, lengkap 2 Pemilihan petugas arsip teladan lengkap 3 Dst

34 Pemusnahkan Syarat arsip boleh dimusnahkan :
Telah habis retensinya dan berketerangan musnah dlm JRA, Tidak ada peraturan perundangan yg melarang, Tidak berkaitan dgn penyelesaian proses suatu perkara Tidak memiliki nilai guna

35 Pelaksanaan Pemusnahan
Dilaksanakan oleh Unit Kearsipan Disaksikan oleh unsur dr bidang pengawasan dan bidang hukum Dimusnahkan secara total

36

37 Penyerahkan arsip statis dilakukan oleh unit Kearsipan kepada LKD
Penyerahan Arsip Penyerahkan arsip statis dilakukan oleh unit Kearsipan kepada LKD Arsip yg diserahkan adalah arsip yang dinyatakan permanen oleh JRA atau arsip yg berdasarkan nilaiguna termasuk arsip permanen

38 Kondisi Arsip di Sekolah Lain

39

40 Yang terjadi, di sekolah lain..........

41 KETENTUAN PIDANA (UU 43/2009)
Pelanggaran Pidana Denda Barang siapa memusnahkan arsip diluar prosedur yg benar 10 th 500 jt

42 Terima kasih, Mohon maaf, dan semoga bermanfaat.