MAILMERGE. Tidak jarang sebuah surat yang isinya sama dikirim ke banyak orang, misalnya surat undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dan lain-lain.

Presentasi berjudul: "MAILMERGE. Tidak jarang sebuah surat yang isinya sama dikirim ke banyak orang, misalnya surat undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dan lain-lain."— Transcript presentasi:

1 MAILMERGE

2 Tidak jarang sebuah surat yang isinya sama dikirim ke banyak orang, misalnya surat undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dan lain-lain. Word for Windows menyediakan fasilitas untuk mem-buat surat seperti itu dengan cepat dan mudah, yaitu dengan bantuan Mail Merge Helper. Dengan Mail Merge Helper, dapat juga membuat label alamat, amplop atau katalog, dengan cara mengorganisasikan data surat diga-bung dengan dokumen utama surat serta mencetak hasil gabungannya PENDAHULUAN

3 ► Surat massal seperti itu terdiri atas : 1. Dokumen Utama (Main Dokument), berisi teks surat yang akan diperbanyak 2. Sumber Data (Data Source), berisi data yang berbeda antara surat yang satu dengan yang lainnya

4 LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN MAIL MERGE ► Membuka atau membuat dokumen utama, yang berisi informasi atau data umum yang sama pada setiap surat. ► Membuka atau membuat sumber data, yang berisi data yang berbeda-beda pada setiap surat. ► Menggabungkan data dari sember data ke dalam dokumen uta-ma. Setiap baris atau record pada sumber data menghasilkan satu lembar surat individual, label maupun amplop.

5 MEMBUAT DOKUMEN UTAMA ► Buka surat (dokumen) yang sudah ada atau bila belum ada buat-lah surat (dokumen) baru. ► Setelah selesai simpanlah (save) surat (dokumen) tadi dengan nama file sesuai keinginan. ► Pada menu Tools, klik Mail Merge. Word akan menampilkan kotak dialog Mail Merge Helper, s ► Untuk mengeset dokumen utama, pada Main Dokumen, klik Create. Maka pada kotak dialog Mail Merge Helper

6

7 ► Untuk mengeset dokumen utama, pada Main Dokumen, klik Create. Maka pada kotak dialog Mail Merge Helper, seperti tampak pada gambar 2. ► Kemudian klik Form Letter untuk menampilkan dialog pilihan dokumen utama yang akan digunakan, seperti tampak pada gambar xx ► Klik Active Window. Dokumen yang aktif yang baru anda buka/ buat sekarang telah menjadi dokumen utama.

8 MEMBUAT SUMBER DATA ► Buka sumber data (data source) yang sudah ada atau bila belum ada buatlah sumber data (data source) baru, seperti di bawah ini : ► Pastikan surat (dokumen) utama telah dibuat. Jika kotak dialog Mail Merge Helper belum tampil, pada surat (dokumen) utama klik Mail Merge pada menu Tools. ► Pada Data Source, klik Get Data, kemudian klik Create Data Source untuk menampilkan kotak dialog seperti yang terdapat pada gambar xx.

9 ► Pada kotak Fields name in header row, tentukan data field yang akan disertakan dalam sumber data. ► Untuk menghapus sebuah data field, klik nama field yang ada pada kotak Fields name in header row, kemudian klik kotak Remove Field Name. ► Untuk menambahkan sebuah data field, ketik nama field baru pada kotak Field Name, kemudian klik Add Field Name.

10 ► Untuk mengubah urutan data field, klik nama field pada kotak Fields name in header row, klik tombol panah naik atau panah turun. ► Sebagai latihan, hapus semua field defaultnya, kemudia daftar-kan field baru, No, Nama, Alamat dan Kota. ► Jika sudah selesai menentukan data field, klik OK. ► Tentukan lokasi folder di mana akan disimpan sumber data ter-sebut, ketikkan nama filenya, kemudian klik tombol Save. Setelah itu akan tampil dialog pilihan.

11 ► Ketik Edit Data Source. Word akan menampilkan form untuk memasukkan record sumber data yaitu Data Form. ► Untuk memulai pengisian record data baru, klik Add New. ► Ketik informasi untuk data field, kemudian tekan Enter untuk berpindah ke field berikutnya. Jika tidak ingin memasukkan informasi pada field tertentu, tekan Enter untuk meliwati field tersebut. ► Jika telah selesai memasukkan record data, simpan sumber data tersebut dengan mengklik View Source, kemudian klik Save pada toolbar standard. Setelah mengklik View Source, Word akan menampilkan toolbar Database. ► Untuk kembali ke surat (dokumen) utama, klik Mail Merge Main Document pada toolbar Database.

12 MELENGKAPI DOKUMEN UTAMA ► Setelah membuat surat utama (main document) dan sumber data (data source), langkah berikutnya adalah melengkapi surat (dokumen) utama dengan mengatur penyisipan field-field pada surat (dokumen) utama. Sisipkan merge field dimana akan digabungkan nama, alamat atau data lain dari sumber data yang baru dibuat

13 Caranya adalah sebagai berikut : ► Klik kursor pada surat (dokumen) utama dimana field akan disi-sipkan. ► Klik Insert Merge Field pada toolbar Mail Merge. Kemudian klik nama field yang diinginkan. ► Setelah melengkapi surat (dokumen) utama dan menyisipkan merge field, klik Save pada toolbar standard untuk menyimpan perubahan pada surat (dokumen) utama.

14 MENGGABUNGKAN SUMBER DATA DENGAN DOKUMEN UTAMA ► Sekarang semua komponen sudah lengkap. Selanjutnya tinggal meng-gabungkan dokumen utama dengan sumber datanya dengan cara : ► Pada tampilan dokumen utama klik menu Tools kemudia klik perintah Mail Merge. ► Pada kotak dialog Mail Merge Helper, klik Merge pada Merge data with the document. ► Simpan surat yang telah dimerger ke dokumen baru, sehingga dapat direview, diedit dan dicetak di lain waktu dengan cara : pada kotak Merge to, klik New Document, kemudian klik Merge.

15 Selain dengan cara di atas, penggabungan dokumen utama dengan sumber data dengan mengklik pada toolbar Mail Merge. ► Untuk mencetak langsung hasil gabungannya, klik icon Merge to Printer. ► Untuk menampilkan hasil gabungannya dalam dokumen Word baru. Klik icon Merge to New Document.

16 MERANCANG DAN MENCETAK AMPLOP Apabila surat yang dibuat akan dikirimkan melalui pos atau kurir, maka perlu menyiapkan amplop atau label. Merancang Amplop Amplop surat berisi alamat penerima surat (alamat yang dituju) dan alamat pengirim surat (alamat pengirim/ pengembalian). Amplop surat bisa berupa : Amplop surat berisi alamat penerima surat (alamat yang dituju) dan alamat pengirim surat (alamat pengirim/ pengembalian). Amplop surat bisa berupa :  Amplop surat tunggal  Amplop surat massal

17 Amplop Surat Tunggal ► Klik menu Tools, pilih perintah Envelopes and Labels. Word akan menampilkan kotak dialog Envelops and Labels. ► Pada tab halaman Envelopes, ketik alamat yang dituju pada kotak teks Delivery Address dan alamat pengirim/pengembalian Return Address. ► Pilih opsi amplop dengan mengklik tombol Option. Pada tab En-velope Option, dapat dipilih ukuran amplop, font dan letak teks alamat surat pada amplop. ► Klik tab Printing Option untuk memilih opsi-opsi pencetakan, misalnya pilih Manual Feed dengan Feed method. ► Klik OK jika sudah menentukan opsi-opsi. ► Jika akan langsung mencetak ke printer, maka siapkan amplop di printer kemudian klik tombol Print.

18 Amplop surat massal Dalam membuat amplop surat massal (mail merge) ada 4 langkah pokok yang harus dikerjakan sebagaimana membuat surat massal : 1. Membuat amplop (dokumen) baru. 2. Membuka atau membuat sumber data (data source). 3. Memilih opsi amplop dan menyisipkan field yang akan digabung. 4. Menggabungkan sumber data (data source) ke dokumen utama (main document).

19 Langkah 1 : ► Klik New Blank Dokumen pada toolbar standard. ► Pada menu Tools, klik Mail Merge untuk menampilkan kotak dia-log Mail Merge Helper seperti pada gambar xx. ► Pada panel bagian Main document, klik Create dan pilih serta klik Envelopes. Word akan menampilkan kotak dialog pilihan untuk dokumen utama amplop. ► Klik Active Window. Dokumen yang aktif sekarang menjadi dokumen utama.

20 Langkah 2 : ► Klik Open Data Source pada kotak dialog Mail Merge Helper. ► Cari dan pilih file sewaktu membuat sumber data surat massal. ► Klik Open, Word akan menampilkan kotak dialog. ► Klik Setup Main Document

21 Langkah 3 : ► Pada dokumen utama,pilih menu Tools,klik Mail Merge. Di bawah Main document, klik Setup. ► Word akan menampikan kotak dialog Envelope Options. Pada tab Envelope Options, pilih ukuran amplop yang diinginkan, juga atur format dan posisi alamat pada amplop. ► Pada tab Printing Option, pastikan bahwa envelope feed yang terpilih sesuai untuk printer yang digunakan. ► Setelah menetukan opsi amplop dan opsi pencetakan kemudian klik OK. Word akan menampilkan kotak dialog Envelope Address yang dapat digunakan untuk menyisipkan field- field alamat.

22 ► Pada kotak dialog Envelope Address, masukkan merge field dimana akan digabungkan alamat yang dituju dari sumber data. Untuk menyisipkan sebuah field, klik Insert Merge Field dan klik nama field yang diinginkan. ► Dapat pula terlebih dahulu diketik teks “Kepada Yth”. Kemudian masukkan field Nama, Alamat dan Kota. ► Apabila semua field yang diperlukan telah disisipkan, klik OK. ► Pada kotak dialog Mail Merga Helper, dibawah Main document, klik Edit. Kemudian klik dokumen utama amplop. Perhatikan ala-mat pengirim/ pengembalian surat tersebut.

23 Langkah 4 : ► Pada menu Tools, klik Mail Merge. ► Pada kotak dialog Mail Merge Helper, klik Merger dibawah Merge the data with the document. ► Jika anda akan melihat sumber data dari kesalahan sebelum menggabungkannya, klik Check Error. Tentukan salah satu pilihan kemudian klik OK. ► Bila ingin langsung dicetak, klik Printer di kotak Merge to, kemudian klik Merge. ► Bila ingin disimpan, klik Main Document di kotak Merge to, kemudian klik Merge.