Rancangan Sistem informasi akademik stmt trisakti

Presentasi berjudul: "Rancangan Sistem informasi akademik stmt trisakti"— Transcript presentasi:

1 Rancangan Sistem informasi akademik stmt trisakti
Jakarta, 21 Juli 2014

2 Agenda Pembukaan Presentasi umum SIM Akademik
Pembahasan Sistem Pembayaran Pembahasan Modul Sistem Pendaftaran Pembahasan Bisnis Proses dan Prototipe SI Akademik Pembahasan Kebutuhan Hardware dan Jaringan Diskusi

3 SIM Akademik Sistem informasi berbasis web yang digunakan untuk menangani proses bisnis akademik di STMT Trisakti Pengguna Bagian Akademik Calon Mahasiswa Mahasiswa Dosen Orang tua

4 GLOBAL DESAIN SYSTEM

5 Proses Bisnis SIM Akademik
Proses bisnis Akademik Pendaftaran mahasiswa baru Daftar Ulang Pembayaran biaya pendidikan Pengelolaan mata kuliah, dosen dan penjadwalan Pengisian dan persetujuan KRS Monitoring kehadiran dosen dan mahasiswa Pengelolaan nilai mahasiswa Monitoring orang tua

6 Modul dalam SIM Akademik
1. Pendaftaran Mahasiswa Baru secara Online 2. Daftar Ulang 3. Pembayaran biaya pendaftaran dan biaya pendidikan 4. Pengelolaan Mata Kuliah, Dosen, Ruang, dan Penjadwalan 5. Pengisian dan Persetujuan Kartu Rencana Studi 6. Monitoring kehadiran dosen dan mahasiswa 7. Pengelolaan nilai mahasiswa 8. Modul untuk orang tua USER MANAGEMENT

7 1.a. Pendaftaran Mahasiswa Baru secara Online
1.a.1. Pembayaran Biaya Pendaftaran 1.a.2. Input data pendaftaran untuk mengikuti ujian seleksi masuk 1.a.3. Generate nomor ujian 1.a.4. Print dan download kartu peserta ujian

8 1.a. Pendaftaran Mahasiswa Baru secara Online
Tambah detail modul generate kap dan pin 1.a. Pendaftaran Mahasiswa Baru secara Online

9 1.a.1. Pembayaran Biaya Pendaftaran

10 Pembayaran Biaya Pendaftaran
Proses pembayaran melibatkan Sistem eksternal (Bank) Student Payment Center (SPC) Bagian Akademik mengenerate nomor KAP dan PIN di PMB STMT dan unduh file xls alokasi KAP dan PIN hasil generate membuat file xls berisi daftar prodi dan besaran biaya pendaftaran mengunggah kedua file ke dalam system SPC Bank Calon mahasiswa membayar biaya pendaftaran ke Bank (ex. BNI) – via ATM atau teller dengan memasukkan kode dan nominal pembayaran Setelah pembayaran, calon mahasiswa mendapatkan Kode Akses Pendaftaran (KAP) dan Personal Identification Number (PIN)

11 1.a.1. Pembayaran Biaya Pendaftaran
Sistem Eksternal(Bank) Student Payment Center(SPC) 4 Kode & Nominal bayar 5 KAP dan PIN Tambah detail modul generate kap dan pin Calon Mahasiswa Petugas mengunggah file besaran biaya pendaftaran dan Alokasi KAP/PIN kedalam system SPC Bank 3 1.a.1. Pembayaran Biaya Pendaftaran 2 Alokasi KAP dan PIN (.xls) Generate KAP dan PIN 1 Bagian Akademik PMB STMT (Online Registration)

12 SPC Manager – Upload file KAP & PIN

13 SPC Manager – Approve file yang diupload

14 SPC Manager – Monitoring Pembayaran

15 SPC Manager – Statistik Pembayaran

16 SPC Manager – Monitoring Lokasi dan Metode Pembayaran

17 Laporan Pembayaran Biaya Pendaftaran
Bagian Akademik download laporan pembayaran dari SPC Unggah ke PMB Online Sistem PMB Online dapat menampilkan laporan pembayaran biaya pendaftaran Per prodi (periode pendaftaran, jumlah pendaftar, jumlah nominal pembayaran) Per bulan (periode pendaftaran, bulan, jumlah pendaftar, jumlah nominal pembayaran) Data pendaftar per prodi (periode pendaftaran, prodi, jumlah pendaftar)

18 1.a.2. Input data pendaftaran untuk mengikuti ujian seleksi masuk

19 1.a.2. Input data pendaftaran untuk mengikuti ujian seleksi masuk
Calon Mahasiswa Login menggunakan KAP/PIN selanjutnya Input BIODATA Peserta 6 1.a.2. Input data pendaftaran untuk mengikuti ujian seleksi masuk Tambah detail modul generate kap dan pin PMB STMT (Online Registration) Akses ke PMB Online Unggah Foto Input Data Personal Input Data Pendidikan Input Data Pilihan Prodi Konfirmasi

20 Akses ke Modul Pendaftaran Online
Calon mahasiswa masuk ke situs PMB Online STMT Trisakti Calon mahasiswa memasukkan KAP dan PIN Jika berhasil masuk, akan lanjut ke proses berikutnya Calon mahasiswa yang belum membayar tidak memiliki KAP dan PIN

21 Unggah Foto Calon mahasiswa memilih tab unggah foto
Muncul tampilan seperti gambar Selanjutnya tekan tombol Pilih File Foto untuk memilih file yang akan diunggah Tekan tombol Upload untuk mengunggah foto

22 Input Data Personal Calon mahasiswa memilih tab Personal
Muncul tampilan seperti gambar Calon mahasiswa mengisi data dan menekan tombol simpan

23 Input Data Pendidikan Calon mahasiswa memilih tab Pendidikan
Muncul tampilan seperti gambar Calon mahasiswa mengisi data pendidikan sebelumnya dan menekan tombol simpan

24 Input Data Pilihan Calon mahasiswa memilih tab Pilihan
Muncul tampilan seperti gambar Calon mahasiswa memilih prodi yang dipilih dan menekan tombol simpan

25 Konfirmasi Calon mahasiswa memilih tab Konfirmasi untuk mengkonfirmasi semua data yang telah diisikan Muncul tampilan seperti gambar Calon mahasiswa menekan tombol setujui

26 1.a.3. Generate nomor ujian

27 Calon mahasiswa dapat men-generate nomor ujian
1.a.3. Generate nomor ujian Calon mahasiswa dapat men-generate nomor ujian Calon Mahasiswa Kartu Ujian 7 PMB STMT (Online Registration)

28 1.a.4. Print dan download kartu peserta ujian

29 Print dan Download Kartu Ujian
Calon mahasiswa dapat mencetak maupun mengunduh Kartu Ujian yang telah di- generate oleh aplikasi (klik kanan – save as image)

30 1b.1. Input nilai hasil ujian 1b.2. Menampilkan Pengumuman
1.b. Seleksi dan Pengumuman Online 1b.1. Input nilai hasil ujian 1b.2. Menampilkan Pengumuman

31 1b.1. Input nilai hasil ujian

32 1.a. Pendaftaran Mahasiswa Baru secara Online
Tambah detail modul generate kap dan pin Calon Mahasiswa 10 Daftar calon yang lulus ujian Daftar Mhs yg lulus 8 9 Bagian Akademik Mahasiswa Ujian PMB STMT (Online Registration) 1.a. Pendaftaran Mahasiswa Baru secara Online

33 Input Nilai Hasil Ujian
Proses input nilai hasil ujian dapat dilakukan setelah proses ujian / seleksi masuk dilakukan Bagian Akademik masuk ke menu input hasil ujian dan memasukkan nilai ujian calon mahasiswa beserta status kelulusan mahasiswa Petugas Bagian Akademik menekan tombol simpan

34 1b.2. Menampilkan Pengumuman

35 Menampilkan Pengumuman
Pengumuman ditampilkan sesuai jadwal pengumuman Calon mahasiswa dapat memilih prodi yang dimaksud, kemudian melihat daftar calon yang diterima

36 Format Pengumuman Lulus

37 Pengumuman Versi Web

38 Pengumuman Versi Cetak

39 2. Daftar Ulang Petugas akademik Calon Mahasiswa Petugas Akademik
men-generate PIN baru bagi calon mahasiswa yang lulus (pada PMB Online) Unggah data KAP mhs, PIN baru, dan nominal biaya daftar ulang ke system SPC Bank Calon Mahasiswa membayar biaya daftar ulang ke Bank (via ATM atau Teller) dengan memasukkan no KAP dan nominal bayar Calon mahasiswa mendapatkan PIN baru Masuk ke portal daftar ulang dengan memasukkan KAP dan PIN baru Mengisi biodata Petugas Akademik Validasi data yang dientrikan calon mahasiswa dan memberi status valid Mendapatkan NIM dan print out bukti daftar ulang

40 Daftar Ulang Mahasiswa Baru
Tambah modul

41 Daftar Mahasiswa

42 3. Pembayaran biaya pendaftaran dan biaya pendidikan
3.2. Pembayaran Biaya Daftar Ulang 3.3. Pembayaran biaya SKS 3.4. Pembayaran biaya pendidikan lain-lain

43

44 4. Pendaftaran Mata Kuliah, Dosen, Ruang dan Penjadwalan
4.1. Pengelolaan Mata Kuliah 4.2. Pengelolaan Dosen 4.3. Pengelolaan Ruang 4.4. Penjadwalan

45 4.1. Pengelolaan Mata Kuliah

46 4.2. Pengelolaan Dosen

47 4.3. Pengelolaan Ruang

48 5. Pengisian dan Persetujuan KRS

49 Proses Bisnis KRS Kelola Data Perwalian
Perubahan / Drop KRS Persetujuan KRS Pengisian KRS Menampilkan jadwal MK beserta Ruangnya Pengelolaan Kelas yang ditawarkan Kelola Data Perwalian

50 FRS Online Sistem Bank(SPC/VA) ? SIM Akademik Mahasiswa
NRP, status pembayaran SPP Persetujuan FRS Sistem Bank(SPC/VA) ? SIM Akademik Informasi Pembayaran DOSEN Pengisian FRS PETUGAS BAK Mahasiswa

51 Kelola Data Perwalian

52 Pengelolaan Kelas yang ditawarkan

53 Menampilkan jadwal MK beserta Ruangnya

54 Persetujuan KRS

55

56

57 6. Monitoring Kehadiran Dosen dan Mahasiswa

58 7. Pengelolaan Nilai Mahasiswa

59 Entri Nilai

60 Report Nilai

61 Transkrip

62 8. Modul Orang Tua Monitoring Status pembayaran Biaya pendidikan
Monitoring Kehadiran mahasiswa Transkrip

63 User Management

64 Kebutuhan Hardware Sistem Operasi Windows Server
Data base MS SQL 2008/2012 Server yang cukup untuk akses simultan sejumlah besar mahasiswa, minimal dengan spesifikasi sbb: Data Base server: Setara HP DL 380, 2 processor xxxxx, 8 cores, 64 GB memory, 8 HDD 15K 600 GB, Web server: Setara HP DL 380, 2 processor xxxxx, 8 cores, 48 GB memory, 8 HDD 7.2K 600 GB UPS untuk backup waktu yang cukup (15-20 menit) pada infrastruktur TIK di data center

65 Diskusi dgn puskom, bni,

66 Proses Pembayaran di STMT Trisakti
Periode ditentukan (tgl mulai sd tgl selesai ditentukan) Pendaftaran mahasiswa baru (gel 1, gel 2, gel 3, dst) Semester 1, 3 kali angsuran (50%, 25%, 25%)  SPC Daftar ulang  SPC SKS  SPC Bagi yang anomaly harus mengurus perjanjian ke keuangan , Keringanan (bisa mencicil) : pengajuan tertulis, jika disetujui oleh kabag keuangan baru mengeluarkan slip sejumlah yang diajukan  SPC  update BPP sd tengah semester SKS sd sebelum akhir semester Jika lapor sd pertengahan semester cuti Jika tidak lapor  tidak aktif Bagi yang tidak aktif 50% dari BPP Pokok, cuti 30% dari BPP pokok Allert bagi yang sudah jatuh tempo untuk jatuh tempo Allert jika sudah batas waktu, fasilitas ubah tanggal (log) Tagihan On demand

67 PIC Puskom: Keuangan : menyiapkan server menyiapkan data tagihan
Menyiapkan account khusus BNI untuk uji coba

68 Pendaftaran via portal Pembayaran ke bank Balik lagi ke portal untuk generate kartu ujian Pilihan prodi hanya 1 Membatasi dengan mengisi no KTP Validasi saat daftar ulang Untuk yang kerjasama tetap ada daftar dan tagihannya rp. 0,-

69 Ada beberapa MK yang ada buku wajibnya
Untuk yang ada buku wajib ada tagihan handbook

70 Terima kasih

71 Modul Data Master Report Manajemen Pengguna
Mahasiswa Dosen Mata Kuliah Ruang Report Manajemen Pengguna Pendaftaran Mahasiswa Baru (v) --- ada Host to Host (H2H) (v) --- ada Mahasiswa Baru Mahasiswa Lama //Seleksi Online// KRS (v) --- ada Penilaian (v) ada Monitoring Kehadiran (v) --- belum

72 Pendaftaran Mahasiswa Baru
Mahasiswa mengisi form pendaftaran secara online serta unggah persyaratan Sistem menyimpan data dan men-generate nomor Registrasi untuk pembayaran Mahasiswa membayar biaya pendaftaran melalui H2H Mahasiswa mengunggah bukti pembayaran yang diperlukan, system/bag keuangan melakukan validasi Sistem men-generate Nomor Saringan Ujian Masuk beserta informasi waktu dan tempat Bagian Akademik dapat melihat dan memvalidasi data serta mencetak daftar hadir ujian

73 Mahasiswa pindah jurusan (buat mekanismenya)
Bisa diawal (sebelum dapat NIM) Atau setelah membayar biaya pendidikan

74 Form Pendaftaran Online
Program Studi Alih Program ? ( Ya, jika alih program dari D3 ke S1)  hanya untuk S1 Nama mahasiswa orang tua Jenis Kelamin Tempat Lahir Tanggal Lahir Alamat Telp/NoHP Asal SLTA / Asal Universitas Alamat SLTA / Alamat Universitas

75 File yang diunggah Mahasiswa Reguler Scan KTP Asli Scan ijasah SLTA
Scan Akte Kelahiran Scan Surat Keterangan Kelakuan Baik dari POLRI Pas photo ijasah SMA/S1

76 Mahasiswa Alih Program / Program S1 Kelas Eksekutif
Scan KTP yang masih berlaku Scan ijasah SMA dan Diploma 3 Scan transkrip nilai bagi lulusan Diploma/Sarjana Muda Scan Akte Kelahiran 1 (satu) lembar Pas photo ukuran 2 x 3 cm dan 3 x 4 cm Program Pascasarjana Magister Manajemen Transportasi Scan Foto Resmi Terakhir Pasfoto berwarna terbaru ukuran 2x3 dan 3x4 Scan ijazah Strata Satu (S-l) dan transkrip sebanyak 2 (dua) lembar yang sudah ditandasyahkan oleh Pemimpin Perguruan Tinggi sedangkan lulusan Perguruan Tinggi Luar Negeri oleh Dikti. Surat rekomendasi dari Pimpinan Perguruan Tinggi atau Pimpinan Instansi bagi yang sudah bekerja

77 Nomor Ujian Saringan Masuk D3 dan S1
Ada 8 digit Digit pertama jenjang (1: D3, 2: S1, 3: S2) Digit kedua jalur (R: regular, B:beasiswa, A: alih program, K: Kerjasama) 2 digit berikutnya tahun masuk 4 digit terakhir nomor urut

78 Pengumuman Hasil Ujian
Informasi kelulusan dan informasi pembayaran Cetak bukti kelulusan Rangking ke berapa, jumlah tagihan, dan tanggal daftar ulang Informasi nomor yang lulus dikirim ke host to host Pencarian data kelulusan (memasukkan nomor ujian saringan dan mahasiswa akan dapat informasi lulus atau tidak)

79 Pembayaran Biaya Pendidikan Mahasiswa Baru
Bayar lewat Host 2 Host Unggah bukti pembayaran Validasi dari keuangan, generate NIM, informasi NIM dikirim ke mahasiswa dan orang tua beserta hak akses ke SIM Akademik untuk mahasiswa dan Orang tua

80 Reguler Beasiswa (jenis beasiswa tanya bagian keuangan)

81 Mengundurkan diri Ada pengembalian bagi yang mengundurkan diri jika baru masuk

82

83 Host 2 Host Pembayaran biaya pendaftaran
Pembayaran biaya Sumbangan Pembangunan dan Pendidikan (SPP) (semester 1 + biaya pendidikan) Pembayaran biaya pendidikan (semester 2 keatas) Pembayaran biaya SKS Report

84 Aturan Foto Foto, besar file dan ukuran harus dicek
Notifikasi sebelum jatuh tempo via (set waktu ditentukan oleh pengguna/bag akademik)

85 Semester Pendek (SP) Ada KRS Mata kuliah mengulang dilakukan di SP
Semester genap harus aktif Ada pembayaran uang SKS untuk SP

86 Penggantian data dosen pada saat proses berjalan
MK yang praktek dosen lebih dari 1 (team teaching). Dosen praktikum dapat memasukkan nilai praktek (tugas mandiri) Mata kuliah yang ada labnya dosennya lepas Masalah nama dosen yang mengajar bisa berubah. 2 minggu sebelum perkuliahan dosen sudah harus fix dan dapat mengenerate SK Daftar hadir by sistem (dosen dan mahasiswa). – cek list Form pelanggaran disiplin harus ada Program studi alih program, ada system pemadatan untuk kerja sama (beda setting waktu untuk pemadatan / periodisasi tidak sesuai dengan kalender) Kebijakan (koreksi nilai) untuk mahasiswa kritis (ujian, tetap ambil MK) – refresh PKL Cek syarat kelulusan (terpenuhi) – saat pendaftaran sidang

87 Kartu Rencana Studi Kelola Jadwal Pengambilan KRS Perubahan KRS
Drop KRS Report Total SKS per mahasiswa (nominal biaya SKS yang harus dibayar) SK Pengajaran

88

89 Pencarian Pengumuman Per Peserta
Aplikasi dapat menampilkan Report berisi daftar calon mahasiswa yang lulus ujian seleksi masuk Pencarian dapat dilakukan dengan cara, Tekan menu pencarian hasil pengumuman Masukkan nomor peserta dan tanggal lahir Klik tombol Cari Aplikasi menampilkan halaman hasil pencarian (DITERIMA atau TIDAK DITERIMA) Aplikasi juga menampilkan Report berupa surat pengumuman tanda lulus ujian seleksi masuk untuk masing-masing calon mahasiswa yang lulus ujian seleksi juga berisi daftar rincian biaya yang harus dibayar dan ketentuan lainnya