III. FUNGSI FUNDAMENTAL KEDUA PROSES MANAJEMEN : PENGORGANISASIAN

Presentasi berjudul: "III. FUNGSI FUNDAMENTAL KEDUA PROSES MANAJEMEN : PENGORGANISASIAN"— Transcript presentasi:

1 III. FUNGSI FUNDAMENTAL KEDUA PROSES MANAJEMEN : PENGORGANISASIAN
3.1. Pengertian Pengorganisasian : Tindakan mempersatukan dan mengatur orang-orang pada tugas yang saling berkaitan hingga mereka dapat bekerja sama secara efisien dan memperoleh kepuasan pribadi dalam melaksanakan tugas-tugasnya dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan/sasaran tertentu (Terry, 1977). Suatu kelompok terdiri atas 2 orang atau lebih, bekerja sama ke arah tujuan bersama dapat menimbulkan masalah, misal : Siapa pengambil keputusan, dalam bidang apa Siapa pelaksana pekerjaan, macam apa Tindakan apa yang perlu dilakukan bila terdapat kondisi tertentu.

2 Tugas Pengorganisasian
Mengharmoniskan suatu kelompok orang-orang berbeda, mempertemukan macam-macam kepentingan dan memanfaatkan kemampuan kesemuanya ke suatu arah tertentu. Organisasi dan Urgensinya Wadah kelompok-kelompok orang melakukan kegiatan dengan cara berkerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Alat kontrol untuk mencapai efisiensi. Tiga unsur dasar dalam setiap organisasi a. Orang-orang b. Kerjasama c. Tujuan yang akan dicapai

3 Kebutuhan berorganisasi, karena :
 Ketidakterbatasan kebutuhan manusia  Keterbatasan kemampuan manusia dalam memenuhi kebutuhan. Sifat Organisasi  Sederhana – jelas  Mengakomodasikan seluruh kegiatan  Fleksibel (luwes)  Rasional - obyektif

4 3.2. Azas-azas Pokok Organisasi
1. Perumusan Tujuan Organisasi 2. Penyusunan Unit-unit Organisasi (Departemenisasi) 3. Pembagian Kerja 4. Koordinasi 5. Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang 6. Rentang Pengawasan/Kendali 7. Jenjang Organisasi 8. Kesatuan Perintah 9. Fleksibilitas

5 1. Perumusan Tujuan Organisasi
 Sangat penting, karena merupakan landasan dan arah setiap kegiatan organisasi  Mempermudah penerapan haluan organisasi, pemilihan bentuk organisasi, pembentukan struktur organisasi, kebutuhan para pimpinan, penyumbangan pengalaman, kecakapan, daya kreasi anggota organisasi, dll. 2. Penyusunan Unit-unit Organisasi (Departemenisasi)  Merupakan aktivitas menyusun satuan-satuan (unit-unit) organisasi yang diperlukan guna melaksanakan fungsi yang ada.

6  Hal-hal yang perlu diperhatikan:
- Jumlah unit organisasi hendaknya sesuai dengan kebutuhan. - Tidak tergesa-gesa membentuk unit kerja yang baru, jika perlu perluasan aktivitas hendaknya ditampung dulu pada unit organisasi yang sudah ada. - Nama satuan organisasi hendaknya tertib sehingga dapat diketahui fungsinya melalui nama itu. 3. Pembagian Kerja  Pembagian kerja dari tingkat pimpinan sampai tingkat terendah  Pengelompokan berdasarkan: - Fungsi : misal kelompok bidang produksi, bidang pemasaran, bidang keuangan, bidang personalia, dll. - Barang yang diproduksi: unit sayur-sayuran, unit unit tanaman hias, unit teh hitam, unit teh celup, dll.

7 organisasi atau di antara pimpinan.
Koordinasi  Harus memiliki keselarasan aktivitas di antara satuan/unit organisasi atau di antara pimpinan.  Dapat dihindari terjadinya konflik, rebutan sumber/ fasilitas, tumpang tindih pekerjaan, kekosongan pekerjaan, lepas tanggung jawab satu sama lain.  Lebih menjamin kesatuan sikap, tindakan, kebijakan dan implementasi. 5. Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang  Penyerahan sebagian kekuasaan/wewenang oleh seorang pimpinan kepada pimpinan di bawahnya untuk mengambil keputusan yang diperlukan agar tugas dan tanggung jawab tetap dapat dilaksanakan dengan baik.  Dikenal adanya sentralisasi dan desentralisasi

8 Manfaat yang diperoleh dari pendelegasian kekuasaan/ wewenang :
- Pimpinan dapat melakukan pekerjaan yang pokok-pokok saja. - Tiap tugas dapat dikerjakan pada tingkat yang tepat. - Keputusan-keputusan dapat dibuat dengan lebih cepat dan tepat. - Meningkatkan inisiatif dan rasa tanggung jawab. - Mengurangi sikap selalu menunggu perintah. - Pelayanan dapat terus dilaksanakan walaupun pimpinan yang berwenang berhalangan.

9 Rentang Pengawasan/Kendali secara efektif oleh seorang atasan.
 Adalah jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin secara efektif oleh seorang atasan.  Faktor-faktor yang mempengaruhi luas-sempitnya rentang kendali : - Sisi subyektif : pengalaman, kecakapan, kesehatan, dan umur seorang atasan dan bawahan. - Sisi obyektif : corak pekerjaan, letak bawahan, stabil- labilnya organisasi, jumlah tugas pada atasan, jumlah tugas pada bawahan, dan waktu penyelesaian pekerjaan. Jenjang Organisasi  Merupakan tingkat-tingkat satuan organisasi yang di dalamnya terdapat atasan, tugas dan wewenang tertentu menurut kedudukannya serta fungsi satuan organisasi.

10 Pejabat yang berkedudukan pada tingkat yang lebih tinggi mengawasi para pejabat pada tingkat di bawahnya, sehingga hubungan-hubungan yang dilakukan antara pejabat hendaknya selalu melewati tingkat-tingkat yang telah ditentukan. Manfaat garis hubungan tiap jenjang : - Hubungan ke bawah : berupa perintah, pelimpahan wewenang, pengontrolan, pembimbingan, penugasan, dll. - Hubungan ke atas : berupa laporan, pertanggungjawaban, keluhan, saran ataupun pendapat. - Hubungan mendatar : berupa permintaan, pertimbangan, ataupun persetujuan.

11 Kesatuan Perintah  Tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya mendapat perintah dan bertanggung jawab kepada seorang atasan tertentu.  Organisasi yang tidak memiliki kesatuan perintah akan menimbulkan kebingungan, keraguan dari para bawahan. Fleksibilitas  Struktur organisasi hendaknya mudah diubah untuk disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan.  Perubahan-perubahan dapat terjadi karena penaruh luar organisasi dan/pengaruh dalam organisasi.

12 3.3. Struktur Organisasi Susunan dan hubungan antara bagian dan posisi dalam perusahaan. Menjelaskan pembagian aktivitas kerja, memperhatikan hubungan fungsi dan aktivitas tersebut. Memperlihatkan tingkat spesialisasi aktivitas tersebut. Menjelaskan hierarki dan susunan kewenangan serta hubungan pelaporan (siapa melapor kepada siapa). Ada 4 unsur dalam struktur:  Spesialisasi aktivitas – spesifikasi tugas-tugas perorangan dan kelompok kerja di seluruh organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas- tugas tersebut ke dalam unit kerja.

13 Standarisasi aktivitas – prosedur yang digunakan organisasi
untuk menuju kelayakdugaan (predictability) aktivitas- aktivitasnya. Koordinasi aktivitas – prosedur dalam memadukan fungsi-fungsi sub unit dalam organisasi. Besar unit kerja – jumlah pegawai yang berada dalam suatu kelompok kerja 3.4. Bentuk Organisasi Berdasarkan alir kekuasaan organisasi dapat dibagi menjadi :  Organisasi Garis/Lini - Bentuk paling sederhana - Kekuasaan berlangsung lurus dan vertikal dari pucuk pimpinan ke para pemimpin satuan-satuan organisasi - Perintah dan tanggung jawab dirumuskan dengan tegas batas-batasnya

14 - Untuk mengatasi kelemahan dan kekurangan, para manajer
 Organisasi Garis dan Staf - Untuk mengatasi kelemahan dan kekurangan, para manajer mengangkat sejumlah staf ahli yang bertugas memberi bahan pertimbangan kepada pimpinan. - Terdapat dua macam anggota organisasi, yaitu anggota staf yang memiliki hak memberikan pertimbangan, nasihat kepada pimpinan; anggota lini yang memiliki hak perintah kepada bawahan

15 Contoh Struktur Organisasi Garis dan Staf di Perkebunan
Dir Ut Dir Bang Dir Kom/Um Dir Prod Rayon I Rayon II Bag Bang Bag Tan Bag Tek Bag Um Bag Keu Bag Kom Kebun Garis Staf Garis Lini