Jadwal Retensi Rekod Pertemuan VI, Modul 6.

Presentasi berjudul: "Jadwal Retensi Rekod Pertemuan VI, Modul 6."— Transcript presentasi:

1 Jadwal Retensi Rekod Pertemuan VI, Modul 6

2 Pengertian Retensi --- retention yang berarti menyimpan.
Retensi Arsip -- jangka waktu penyimpanan arsip yang terkait erat dengan nilai gunanya. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang memuat sekurang kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaan dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip

3 Pengertian JRA merupakan program retensi arsip yaitu suatu jadwal dan prosedur yang konsisten untuk mengelola arsip organisasi yang berupa memindahkan arsip ke tempat penyimpanan arsip inaktif dan memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna ( Betty R. Rick ; 1992). JRA adalah suatu daftar series arsip organisasi yang berisi arahan berapa lama arsip disimpan dan juga mengandung instruksi kapan arsip dipindahkan ke tempat penyimpanan in aktif. ( Jay Kennedy; 1998)

4 Pengertian Kalau lihat pengertian dari dua pakar kerasipan di atas bisa disimpulkan bahwa JRA adalah suatu daftar yang berisi jangka simpan arsip dan nasib akhir apakah suatu arsip tersebut musnah atau permanen yang berguna sebagai arahan dalam program penyusutan arsip.

5 Pengertian Menurut UU Kearsipan No. 43 tahun 2009, JRA adalah daftar yang berisi sekurang- kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelatan arsip.

6 Contoh Jadwal Retensi Arsip
NO Jenis/seri arsip Jangka waktu simpan Keterangan Aktif Inaktif I. 1. 2. 3. HUKUM Produk hukum Peraturan Perundangan yang mengatur instansi Produk hukum internal Dokumentasi hukum Kontrak/ perjanjian Sampai dengan diperbaharui sampai dengan tidak berlaku sampai dengan tidak berlaku 4 tahun - 9 tahun Permanen Musnah Dinilai kembali

7 Contoh Jadwal retensi Arsip
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI KETERANGAN AKTIF INAKTIF KEU 01.00 PENDAFTARAN MAHASISWA/REGISTRASI Dokumen yang berhubungan dengan registrasi (pendaftaran mahasiswa baru dan pendaftaran ulang bagi mahasiswa lama), mulai dari surat permohonan, pelaksanaan sampai pelaporannya. Administrasi Keuangan 1 tahun setelah mahasiswa lulus 1 tahun Musnah KEU 01.01 BIAYA KULIAH Dokumen yang berkaitan dengan slip pembayaran uang sumbangan pembinaan pendidikan (SPP)/biaya operasional pendidikan (BOP), dana kesejahteraan dan fasilitas mahasiswa (DKFM), dana peningkatan kualitas pendidikan (DPKP), keringanan biaya kuliah, penundaan pembayaran dan kembalian uang kuliah mahasiswa. Keuangan KEU 01.02 BIAYA WISUDA Dokumen yang berkaitan dengan slip bukti pembayaran wisuda. 1 tahun setelah wisuda

8 Contoh Bentuk Jadwal Retensi Arsip Departemen Agama Sub Bidang Pendidikan dan Pengajaran Diambil dari Buku JRA di Lingkungan Departemen Agama No Jenis Arsip Retensi Penetapan Aktif Inaktif 1 Program Kegiatan pendidikan dan Pengajaran 1 tahun Permanen 2 Perumusan Kurikulum (GBPP) 3 Pengembangan Penyempurnaan Kurikulum 2 tahun 4 Beasiswa Dalam Negeri/Luar Negeri 3 tahun Musnah 5 Bantuan Tenaga Edukatif Luar Negeri 6 Bantuan Sarana Edukatif Luar Negeri Permanen (Barang tidak bergerak) 7 Bantuan Sarana kepada Lembaga Pendidikan Agama Swasta

9 Tujuan Penyusunan JRA Terhindar dari pemborosan (inefisiensi)
Terwujudnya konsistensi dalam program penyusutan (Memudahkan penyusutan) Terjaminnya keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional. Memudahkan temu kembali arsip/rekod Memenuhi perundang-undangan

10 Manfaat JRA Manfaat Jadwal Retensi Arsip menurut Ira dkk adalah: (1) Pengurangan rekod, menghemat waktu dalam penelusuran informasi rekod, (2) Meghindari masalah hukum, (3) Melakukan efisiensi dalam menetapkan rekod yang sangat penting, (4) Menghemat tempat, dengan memindahkan rekod yang tidak digunakan saat ini, (5) Mengidentifikasi rekod yang memiliki nilai permanen.

11 Jadwal Retensi Arsip Mencakup Dalam 3 Kategori, yaitu:
Retensi waktu khusus Arsip yang disimpan secara permanen Rekod yang harus ditinjau ulang

12 Appraisal adalah proses evaluasi kegiatan bisnis untuk menentukan yang mana rekod-rekod dibutuhkan untuk di peroleh dan berapa lama rekod akan disimpan, untuk memenuhi kebutuhan bisnis, akuntabilitas organisasi dan harapan masyarakat. Disposal adalah pengolahan waktu yang berkaitan dengan penerapan keputusan penilaian, yaitu mencakup retensi, penghapusan/penghancuran rekod dari/bentuk sistim tata kearsipan; juga mencakup migrasi/transmisi rekod-rekod dari sistem tata kearsipan, dan penggunaan transfer ke perlindungan/kepemilikan rekod.

13 Kedua Definisi di atas sangat berkaitan
Karena dengan proses penilaian dapat menentukan berapa lama dan rekod apa saja yg dapat dimusnahkan/akan menjadi arsip. sehingga Jadwal retensi rekod dapat merupakan jadwal kewengan , yaitu daftar yang memuat rekod series organisasi dengan penunjukan untuk bagaimana rekod dimusnahkan sesudah diciptakan dan digunakan.

14 Formulir Kewenangan √ Formulir ini akan memberikan bukti bahwa unit-unit pencipta atau pengolah mana yang sudah melakukan kegiatan penyusutan arsip. √ Formulir kewenangan juga memberikan informasi siapa yang berwenang atau menjadi saksi pada saat pemusnahan atau transfer arsip.

15 Pemindahan rekod dari unit pencipta ke unit kearsipan.
3 kemungkinan yang dapat menjadi program pengurangan atau penyusutan arsip Pemindahan rekod dari unit pencipta ke unit kearsipan. Pemindahan arsip dari unit kearsipan ke arsip nasional. Pemusnahan rekod yang tidak mempunyai nilai guna.

16 Dalam Pengembangan Jadwal Retensi Ada 2 Tipe yang Dapat Dikembangkan, yaitu:
Jadwal Retensi Umum Jadwal Retensi Spesifik Di Indonesia , jadwal retensi umum yang sudah dikembamgkan adalah dalam bentuk Surat Keputusan Bersama Antara ANRI dengan BKN untuk menentukann nilai guna dan masa simpan arsip yang berkaitan dengan kepegawaian dan pertanggungjawaban keuangan. Dikembangkan sesuai dengan fungsi kegiatan organisasi, khususnya kegiatan substansial untuk memudahkan penentuan masa simpan pada arsip yg lebih khusus. Jadwal ini harus disertakan dengan formulir kewenangan yang di sahkan oleh masing-masing kebutuhan unit pencipta arsip.

17 Prosedur &Teknik Penyusutan
Pertemuan VI, Modul 7

18 Prosedur Penyusutan Berdasar JRA

19 Prosedur Penyusutan yg belum punya JRA

20 Panduan Penyusutan Arsip Berdasar JRA
Modul 8

21 Pemindahan Arsip Sesuai dengan Undang-Undang No. 43 Tahun dan PP No. 28 Tahun 2012 Penyusutan Arsip adalah merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara: a) Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; b) Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna; c) Penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

22 Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif
Pengelompokkan Pendaftaran , pembuatan Daftar Arsip Penataan, sesuai dengan Daftar Arsip dimasukkan ke dalam boks Pemeriksaan, sesuai dengan JRA kapan menjadi Pembuatan Berita Acara Pemindahan Pelaksanaan pemindahan arsip 22

23 Pengepakan dan Pemindahan Arsip ke Ruang Penyimpanan
Pemindahan arsip ke ruang penyimpanan harus dilakukan secara teratur sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Instruksi yang jelas perlu diberikan untuk pengepakan arsip ke dalam boks, seperti: pemindahan arsip dari pembungkus yang keras ke lunak, pemberian label untuk arsip yang akan dimusnahkan di luar boks, pembuatan daftar isi boks dengan nomor berkas dan boks, pembuatan indeks, pastikan ada sedikit ruang di dalam boks (jangan terlalu padat) Menurut PP Nomor 43 Tahun 2011 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan PP tentang Penyusutan Arsip, pemindahan arsip perlu dibuatkan: daftar arsip inaktif, daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan/ diserahkan, dan daftar waktu penyimpanan arsip 23

24 Teknik pemindahan arsip inaktif
Jadwal Retensi Arsip Lihat kolom aktif UNIT PENGOLAH melakukan PEMERIKSAAN PENDAFTARAN PENATAAN FISIK UNIT KEARSIPAN PEMINDAHAN melakukan BA dan Daftar PEMERIKSAAN PENERIMAAN PENYIMPANAN

25 Daftar Pertelaan Arsip In Aktif yang Dipindahkan
Instansi: Alamat : Telepon : Nomor Jenis Arsip Tahun Jumlah No. Boks 1 2 3 4 5 25

26 Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
No. ……………………………………… Pada hari ini … tanggal … bulan… tahun … dilaksanakan pemindahan arsip Inaktif dari unit pengolah … 1. Nama : … NIP : … Jabatan : … Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan unit pengolah … yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA 2. Nama : … NIP :… Jabatan : … Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan unit kearsipan yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip inaktif yang dipindahkanseperti tercantum pada Daftar Pertelaan terlampir Bogor, ………….. Pihak Kedua Pihak Pertama ttd ttd nama terang nama terang NIP NIP Mengetahui Kepala Unit Pengolah ttd nama terang NIP

27 Prosedur Pemusnahan Arsip
Pemeriksaan  JRA Pendaftaran memisahkan arsip-arsip pada tempat tersendiri kemudian dicatat dalam daftar arsip usul musnah (DAUM) rangkap dua. satu untuk Unit Pengolah, satu untuk Unit Kearsipan

28 3) Pembentukan Panitia Pemusnahan
Dibentuk panitia untuk pemusnahan arsip dengan retensi > 10 tahun. Untuk arsip < 10 tahun cukup dilakukan oleh unit yang secara fungsional bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip 4) Penilaian dan Persetujuan Retensi > 10 tahun perlu penilaian dan persetujuan dari Kepala ANRI, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota

29 5) Pembuatan Berita Acara 6) Pelaksanaan pemusnahan : - dicacah
Khusus untuk arsip keuangan perlu pertimbangan dari Kepala BPK Khusus untuk arsip kepegawaian perlu pertimbangan dari Kepala BKN 5) Pembuatan Berita Acara 6) Pelaksanaan pemusnahan : - dicacah - dibakar - menggunakan bahan kimia - di daur ulang

30 Catatan: Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan oleh dua orang pejabat dari bidang hukum/ perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara/Badan- badan Pemerintahan yang bersangkutan

31 Ketentuan Pemusnahan Arsip:
Telah melewati ketentuan wajib simpan sesuai pedoman Jadwal Retensi Arsip Tidak mempunyai nilaiguna bagi kepentingan organisasi Tidak mempunyai nilaiguna bagi kepentingan nasional Tidak ada perundang-undangan yang melarang Tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana/perdata yang masih dalam proses Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dicacah, dibakar habis atau dilebur secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.

32 Prosedur pemusnahan Seleksi
Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkanberisi jenis arsip yang dimusnahkan, jumlah lembarnya dan periode tahun dari arsip yang dimusnahkan Pembuatan berita acara pemusnahan Pelaksanaaan pemusnahan oleh penanggung jawab dengan saksi-saksi (2 orang) Pemusnahan dilakukan dengan cara, : pembakaran penghancurn dengan mesin penghancur kertas atu proses kimiawi

33 Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah
Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan Pemeriksaan Pendaftaran Pengaturan fisik 1. Dilaksanakan secara total 2. Disaksikan pejabat dr: a. unit pencipta arsip b. bidang hukum c. Pengawasan d. Unit Kearsipan 3. Berita acara 4. Daftar arsip Persetujuan Kepala Unit Kearsipan Pengesahan Pelaksanaan

34 Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan
Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan Pemeriksaan Pendaftaran Pengaturan fisik 1. Dilaksanakan secara total 2. Disaksikan pejabat dr: a. unit pencipta arsip b. bidang hukum c. Pengawasan d. Unit Kearsipan 3. Berita acara 4. Daftar arsip Persetujuan Ka ANRI untuk arsip 10 tahun ke atas Pengesahan Pelaksanaan

35 Teknik Penyerahan arsip
Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan Pemeriksaan Pendaftaran Penataan fisik Pemberitahuan ke ANRI Penilaian ANRI Pelaksanaan Daftar arsip Berita acara

36 Nilaiguna Arsip Nilaiguna Primer : Nilaiguna yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi penciptanya yang meliputi nilaiguna adm, hukum, keuangan, ilmiah & teknologi. Nilaiguna Sekunder : Nilaiguna yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/ instansi lain & / atau kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional, yang meliputi nilaiguna kebuktian dan informasional.

37 Daftar Arsip yang Dimusnahkan
Instansi: Alamat : Telepon : Nomor Jenis Arsip Tahun Jumlah No. Boks 1 2 3 4 5

38 Berita Acara Pemusnahan Arsip
No. ………………………….. Pada hari ini … tanggal … bulan … tahun …, kami yang bertanda tangan di bawah ini telah melakukan pemusnahan arsip yang tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip terlampir. Dengan cara: a. Pembakaran b. Pencacahan c. Peleburan secara kimia Saksi-saksi: Pimpinan unit kearsipan 1. Jabatan ttd ttd nama terang nama terang NIP NIP 2. Jabatan ttd nama terang

39 Prosedur Penyerahan Arsip Statis
1). Pemeriksaan memeriksa arsip statis (yang memiliki nasib akhir permanen di kolom keterangan JRA) 2) Pendaftaran memisahkan arsip statis tersebut pada tempat tersendiri dan didaftar dalam Daftar Arsip Usul Serah, rangkap 2 3) Penilaian dan Persetujuan 4) Pembuatan Berita Acara Serah Terima Arsip Statis 5) Pelaksanaan Penyerahan

40 Berita Acara Penyerahan Arsip Statis
No. ……………………………. Pada hari ini … tanggal … bulan … tahun …, bertempat di … kami yang bertandatangan di bawah ini: 1. Nama : … NIP : … Jabatan : … Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan instansi … yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA. 2. Nama : … Jabatan : … Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan ANRI yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA. Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip instansi … yang memiliki nilaiguna nasional seperti yang tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip terlampir untuk disimpan di ANRI. Bogor …………… Pihak Kedua Pihak Pertama Kepala ANRI Kepala KAPD ttd ttd nama terang nama terang NIP NIP