TEKNIK PENYUSUNAN PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN (POS AP) SESUAI PERMENPAN DAN RB NOMOR 35 TAHUN 2012 Biro Hukum dan Organisasi.

Presentasi berjudul: "TEKNIK PENYUSUNAN PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN (POS AP) SESUAI PERMENPAN DAN RB NOMOR 35 TAHUN 2012 Biro Hukum dan Organisasi."— Transcript presentasi:

1 TEKNIK PENYUSUNAN PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN (POS AP) SESUAI PERMENPAN DAN RB NOMOR 35 TAHUN 2012 Biro Hukum dan Organisasi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 2014

2 YANG PERLU DIINGAT DALAM POS
POS menggambarkan kegiatan riil; POS secara eksplisit sudah membatasi kegiatan awal, utama dan akhir kegiatan; POS mencerminkan jenis kegiatan tertentu (Pelayanan, Rutin dan Penugasan) dari tugas dan fungsi organisasi;

3 POS DAN TUGAS-FUNGSI Secara umum Tugas dan Fungsi Instansi Pemerintah meliputi : Tugas dan Fungsi Perencanaan (Rutin) Tugas dan Fungsi Pelaksanaan (Rutin dan Pelayanan) Tugas dan Fungsi Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan (Rutin)

4 CIRI KEGIATAN PELAYANAN
Pemohon Pada umumnya tidak ada kegiatan pelayanan tanpa adanya permintaan (pemohon)  customer satisfaction. Inisiatif dari pihak eksternal Inisiatif dan trigger (pemicu) kegiatan pelayanan berasal dari pemohon (pihak eksternal). Tidak Terencana Umumnya kegiatan pelayanan tidak terencana karena tergantung adanya permohonan (tidak dapat diprediksi datangnya). Memerlukan Syarat tertentu Pada kenyataannya kegiatan pelayanan bersifat limitatif sehingga memerlukan persyaratan tertentu.

5 CIRI KEGIATAN RUTIN Tidak diawali dari Pemohon
Pada umumnya kegiatan rutin diawali dari penanggung jawab kegiatan dan bukan dari pemohon Inisiatif dari pihak internal Inisiatif dan trigger (pemicu) kegiatan rutin berasal dari internal (penanggung jawab kegiatan) 3. Terencana Umumnya kegiatan rutin telah direncanakan sebelumnya (pelaksanaan tugas oleh penanggung jawab kegiatan) 4. Tidak Memerlukan Syarat Tertentu Pada kenyataannya kegiatan rutin sudah given sehingga tidak memerlukan syarat bagi pelaksana kegiatan. Justru kalau tidak dilaksanakan memerlukan syarat tertentu

6 CIRI KEGIATAN PENUGASAN
Diawali Perintah Pada dasarnya kegiatan penugasan diawali dengan adanya perintah dari atasan yang berwenang Inisiatif dari pihak internal Inisiatif dan trigger (pemicu) kegiatan penugasan berasal dari internal yaitu atasan yang berwenang Terencana dan/atau Tidak Terencana Umumnya kegiatan penugasan tidak direncanakan sebelumnya karena ada kondisi tertentu, atau bisa direncanakan untuk penugasan yang bersifat reguler Tidak Memerlukan Syarat Tertentu Umumnya kegiatan penugasan tidak memerlukan syarat tertentu. Bila tidak dilaksanakan justru memerlukan syarat tertentu

7 CIRI POS KEGIATAN PELAYANAN
Kegiatan Awal adalah Permintaan dari Pemohon Pada dasarnya kegiatan pelayanan diawali dengan adanya permohonan dari pengguna jasa Kegiatan Utama adalah Pemberian Pelayanan Kegiatan utamanya adalah kegiatan pelayanan oleh pelaksana yang berhubungan dengan pengguna jasa. Kegiatan Akhir adalah Penerimaan Bukti/Hasil Pelayanan kepada Pemohon Umumnya kegiatan pelayanan berakhir pada dterimanya bukti/hasil pelayanan kepada pemohon. Jika tidak, maka pelayanan dinyatakan belum selesai. Catatan : Kegiatan pendokumentasian dilaksanakan sebelum bukti/hasil pelayanan diserahkan kepada pemohon

8 CIRI POS KEGIATAN RUTIN
Kegiatan Awal adalah kegiatan yang dilakukan oleh Penanggung jawab Kegiatan Kegiatan Utama adalah Pelaksanaan Kegiatan Rutin tersebut Kegiatan utamanya adalah kegiatan rutin yang dilakukan oleh pelaksana yang terkait dengan kegiatan utama (aktor sentral kegiatan). Kegiatan Akhir adalah Pendokumentasian oleh Pelaksana Administratif. Umumnya kegiatan pendokumentasian dilakukan oleh petugas administratif tertentu yang ditunjuk Catatan : POS pelayanan bila dihilangkan kegiatan awal dan akhirnya yang terkait dengan pemohon menjadi POS Rutin

9 CIRI POS KEGIATAN PENUGASAN
Kegiatan Awal adalah kegiatan yang dilakukan dari Atasan yang berwenang memberi perintah Pada umumnya kegiatan penugasan diawali dengan perintah dari Atasan yang berwenang Kegiatan Utama adalah pelaksanaan kegiatan penugasan oleh yang ditugaskan Kegiatan Akhir adalah pendokumentasian oleh Pelaksana Administratif. Umumnya kegiatan pendokumentasian dilakukan oleh petugas adminsitratif tertentu yang ditunjuk Catatan : POS penugasan ini memiliki unsur yang sama dengan POS Rutin

10 TINDAK LANJUT POS PELAYANAN
POS Pelayanan sebagai dasar penyusunan Standar Pelayanan Publik (POS Rutin dan POS Penugasan tidak perlu disusun standar pelayanannya); Inti POS pada Unit Penyelenggara Pelayanan adalah POS Pelayanan; POS yang harus dipublikasikan adalah POS Pelayanan, sedangkan POS Rutin dan POS Penugasan tidak perlu dipublikasikan; POS Pelayanan dalam bentuk flowcharts dibuat pula dalam bentuk grafik (Annotated Picture) untuk memudahkan bagi pengguna jasa (pemohon pelayanan).

11 LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN POS AP
IDENTIFIKASI JUDUL POS AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI IDENTIFIKASI PROSEDUR (LANGKAH KEGIATAN) BERDASARKAN JUDUL POS AP MERUMUSKAN FORMAT POS AP BERDASARKAN IDENTIFIKASI PROSEDUR MENYUSUN DOKUMEN POS AP

12 LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN POS AP #1
IDENTIFIKASI JUDUL POS-AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI Identifikasi Tugas Identifikasi Fungsi Identifikasi Sub-Fungsi Identifikasi Kegiatan Identifikasi Output Identifikasi Aspek Merumuskan judul POS-AP

13 LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN POS AP #2
2. IDENTIFIKASI PROSEDUR (LANGKAH KEGIATAN) BERDASARKAN JUDUL POS AP Identifikasi Jenis Kegiatan; Identifikasi Penanggung Jawab Produk; Identifikasi Penanggung Jawab Kegiatan; Identifikasi Kegiatan; Identifikasi Langkah Awal Kegiatan; Identifikasi Langkah Utama Kegiatan; Identifikasi Langkah Akhir Kegiatan; Mengidentifikasi langkah-langkah penghubung antara langkah awal, utama dan akhir.

14 LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN POS AP #3
3. MERUMUSKAN FORMAT POS AP BERDASARKAN IDENTIFIKASI PROSEDUR Menyusun Dokumen Dasar POS-AP a. Memindahkan Prosedur (Langkah Kegiatan) yang telah dirumuskan; b. Mengidentifikasi Pelaksana; c. Membuat Flowcharts; d. Mengisi Mutu Baku dan Keterangan. Mengisi Identitas POS-AP a. Memindahkan Nomor, Tanggal Pembuatan, Tanggal Revisi, Tanggal Efektif, Pejabat yang mengesahkan, Judul POS dan Identitas Institusi; b. Mengisi Dasar Hukum, Kualifikasi Pelaksana, Keterkaitan, Peralatan/Perlengkapan, Peringatan serta Pendataan dan Pencatatan.

15 LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN POS AP #4
4. MENYUSUN KELENGKAPAN POS AP Halaman judul/cover; Keputusan pimpinan KL/Pemda (Lembar Pengesahan); Daftar isi; Penjelasan singkat penggunaan.

16 1. IDENTIFIKASI JUDUL POS AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI #1
Identikasi Tugas, berdasarkan Peraturan yang mengatur tugas dan gungsi organisasi, seperti Peraturan Menteri/Peraturan Daerah. Contoh : Peraturan Mendikbud Nomor 1 Tahun 2012 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan b. Identifikasi Fungsi, berdasarkan Peraturan yang mengatur tugas dan fungsi organisasi, seperti Peraturan Menteri/Peraturan Daerah. c. Identifikasi Sub-Fungsi (uraian Tugas/Rincian Tugas), juga berdasarkan Peraturan yang mengatur uraian tugas/rincian tugas organisasi, bila ada (bersifat opsional).

17 1. IDENTIFIKASI JUDUL POS AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI #2
d. Identikasi Kegiatan, mengidentifikasi kegiatan riil sebagai operasionalisasi dari tugas, fungsi, dan sub fungsi (rincian/uraian tugas). e. Identifikasi Output, pada hakekatnya adalah mengidentifikasi output yang dihasilkan dari pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimiliki. Bila identifikasi dari struktur terendah maka output yang didapatkan bersifat sementara (parsial) maka telusuri sampai output final (peningkatan scope);

18 1. IDENTIFIKASI JUDUL POS AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI #3
Output yang dihasilkan berdasarkan tugas dan fungsi tidak dibatasi pada periode waktu (tahun anggaran ataupun tahun perencanaan) karena output tersebut merupakan pencerminan tugas dan fungsi yang tidak dibatasi waktu dan selalu berulang pada periode-periode tertentu. Output yang dihasilkan dalam kurun waktu perencanaan tertentu (5 tahun/1 tahun) merupakan sebagian dari seluruh output yang seharusnya dihasilkan oleh organisasi yang bersangkutan dalam menjalankan tugas dan fungsi yang dimiliki.

19 1. IDENTIFIKASI JUDUL POS AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI #4
Output yang dihasilkan dari pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimiliki inilah yang menjadi dasar penentuan aspek (prosedur) dan judul POS (aspek + output + keterangan). Identifikasi output dari tugas dan fungsi yang diidentifikasi, merupakan langkah awal dan strategis untuk mulai menyusun POS. Keberhasilan penentuan output mempengaruhi keberhasilan dalam penentuan judul POS dan sekaligus mempermudah dalam langkah identifikasi aktivitas (kegiatan), aktor (pelaksana), dan mutu baku POS.

20 1. IDENTIFIKASI JUDUL POS AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI #5
Identifikasi Aspek, pada hakekatnya adalah mengidentifikasi fungsi-fungsi manajemen (penyusunan, pelaksanaan, pembuatan, pendistribusian, pelaporan, dll) yang akan menjelaskan proses lebih lanjut dari output. Merumuskan Judul, perumusan nama POS AP ini merupakan gabungan dari (aspek + output) bisa ditambah keterangan Note : Untuk mempermudah identifikasi pergunakanlah Formulir Identifikasi POS AP berdasarkan TUSI yang ada.

21 FOKUS WORKSHOP Menyusun Peta Bisnis Proses Berdasarkan TUSI Unit Kerja (Eselon III). Menyusun POS sesuai judul/nama POS sebagaimana tertuang dalam Peta Bisnis Proses Unit Kerja. Note : Untuk mempermudah identifikasi pergunakanlah Formulir Identifikasi POS AP berdasarkan TUSI yang ada.

22 CONTOH FORMULIR IDENTIFIKASI BISNIS PROSES BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI

23 FORMULIR IDENTIFIKASI POS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI
Keterangan : Kolom 1 : Nomor diisi dengan nomor urut tugas (sebaiknya dengan Huruf Kapital A); Kolom 2 : Tugas diisi dengan Tugas berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan yang ada dengan nomor angka Arab, misal : 1,2,3,…); Kolom 3 : Fungsi diisi dengan Fungsi beradasrkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesui dengan Peraturan yang ada dengan diberi nomor huruf abjad kecil, misal : a, b, c, …); Kolom 4 : Sub-Fungsi (Kegiatan) diisi dengan Sub-Fungsi (Kegiatan) yang merupakan bagian dari Fungsi yang ada dengan diberi angka Arab berkurung satu misal : 1), 2), 3), … (Hal ini bersifat opsional, sedangkan identifikasi kegiatan merupakan hal yang harus dilakukan karena output bisa diidentifikasi dari adanya kegiatan; Kolom 5 : Output diisi dengan Output yang dihasilkan dari Fungsi/Sub-Fungsi yang ada (Output dapat lebih dari satu, baik yang berupa produk (baru) ataupun berupa nilai tambah (lama/tiruan/copy) dari produk yang sudah ada) dan diberi nomor huruf alfabet berkurung satu, misal : a), b), c), …; Kolom 6 : Aspek diisi dengan Aspek yang terkait dengan Output yang bersangkutan (Aspek ini biasanya berupa fungsi manajemen, misal : penyusunan, pelaksanaan, evaluasi, pelaporan, publikasi, distribusi) dengan diberi nomor angka Arab berkurung, misal : (a), (b), (c), …; Kolom 7 : Judul POS diisi judul POS yang terdiri dari unsur Output dan Aspek serta keterangan bila diperlukan, Misalnya : POS Penuyusunan Laporan Monitoring di Biro Hukum dan Organisasi (Penyusunan  aspek, LaporanMonitoringoutout, di Biro Hukum dan Organisasi  Keterangan). Untuk memudahkan dalam meghitung jumlahnya maka sebaiknya diberi angka berurutan dengan angka Arab dari POS nomor urut pertama (1) s.d. terakhir. No. Tugas Fungsi Sub-Fungsi (Kegiatan) Output Aspek Judul POS (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

24 CONTOH PENGISIAN FORMULIR IDENTIFIKASI JUDUL POS AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI

25 Output Final Aspek Judul POS Final
No. Tugas Fungsi Sub-Fungsi (Kegiatan) Output Aspek Judul POS A. 1.Melaksanakan urusan bidang kepegawaian, dan kesejahteraan, pendidikan dan pelatihan a.Melaksanakan urusan kegiatan kepegawaian dan kesejahteraan 1.Melaksanakan urusan kepegawaian a.Laporan Kehadiran Pegawai Penyusunan Penyusunan Laporan Kehadiran Pegawai Catatan : Dianjurkan untuk mengidentifikasi out-put final dengan meningkatkan cakupan POS  Judul POS Final Output Final Aspek Judul POS Final Laporan Kehadiran Pegawai Penyusunan Penyusunan Laporan Kehadiran Pegawai

26 Judul POS No. Tugas Fungsi Sub-Fungsi (Kegiatan) Output Aspek (1) (2)
(3) (4) (5) (6) (7) B. 1.Melaksanakan urusan bidang kepegawaian dan kesejahteraan, pendidikan dan pelatihan a.Pelaksanaan urusan kegiatan kepegawaian dan kesejah- teraan 1.Melaksanakan Laporan Kehadiran Pegawai Penyusunan Laporan Kehadiran Pegawai Surat usulan Kenaikan Pangkat dll Pembuatan 2. Pembuatan Surat Usulan Kenaikan Pangkat 2.Melaksanakan kesejahteraan Daftar Gaji Pembayaran Gaji Pegawai dll, Pelaksanaan 2) Pelaksanaan Pembayaran Gaji Pegawai

27 IDENTIFIKASI PROSEDUR (LANGKAH KEGIATAN) BERDASARKAN JUDUL POS AP
Identifikasi dan merumuskan langkah/aktivitas Tentukan kegiatan awal (diawali dari penanggung jawab kegiatan); Tentukan kegiatan utama (proses utama); Tentukan kegiatan akhir (output utama); Hubungkan kegiatan awal, kegiatan utama dan kegiatan akhir dalam suatu “cerita”; Hitung jumlah aktor/pelaksana kegiatan; Untuk mempermudah identifikasi pergunakanlah Formulir Identifikasi Langkah/Aktivitas POS AP

28 CONTOH IDENTIFIKASI LANGKAH/AKTIVITAS
Tentukan Langkah Awal (Kabag menugaskan Kasubbag untuk menyusun konsep Laporan Monitoring); Tentukan Langkah Utama (Kasubbag menyusun konsep Laporan Monitoring dan menyerahkan kepada Kabag); Tentukan Langkah Akhir (Analis mendokumentasikan Laporan Monitoring); Hubungkan Langkah Awal, Langkah Utama dan Langkah Akhir dalam sebuah “cerita” berurutan awal – akhir; Kabag menugaskan Kasubbag untuk menyusun konsep Laporan Monitoring  2. Kasubbag menyusun konsep Laporan Monitoring dan menyerahkan kepada Kabag  3. Analis mendokumentasikan Laporan Monitoring.

29 CONTOH LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN/PROSEDUR

30 FORMULIR LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN/PROSEDUR
Data Kegiatan 1. Judul POS : 2. Jenis Kegiatan 3. Penanggung Jawab a. Produk b. Kegiatan 4. Scope/ruang lingkup

31 Identifikasi Kegiatan
Nama Kegiatan : Langkah Awal Langkah Utama Langkah Akhir

32 Identifikasi Langkah Langkah Awal : 1 2 3 4 5 6 … Langkah Utama 10 11
12 13 14 15 Langkah Akhir 21

33 CONTOH LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN/PROSEDUR
Data Kegiatan 1. Judul POS : Penyusunan Laporan Monitoring 2. Jenis Kegiatan Rutin 3. Penanggung Jawab a. Produk Kepala Biro Hukum dan Organisasi b. Kegiatan Kepala Bagian Ketatalaksanaan 4. Scope/ruang lingkup Biro Hukum dan Organisasi Bidang Tatalaksana

34 Identifikasi Kegiatan
Nama Kegiatan : Penyusunan Laporan Monitoring Langkah Awal Kabag menugaskan Kasubbag untuk menyusun konsep Laporan Monitoring Langkah Utama Kasubbag menyusun konsep Laporan Monitoring dan menyerahkan kepada Kabag Langkah Akhir Analis mendokumentasikan Laporan Monitoring

35 Identifikasi Langkah Langkah Awal : 1
Kabag menugaskan Kasubbag untuk mempersiapkan konsep Laporan Monitoring 2 Kasubbag memerintahkan analis untuk mengumpulkan data Laporan Monitoring 3 Analis mengumpulkan data monitoring dan menyerahkan kepada Kasubbag Langkah Utama 4 Kasubbag menyusun konsep laporan monitoring dan menyerahkan kepada Kabag 5 Kabag memeriksa konsep Laporan monitoring. Jika setuju memberi paraf dan menyerahkan kepada Karo. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kasubbag untuk diperbaiki. 6 Karo memeriksa draft final Laporan Monitoring. Jika setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabag. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabag untuk diperbaiki. 7 Kabag menyerahkan Laporan Monitoring kepada Kasubbag untuk didokumentasikan 8 Kasubbag memenrintahkan Analis untuk mendokumentasikan Laporan Monitoring Langkah Akhir 9 Analis mendokumentasikan Laporan Monitoring

36 MERUMUSKAN FORMAT POS AP BERDASARKAN IDENTIFIKASI PROSEDUR (LANGKAH KEGIATAN)
a. Menyusun Dokumen Dasar POS-AP (Flowcharts, Mutu Baku dan Keterangan). - Hitung aktor/pelaksana - Buat draft flowchart - Masukkan simbol/flowchart - Isi mutu baku dan keterangan

37 Contoh Draft Flowchart
No. Kegiatan Pelaksana Kabag Kasubag Analis Karo 1 Kababag menugaskan Kasubbag untuk mempersiapkan konsep Laporan Monitoring X 2 Kasubbag memerintahkan analis untuk mengumpulkan data Laporan Monitroring 3 Analis mengumpulkan data monitoring dan menyerahkan kepada Kasubbag 4 Kasubbag menyusun konsep Laporan Monitoring dan menyerahkan kepada Kabag 5 Kabag memeriksa konsep Laporan Monitoring. Jika setuju memberi paraf dan menyerahkan kepada Karo. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kasubbag untuk diperbaiki 6 Karo memeriksa draft final Laporan Monitoring. Jika setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabag. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabag untuk diperbaiki 7 Kabag menyerahkan Laporan Monitoring kepada Kasubbag untuk didokumentasikan 8 Kasubbag memerintahkan Analis untuk mendokumentasikan Laporan Monitoring 9 Analis mendokumentasikan Laporan Monitoring

38 PROSEDUR PENYUSUNAN LAPORAN MONITORING
No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan Kabag Kasubag Analis Karo Kelengkapan Waktu output 1. Menugaskan Kasubbag untuk mempersiapkan konsep laporan monitoring 2. Memerintahkan analis untuk mengumpulkan bahan laporan monitoring 3. Mengumpulkan dan menyerahkan bahan monitoring kepada Kasubbag 4. Mengonsep laporan monitoring dan menyerahkan kepada Kabag 5. Memeriksa konsep laporan monitoring. Jika setuju menyampaikan kepada Karo. Jika tidak setuju menyerahkan kepada Kasubbag untuk diperbaiki 6. Memeriksa draft laporan monitoring. Jika setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabag.Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabag untuk diperbaiki 7. Menyerahkan laporan monitoring kepada Kasubag untuk didokumentasikan 8. Menyerahkan laporan monitoring kepada Analis untuk didokumentasikan 9. Mendokumentasikan laporan monitoring Tidak Ya Ya Ya Tidak Ya

39 Contoh Mutu Baku dan Keterangan Mutu Baku Keterangan
Kelengkapan Waktu Output Agenda Kerja 15 menit Disposisi 1 hari Bahan Laporan, Disposisi POS Pengumpulan Bahan Bahan Laporan 2 jam Konsep Laporan, Disposisi Konsep Laporan 1 jam Draft Laporan, Disposisi Draft Laporan Laporan, Disposisi Laporan 10 menit Laporan, Bukti Dokumentasi POS Pendokumentasian Dokumen

40 SIMBOL POS/FLOWCHART SIMBOL URAIAN KETERANGAN Terminator
Melambangkan dimulai/berakhirnya suatu prosedur Process Melambangkan proses berjalannya/eksekusi suatu prosedur Decision Melambangkan pengambilan keputusan: Ya atau Tidak Arrow: Melambangkan arah kegiatan (arah proses kegiatan) Off-page connector Melambangkan koneksi perpindahan halaman

41 PROSEDUR PENYUSUNAN LAPORAN MONITORING
No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan Kabag Kasubag Analis Karo Kelengkapan Waktu output 1. Menugaskan Kasubag untuk mempersiapkan konsep laporan monitoring Agenda Kerja 15 menit Disposisi 2. Memerintahkan analis untuk mengumpulkan bahan laporan monitoring 3. Mengumpulkan dan menyerahkan bahan monitoring kepada Kasubag 1 hari Bahan Laporan, Disposisi POS Pengumpulan Bahan 4. Mengonsep laporan monitoring dan menyerahkan kepada Kabag Bahan Laporan 2 jam Konsep Laporan, Disposisi 5. Memeriksa konsep laporan monitoring. Jika setuju menyampaikan kepada Karo. Jika tidak setuju menyerahkan kepada Kasubag untuk diperbaiki Konsep Laporan 1 jam Draft Laporan, Disposisi 6. Memeriksa draft laporan monitoring. Jika setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabag. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabag untuk diperbaiki Draft Laporan Laporan, Disposisi 7. Menyerahkan laporan monitoring kepada Kasubag untuk didokumentasikan Laporan 10 menit 8. Menyerahkan laporan monitoring kepada Analis untuk didokumentasikan 9. Mendokumentasikan laporan monitoring Lapran, Bukti Dokumentasi POS Pendokumentasian Dokumen Tidak Ya Tidak Ya

42 Aktivitas Kabag KTL Kasubag TU Pengadm Kepeg Kepala Biro
Contoh draft flowchart POS Laporan Disiplin Pegawai No. Aktivitas Kabag KTL Kasubag TU Pengadm Kepeg Kepala Biro 1. Kabag KTL menginstruksikan kepada Kasubag Umum dan Kepegawaian untuk menyiapkan Draft Laporan Disiplin Pegawai X 2. Kasubag Tata Usaha menyiapkan rencana pembuatan Laporan Disiplin Pegawai dan memerintahkan petugas absen untukmembuat rekapitulasi daftar kehadiran/abesnsi pegawai 3. Pengadm Kepeg membuat Rekapitulasi Absen kemudian menyerahkan ke Kasubag TU untuk diperiksa 4. Kasubag TU memeriksa Rekapitulasi Absen dan Mengonsep draft laporan disiplin pegawai 5. Dst

43 Buat Flowchart dengan Simbol
No. Aktivitas Kabag KTL Kasubag TU Pengadm Kepeg Kepala Biro 1. Menginstruksikan kepada Kasubag TU untuk menyiapkan Draft Laporan Disiplin Pegawai 2. Menyiapkan rencana pembuatan Laporan Disiplin Pegawai dan memerintahkan Pengadm Kepeg untuk membuat rekapitulasi daftar kehadiran/abesnsi pegawai 3. Membuat Rekapitulasi Absen kemudian menyerahkan ke Kasubag TU untuk diperiksa 4. Memeriksa Rekapitulasi Absen dan mengonsep draft laporan disiplin pegawai

44 Lanjutan No. Aktivitas Pelaksana (Aktor) Kabag KTL Kasubag TU
Petngadm Kepeg Kepala Biro 5. Menugaskan Petngadm Kepeg untuk mengetik draft laporan disiplin pegawai 6. Mengetik Draft Laporan Disiplin Pegawai kemudian menyerahkan ke Kasubag TU untuk diperiksa 7. Memeriksa Draft Laporan Disiplin Pegawai dan memberikan paraf tanda persetujuan untuk diserahkan kepada Kabag KTL untuk diperiksa 8. Memeriksa Draft Laporan dan memberikan paraf tanda persetujuan untuk diserahkan kepada Kepala Biro untuk diperiksa dan ditandatangani 9. Memeriksa dan menandatangani Laporan Disiplin Pegawai YA TIDAK TIDAK YA

45 Mengisi Mutu Baku dan Keterangan
Kolom kelengkapan diisi dengan bahan yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan (umumnya berisi dokumen): formulir, lembar disposisi, data, laporan keuangan, dll; Kolom waktu diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan: menit, jam, hari, minggu, bulan; Kolom Output diisi dengan hasil langsung kegiatan: Surat, Laporan, Kumpulan Data, draft laporan, konsep pedoman, dll. Isi Keterangan Kolom keterangan diisi dengan penjelasan singkat mengenai hal-hal yang perlu diperjelas seperti: Anggota Tim Kerja, POS yang terkait, Biaya yang diperlukan, Persyaratan, dll.

46 Isi Mutu Baku dan Keterangan
No Kegiatan Aktor Mutu Baku KET Kelengkapan Waktu Output 1. Kasubag Tata Usaha memerintahkan Petugas Presensi untuk membuat rekapitulasi daftar kehadiran pegawai Memo instruksi/ Disposisi 30 menit Kesediaan 2. Petugas Presensi membuat Rekapitulasi kehadiran dan menyerahkan ke Kasubag Umum dan Kepegawaian 1 hari Rekapitulasi kehadiran pegawai 3. Kasubag Tata Usaha memeriksa Rekapitulasi Kehadiran. Jika setuju dijadikan sebagai bahan penyusunan konsep Laporan Kehadiran. Jika tidak mengembalikan kepada Petugas Presensi untuk dilengkapi Rekapitulasi kehadiran pegawai yang telah divalidasi 4. Petugas Presensi membuat konsep laporan kehadiran pegawai dan menyerahkan kepada Kasubbag Tata Usaha. 2 jam Konsep laporan kehadiran 5. Kasubbag Taus memeriksa konsep Konsep Konsep laporan

47 MENYUSUN DOKUMEN DASAR DAN IDENTITAS SOP-AP
Mengisi Identitas Identitas yang perlu dilengkapi dalam POS adalah : Logo dan Nama Unit tempat POS diberlakukan, Nomor POS Tanggal Pembuatan POS, Tanggal Revisi POS, Tanggal efektif berlakunya POS, Disahkan oleh, Nama/Judul POS, Dasar hukum POS, Keterkaitan dengan POS lain, Peringatan yang diperlukan, Kualifikasi Pelaksana POS, Peralatan/Perlengakapan yang diperlukan untuk melaksanakan POS, Pencatatan dan Pendataan yang ada dalam POS

48 CONTOH LEMBAR IDENTITAS POS-AP

49 KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN BIRO HUKUM DAN ORGANISASI ttd
Nomor: 1/A5.4/POS/2014 Tanggal Pembuatan: 11 November 2010 Tanggal Revisi: November 2011 Tanggal Efektif: November 2010 Disahkan oleh: Kepala Biro ..... KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN BIRO HUKUM DAN ORGANISASI ttd Nama Pejabat NIP Nama POS: Pembuatan Laporan Monitoring

50 Kualifikasi Pelaksana
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana 1. UU No. ... tahun .... tentang …………… Memahami Peraturan Perundang-undangan mengenai Penyusunan Laporan 2. PP No Tahun tentang ……………. Memahami Kebijakan 3. PermendIkbud No……. 4. Kepmendikbud No ………. Keterkaitan Peralatan/Perlengakapan 1. POS Pengundangan Rapat Pedoman Penyusunan Laporan 2. POS Penyelenggaraan Rapat Komputer dengan aplikasi office dan sejenisnya 3. POS …… Hasil pengumpulan data monitoring Peringatan Pendataan dan Pencatatan Penyusunan Laporan monitoring selambat-lambatnya tanggal …….. Jika terlambat maka …………. Buku Kendali Dokumen Laporan

51 Contoh Format POS sesuai Permenpan RB 35/2012
Format Kepala POS

52 4. MENYUSUN ASESORIS POS AP
Halaman Judul Daftar Isi

53 Halaman Judul/Cover ASESORIS POS LOGO Prosedur Operasional Standar
Administrasi Pemerintahan (POS AP) Kementerian/Lembaga/Pemda Tahun 2014 Kementerian/Lembaga/Pemda Jl. …………………….. Kota …………… 53

54 LEMBAR HALAMAN JUDUL/COVER
CONTOH LEMBAR HALAMAN JUDUL/COVER

55 BIRO HUKUM DAN ORGANISASI TAHUN 2014
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN (POS AP) BIRO HUKUM DAN ORGANISASI TAHUN 2014 KEMENTERIAN PENDIDIDKAN DAN KEBUDAYAAN JL. JENDERAL SUDIRMAN - SENAYAN JAKARTA 55

56 DAFTAR ISI Daftar Isi Kata Pengantar…………………………………………………………………………………… I
ASESORIS POS-AP Daftar Isi DAFTAR ISI Kata Pengantar…………………………………………………………………………………… I Pendahuluan………………………………………………………………………………………. ii Latar Belakang……………………………………………………………………………………. iii Ruang Lingkup…………………………………………………………………………………… iv Tujuan………………………………………………………………………………………………. v Manfaat…………………………………………………………………………………………….. vi Daftar Isi…………………………………………………………………………………………… vii Daftar POS AP Biro Hukum dan Organisasi .....…………………………………………….. 1 Bagian 1 POS AP Bagian Perundang-undangan ………….… 3 Bagian 2 POS AP Bagian Bantuan Hukum ………… 5 Bagian 3 POS AP Bagian Kelembagaan …………………….…… 7 Bagian 4 POS AP Bagian Ketatalaksanaan …..…… 9 56

57 KESIMPULAN

58 TAHAPAN PENYUSUNAN POS AP
DOKUMENTASI MENYUSUN ASESORIS POS-AP Halaman judul/cover Daftar isi PENYUSUNAN IDENTIFIKASI IDENTIFIKASI POS-AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI Identifikasi Tugas Identifikasi Fungsi Identifikasi Sub-Fungsi Identifikasi Output Identifikasi Aspek; Merumuskan nama/judul POS-AP. Identifikasi dan merumuskan Langkah/Aktivitas. MENYUSUN DOKUMEN DASAR DAN IDENTITAS POS-AP Menyusun Dokumen Dasar POS-AP (Flowcharts, Mutu Baku dan Keterangan) Mengisi Identitas POS-AP.

59 Terima Kasih