Perencanaan Formasi PNS

Presentasi berjudul: "Perencanaan Formasi PNS"— Transcript presentasi:

1 Perencanaan Formasi PNS
Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi Badan Kepegawaian Negara

2 PERENCANAAN PNS Suatu proses yang sistematis untuk memprediksi kondisi jumlah PNS, jenis keahlian dan kompetensi yang diinginkan di masa depan. Menjamin tersedianya SDM dalam jumlah tertentu serta kualifikasi dan kompetensinya. The right people in the right jobs at the right time.

3 ASPEK PERENCANAAN PNS Persediaan SDM saat ini Peramalan permintaan dan suplay SDM Rencana untuk menambah jumlah SDM

4 KONSEP PERENCANAAN PNS
Memprediksi secara sistematis tuntutan kebutuhan dan persediaan PNS di masa depan. Merencanakan pengembangan Pegawai guna mendukung strategi organisasi melalui pengisian formasi secara proaktif. Mengidentifikasi kebutuhan Pegawai jangka pendek dan jangka panjang.

5 PERSEDIAAN SDM Estimasi Persediaan Internal
Audit SDM, menentukan status, kinerja PNS, sebagai dasar rotasi, promosi dan pengembangan. Merencanaan suksesi penggantian (Succession Planning) Peta jabatan, penggantian PNS dibuat dengan penempatan berisi nama dan jabatan incumbent dan nama pengganti potensial ditulis di bawah nama incumbent Estimasi Persediaan Eksternal Kebutuhan eksternal Analisis pasar tenaga kerja Perilaku masyarakat atau sikap masyarakat terhadap organisasi Kependudukan persediaan tenaga kerja yang tersedia dalam berbagai katagori umum Fluktuasi angkatan kerja dari tahun ke tahun

6 UKURAN FOKUS DALAM PERENCANAAN PNS
SEMPIT MENENGAH LUAS Rekrutmen Seleksi Rekrutmen Seleksi Pelatihan & Pengembangan Rekrutmen Seleksi Pelatihan & Pengembangan Remunerasi Penilaian Kinerja Perencanaan Karier Sistem Informasi SDM

7 FORMASI Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. Tujuan ditetapkannya formasi adalah agar satuan organisasi Negara mempunyai jumlah dan mutu/kualitas pegawai yang memadai sesuai dengan beban kerja dan tanggung jawab pada masing-masing satuan organisasi.

8 DASAR HUKUM FORMASI Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999, Pasal 15
Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 Keputusan Kepala Bkn Nomor 26 Tahun 2004 Peraturan Pemerintah Nomor 48 Tahun 2005 Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 2007

9 PENYUSUNAN FORMASI ANALIS KEBUTUHAN PEGAWAI PETA ANALISIS PENYUSUNAN
KEBUTUHAN PEGAWAI MENURUT JABATAN KEBUTUHAN PEGAWAI MENURUT SYARAT JABATAN DAN KOMPETENSI SUSUNAN PNS MENURUT JAB, GOL RUANG, JENIS KELAMIN, & USIA KEBUTUHAN PEGAWAI MENURUT KUALIFIKASI PENDIDIKAN ANALIS KEBUTUHAN PEGAWAI PETA JABATAN PENYUSUNAN FORMASI ANALISIS JABATAN KEBIJAKAN PEMERINTAH

10 PRINSIP PENYUSUNAN FORMASI
Jumlah Pegawai Sesuai Dengan Beban Kerja Formasi Tersedia Karena Adanya Posisi Jabatan Yang Lowong Beban Kerja Tidak Berubah, Komposisi Jumlah Pegawai Tidak Berubah Kebutuhan Pegawai Dinyatakan Dalam Jabatan Syarat Jabatan, dan Kompetensi Penyusunan Formasi disertai Dengan Peta Jabatan yang Menggambarkan Jumlah, Kualifikasi, dan Kompetensi

11 ANALIS KEBUTUHAN PEGAWAI
Jenis pekerjaan, yaitu macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya. Sifat pekerjaan, yaitu pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Beban kerja dan perkiraan kapasitas seorang PNS dalam jangka waktu tertentu, yaitu frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.

12 ANALIS KEBUTUHAN FORMASI
Prinsip pelaksanaan pekerjaan, yaitu pekerjaan yang dilakukan oleh satuan organisasi itu, maka harus diangkat pegawai untuk melaksanakan tugas tersebut. Peralatan yang tersedia, yaitu sarana yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan. Faktor lain yang harus diperhitungkan dalam penyusunan Formasi PNS adalah kemampuan keuangan negara/daerah.

13 PETA JABATAN Peta jabatan adalah susunan nama dan tingkat Jabatan Struktural dan Fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi.

14 PETA JABATAN Struktur Organisasi Lengkap dengan Golru & Pendidikan
Beban Kerja Kekuatan Pegawai Beban Kerja IV/d = - III/d 2 II/d I/d Renja dan Lakip Unit Organisasi IV/c 1 III/c 6 II/c I/c Direktur Perencanaan Kepegawaian dan Formasi Pertimbangan Teknis Kepala BKN Kepada Menpan dan RB tentang Penambahan CPNS Pusat dan Daerah. IV/b III/b II/b I/b IV/a III/a 3 II/a I/a Ida Ayu Rai Sri Dewi, SH. M.Si Rekomendasi Perencanaan Pengembangan Pegawai. 19 Orang Terdiri Dari IV/c - S2 Rekomendasi Perencanaan Pengembangan Kompensasi Pegawai. Es. II JFT Monitoring dan Evaluasi Perencanaan Pegawai. Es. III JFU 8 Bimbingan Teknis Penyusunan Formasi PNS Pusat dan Daerah. Es. IV 7 Kasubdit. Perencanaan Formasi Pegawai Kasubdit. Perencanaan Pengembangan Pegawai Kasubdit. Perencanaan Kompensasi Pegawai Badi Mulyono, S.Sos Drs. Haryomo DP, S.Pd, M.Hum Drs. Sukamto III/d - S1 IV/a - S2 IV/b - S1 Kasie Peny. Perenc. Formasi Pegawai A Kasie Peny. Perenc. Formasi Pegawai B Kasie Perenc. Pengemb. Pegawai A Kasie Perenc. Pengemb. Pegawai B Kasie Peny. Perenc. Gaji Pegawai Kasie Peny. Perenc. Kesejahteraan Pegawai Susilowati, SH. Marleny Manatar, SE, M.Si Hariyani, S.Sos III/c - S2 III/c - S1 JABATAN JML Pengolah Data Formasi Kasie Perenc. Pengemb Pegawai C Operator Komputer Janri Haposan, S.Si, M.Si Kasie Peny. Perenc. Formasi Pegawai C Kasie Pelayanan Direktorat Kasie Peny. Perenc. Tunjangan Pegawai Adi Suharto Muniroh, S.Sos Antonius Suyono, S.Sos III/b - SLTA Sekretaris Peny. Perenc. Tunj. Pegawai Pengad. Data Formasi Kelompok Jabatan Fungsional Tertentu Caraka *) Keadaan Juli 2010 Rekapitulasi Kekuatan Pegawai Nomenklatur JFU Lengkap dengan Jumlah

15 PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI DENGAN MENGIDENTIFIKASI BEBAN KERJA
Pendekatan Hasil Kerja Pendekatan Objek Kerja Pendekatan Peralatan Kerja Pendekatan Tugas Per Tugas Jabatan

16 PENDEKATAN HASIL KERJA
Pendekatan Hasil Kerja adalah metoda penghitungan formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan. Perlu diperhatikan juga bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis.

17 PENDEKATAN HASIL KERJA
Σ BEBAN KERJA x 1 ORANG STANDAR KEMAMPUAN RATA-RATA   RUMUS : CONTOH : JABATAN : PENGENTRI DATA HASIL KERJANYA : DATA ENTRIAN BEBAN KERJA : 200 DATA ENTRIAN STANDAR KEMAMPUAN : 30 DATA PER HARI PENGHITUNGANNYA ADALAH : 200 DATA ENTRIAN x 1 ORANG = 6,67 ORANG = 7 ORANG 30  DATA PER HARI (DIBULATKAN)

18 PENDEKATAN OBJEK KERJA
Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. contoh : dokter melayani pasien, maka objek kerja untuk JABATAN DOKTER adalah pasien.

19 PENDEKATAN OBJEK KERJA
Σ OBJEK KERJA RUMUS : x 1ORANG STANDAR KEMAMPUAN RATA-RATA CONTOH : JABATAN : DOKTER OBYEK KERJA : PASIEN BEBAN KERJA : 80 PASIEN STANDAR KEMAMPUAN : 25 PASIEN PER HARI PENGHITUNGANNYA ADALAH : 80 PASIEN x 1 DOKTER = 3,2 DOKTER = 3 DOKTER (dibulatkan) 25  PASIEN

20 PENDEKATAN PERALATAN KERJA
Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerja. contoh : pengemudi, beban kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan. Σ PERALATAN KERJA RUMUS : x 1ORANG RASIO PENGGUNAAN ALAT KERJA

21 PENDEKATAN PERALATAN KERJA
CONTOH : SATUAN ALAT KERJA : BUS JABATAN YANG DIBUTUHKAN : PENGEMUDI & MONTIR JUMLAH ALAT KERJA : 20 BUS RASIO PENGGUNAAN ALAT KERJA : 1 PENGEMUDI 1 BUS 1 MONTIR 5 BUS PENGHITUNGANNYA ADALAH : 20 BUS PENGEMUDI = x 1 PENGEMUDI = 20 PENGEMUDI 1 BUS MONTIR = x 1 MONTIR = 4 MONTIR 5 BUS

22 PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS JABATAN
Metoda ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam, beragam artinya hasil kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya. contoh : pengadministrasi umum

23 PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS JABATAN
Σ WPT RUMUS : x 1ORANG WKE/hari WAKTU PENYELESAIAN TUGAS (WPT) adalah waktu yang digunakan dalam menyelesaikan tugas tersebut. WAKTU KERJA EFEKTIF (WKE) adalah jam kerja efektif yang digunakan dalam 1 hari

24 PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS JABATAN
Penghitungan Jam Kerja Efektif KEPPRES NO. 58 TAHUN 1964 JO KEPPRES NO. 24 TAHUN 1972 JO KEPPRES NO. 68 TAHUN 1995 Jumlah Jam Kerja/Minggu = 37,5 Jam Hari Kerja Dalam Seminggu = 5 Hari Jumlah Jam Kerja/Hari = 37,5 : 5 = 7,5 Jam/Hari Allowance (Waktu Boros) Standar Ilo = 30 % Jumlah Jam Kerja/Hari = 7,50 Jam Waktu Boros = 30 % x 7,5 = 2,25 Jam (-) Jumlah Jam Effektif/Hari = 5,25 Jam = + 5 Jam

25 PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS JABATAN
Contoh : Jabatan Pengadminstrasi Umum Mempunyai Uraian Tugas Sebagai Berikut : No Uraian Tugas Beban Tugas SKR WPT 1 Mengetik Surat 70 lbr/hri 12 mnt/lbr 840 menit 2 Mengagenda Surat 24 srt/hr 6 mnt/srt 144 menit 3 Mengarsip Surat 5 mnt/srt 120 menit 4 Melayani Tamu 4 tamu/hr 6 mnt/tamu 24 menit 5 Menyusun Laporan 1 lap/hr 30 mnt/lap 30 menit 6 dll. n menit Σ WPT 1.158 menit +

26 PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS JABATAN
Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan pengadministrasi umum adalah: Σ WPT menit x 1 Orang = x 1 Orang WKE/hari 300 menit = 3,86 Orang = 4 Orang (dibulatkan)

27 DASAR PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI MENURUT JENIS JABATAN
Jumlah Kebutuhan Norma Waktu x Beban Kerja Pegawai Per Jabatan Jam Kerja Efektif = Norma Waktu adalah jumlah waktu yang wajar dan benar yang digunakan untuk menyelesaikan satu satuan produk/hasil kerja dalam satu tahapan proses penyelesaian pekerjaan oleh pemangku jabatan. Beban Kerja adalah frekuensi dan volume rata-rata masing- masing jenis pekerjaan/jabatan unit organisasi dalam jangka waktu tertentu.

28 PENUTUP Perencanaan formasi PNS hendaknya terintegrasi dengan rencana strategis organisasi. Penyusunan formasi PNS dilakukan secara sistematis, logis, dan didasarkan pada kebutuhan akan keahlian dan kompetensi. Penyusunan formasi PNS terlebih dahulu perlu dilakukan analisis beban kerja dan analisis kebutuhan pegawai.

29 FORMULIR PENYUSUNAN FORMASI 2011
PROFIL PEGAWAI NEGERI SIPIL FORMULIR 1 : PENYUSUNAN FORMASI TAHUN 2010 FORMULIR 2 : PENGOLAHAN FORMASI TAHUN ANGGARAN 2011 FORMULIR 3 : DAFTAR JUMLAH PEGAWAI YANG BERHENTI, PENSIUN, DAN MENINGGAL DUNIA TAHUN ANGGARAN 2010 FORMULIR 4 : REKAPITULASI JUMLAH PEGAWAI PER SATUAN UNIT KERJA FORMULIR 5 :USUL TAMBAHAN PEGAWAI BARU MENURUT JABATAN TAHUN ANGGARAN 2011 FORMULIR 6 :SUSUNAN JABATAN STRUKTURAL DAN FUNGSIONAL PEGAWAI NEGERI SIPIL GOLONGAN RUANG IV/a KE ATAS FORMULIR DAFTAR KEBUTUHAN PEGAWAI LOCAL STAFF TA. 2011 FORMULIR DAFTAR KEBUTUHAN PEGAWAI NEGERI SIPIL TA. 2011

30 CONTOH PENYUSUNAN BEZETTING

31 - = +

32 - = +

33 Contact Person : Dit. Renpegfor Telp/Fax :

34 TERIMA KASIH