BAB. 3 & 4 Formulir & jurnal.

Presentasi berjudul: "BAB. 3 & 4 Formulir & jurnal."— Transcript presentasi:

1 BAB. 3 & 4 Formulir & jurnal

2 Formulir DEFINISI Formulir: adl.Secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. ( diisi dg tgl penj, nama penj, jenis brg, hg brg dll )

3 Formulir Formulir elektronik: ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik

4 Formulir Manfaat pengolahan data elektronik
Tidak pernah kehabisan formulir Tidak pernah ketinggalan jaman, krn mudah disesuaikan dg perubahan kebutuhan dan peraturan Ketidakefisienan formlr dpt dihindari Tdk mungkin penggunaan formlr yg salah Kecepatan pengisian formulir Penangkapan data dilakukan sekali Tidak ada data yg mengambang Kemudahan dlm pengelolaan formulir

5 Formulir MANFAAT Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi
Karena setiap transaksi terjadi krn adanya otorosasi dr pejabat yg memiliki wewenangun melakukan transaksi, dan pelaksanaan wewenang hrs dipertangung jwbkn secara tertulis dg memakai frmulir. Bila ada bbrp pejbt tg bertgjwb maka formlr hrs disediakan bbrp kolom unt tand tngnn Merekam data transaksi Semua data yg diperlukan un indetifikasi transaksi direkam pertama kali dlm formulir Mengurangi kemungkinan kesalahan Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dlm formulir unt mengurangi kesalahan Menyampaikan informasi pokok Berfungsi sbg sarana un menyampaikan infrms secara intern dlm orgnisasi

6 Formulir A. GOLONGAN FORMULIR Menurut sumbernya
Formulir yang dibuat digunakan dan disimpan dalam perusahaan ( misalnya : surat permintaan pembelian, memo kredit, memo debet, kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran brg gudang ) Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak ekstern ( mis : fak.pnj tunai , fak penj kredit, surat order pemb , srt permintaan penawaran harga, bukti kas keluar ,srt order penjualan ) Formulir yang diterima dari pihak ekstern ( mis: fak pemb, srt order dr pembeli, pernyataan piutang dari kreitur dan rek koran bank )

7 Formulir B. Menurut tujuan penggunaannya
Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.( digunakan oleh suatu unit orgn unt meminta unit orgn lain unt melakukan suatu tndakan unt kepentingan orgn peminta ) mis ; material requitation Formulir yang digunakan untuk mencatat dilakukannya suatu tindakan.( unt merekam data transaksi yg telah dilakukan ) mis; faktur penjualan

8 Formulir PRINSIP DASAR PERANCANGAN FORMULIR
Manfaat tembusan/copy formulir, unt memenuhi beberapa tujuan, perlu dibuat beberapa formulir Hindari duplikasi dalam pengumpulan data, data tsb direkam sedemikian rupa,shg dpt memenuhi kebutuhan infrms bagi semua departemen Sederhana dan ringkas Memasukkan unsur internal check Pencantuman nama dan alamat perusahaan, ini perlu unt formulir yg dikirim keluar perusahaan Nomor identifikasi formulir, unt memudahkan indentifikasi formulir Nomor garis pada formulir besar, maksudnya un menghindari kesalahan dlm pengisian formuir besar, maka setiap garis diberi nomer urut Cetak garis dalam formulir, ini digunakan unt formulir yg ditulis dg tangan Nomor urut tercetak Pengisian yang mudah dan hemat waktu, unt mengawasi pemakaian formulir, unt mengindentifikasi ransaksi bisnis serta memudahkan pencarian kembali Susunan formulir ganda, yang terdiri dari formulir asli dan tembusan Pembagian zona

9 Formulir KAPAN FORMULIR DIPERLUKAN
Suatu kejadian harus dicatat, maka diperlukan formulir unt merekamnya Informasi tertentu harus dicatat berulang kali Berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan Penetapan tanggung jawab terjadinya transaksi

10 Formulir FAKTOR-2 YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Siapa saja yang memerlukan unt mendapatkan informasi dari formulir tsb. Adakah formulir lain yg sdg dirancang atau digunakan berisi informasi yg sama Apakah unsur-2 yg dicantumkan dlm formulir telah disusun menurut urutan yg benar Apakah formulir akan memerlukan tulisan tangan atau pemrosesan dg mesin, atau kedua-2nya Apakah akan diisi dg pensil, tinta, mesin ketik, hal ini untmenentukan jenis kertas , serta jml ruang yg disediakan Apakah akan disimpan di dalam suatu arsip

11 Formulir DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG
Dokumen Sumber: Dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu. Dokumen pendukung: Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.

12 Jurnal PENTINGNYA JURNAL
Sebagai petunjuk untuk menemukan sumber data transaksi Penyedia ringkasan data yang akan ditampung dalam rekening buku besar.

13 Jurnal PRINSIP DASAR PERANCANGAN JURNAL
Jumlah jurnal yang memadai, disesuaikan dg jenis transaksi an frekwensi kejadiannya Memisahkan transaksi kedalam penggolongan pokok tertentu, sesuai dg kegiatan yang ada dlm presh Penggunaan jurnal berkolom, unt memudahkan pembukuan yg bersangkutan dg buku besar Nama kolom sesuai dengan nama rekening dlm buku besar Kolom dalam jurnal digunakan untuk mengumpulkan angka dalam buku besar. Pekerjaan menyalin dari dokumen sumber minimal Pertanggungjawaban kebenaran informasi, cat dlm jurnal dpt diverifikasi ketelitian dan kebenarannya

14 Jurnal JENIS JURNAL: Jurnal Khusus:
Jurnal yang digunakan untuk menampung transaksi tertentu. Jurnal penjualan, unt mencatat penj kredit maupun tunai Jurnal pembelian,unt mencatat pemb. kredit Jurnal penerimaan kas, unt mencatat penj tunai dan penerimaan piutang Jurnal pengeluaran kas, mencatat transaksi pengeluaran kas Jurnal Umum: Jurnal yang dapat digunakan untuk menampung semua transaksi perusahaan selain yang ditampung dalam jurnal khusus.

15 Jurnal METODE PENCATATAN DATA KE DALAM BUKU JURNAL
Dengan pena, tulisan tangan Dengan mesin pembukuan Dokumen sumber sebagai jurnal Dengan komputer

16 Jurnal LANGKAH DALAM PERANCANGAN JURNAL:
Studi terhadap karakteristik transaksi perusahaan,transaksi yg berfrekuensi tinggi dibuatkan jurnal khusus, yng frekuensi rendah ckp jurnal umum Pembuatan jurnal standar, unt mencatat transaksi yg berfrekuensi tinggi Perancangan jurnal, kolom dlm jurnal ditentukan dg tingginya frekuensi terkaitnya rekening tertentu