MENANGKAP DAN KODIFIKASI PENGETAHUAN

Presentasi berjudul: "MENANGKAP DAN KODIFIKASI PENGETAHUAN"— Transcript presentasi:

1 MENANGKAP DAN KODIFIKASI PENGETAHUAN
BAB 4 MENANGKAP DAN KODIFIKASI PENGETAHUAN

2 REVIEW 3 tahapan utama dalam sklus manajemen pengetahuan terintegrasi yaitu : 1. Menangkap dan/atau menciptakan pengetahuan. 2. Membagi dan menyebarkan pengetahuan. 3. Mengakuisisi dan aplikasi pengetahuan.

3 REVIEW Bab ini membahas tahap pertama dari siklus manajemen pengetahuan, pengetahuan menangkap dan / atau penciptaan. Pendekatan, teknik, dan tools utama yang digunakan untuk mendapatkan pengetahuan tacit, untuk memicu penciptaan pengetahuan baru, dan untuk selanjutnya mengatur konten ini secara sistematis (kodifikasi) .

4 INTRODUCTION Menangkap pengetahuan dalam sebuah organisasi tidak murni tentang teknologi. Bahkan, banyak perusahaan menemukan bahwa TI hanya memainkan sebagian kecil dalam memastikan informasi yang tersedia bagi mereka yang membutuhkannya. Pendekatan yang diperlukan tergantung pada jenis usaha, budaya, dan cara di mana orang memecahkan masalah.

5 INTRODUCTION Menangkap pengetahuan bukanlah murni mekanistik "add-on" karena ada hubungannya dengan organisasi, penemuan, dan integrasi pengetahuan ke dalam “pabrik" dari organisasi. Pengetahuan harus ditangkap dan dikodifikasi sedemikian rupa sehingga dapat menjadi bagian dari basis pengetahuan yang ada organisasi. Setiap organisasi memiliki sejarah, yang menyediakan suatu latar belakang terhadap pertumbuhan dan evolusi organisasi. Setiap organisasi juga memiliki memori. Perwujudan dari memori organisasi adalah pengalaman karyawannya, dikombinasikan dengan data tangible dan pengetahuan yang tersimpan di dalam organisasi (Walsh dan Ungson, 1991).

6 INTRODUCTION Keunggulan kompetitif diperoleh dengan membuat pengetahuan individu tersedia dalam organisasi, mengubahnya menjadi pengetahuan organisasi. Pemanfaatn penuh dari pengetahuan organisasi bersama dengan potensi keterampilan individu, kompetensi, pemikiran, inovasi dan ide akan membuat perusahaan mampu bersaing secara efektif ke depannya. Manajemen pengetahuan tacit adalah proses menangkap pengetahuan dan keahlian dari individu dalam organisasi dan membuatnya tersedia bagi setiap org yg membutuhkannya. Menangkap pengetahuan ekplisit adalah pendekatan sistematis dalam menangkap, mengorganisir dan menyempurnakan informasi dengan membuat informasi mudah ditemukan, memfasilitasi pembelajaran dan problem solving. Setelah pengetahuan diubah ke bentuk eksplisit, maka ini perlu diorganisir dalan dokumen terstruktur untuk multipurpose.

7 TACIT KNOWLEDGE CAPTURE

8 TACIT KNOWLEDGE CAPTURE
Pembelajaran pada tingkat individu adalah proses sosial fundamental – sesuatu yang tidak dapat terjadi tanpa ada bentuk interaksi kelompok. Sehingga individu belajar dari kolektif dan pada saat yang sama, kolektif belajar dari individu (Crossan, Lane and White, 1999)

9 TACIT KNOWLEDGE CAPTURE
Berdasarkan model 4I Crossan, pembelajaran organisasi melibatkan penekanan antara asimilasi pembelajaran baru (eksplorasi) dan menggunakan apayang telah dipelajari (eksploitasi). Level pembelajaran individu, kelompok dan organisasi dihubungkan oleh proses-proses sosial dan psikologi yaitu intuisi,interpretasi, integrasi dan institusionalisasi (the four I’s).

10 Tacit Knowledge Capture at Individual and Group Levels
Akuisisi pengetahuan dari individu atau kelompok dapat dikarakteristikan sebagai pentransferan dan pentransformasian keahlian yang berharga (valuable expertise) dari sumber pengetahuan (seperti keahlian manusia, dokumen) ke repositori pengetahuan (seperti corporate memory, intranet). Proses ini memuat pengurangan volume besar konten dari berbagai domain menjadi kumpulan fakta dan aturan yang tepat dan mudah digunakan.

11 Tacit Knowledge Capture at Individual and Group Levels
“Ide mengakuisisi pengetahuan dari seorang ahli dalam bidang tertentu untuk tujuan merancang presentasi tertentu dari informasi yang diakuisisi bukanlah hal baru. Reporter, wartawan, penulis, penyiar dan instructional designers telah mempraktikkan akuisisi pengetahuan selama bertahun-tahun…analis sistem memiliki jabatan yang sangat mirip dengan tugas di dalam perancangan dan pengembangan sistem software konvensional “(McGraw and Harrison-Briggs, 1989, pp. 8–9).

12 Tacit Knowledge Capture at Individual and Group Levels
Peneliti kecerdasan buatan, Parsave (1988), mengemukakan 3 pendekatan utama untuk akuisisi pengetahuan dari individu dan kelompok : Mewawancarai ahli (interviewing experts). Pembelajaran dengan diberi tahu (learning by being told). Pembelajaran dengan observasi (learning by observation). Ketiga pendekatan tersebut dapat diterapkan pada penangkapan pengetahuan tacit, tetapi tidak ada pendekatan yang harus digunakan secara total dengan mengesampingkan yang lain. Pada banyak kasus, kombinasi dari pendekatan-pendekatan ini akan diperlukan untuk menangkap pengetahuan tacit.

13 “What do you need to know before you decide?”
Interviewing Experts Dua teknik yang paling populer untuk mengoptimisasi wawancara dengan ahli yaitu wawancara terstruktur (structured interviewing) dan cerita (stories). Structured Interviewing Dua tipe pertanyaan yang digunakan dalam wawancara yaitu pertanyaan terbuka dan tertutup. Pertanyaan terbuka kecenderungan menjadi meluas dan menempatkan sedikit batasan-batasan pada ahli. Pertanyaan terbuka tidak diikuti pilihan-pilihan karena pertanyaan tersebut dirancang untuk mendorong jawaban bebas (Oppenheim, 1996). Tipe pertanyaan ini memperbolehkan pewawancara untuk mengobservasi penggunaan ahli dalam kosa kata kunci, konsep dan kerangka acuan. Ahli dapat juga memberikan informasi yang tidak secara khusus ditanyakan. Contoh-contohnya sebagai berikut : “How does that work?” “What do you need to know before you decide?” “Why did you choose this one rather than that one?” “What do you know about . . .” “How could be improved?” “What is your general reaction to ?” Pertanyaan tertutup menetapkan batasan-batasan pada tipe, level, dan jumlah informasi yang harus diberikan oleh ahli. Alternatif pilihan selalu diberikan. Contoh pertanyaan tertutup yang bersifat moderate (sedang) : “which symptom led you to conclude that ?” Pertanyaan tertutup yang kuat hanya dapat dijawab seseorang dengan jawaban ya atau tidak. Closed questions set limits on the type, level, and amount of information an expert will provide. A choice of alternatives is always given. A moderately closed question would be something like: “which symptom led you to conclude that ?” A very strong closed question is one that can only be answered by yes or no.

14 Stories Cerita adalah sarana lain yang sangat baik untuk menangkap maupun mengkoding pengetahuan tacit. Cerita organisasi adalah naratif detil dari tindakan manajemen, interaksi karyawan dan kejadian intraorganisasi lainnya yang dikomunikasikan secara informal di dalam organisasi. Suatu cerita dapat didefinisikan sebagai menceritakan apa yang sedang terjadi atau rangkaian terhubung kejadian yang sedang terjadi , baik fakta maupun fiksi (Dennis 2001). Snowden (2001) mendefinisikan suatu naratif sebagai : “tidak hanya sekedar menceritakan, menkonstruksikan atau bahkan memunculkan cerita, hal ini mengenai memunculkan pola budaya, kebiasaan dan pemahaman yang diperoleh dari cerita (p. 1). Suatu cerita organisasi dapat didefinisikan sebagai naratif detil dari tindakan manajemen di masa lalu, interaksi karyawan atau kejadian-kejadian penting lainnya yang telah terjadi dan telah dikomunikasikan secara informal (Swap et al., 2001).

15 Learning by Being Told Di dalam pembelajaran dengan diberi tahu, yang diwawancarai mengungkapkan dan menyaring pengetahuannnya dan pada saat yang sama, manajer pengetahuan mengklarifikasi dan menvalidasi artifak pengetahuan yang diterjemahkan dalam bentuk eksplisit. Bentuk akuisisi pengetahuan ini melibatkan analisis tugas (task) dan domain, pentelusuran proses dan analisis protokol serta simulasi.

16 Learning by Observation
Ada paling sedikit dua jenis keahlian yang dapat dilihat yaitu keterampilan atau berdasarkan gerakan (sebagai contoh : mengoperasikan potongan mesin, mengendarai sepeda) dan keahlian kognitif (sebagai contoh membuat diagnosis medis). Keahlian (expertise) adalah demonstrasi dari aplikasi pengetahuan. Pendekatan pembelajaran dengan observasi memuat penyajian ahli dengan masalah sampel, skenario atau studi kasus yang kemidian diselesaikan oleh ahli. Walaupun kita tidak dapat mengobservasi pengetahuan seseorang tetapi kita dapat mengamati dan mengidentifikasi keahlian (expertise). Kuncinya adalah menggunakan audio atau video untuk merekam apa yang para ahli ketahui.

17 Other Methods of Tacit Knowledge Capture
Sejumlah teknik lain mungkin dapat digunakan untuk menangkap pengetahuan tacit dari individu dan dari kelompok, seperti : Ad hoc sessions. Road maps. Learning histories. Action learning. E-learning. Learning from others through business guest speakers and benchmarking against best practices.

18 Tacit Knowledge Capture at the Organizational Level
Akuisisi pengetahuan organisasi adalah proses berbeda secara kualitatif yang berasal dari apa yang terjadi pada level individu dan kelompok. Sedangkan pada level kelompok, kita lebih cenderung tertuju dengan mengidentifikasi dan mengkoding pengetahuan berharga, yang sebagian besar adalah tacit, penangkapan pengetahuan organisasi berlangsung pada level yang lebih makro. Pendekatan yang baik dikemukakan oleh Malhotra (2000), yaitu ada 4 proses akuisisi pengeathuan organisasi utama : (1) Grafting (penyambungan), (2) vicarious learning (pembelajaran yang menggantikan), (3) experiential learning (pembelajaran yang berpengalaman), and (4) inferential processes (proses yang dapat disimpulkan).

19 Tacit Knowledge Capture at the Organizational Level
Grafting memuat perpindahan pengetahuan antara perusahaan. Ini adalah proses pembelajaran dimana perusahaan memperoleh akses untuk menugasi-atau-memproses-pengetahuan tertentu yang sebelumnya belum tersedia di dalam perusahaan. Hal ini biasanya diperoleh melalui penggabungan, akuisisi atau aliansi yang di dalamnya langsung lewat antara perusahaan-perusahaan (Huber 1991). Sebagai contoh : transfer teknologi atau bentuk lain dari pengetahuan eksplisit. (2) Vicarious learning : proses-proses terjadi melalui suatu perusahaan mengamati demonstrasi teknik atau prosedur perusahaan lain. Contoh : studi benchmarking dimana perusahaan dapat mengadopsi best practice dari perusahaan pemimpin industri lainnya. (3) Akuisisi experiential knowledge melibatkan akuisisi pengetahuan di dalam perusahaan-yaitu pengetahuan diciptakan dengan melaksanakan dan mempraktikkan. Pengulangan berdasarkan pengalaman bergantung pada lurva pembelajaran untuk membangun rutinitas dan prosedur. Tipe pengetahuan ini pada mulanya tacit tetapi dapat dengan mudah dikodifikasi dan ditransfer (Pennings, Barkema dan Douma, 1994; Starbuck, 1992) (4) Di dalam inferential process (sebagai contoh : Mintzberg, 1990), pembelajaran di dalam perusahaan dan terjadi dengan melakukan/mengerjakan. Namun akuisisi pengetahuan terjadi terutama melalui interpretasi kejadian, keadaan, perubahan dan hasil-hasil yang relatif terhadap aktivitas yang dikerjakan dan keputusan yang dibuat. Pembelajaran bersifat eksperimen, pembelajaran deduktif berusaha untuk membuat sense dari kejadian dan membangun hubungan kausal antara tindakan dan hasil. Tipe pembelajaran ini kadang-kadang disebut double-loop learning karena hal ini melibatkan perubahan yang berdasarkan asumsi dan kerangka kerja (adaptivitas untuk keefektifan)

20 Tacit Knowledge Capture at the Organizational Level
Hasil dari keempat jenis penangkapan pengetahuan organisasi akan akhirnya berada pada suatu jenis repositori pengetahuan. Repositori ini adalah penerima memori organisasi dan kontainer biasanya suatu bentuk database pada intranet atau ekstranet.

21 EXPLICIT KNOWLEDGE CODIFICATION
Kodifikasi pengetahuan adalah tahapan selanjutnya dari memperluas pengetahuan. Dengan mengubah pengetahuan menjadi bentuk yang eksplisit dan tangible seperti suatu dokumen, yang pengetahuan dapat dikomunikasikan secara lebih luas dan dengan sedikit biaya. Interaksi terbatas dalam ruang lingkup mereka yang dapat mendengar atau dapat melakukan kontak tatap muka langsung. Dokumen dapat disebarkan secara luas melalui intranet korporat dan berlangsung lama, yang dapat membuatnya tersedia sebagai referensi dan ketika diperlukan, baik oleh staf yang ada dan staf di masa yang akan datang. Kodifikasi pengetahuan membentuk memori korporat organisasi yang “nyata”. Sehingga tentu saja, terdapat kendala biaya dan kesulitan-kesulitan terkait dengan kodifikasi pengetahuan. Masalah pertama yaitu terkait kualitas yang meliputi (1) ketepatan (2) dapat dibaca/dapat dipahami (3) dapat diakses (4) mata uang (currency) dan (5) otoritas/kredibilitas

22 EXPLICIT KNOWLEDGE CODIFICATION
Kodifikasi pengetahuan eksplisit dapat tercapai melalui berbagai teknik seperti cognitive mapping, decision trees, knowledge taxonomies, dan task analysis.

23 Cognitive Maps Ketika keahlian (expertise), pengalaman dan know-how telah disebarkan secara eksplisit, biasanya melalui suatu bentuk wawancara, konten yang dihasilkan dapat direpresentasikan sebagai peta kognitif. Peta kognitif atau pengetahuan adalah representasi “model mental” dari pengetahuan seseorang dan memberikan bentuk yang baik dari pengetahuan terkodifikasi. Model mental adalah representasi simbol atau kualitatif dari sesuatu dalam kehidupan nyata. Hal ini bagaiman proses pemikiran manusia dan membuat sense terhadap lingkungan kompleks mereka. Peta kognitif adalah cara yang baik untuk mengkoding pengetahuan yang ditangkap karena peta juga menangkap konteks dan antarhubungan yang kompleks antara konsep-konsep kunci yang berbeda. Peta kognitif berdasarkan pemetaan konsep (Leake et al., 2003), peta konsep merepresentasikan konsep dan relasi dalam bentuk grafik dua dimensi, dengan node/titik merepresentasikan konsep kunci yang dihubungkan oleh hubungan-hubungan (links) yang merepresentasikan proposisi. Hal ini hampir sama denagn jaringan semantik yang digunakan oleh berbagai disiplin ilmu seperti linguistik, pendidikan dan sistem berbasis pengetahuan. Tujuan dari sistem ini adalah untuk mengorganisasikan lebih baik pengetahuan eksplisit dan menyimpannya dalam memori korporat untuk penympanan jangka panjang.

24 Cognitive Maps

25 Decision Trees Pohon keputusan adalah metode lain yang digunakan secara luas untuk mengkodifikasi pengetahuan eksplisit. Representasinya tersusun rapat (compact) dan efisien. Pohon keputusan biasanya dalam bentuk flowchart, dengan jalur (path) alternatif mengindikasikan dampak dari keputusan berbeda yang dibuat pada titik waktu itu. Pohon keputusan dapat merepresentasikan banyak “aturan” dan ketika anda menjalankan logika dengan mengikuti jalur ke bawah, anda dengan efektif melewati aturan-aturan yang tidak relevan dengan kasus yang ditangani. Anda tidak harus melihat pada setiap aturan untuk melihat apakah ini “tepat/fires” dan anda juga dapat mengambil tute terpendek untuk hasil yang benar. Bentuk grafiknya membuatnya mudah dimengerti dan pohon keputusan tentu saja sangat sesuai untuk pengkodingan pengetahuan proses. Contoh berikut adalah proses maintenance preventif pada peralatan pabrik.

26 Decision Trees

27 Knowledge Taxonomies Konsep dapat dipandang sebagai blok-blok bangunan pengetahuan dan keahlian. Kita masing-masing menggunakan definisi internal kita sendiri mengenai konsep untuk membuat sense terhadap dunia sekitar kita. Ketika konsep kunci telah diidentifikasi dan ditangkap, mereka dapat diatur dalam suatu hierarki yang sering mengacu sebagai suatu taksonomi pengetahuan struktural. Taksonomi pengetahuan membat pengetahuan dapat secara gambar direpresentasikan sehingga merefleksikan organisasi konsep dalam bidang keahlian khusus atau untuk organisasi secara lebih luas. Kamus pengetahuan (knowledge dictionary) adalah cara yang baik untuk menjaga konsep dan istilah kunci yang digunakan. Hal ini mungkin disusun pada saat anda mengakuisisi dan mengkoding pengetahuan. Hal ini harus secara jelas didefinisikan dan diklarifikasi oleh “jargon” profesional berdasarkan domain permasalahan. Taksonomi adalah sistem klasifikasi dasar yang membuat kita dapat menggambarkan konsep dan ketergantungannya-biasanya dalam bentuk hierarki. Makin tinggi konsep diletakkan, makin umum atau generik konsep tersebut. Makin rendah suatu konsep ditempatkan, makin spesifik hal tersebut pada kategori level tinggi. Konstruksi taksonomi melibatkan identifikasi, mendefinisikan, membandingkan dan mengelompokkan elemen. Ketika menciptakan taksonomi pengetahuan oganisasi, hal ini sangat penting untuk mengidentifikasi pemilik konten. Taksonomi ini membantu memastikan konten akan selalu up to date. Organisasi akan juga memiliki ide jelas dari masing-masing anggota staf sebagai pemilik pengetahuan tertentu. Taksonomi pengetahuan ini (kadang-kadang disebut peta pengetahuan) juga harus memanfaatkan metadata, yang ditandai pada “informasi tentang informasi”-sebagai contoh : penandaan konten dengan pemilik konten, tanggal “sebaiknya sebelum”, informasi klasifikasi seperti kata kunci, informasi spesifik-bisnis seperti audience yang dimaksud dan industri vertikal yang dituju.

28 Knowledge Taxonomies

29 KEY POINTS Perusahaan perlu mengadaptas dan menyeimbangkan ke suatu tingkat dimana mereka dapat survive. Perusahaan perlu belajar-pertanyaannya apakah mereka akan melaksanakannya dengan cara ad hoc informal atau apakah ada niat sengaja untuk belajar. Akuisisi pengetahuan tiba-tiba (emergent) (Malhotra, 2000) bersifat spontan dan tidak terencana. Karena hal ini sembarangan, tidak ada jaminan bahwa ada sesuatu yang akan tertanam dalam memori korporat organisasi. Akuisisi pengetahuan secara sengaja, sistematis dan metodis adalah strategi yang berharga bagi perusahaan. Dasar-dasar pengetahuan harus diisi dan konten disebarkan agar memaksimumkan efisiensi dan efektifitas melalui organisasi.