Lembaga Manajemen Terapan

Presentasi berjudul: "Lembaga Manajemen Terapan"— Transcript presentasi:

1 Lembaga Manajemen Terapan
Manajemen Rapat Lembaga Manajemen Terapan TRUSTCO

2 Tujuan Instruksional Dapat mengelola rapat dengan efektif
Memahami fungsi rapat Mengetahui rapat yang tidak efektif Mengetahui persiapan rapat Mengetahui lankangkah pemecahan masalah dan pengambilan keputusan Mengetahui model rapat

3 Pokok-pokok materi Urgensi rapat Rapat efektif Persiapan rapat
Langkah pemecahan masalah Langkah DM Model dan pertimbangan DM Model rapat

4 Kenapa harus rapat…... Distribusi dan pertukaran informasi dengan cepat Memerlukan DM dan tidak ada waktu untuk mengerjakan fungsi organisasinya Informasi semua orang sama Memerlukan prespektif berbeda, brainstorming dari persoalan Pemecahan masalah, kerjasama, koordinasi Mencari komitmen bersama

5 Rapat tidak efektif, jika…...
Rapat rutin tanpa agenda (goal) Tidak ada yang spesifik (objectif) NATO, TATO, tidak ada Keputusan Pihak ketiga yang mengaburkan Tidak ada mekanisme rapat Manajemen konflik yang lemah Dinamika kelompok yang kurang Individu yang mendominasi

6 PERSIAPAN RAPAT URGENSI RAPAT: kenapa harus rapat
TUJUAN RAPAT: spesifik, SIM, PS, DM PESERTA: Jumlah peserta VS jenis masalah, Kontribusi peserta, Undangan. WAKTU RAPAT: kehadiran, jadwal (mulai dan akhir), alokasi waktu AGENDA RAPAT: rutin dan non rutin, tertulis, jelas spesifik, kendali rapat PERSIAPAN PESERTA: Siapkan bahan, Konsep %, Lokasi rapat. PERSIAPAN SARANA: OHP, ATK, bahan lain KEHADIRAN: pemimpin awal waktu

7 Langkah DM Langkah PS Menemukan/ mencari masalah Mencari penyebab
Cari penyebab utama Menentukan/ merencanakan tindakan Pelaksanaan rencana Periksa hasil Mencegah problem kedua Selesaikan sisa problem lainnya Indentifikasi masalah Pengumpulan data dan analisa informasi Penyusunan alternatif pemecahan Evaluasi alternatif pemecahan Pemilihan alternatif terbaik Analisa kemungkinan dan konsekuensi Implementasi

8 Peralatan Pemecahan Masalah
Diagram Sebab Akibat (fish-bone) Analisa SWOT Benchmarking NA Training NA Program dll Bagan Kontrol Lembar Periksa (Check list) Diagram Pencar Stratifikasi Histogram Diagram Pareto

9 Pertimbangan DM dalamPS
DM: Siapa…? Pertimbangan DM dalamPS 1. Seseorang atau Pemimpin mengambil keputusan sendiri 2. DM diambil sendiri, tapi minta informasi bawahan 3. Pemimpin membahas masalahnya dengan bawahan secara individu, tapi DM diambil sendiri 4. Pemimpin membahas masalahnya dengan bawahan secara kelompok, tapi DM diambil sendiri 5. Diskusi dan DM diambil secara kelompok A. Kriteria khusus dalam DM B. Kecukupan Informasi C. Masalah Struktural D. Diperlukan usulan bawahan E. Keputusan akan diterima bawahan F. Bawahan ikut dalam proses DM G. Perbedaan pendapat bawahan akan terjadi

10 Model rapat, sebuah alternatif
Tahap 1. Pembukaan Tahap 2. Evaluasi kegiatan pekan lalu Tahap 3. Pembahasan agenda rapat Tahap 4. Penutupan.

11 Tahap 1. Pembukaan PJ pembukaan/ MC, diputar, sebaiknya telah ditunjuk pekan lalu Pembukaa. Kapan boleh dimulai, urutan pemimpin, bila mulai terlambat. Tilawah. Catat halaman, aturan tilawah. Taujih khofifah. Giliran, bahan, pembicara , mekanisme, alokasi waktu. Pengajuan agenda, fromat 80-20 Pengantar umum rapat.

12 Tahap 2. Evaluasi kegiatan pekan lalu
PJ sekretaris Koreksi agenda aksi pekan lalu, progress report. Mengecek hasil pekerjaan Apa yang perlu diagendakan kembali. Konsep penting dan mendesak

13 Tahap 3. Pembahasan agenda rapat
PJ pemimpin Penetapan agenda rapat: permanen dan nonpermanen Alokasi waktu per agenda DM yang jelas Notulensi rapat (sekretaris) Manfaatkan teknik pemecahan masalah Laksanakan konsep 80-20

14 Tahap 4. Penutupan. PJ. Sekretaris Hasil Keputusan dibaca ulang
Person yang terkait mencatat Receck buat yang penting Apa yang akan dikerjakan pekan depan Berkas penting tercecer perjanjian khusus, kontak hamdalah.