TATA dalam KEARSIPAN MODERN

Presentasi berjudul: "TATA dalam KEARSIPAN MODERN"— Transcript presentasi:

1 TATA dalam KEARSIPAN MODERN
BAMBANG UTOMO. Allright reserved. p. hp

2 PENGERTIAN ARSIP Arsip Arche * Permulaan (Yunani) * Jabatan * Fungsi
* Kuasa Hukum Ta arche * Dokumen atau * Catatan – catatan Archion * Balai Kota, Gd.Pemerintah Archivum (Latin) Tempat penyimpanan dokumen pemerintah Archives (Inggris) * Tempat Dokumen Archief (Belanda) * Semua kata yang tertulis Arsip(Indonesia) * Semua warkat yang telah disimpan

3 PENGERTIAN ARSIP ODELL dan STRONG Fakta – fakta tertulis
Mengenai peristiwa – peristiwa dan kegiatan Warkat dapat berwujud dalam surat – surat, data, barang – barang cetakan, kata – kata, lembaran – lembaran atau buku – buku yang menyebutkan tentang fakta – fakta tersebut.

4 PENGERTIAN ARSIP SCHELLENBERG
Arsip dapat diartikan sebagai warkat/naskah dari suatu badan Pemerintahan atau Swasta yang diputuskan sebagai bahan berharga untuk diawetkan secara tetap, guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.

5 PENGERTIAN ARSIP MULER dan Kawan – kawan
Keseluruhan dokumen tertulis, tulisan – tulisan dan barang–barang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu Badan Pemerintah atau salah seorang dari pejabat – pejabat sepanjang dokumen – dokumen itu dimaksudkan untuk berada di bawah pemeliharaan dari badan itu atau pejabat tersebut.

6 DALAM SEMINAR DOKUMENTASI KEARSIPAN KEMENTRIAN RI
PENGERTIAN ARSIP DALAM SEMINAR DOKUMENTASI KEARSIPAN KEMENTRIAN RI 23 FEBRUARI – 2 MARET 1957 Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak –tanduk dokumen yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk melaksanakan tindakan – tindakan selanjutnya. Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan pencatatan, penyimpanan, serta pengolahan tentang segala surat, baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum, baik kedalam maupun keluar, dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.

7 PENGERTIAN ARSIP PERATURAN PRESIDEN No.61 TH 1961
TENTANG POKOK – POKOK KEARSIPAN Pada umumnya wujud tulisan dan bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Kumpulan surat – surat atau bahan – bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara physis dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

8 PENGERTIAN ARSIP UNDANG – UNDANG NO. 7 TAHUN 1971
TENTANG KETENTUAN – KETENTUAN POKOK KEARSIPAN Pasal 1 ayat a : - Naskah – naskah yang dibuat dan diterima. - oleh lembaga – lembaga Negara dan Badan – badan pemerintahan; - dalam bentuk corak apapun. - baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok - dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahaan.

9 Lanjutan UU No.7 tahun 1971 Pasal 1 ayat b
- Naskah – naskah yang dibuat dan diterima - oleh badan – badan swasta, dan / atau perorangan - dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. - dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

10 PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN
a.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan, klasifikasi, penempatan, pemeliharaan dan distribusi surat-surat, catatan- catatan, perhitungan perhitungan,grafik, data, ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu –waktu diperlukan b. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. c. Arsip (ps. 1, uu. No. 7 tahun 1977),adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari

11 FUNGSI ARSIP Pasal 2 UU No.7/1971 Fungsi ARSIP ARSIP DINAMIS
Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara. a. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi. b. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang; sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan. c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus. ARSIP STATIS Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya, maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah

12 FUNGSI ARSIP 1. Mendukung proses pengambilan keputusan.
2. Menunjang proses perencanaan. Fungsi / kegunaan Mendukung pengawasan. ARSIP sebagai Sumber informasi Sebagai alat pembuktian. 5. Memori perusahaan. 6. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi.

13 TUJUAN KEARSIPAN PASAL 3 UU NO. 7 TAHUN 1971 TUJUAN KEARSIPAN
Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah. Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi dengan tepat, lengkap,akurat,relevan,dan tepat waktu secara efisien

14 ARSIP PUSAT INGATAN SUMBER INFORMASI SUMBER PENELITIAN ALAT PENGAWASAN

15 NILAI GUNA ARSIP ALFRED ? Administrative Value Legal Value
Fiscal Value Research Value Educational Value Documentary Value ALFRED ?

16 SISTEM KEARSIPAN Sistem Kearsipan Pola Baru Kebijaksanaan pengendalian surat dengan menggunakan kartu kendali Kebijaksanaan penataan berkas dengan menggunakan metode pemberkasan. Kebijaksanaan penggunaan arsip dengan melaksanakan penyusutan

17 JENIS ARSIP JENIS ARSIP BERDASARKAN MEDIANYA : Arsip berbasis kertas.
Arsip pandang dengar (Audio Visual Record). Arsip kartografik dan arsitektual Arsip elektronik (Mechine readable)

18 MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
TERRY D.LUNDGREN dan CAROL LUNDGREN Manajemen arsip dinamis pada dasarnya mengelola seluruh daur hidup arsip (Life Cycle Of A Record). MARY ROBEK, GERALD BROWN dan WILMERO MEDKO Manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan. IRA A.PENN Manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis terhadap penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, dan penyusutan arsip

19 TUJUAN MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang disimpan hanya arsip yang penting saja. Terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat.

20 ASAS PENGORGANISASIAN ARSIP
1. Azas Sentralisasi Asas Pengorganisasian Asas Desentralisasi Arsip Dinamis 3. Asas Gabungan Sentralisasi dan desentralisasi