“Manajemen Proyek Sistem Informasi”

Presentasi berjudul: "“Manajemen Proyek Sistem Informasi”"— Transcript presentasi:

1 “Manajemen Proyek Sistem Informasi”
Mata Kuliah Analisis Sistem Infomrsi “Manajemen Proyek Sistem Informasi” Manajemen Proyeki

2 Proyek….. Proyek, adalah urutan aktivitas-aktivitas unik, komplek dan terkoneksi yang memiliki suatu tujuan dan diselesaikan dengan waktu yang spesifik, sesuai dengan anggaran berdasarkan spesifikasi. Definisi dari kata-kata bergaris bawah sbb; Metodologi pengembangan sistem mendefinisikan urutan aktivitas-aktivitas Pengembangan sistem informasi unik, karena berbeda dengan pengembangan sistem lain. Aktifitas-aktifitas pada pengembangan sistem informasi relatif komplek MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

3 Proyek Tahapan/fase dalam pengembangan sistem saling terkoneksi
Beberapa sasaran harus dicapai untuk meraih suatu tujuan Pada umumnya proyek Pengembangan Sistem Informasi tidak memiliki target waktu yang pasti atau waktu yang spesifik Sedikit sekali sistem informasi diselesaikan sesuai dengan anggaran Sistem informasi harus memenuhi harapan- harapan bisnis, pengguna, dan manajemen  spesifikasi MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

4 Manajemen Proyek Manajemen Proyek, adalah suatu proses yang mencakup merencanakan, menyediakan staff, mengorganisasi, mengarahkan, dan mengontrol pengembangan sebuah sistem agar dapat diterima dengan biaya minimal selama jangka waktu tertentu. Manajemen Poses, adalah suatu aktivitas berke- sinambungan yang mendokumentasikan, mengelola pengguna, dan memperbaiki metode proses untuk pengembangan sistem. MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

5 Keberhasilan Suatu Proyek SI
Sebuah proyek dianggap sukses adalah sbb; Sistem informasi yang dihasilkan diterima oleh pelanggan Sistem diselesaikan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran Pengembangan sistem memiliki dampak minimal pada operasi-operasi bisnis berkesinambungan Sistem informasi yang dihasilkan mudah untuk diperluas MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

6 Masalah Manajemen Proyek….
Kegagalan untuk membentuk komitmen manajemen atas suatu proyek Kurangnya komitmen organisasi pada metodologi pengembangan sistem. Mengambil jalan pintas dengan alasan sbb; Proyek terlambat, dan tim ingin mengerjar keterlambatan Biaya proyek terlalu besar, dan tim ingin menyeimbangkan anggaran dengan mengabaikan beberapa langkah Tim tidak dilatih atau terampil dalam beberapa aktivitas dan persyaratan metodologi sehingga tim melewatinya. Manajemen ekspektasi yang jelek, yaitu semua pengguna dan manajer memiliki harapan pada proyek, setiap saat harapan tersebut dapat berubah, maka dapat berakibat pada dua situasi yang tidak diharapkan yaitu; MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

7 Masalah Manajemen Proyek….
Adanya perubahan persyaratan-persyaratan yang tidak diharapkan selama proyek sistem informasi, sehingga waktu dan anggaran dapat dipengaruhi adanya tambahan fitur-fitur teknis yang tak terkontrol terhadap sistem yang dikembangkan tanpa memperhatikan jadwal dan anggaran Komitmen dini pada anggaran dan jadwal tetap Teknik-teknik pikiran yang jelek Terlalu optimis Keterampilan manajemen orang yang tidak cukup Gagal beradaptasi dengan perubahan Sumber daya tidak cukup Gagal mengelola rencana MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

8 Kompetensi Manajemen Proyek….
Kompetensi Pencapaian Bisnis Kesadaran Bisnis, mengikat tiap proyek sistem pada visi,misi dan tujuan organisasi Orientasi Rekan Bisnis, menjaga keterlibatan para manajer dan pengguna selama proyek berjalan Komitmen pada kualitas, memastikan tiap proyek sistem berkontribusi pada harapan kualitas organisasi secara keseluruhan. Kompetensi Pemacahan Masalah Inisiatif, mendemonstransikan kreaktivitas, risiko diperhitungkan, dan kelanjutkan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek Pengumpulan Informasi, adanya ketrampilan untuk mendapatkan informasi aktual yang diperlukan untuk analisis, mendesain, dan mengimplementasikan sistem informasi Pemikiran analitis, dapat menilai, memilih proses/metode, dan memecahkan masalah melalui pendekatan analitis MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

9 Kompetensi Manajemen Proyek….
Pemikiran Konseptual, memahami teori sistem dan menerapkannya pada analisis dan desain sistem dari sistem informasi Kompetensi Pengaruh Kesadaran antarpersonal, dapat memahami, mengenal, dan bereaksi pada motivasi dan tingkah laku antarpersonal Kesadaran Organisasi, memahami politik organisasi dan bagaimana menggunakannya dalam proyek Antisipasi dampak, memahami imlikasi keputusan-keputusan proyek dan mengelola harapan-harapan dan risiko Banyak menggunakan pengaruh, dengan trampil memperolah kerjasama dan konsesus para manajer, pengguna, dan ahli teknologi. MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

10 Kompetensi Manajemen Proyek….
Kompetensi Manajemen Manusia Memotivasi orang lain, memimpin dan mengarahkan orang-orang dalam satu tim untuk mencapai tujuan proyek Keterampilan komunikasi, melakukan komunikasi secara efektif, lisan dan tertulis dalam konteks pertemuan, presentasi, dan laporan. Mengembangkan orang lain, memberikan pelatihan, tugas, supervisi, dan unpam balik performan yang cukup untuk menyelesaikan proyek. Memonitor dan mengontrol, Menerapkan rencana, jadwal, dan anggaran proyek secara berkesinambungan melakukan monitor perkembangan dan membuat penyesuaian jika diperlukan. MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

11 Kompetensi Manajemen Proyek….
Kompetensi Self Manajement Kepercayaan diri, secara konsisten membuat dan mempertahankan keputusan-keputusan dengan kepercayaan diri yang kuat dalam proses dan atau fakta Manajemen stres, bekerja efektif di bawah tekanan. Kepedulian pada kredibilitas, secara jujur dan konsisten menyampaikan janji-janji dan solusi-solusi. Fleksibelitas, mampu menyesuaikan proses, gaya manajemen, atau mengambil keputusan berdasarkan situasi dan masalah-masalah yang tidak terantisipasi MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

12 Fungsi Manajemen Proyek….
Pelingkupan (Scoping), adalah mendefinisikan batas-batas proyek Perencanaan (Planning), kegiatan pokok yaitu; Menentukan Target Menentukan Aktivitas-aktivitas yang akan dilakukan. Menetapkan urutan kegiatan Jangka waktu yang diperlukan Menyediakan alat ukuran/standar Memperhatikan contingency factor Perkiraan (Estimating), lama waktu, SDM, biaya MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

13 Fungsi Manajemen Proyek
Pedjawalan (Scheduling), Pengorganisasian (Organizing), mendefinisikan kebutuhan anggota tim, peranan, tanggung jawab, dan perlaporan masing-masing anggota tim Pengarahan (Directing), mengarahkan aktivitas- aktivitas anggota tim. Pengontrolan (Controlling), memonitor dan melaporkan perkembangan proyek. Penutupan (Closing), melakukan evaluasi kekurangan dan kelebihan dari proyek. MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

14 Teknik Manajemen Proyek
Project Evaluation and Review Technique (PERT), adalah model jaringan grafik untuk mengilustrasikan ketergantungan atara tugas-tugas dalam proyek. Gantt Chart, adalah bagan batang untuk mengilustrasikan tugas-tugas dalam proyek terhadap waktu. Kedua Teknik tersebut pada umumnya digunakan dalam perecanaan, dan menghasilkan suatu bentuk jadwal pelaksanaan suatu proyek MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

15 Tahapan Perencanaan Proyek
Dimulai dengan memecah/menguraikan proyek menjadi kegiatan-kegiatan (Activities) Perkiraan waktu, untuk masing-masing kegiatan tersbut kemudian gambarkan dengan menggunakan diagram jaringan kerja, diagram merupakan implementasi dari Teknik PERT Jadikan diagram jaringan kerja sebagai pedoman keterkaitan antar kegiatan dalam suatu proyek MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

16 Diagram Jaringan Kerja …..
Adalah suatu teknik kuantatif yang digunakan oleh sistem analis untuk menentukan waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu proyek. Agar suatu proyek dapat diselesaikan tepat pada waktunya diperlukan suatu koordinasi dan prosedur kerja yang antara lain; Kapan suatu proyek harus diselesaikan Bagaimana urutan-urutan aktifitas-aktifitas (kerja) di setiap bagian, kapan dimulainya dan kapan selesainya Pekerjaan-pekerjaan mana saja yang merupakan waktu terlama untuk selesainya suatu proyek Pekerjaan mana yang dapat ditunda dan berapa waktu maksimum penundaan tersebut Pekerjaan mana saja yang harus mendapat perhatian khusus. MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

17 Diagram Jaringan Kerja …..
Menggunakan PERT, dua informasi yang diperlukan untuk masing-masing pekerjaan yaitu; Urutan dari kegiatan dari masing-masing pekerjaan Waktu yang diperlukan untuk masing-masing pekerjaan Dalam diagram jaringan digunakan dua buah simbol yaitu; Mengambarkan kejadian (awal dan akhir suatu kegiatan) Mengambarkan kegiatan dengan beberapa atributnya, kadang-kadang bersifat ‘dummy’ (ditandai dengan panah putus-putus) MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

18 aturan-aturan dalam Menggambarkan Jaringan Kerja:
Setiap kegiatan hanya boleh diwakili oleh satu anak panah saja didalam jaringan kerja, A, B A 1 2 1 2 Salah Benar Tidak boleh ada dua kegiatan diawali oleh satu kejadian dan ke satu kejadian. Dalam hal ini harus dipergunakan anak panah boneka (dummy arrow). Perhatikan ilustrasi berikut. Pangkal (1) dan ujung (2), A dan B sama. A 1 2 B MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

19 D = Dummy arrow, dengan garis putus-putus.
A (1,2) B juga (1,2), ini tidak boleh dan harus diatasi dengan menggunakan anak panah boneka seperti berikut ini. D = Dummy arrow, dengan garis putus-putus. 2 2 a` A A a` 1 3 1 3 B B 3 3 A B A b` 1 2 1 2 b` B MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

20 Rencana Kegiatan dari Suatu Proyek
Kegiatan A dan B, merupakan kegiatan awal dari proyek dan dapat dikerjakan secara bersama-sama Kegiatan A mengawali kegiatan D dan E, artinya kegiatan D dan E belum dapat dikerjakan sebelum kegiatan A selesai Kegiatan B mengawali kegiatan E, kegiatan E juga harus menunggu diselesaikan kegiatan B Kegiatan D dan E mengawali kegiatan F dan G, kegiatan F dan G, belum bisa dimulai sebelum kegiatan D dan E diselesaikan Kegiatan G mengawali kegiatan H, kegiatan H baru bisa dimulai setelah kegiatan G selesai Kegiatan F dan H merupakan kegitan terakhir dari suatu proyek MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

21 Gambar Diagram Jaringan Kerja Proyek
F 4 2 6 A G E 1 A1 H dummy arrow B 3 5 MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

22 Jalur Kritis Adalah lintasan yang menunjukan kegiatan kritis dari awal kegiatan sampai dengan akhir kegiatan, dengan kata lain lintasan yang paling lama dari penyelesaian suatu proyek. Jalur kritis penting karena; Waktu penyelesaian proyek tidak dapat dikurangi, kecuali salah satu atau beberapa kegiatan dalam tersebut bisa dikurangi. Penundaan waktu akan menyebabkan penundaan waktu dalam menyelesaikan proyek Jalur kritis dalam penggambaran ditandai dengan garis tebal MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

23 Contoh D 4 2 F Kegiatan Perkiraan Waktu A 10 B 8 D 6 E 14 F 20 G 12 H 28 6 A 20 12 6 10 A` G E 28 1 14 8 H 5 B 3 Jalur A,D,F  = 26 Jalur A,D,G,H  = 56 Jalur A,A`,E,F  = 44 Jalur A,A`,E,G,H  = 64 Jalur B,E,F  = 42 Jalur B,E,G,H  = 62 MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

24 Algoritma Jalur Kritis …..
Ditentukan berdasarkan menghitung dua besaran yaitu; Waktu Mulai Tercepat (Earlies Start time = ES) Waktu selesai terlama (Latest Finish time = LF) Untuk masing-masing kegiatan dalam suatu proyek. ES dan LF dapat ditulis dalam simpul kejadian yang bentuknya dapat dikembangkan menjadi; Nomor Identitas Kejadian Waktu mulai tercepat ES 1 Waktu selesai terlama FS MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

25 Algoritma Jalur Kritis …..
Perhitungan ES dan LS dilakukan dengan melelalui 2 tahap yaitu; Forward Pass, digunakan untuk menghitung waktu mulai tercepat (ES), dimulai dari simpul pertama sampai simpul terakhir, ES pada simpul pertama Nol Backward Pass, digunakan untuk menghitung waktu selesai tercepat (LF), dimulai dari simpul terakhir sampai simpul pertama, LF di simpul terakhir ditetapkan sama dengan ES pada simpul terakhir Rumus ESn = Esn-1 + waktu kegiatan LFn-1 = LFn - waktu kegiatan MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

26 Tahapan Forward Pass 1 2 3 4 5 6 A B C D E F G H 10 8 14 12 20 28 10
14 12 20 28 10 24 64 10 36 ES1 = 0 ES5 = ES4 + WG = = 36 ES2 = ES1 + WA = = 10 ES3 = ES1 + WB = = 8 = ES2 + WC = = 10 ES6 = ES4 + WF = = 44 = ES5 + WH = = 64 ES4 = ES2 + WD = = 16 = ES3 + WE = = 24 MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

27 Tahapan Backward Pass 1 2 3 4 5 6 A B C D E F G H 10 8 14 12 20 28 24
14 12 20 28 24 36 64 10 24 64 10 36 LF6 = ES6 = 64 LF2 = LF4 – WD = 24 – 6 = 18 = LF3 – WC = 10 – 0 = 10 LF5 = LF6 – WH = 64 – 28 = 36 LF4 = LF6 – WF = = 44 = LF5 – WG = 36 – 12 = 24 LF1 = LF2 – WA = 10 – 10 = 0 = LF3 – WB = 10 – 8 = 2 LF3 = LF4 – WE = = 10 MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

28 Maka Jalur Kristis adalah
2 D 4 10 24 F A 10 6 24 20 6 64 E 10 C 12 G 64 1 H 14 B 3 5 10 36 28 8 10 36 MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

29 SLACK Adalah waktu suatu kegiatan yang dapat ditundaa tanpa memperngaruhi total waktu penyelesaian proyek keseluruhan. Untuk menghitung besarnya slack, diperlukan dua waktu lagi yaitu; Waktu Mulai Terlama ( Latest Start Time = LS) Waktu Selesai Tercepat (Earlist Finish Time = EF) LS = LF – waktu kegiatan EF = EF + waktu kegiatan Slack = LS – waktu kegiatan Contoh lihat tabel sebelah MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek

30 Contoh Penentuan SLACK
Kegiatan (1) Waktu (2) ES (3) LF (4) LS (5)=(4)-(2) EF (6)=(3)+(2) Slack (7)=(5)-(3) A 10 B 8 2 D 6 24 18 16 E 14 F 20 64 44 G 12 36 H 28 MK-Analisis Sistem Informasi Manajemen Proyek Manajemen Proyeki