Penangkapan dan Kodifikasi

Presentasi berjudul: "Penangkapan dan Kodifikasi"— Transcript presentasi:

1 Penangkapan dan Kodifikasi
Manajemen Pengetahuan

2 Pengertian Penangkapan:
Perlu dibedakan antara menangkap (identifikasi pengetahuan yang ada) dengan penciptaan pengetahuan yang baru. Proses penangkapan(mengekstrak) pengalaman dan kepakaran individual (sering disebut Tacit) di dalam organisasi dan membuatnya tersedia bagi yang membutuhkannya. Penciptaan atau penangkapan pengetahuan mungkin dilakukan oleh individual atau kelompok yang bekerja pada organisasi.

3 Don’t know that we don’t know
Matrix Known-Unknown Information sources known unknown Know that we know Know that we don’t know Don’t know that we know Don’t know that we don’t know known User awareness unknown

4 Memori Organisasi Perwujudan dari memori organisasi adalah pengalaman karyawannya, dikombinasikan dengan data tangible dan pengetahuan yang tersimpan di dalam organisasi (Walsh dan Ungson, 1991). Pengetahuan merepresentasikan intelektual yang dapat memberikan nilai apabila masuk dalam siklus organisasi. Sebagai competitive advantage harus dilindungi, dikembangkan, dan dibagikan ke semua anggota organisasi. Pengetahuan organisasi menjadi komplemen pengetahuan individu sehingga lebih kuat dan luas.

5 Menangkap Pengetahuan
#Proses penangkapan pengalaman dan kepakaran individual di dalam organisasi dan membuatnya tersedia bagi yang membutuhkannya. #Menangkap pengetahuan untuk dapat dikodifikasi sebagai basis pengetahuan. #Sulit untuk menangkap pengetahuan, khususnya pengetahuan tacit

6 PENANGKAPAN PENGETAHUAN TACIT
#Penciptaan atau penangkapan pengetahuan mungkin dilakukan oleh individual atau kelompok yang bekerja pada organisasi. #Pengetahuan yang tidak disertakan dalam memori organisasi, perusahaan tidak akan dapat mengatur pengetahuan yang dimiliki individu dalam organisasi.

7 Manfaat Memori Organisasi
Stein (1995) mengungkapkan akibat dari penggunaan Memori Organisasi yaitu Terjadinya peningkatan atau penurunan tingkat keefektifan organisasi, seperti: a. Mengasah kompetensi inti b. Meningkatkan pembelajaran organisasi c. Meningkatkan kemandirian d. Menurunkan biaya transaksi.

8 TACIT KNOWLEDGE CAPTURE

9 Menangkap Pengetahuan Tacit
Pembelajaran pada tingkat individu adalah proses sosial fundamental – sesuatu yang tidak dapat terjadi tanpa ada bentuk interaksi kelompok. Sehingga individu belajar dari kolektif dan pada saat yang sama, kolektif belajar dari individu (Crossan, Lane and White, 1999)

10 Menangkap Pengetahuan Tacit
Berdasarkan model 4I Crossan, pembelajaran organisasi melibatkan penekanan antara asimilasi pembelajaran baru (eksplorasi) dan menggunakan apa yang telah dipelajari (eksploitasi). Level pembelajaran individu, kelompok dan organisasi dihubungkan oleh proses-proses sosial dan psikologi yaitu intuisi, interpretasi, integrasi dan institusionalisasi (the four I’s).

11 Tacit Knowledge Capture at Individual and Group Levels
Akuisisi pengetahuan dari individu atau kelompok dapat dikarakteristikan sebagai pentransferan dan pentransformasian keahlian yang berharga (valuable expertise) dari sumber pengetahuan (seperti keahlian manusia, dokumen) ke gudang pengetahuan (seperti corporate memory, intranet). Proses ini memuat pengurangan volume besar konten dari berbagai domain menjadi kumpulan fakta dan aturan yang tepat dan mudah digunakan.

12 Tacit Knowledge Capture at Individual and Group Levels
Ide mengakuisisi pengetahuan dari seorang ahli dalam bidang tertentu tujuannya untuk merancang sebuah pemaparan dari informasi yang diakuisisi seperti: pengalaman. Seorang Reporter, wartawan, penulis, penyiar dan instructional designers telah mempraktikkan akuisisi pengetahuan selama bertahun-tahun. Analis sistem memiliki jabatan yang sangat mirip dengan tugas di dalam perancangan dan pengembangan sistem software konvensional (McGraw and Harrison-Briggs, 1989, pp. 8–9).

13 Tacit Knowledge Capture at Individual and Group Levels
Peneliti kecerdasan buatan, Parsave (1988), mengemukakan 3 pendekatan utama untuk akuisisi pengetahuan dari individu dan kelompok : i. Mewawancarai (interview) ahli/pakar (interviewing experts). ii. Pembelajaran dengan penceritaan (learning by being told). iii. Pembelajaran dengan observasi (learning by observation). Ketiga pendekatan tersebut dapat diterapkan pada penangkapan pengetahuan tacit, tetapi tidak ada pendekatan yang harus digunakan secara total dengan mengesampingkan yang lain. Pada banyak kasus, kombinasi dari pendekatan-pendekatan ini akan diperlukan untuk menangkap pengetahuan tacit.

14 Pengetahuan Prosedural
Pengetahuan tentang bagaimana untuk: Melakukan hal-hal tertentu Membuat keputusan Melakukan diagnosa Memberikan saran Lebih mengarah kepada “how”

15 Pengetahuan Deklaratif
Pengetahuan yang bersifat deskriptif, untuk mengetahui mengenai sesuatu hal. Lebih mengarah kepada “what”

16 Knowledge Engineer Melakukan tugas untuk menangkap pengetahuan tacit, seperti: Menganalisis alur informasi dan pengetahuan Bekerja dengan pakar untuk mendapat informasi Merancang dan mengimplementasi sistem MP atau knowledge repository

17 Pakar/Expert Pakar yang akan diekstrak pengetahuannya harus dapat:
Menjelaskan pengetahuan penting dan know-how Introspektif dan sabar Memiliki keahlian komunikasi yang efektif

18 Menginterview Pakar Teknik untuk mengoptimasi interview dengan seorang pakar: Interview terstruktur. Cerita Ad 1. Paraphrasing  menyatakan kembali dengan menggunakan kata-kata sendiri makna yang ditangkap dari perkataan si pakar. Tujuannya untuk memeriksa keakuratan pesan yang telah dikomunikasikan dan dimengerti.

19 Menginterview Pakar Interview Terstruktur
Clarifying  membuat pakar mengetahui bahwa pesan tidak langsung dapat dimengerti. Tujuannya agar si pakar terdorong untuk mengklarifikasi pesan awal sehingga si penanya mendapat gambaran lebih jelas terhadap pesan tersebut.

20 Menginterview Pakar dengan Interview Terstruktur
Summarizing  membantu si penanya mengkompilasi potongan-potongan informasi dan menjadikannya lebih memiliki makna keseluruhan Tujuannya untuk mengkonfirmasikan bahwa pesan si pakar telah didengar dan dimengerti dengan benar

21 Menginterview Pakar Interview Terstruktur
Reflecting feelings  mengembalikan perasaan (fokus pada emosi, sikap, reaksi) yang tampaknya diperlihatkan oleh si pakar Tujuannya untuk menghilangkan suasana reaksi emosional atau dampak negatif dari pesan yang disampaikan

22 Contoh Pertanyaan Terbuka: “Bagaimana cara kerjanya
Contoh Pertanyaan Terbuka: “Bagaimana cara kerjanya? “ "Apa yang perlu Anda ketahui sebelum Anda memutuskan?” "Mengapa Anda memilih salah satu daripada yang satu?” "Apa yang Anda ketahui tentang. . . “ "Bagaimana bisa. . . diperbaiki? “ "Apa reaksi umum Anda. . . ? “ Contoh Pertanyaan tertutup : Yang menyebabkan Anda untuk menyimpulkan … ?

23 Menginterview Pakar Cerita
Ad 2. Cerita  mengisahkan kejadian atau urutan kejadian, baik fakta ataupun fiktif Naratif  tak sekedar mengisahkan, mengkonstruk, atau menggambarkan cerita, tetapi lebih kepada memunculkan pola kultur, perilaku, dan pemahaman yang ditampilkan dalam cerita

24 Menginterview Pakar Cerita
Cerita organisasi  Naratif detail dari tindakan manajemen, interaksi karyawan, kejadian penting lain yang telah terjadi dan telah dikomunikasikan secara informal

25 Menginterview Pakar Cerita
Cerita dapat meningkatkan pembelajaran organisasi, mengkomunikasikan nilai dan aturan yang sama, serta sebagai perangkat untuk menangkap, mengkode, dan menyebarkan pengetahuan tacit yang berharga Cerita harus otentik, tepat, dapat dipercaya, dan dibutuhkan  dapat memberi dampak (lesson learned dan best practice)

26 Belajar Melalui Penceritaan
Seorang pakar mengekpresikan dan memperbaiki pengetahuannya, dan pada saat yang sama, knowledge engineer (manager) mengklarifikasi dan memvalidasi pengetahuan yang akan dijadikan dalam bentuk explicit. Misalnya dengan simulasi.

27 Belajar Melalui Observasi
Ada dua jenis kepakaran: Bersifat motorik  keahlian fisik Bersifat kognitif  keahlian non-fisik Kepakaran adalah demonstrasi penerapan pengetahuan. Dilakukan melalui penyelesaian masalah, studi kasus oleh si pakar

28 Penangkapan Pengetahuan Tacit pada Level Organisasi
Proses utama dalam menangkap pengetahuan pada level organisasi: Grafting  migrasi pengetahuan antar perusahaan Vicarious learning  observasi terhadap teknik/prosedur perusahaan lain Experiential learning  pengetahuan diciptakan dengan mencoba dan melakukan. Inferential processes  pembelajaran berada di dalam perusahaan dengan cara melakukan (learning by doing).

29 KODIFIKASI PENGETAHUAN EXPLICIT
Masalah yang dihadapi adalah berkaitan dengan kualitas yang meliputi akurasi, kemudahan dimengerti, aksesibilitas, kredibilitas Kodifikasi dapat dilakukan melalui: Pemetaan kognitif Pohon keputusan Taksonomi pengetahuan

30 Peta Kognitif Cognitive Map
Representasi dari “model mental” pengetahuan milik seseorang dalam bentuk terkodifikasi yang baik Model mental adalah representasi simbolik terhadap sesuatu hal di dunia nyata

31 Contoh Pemahaman Kognitif

32 Pohon Keputusan Decision Tree
Kompak dan efisien Mudah dimengerti Dalam bentuk flowchart, dengan jalur alternatif sebagai hasil dari pilihan yang berbeda

33 Taksonomi Pengetahuan Knowledge Taxonomies
Konsep  dasar pembentuk pengetahuan dan kepakaran Taksonomi  sistem klasifikasi dasar yang memungkinkan untuk menjelaskan konsep dan ketergantungannya secara hirarki Taksonomi pengetahuan memungkinkan pengetahuan untuk direpresentasikan secara terorganisir dalam bentuk grafis

34 Taksonomi Bloom Dipublikasi pada 30 Agustus 2012 oleh Ivan Lanin Taksonomi Bloom adalah sistem klasifikasi tujuan pendidikan yang diajukan pada tahun 1956 oleh suatu komite pendidik Amerika Serikat yang dikepalai oleh Benjamin Bloom. Taksonomi ini membagi tujuan pendidikan ke dalam tiga domain, yaitu kognitif, afektif, dan psikomotor. Domain kognitif meliputi keterampilan intelektual seperti pengetahuan, pengertian, dan pemikiran kritis terhadap suatu topik. Domain afektif meliputi kemampuan dalam perasaan dan emosi seperti minat, sikap, dan apresiasi. Domain psikomotor meliputi keterampilan fisik seperti keterampilan tangan atau kemampuan menggunakan alat. Tiap domain terbagi menjadi beberapa kategori yang berurutan secara bertingkat mulai dari keterampilan yang paling sederhana hingga yang kompleks. Representasi taksonomi Bloom yang paling banyak dirujuk adalah piramida keterampilan kognitif (terlampir) yang terdiri dari enam tingkat, yaitu pengetahuan, pemahaman, penerapan, analisis, sintesis, dan evaluasi.

35

36 SOAL-SOAL Pertanyaan: Apa manfaatnya matriks Known-Unknown di atas? Apa manfaat bagi perusahaan seperti Telkom jika mengadopsi matriks tersebut! Pertanyaan: Apakah setiap Perusahaan mempunyai Memori perusahaan? Bagaimana dengan perusahaan yang baru? Pertanyaan:Apa saja pengetahuan yang dapat ditangkap dari perusahaan yang akan membangun sebuah sistem informasi? Pertanyaan: Bagaimana pimpinan perusahaan mengetahui strategi perusahaan tidak ketinggalan zaman? Pertanyaan:Sebutkan dan jelaskan implementasi pengetahuan prosedural dalam lingkungan kerja anda. Pertanyaan:Jika anda seorang pekerja yang berumur 45 tahun, bagaimana anda menshare pengetahuan deklaratif yang anda punya kepada seorang pekerja baru. Pertanyaan:Jelaskan apa saja pengetahuan Engineer yang anda dapatkan pada saat anda kerja praktek sebagai mahasiswa s1.

37 Sekian dan Terima kasih