Lecture Note: Mulyati, S.E., M.T.I

Presentasi berjudul: "Lecture Note: Mulyati, S.E., M.T.I"— Transcript presentasi:

1 Lecture Note: Mulyati, S.E., M.T.I
Aspek Manajemen Lecture Note: Mulyati, S.E., M.T.I Mulyati, S.E., M.T.I

2 A. Perencanaan Pendekatan dalam membuat perencanaan
Pendekatan Atas – Bawah (Top-Down) => dilakukan oleh pimpinan organisasi Pendekatan Bawah – Atas (Bottom – Up) =>pemimpin puncak memberikan gambaran situasi dan kondisi yang dihadapi organisai, dan selanjutnya memberikan wewenang kepada manajemen di tingkat bawah untuk menyusun perencanaan Pendekatan Campuran => Pemimpin memberikan petunjuk perencanaan organisasi secara garis besar sedangkan perencanaan detailnya diserahkan kepada kreativitas unit perusahaan dibawahnya dengan tetap mematuhi aturan yang ada. Pendekatan Kelompok => perencanaan dibuat oleh sekelompok tenaga ahli dalam perusahaan (biro/bagian khusus) contoh : Bappenas Mulyati, S.E., M.T.I

3 2. Fungsi Perencanaan dan Rencana
6 Fungsi utama rencana atau perencanaan manajemen suatu organisasi: Penerjemah Kebijakan Umum Berupa Perkiraan yang Bersifat Ramalan Berfungsi Ekonomi Memastikan suatu kegiatan Alat Kordinasi Alat/Sarana Pengawasan Mulyati, S.E., M.T.I

4 3. Macam-macam Perencanaan
Sisi Jangka Waktu Perencanaan Jangka Panjang (20 – 30 tahun kedepan) Perencanaan Jangka Menegah (3 -5 tahun) Perencanaan Jangka Pendek (Paling lama 1 tahun) Sisi Tingkatan Manajemen Perencanaan Strategis =>Fokus bagaimana manajemen puncak menentukan visi, misi, falsafah, dan strategi perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan dalam jangka panjang Perencanaan Operasional => Berfungsi untuk memperjelas makna suatu strategi utama dengan identifikasi rincian yang sifatnya spesifik dan berjangka pendek, yang implementasinya dalam bentuk rencanan/program kerja sehari-hari. Mulyati, S.E., M.T.I

5 4. Program Kerja Teknik-teknik yang umum dipakai dalam rangka mengoptimalkan sumber daya organisasi antara lain: Gantt Chart dan Gantt Milestone Chart PERT (Program Evaluation and Review Technique) dan NWP (Net Work Planning) PKT (Pola Kerja Terpadu), yaitu teknik perencanaan yang komprehensif digunakan dalam kegiatan agar terarah dan terpadu PIP (Performance Improvement Planning), yaitu teknik yang mengutamankan daya analisis atas kekuatan pendorong dan penghambat kerja APP (Analisis Persoalan Potensial), berguna dalam rangka mengamankan satu program kerja agar dapat mengantisipasi setiap persoalan yang muncul pada waktu pelaksanaan. Mulyati, S.E., M.T.I

6 4. Program Kerja A. Gantt Chart dan Gantt Milestone Chart
Diperkenalkan oleh Henry L. Gantt, dengan langkah-langkah penyusunan Gantt Chart secara garis besar adalah sbb: Menentukan tingkat rincian kegiatan yang akan dimasukan pada bagan Mengidentifikasi urutan logis (dapat secara kronologis) dari kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian masing-masing kegiatan Membuat konsep penjadwalan pada bagan Mendiskusikan konsep tersebut dengan orang-orang yang akan terlibat dalam pelaksanaan masing-masing kegiatan Membuat bagan akhir yang lebih realistis dan telah disepakati oleh semua orang yang terlibat Merevisi dan mengoreksi apabila dirasakan perlu. Mulyati, S.E., M.T.I

7 4. Program Kerja A. Gantt Chart dan Gantt Milestone Chart Keuntungan
Pembuatannya sederhana, penghitungan waktu dan pencantumannya dalam bagan mudah, mudah dibaca, dan dapat langsung dipakai untuk pemantauan kegiatan Kerugian Cara ini dianggap sederhana untuk proyek yang besar, perkiraan pencapaian kegiatan sulit dilihat, kegiatan-kegiatannya sulit digambarkan, indikator untuk kegiatan-kegiatan kritis sulit diketahui, hubungan antar kegiatan tidak terlihat, sulit mengecek ketepatan pelaksanaan, tidak mencerminkan distribusi beban dan biaya kegiatan, dan sulit untuk diubah jika terjadi perkembangan-perkembangan baru. Mulyati, S.E., M.T.I

8 4. Program Kerja Gantt Milestone Chart, penjadwalan model ini merupakan perbaikan dari Gantt Chart, yaitu dengan menambahkan kejadian penting atau tonggal ukur (milestone) dengan adanya : Kegiatan awal (menggunakan simbol segitiga), Kegiatan Antara (menggunakan simbol bulat) dan kegiatan Akhir (dengan simbol kotak). Keuntungan dengan cara ini ialah bahwa kegiatan yang bersifat kristis dicoba diperlihatkan. Mulyati, S.E., M.T.I

9 4. Program Kerja B. Teknik PERT dan NwP
Dalam teknik PERT, pembuatannya meiliki tiga dasar yang pentig, yaitu : perencanaan (penjadwalan kerja, penganggaran dan penggunaan tenaga kerja), penggorganiasian, dan pengendalian NwP, kelebihannya ialah memasukan unsur keterangan kapan suatu kegiatan dimulai dan berakhir. Manfaat NwP : Apabila terjadi kelemahan dalam suatu jalur yang kritis, akan mengakibatkan keterlambatan seluruh kegiatan Dengan mempercepat jalur-jalur kegiatan tententu yang kritis, maka akan mempercepat selesai proyek. Upaya-upaya dapat ditingkatkan untuk mempercepat jalur kritis ini, misal dengan penambahan tenaga kerja atau pengoptimalan pengguna peralatan Mulyati, S.E., M.T.I

10 5. Anggaran Dalam perencanaan anggaran dikenal ada empat macam sistem yaitu: Sistem anggaran tradisional Sistem anggaran hasil karya =>disususn berdasarkan sasaraan yang ingin dicapai Sistem anggaran PBBS (Planning Programming Budgeting System) =>Biasa dipakai pada perusahaan besar dan modern, termasuk dalam APBN yang dikelola pemerintah Sistem Anggatan ZBB (Zero Base Budgeting) Mulyati, S.E., M.T.I

11 5. Anggaran Macam-macam anggaran yang umum dengan menggunakan sistem anggaran tradisional dalam suatu perusahaan kecil dalam bidang manufaktur, diberikan berikut ini: Anggaran Produksi Anggaran Bahan Baku Anggaran Tenaga Kerja Anggaran Biaya Overhead Pabrik (BOP) Anggaran Variabel Anggaran Modal Anggaran Piutang Anggaran Kas Mulyati, S.E., M.T.I

12 B. Penggorganisaian (Organizing)
1. Langkah Pengorganisasian Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan organisasi agar sesuai dengan misi dan visinya. Membagi beban kerja kedalam aktivitas-aktivitas yang secara logis dan memadai dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh sekelompok orang Mengkombinasikan pekerjaan anggota organisasi dengan cara yang logis dan efisien Menetapkan mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis Memantau efektivitas organisasi dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas. Mulyati, S.E., M.T.I

13 B. Penggorganisaian (Organizing)
2. Asas Organisasi Rincian asas-asas organiasi akan dipaparkan dalam sembilan faktor sbb: Perumusan tujuan organiasi Departemenisasi Pembagian kerja Koordinasi Pelimpahan Wewenang Rentang kendali Jenjang Organisasi Kesatuan Perintah Fleksibelitas Mulyati, S.E., M.T.I

14 B. Penggorganisaian (Organizing)
3. Struktur Organiasi Ada empat elemen dalam struktur, yaitu: Spesialis Aktivitas, mengacu pada spesifikasi tugas-tugas perorangan dan kelompok kerja di seluruh organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut ke dalam unit kerja Standarisasi aktiviatas, merupakan prosedur yang digunakan organisasi untuk menuju kelayakdugaan (predictability) aktivitas-aktivitas Koordinasi aktivitas, prosedur memadukan fungsi-fungsi sub-unit dalam organisasi. Besar unit kerja, berhubungan dengan jumlah pegawai yang berada dalam suatu kelompok kerja Mulyati, S.E., M.T.I

15 B. Penggorganisaian (Organizing)
4. Faktor Penentu Struktur Organisasi Ada beberapa faktor utama yang perlu diperhatikan dalam menentukan struktur organisasi, yaitu: Strategi dan struktru organisasi Teknologi sebagai penentu struktur Manusia sebagai penentu sturktur Ukuran dan struktur Mulyati, S.E., M.T.I

16 B. Penggorganisaian (Organizing)
5. Bentuk Organiasi Didalam organiasi dikenal beberapa bentuk organisasi atau lebih tepat disebut struktur organisasi, yaitu: Organisasi Garis, Organisisi Fungsional, Organisasi Garis dan Staf, Organisasi Gabungan, dan Organisasi Matriks. Mulyati, S.E., M.T.I

17 C. Penggerakan (Actuating)
1. Fungsi Penggerakan Fungsi penggerakan di dalam manajemen yang pokok adalah: Mempengaruhi sesorang (orang-orang) supaya bersedia menjadi pengikut Melakukan daya tolak pada seseorang (orang-orang) Membuat seseorang atau orang-orang suka mengerkan tugas dengan lebih baik Mendapatkan, memelihara dan memupuk kesetiaan pada pimpinan, tugas dan organisasi tempat mereka bekerja Menanamkan, memelihara dan memupuk rasa tanggung jawab seseorang atau orang-orang terhadap Tuhannya, negara, dan masyarakat Mulyati, S.E., M.T.I

18 C. Penggerakan (Actuating)
2. Kepemimpinan Kepemimpinan memiliki pengertian sbb: Kepemimpinan harus melibatkan orang lain Kepemimpinan melibatkan distribusi yang tidak merata atas kekuasaan antara pemimpin dan yang dipimpin Kepemimpinan secara sah dapat memberikan hak kepada pemimpin tidak saja berupa pengarahan akan tetapi pengaruh. Menurut Chapman yang dikutip Dale Timpe, lima landasan kepemimpinan yang kokoh adalah: Cara berkomunikasi, Pemberian motivasi, kemampuan memimpin, Pengambilan keputusan, dan Kekuasaan yan positif. Mulyati, S.E., M.T.I

19 C. Penggerakan (Actuating)
2. Kepemimpinan Ciri umum pemimpin menurut Rodger D. Collons seperti yang dikutip Dale Timple adalah sbb: Kelancaran berbahasa, Kemampuan untuk memecahkan masalah, Kesadaran akan kebutuhan, Keluwesan, Kecerdasan, Kesediaan menerima tanggung jawab, Keterampilan sosial, dan Kesadaran akan diri dan lingkungan. Seorang pemimpin harus mempunyai sarana: Kewenangan formal Pengetahuan dan pengalaman yang dapat ditambah Ganjaran dan hukuman untuk karyawan bawahannya Komunikasi dengan bawahnya Perintah untuk bawahannya Mulyati, S.E., M.T.I

20 D. Pengendalian (Controlling)
Fungsi pokok pengendalian adalah: Mencegah penyimpangan-penyimpangan atau kesalahan dengan melakukan pengendalian secara rutin sidertai adanya ketegasan-ketegasan dalam pengawasan, yakni dengan pemberian sanksi yang semestinya terhadap penyimpangan yang tejadi. Memperbaiki berbagai penyimpanan yang terjadi Mendinamiskan organisasi Mempertebal rasa tanggung jawab Mulyati, S.E., M.T.I

21 D. Pengendalian (Controlling)
Prinsip pengendalian manajemen sbb: Pengendalian hendaknya direncanakan dengan baik agar paling tidak dapat mengukur apakah proses pengendalian yang dilakukan berhasil atau tidak Dapat merefleksikan sifat pengawasan yang unik dari bidang-bidang yang diawasi Pelaporan penyimpangan dilakukan dengan segera Pengawasan harus bersifat fleksibel, dinamis, dan ekonomis Dapat merefleksikan pola kerja unit organisasi, misalnya mengenai standar biaya. Dapat diberlakukannya tidakkan korektif. Mulyati, S.E., M.T.I

22 D. Pengendalian (Controlling)
1. Jenis Pengendalian Jenis pengendalian dalam manajemen: Metode Pengendalian Pendahuluan Metode Pengendalian Bersama (current controls) Metode Pengendalian Umpan Balik (Feedback Controls) Mulyati, S.E., M.T.I

23 D. Pengendalian (Controlling)
2. Sistem Pengendalian yang Efektif Sistem pengendalian diperkuat oleh ciri-ciri seperti berikut ini: Akurat Tepat Waktu Objektif dan komprehensif Dipusatkan pada titik pengendalian strategis Ekonomis Realitis dari sisi organisasi Fleksibel Perspektif dan operasional Diterima oleh anggota organisasi Mulyati, S.E., M.T.I

24 E. Mengakhiri Pembangunan Proyek Bisnis
Langkah-langkah pokok yang direkomendasikan untuk membantu proses mengakhiri proyek bisnis: Menetapkan organisator terminasi proyek untuk mengorganiasikan penutup proyek Mengadakan pertemuan untuk mempersiapkan proses terminasi Menyiapkan laporan dari masing-masing personil terminasi proyek. Mengakhiri semua dokumen finansial, selesaikan semua persoalan pembayaran atas biaya-biaya, dan menyiapkan laporan finasial penutup proyek Akhiri semua perintah kerja, kontrak, persetujuan, dan out standing supplier Lengkapi semua dokumen dengan semua pihak yang terkait, lalu disetujui Tutup semua bagian proyek dan mengembalikan semua perlengkapan proyek. Lakukan pos audit atas selesainya proyek. Melengkapi laporan final, ajukan kepada klien Membuat pernyataan persetujuan dari klien bahwa proyek selesai dikerjakan Tutup semua bagian fisik proyek dan lakukan pemutusan hubungan kerja bagi staf proyek yang masih tersisa Mulyati, S.E., M.T.I

25 F. Implikasi Pada SKB Hasill studi aspek manajemen hendaknya memberikan informasi dalam dua kegiatan pokok, yaitu manajemen dalam pembangunan proyek bisnis dan manajemen dalam implementasi bisnis rutin dalam hal: Perencanaan Pengorganisasia Penggerakan Pengendalian Mengakhiri pembanguan proyek Mulyati, S.E., M.T.I

26 TERIMA KASIH Mulyati, S.E., M.T.I