Seleksi Penerimaan Karyawan

Presentasi berjudul: "Seleksi Penerimaan Karyawan"— Transcript presentasi:

1 Seleksi Penerimaan Karyawan
Pentingnya Seleksi Seleksi adalah usaha yang harus dilakukan perusahaan untuk memperoleh karyawan yang qualified dan kompeten yang akan menjabat serta mengerjakan semua pekerjaan pada perusahaan. Seleksi untuk setiap penerimaan karyawan baru harus di-lakukan secara jujur, cermat, dan objektif supaya karya-wan yang diterima benar-benar qualified dan penempatan-nya yang tepat sehingga pembinaan, pengembangan, pengendalian, dan pengaturan karyawan relatif mudah dalam mencapai sasaran yang diinginkan.

2 Pendekatan seleksi Successive Hurdles Selection Approved Pendekatan ini setiap calon tenaga kerja/peserta seleksi diharuskan mengikuti prosedur seleksi secara bertahap. Pendekatan ini sangatlah efisien, baik dari segi biaya maupun waktu terutama bila jumlah peserta seleksinya sangat besar Compensatory Selection Approach Dalam pendekatan ini semua calon tenaga kerja atau peserta seleksi diberikan kesempatan yang sama untuk mengikuti seluruh tahapan seleksi yang telah ditentukan.

3 Pendekatan ini sangat tepat bila dipergunakan dalam seleksi calon tenaga kerja tingkat manajerial. c. Alat seleksi Dalam praktik seleksi terdapat sejunlah alat atau metode seleksi yang digunakan, dimana penggunaan dan tahapan pelaksanaannya dapat berbeda-beda diantara setiap perusahaan.

4 Penerimaan Pendahuluan (Preliminary Recption)
Tahap ini berfungsi bagi masing-masing pihak, yaitu pelamaar dan perusahaan, untuk saling melengkapi informasi mengenai masing-masing yang dilakukan melalui wawancara. Ujian Penerimaan (Employment Test) Tes maupun ujian merupakan salah satu teknik yang luas digunakan dalam proses pelaksanaan seleksi. Tes ini dapat berupa tes tertulis atau tes praktik/simulasi. Kedua jenis tes ini ditujukan untuk mengetahui kemampuan calon dalam pelaksanaan pekerjaannya, kalau calon tsb diterima menjadi pegawai.

5 Terdapat sejumlah tes yang dapat dilakukan oleh beberapa perusahaan terhadap pekerjaan yang berbeda-beda yaitu Psychological test : untuk mengetahui keperibadian atau temperamen seseorang yang sering juga disebut tes kepribadian. Knowledge test : dilakukan untuk mengetahui pengetahuan seseorang, misalnya pengetahuan mengenai ilmu tertentu. Tes ini umumnya tertulis, tetapi untuk pengetahuan pengetahuan tertentu mungkin dapat dengan praktik seperti pengetahuan mengenai bahasa tertentu.

6 Performance test sering disebut dengan attaiment test
Performance test sering disebut dengan attaiment test. Tes ini untuk mengetahui skills dan kemampuan pegawai pada saat ini. Tes ini dapat dilakukan dengan tes tertulis atau praktik. Aptitude test, tes ini untuk mengetahui potensi seseorang, untuk ditempatkan dalam pekerjaan tertentu atau untuk dikembangkan. Intelligence test, tes ini utuk mengetahui kemampuan mental seseorang secara umum. Medical test, tes ini untuk mengetahui kesehatan umum seorang calon, apakah mendukung atau tidak dalam pelaksanaan pekerjaan

7 Hasil penelitian menunjukkan bahwa 90% perusahaan menggunakan wawancara sebagai alat seleksi utama
Dilihat dari struktur pertanyaan yang diajukan, dibedakan menjadi : a. Wawancara terstruktur : yaitu wawancara dilakukan dengan pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan telah disiapkan sesuai dengan persyaratan kerja yang sudah ditentukan , yang berperan sebagai pedoman atau pengarah sehingga sehingga wawancara hanya berkisar pada apa yang sudah ditentukan sebelumnya

8 Wawancara tidak terstruktur, yaitu kebalikan dari wawancara terstruktur , dimana sebelumnya tidak disiapkan sejumlah pertanyaan secara rinci. Wawancara campuran yaitu kombinasi antara jenis wawancara terstruktur dan tidak terstruktur, dimana sebelumnya disiapkan pertanyaan umum atau poin-poin tertentu sebagai landasan untuk wawancara .

9 Berdasarkan kemampuan khusus yang ingin diketahui, wawancara dibedakan menjadi :
Stress interview : yaitu wawancara yang ditujukan untuk mendapatkan infromasi apakah seseorang calon mampu menghadapi suatu situasi yang penuh tekanan dengan tenang. Behavioral interview : wawancara yang dilakukan dengan meminta calon untuk menjelaskan satu bentuk tindakan yang harus diambil atau keputusan apa yang akan diambil dalam situasi tertentu, yang biasanya merupakan situasi buatan.

10 Beberapa kemungkinan kesalahan penilaian dalam pelaksanaan wawancara yang senantiasa harus disadari oleh pewawancara untuk menghindari terjadinya kesalahan, dapat berupa: Hallo effect, yaitu suatu keadaan di mana seseorang menyimpulkan orang lain berdasarkan satu ciri tunggal tertentu misalnya pintar pasti cantik Loading question : pertanyaan yang diajukan mengarahkan kepada suatu jawaban yang diinginkan misalnya anda tidak cocok dengan pekerjaan ini?

11 Bias personal : prasangka seorang wawancara terhadap seseorang yang didasarkan pada ciri-ciri yang dimiliki kelompok, misalnya pria lebih pantas untuk pekerjaan tertentu Dominasi pewanwancara : pewawancara lebih menonjolkan diri dengan mengemukakan hal-hal yang berkaitan dengan diri sendiri atau perusahaan, misalnya dengan menceritakan kemajuan-kemajuan yang dicapainya dalam perusahaan

12 Penjelasan Pekerjaan Secara Realistis (Realistic Job Preview)
Realistic job review merupakan usaha memberikan gambaran atau penjelasan mengenai realitas pekerjaan. Hal ini diperlukan sebab ketika seorang pelamar memasuki organisasi, pelammar tsb akan memperoleh kesan tentang berbagai hal yang bisa positif atau negatif mengenai organisasi, misalnya akan mendapatkan gaji yang sangat besar, pekerjaan yg menyenangkan, jam kerja yang ringan, beban berja yang tidak berat, dll.

13 Dasar dan tujuan seleksi
1. Dasar seleksi : Dasar-dasar seleksi antara lain : Kebijaksanaan perburuhan pemerintah, 2). Job specification atau jabatan Seleksi harus didasarkan dn berpedoman kepada spesifikai jabatan atau pekerjaan yang akan dilakukan. Dalam spesifikasi, telah ditetapkan persyaratan dan kualifikasi minimum dari orang yang dapat menjabat atau melakukan pekerjaan tersebut

14 . Jadi titik tolak pemikiran seleksi hendaknya kepada apa yang akan dijabat/dikerjakan, baru siapa yang akan menjabat atau mengerjakannya, bukan siapa baru apa. Jabatan atau pekerjaan apapun yang akan diisi hendaknya diseleksi berdasarkan atas spesifikasi jabatan atau pekerjaan. 2). Ekonomis rasional Mengadakan seleksi harus dengan cara yang paling efektif dengan biaya serendah-rendahnya untuk menda-patkan karyawan yang sebaik-baiknya.

15 3) Etika sosial Seleksi harus dilakukan sesuai dengan etika sosial,artinya memperhatikan norma-norma hukum, agama, kebudayaan, dan adat istiadat masyarakat serta hukum yang berlaku di negara yang bersangkutan 2. Tujuan Seleksi penerimaan karyawan Seleksi penerimaan karyawan baru bertujuan untuk mendapatkan hal-hal berikut : Karyawan yang qualified dan potensial Karyawan yang jujur dan berdisiplin Karyawan yang cakap dengan penempatan yang tepat Karyawan yang terampil dan bersemangat dalam bekerja

16 Karyawan yang memenuhi persyaratan undang-undang perburuhan
Karyawan yang dapat bekerja sama baik secara vertikal maupun horizontal Karyawan yang dinamis dan kreatif Karyawan yang inovatif dan bertanggung jawab sepenuhnya Karyawan yang loyal dan berdedikasi tinggi Mengurangi tingkat absensi dan turnover karyawan Karyawan yang mudah dikembangkan pada masa depan Karyawan yang dapat bekerja secara mandiri Karyawan yang mempunyai perilaku dan budaya malu

17 c. Penetapan Jumlah Karyawan
Penetapan jumlah karyawan harus betul-betul diperhitung-kan secara cermat supaya karyawan yang akan diterima tepat sesuai dengan volome pekerjaan. Terlalu banyak terjadi pemborosan (penganggur tak kentara), kurang karyawan pekerjaan tidak dapat selesai tepat pada waktunya Metode penetapan jumlah karyawan dilakukan dengan metode nonilmiah dan metode ilmiah. Metode nonilmiah Menurut metode nonilmiah, jumlah karyawan yang dibutuhkan hanya didasarkan atas perkiraan-perkiraan saja, bukan atas perhitungan yang cermat dari volome pekerjaan dan standar prestasi pekerja. Metode nonoilmiah akan mengakibatkan jumlah karyawan yang diterima tidak sesuai dengan kebutuhan volome pekerjaan, sehingga menimbulkan kerugian. .

18 Metode ilmiah Menurut metode ilmiah, jumlah karyawan yang akan diterima betul-betul atas perhitungan dan analisis beban kerja (work load analysis) serta standar prestasi pekerja. Analisis beban kerja adalah penentuan jumlah pekerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu

19 Analisis beban kerja = x satu orang standar prestasi
volome pekerjaan Analisis beban kerja = x satu orang standar prestasi Contoh : CV. Kurnia akan memproduksi 700 unit barang setiap hari. Standar prestasi, per orang, per hari (7jam) 10 unit. Berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan CV Kurnia? 700 Jumlah karyawan yang dibutuhkan = x 1 orang = 70 orang 10 Jika karyawan yang 70 ini betul-betul efektif bekerja setiap hari, maka pekerjaan akan selesai pada waktunya. Pada kenyataannya mereka tidak dapat bekerja efektif karena absen, makan, sembayang, ke WC, menerima telepon dll, akibatnya pekerjaan tidak dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Bagaimana usaha yang harus dilakukan agar pekerjaan tepat selesai pada waktunya, dan jumlah karyawan mendekati kebutuhan yang sebenarnya ? Kita harus memperkirakan tingkat rata-rata absensi atau ketidakhairan pekerja. Absen adalah tidka bekerjanya

20 seorang karyawan pada saat hari kerja, karena sakit, izin, alpa, atau cuti. Absensi adalah daftar administrasi ketidakhadiran pekerja (sbsen). Untuk menghitung tingkat rata-rata absen atau ketidakhadiran adalah dengan rumus : jumlah hari kerja absen per bulan Absen = x 100% jumlah hari kerja per bulan Contoh : Jumlah karyawan CV Kurnia 10 orang Jumlah karyawan yang absen bulan Mei sebanyak 20 hari Jumlah hari kerja pada bulan Mei adalah 25 hari Berapa besarnya absen CV Kurnia bulan Mei ? 20 Tingkat absen CV Kurnia = x 100% = 8 % 10 x 25

21 Manajer Personalia harus mengadministrasi ketidakhadiran karyawan dengan mencatat hal-hal berikut :
a. Karyawan yang tidak hadir, beserta apa alasan-alasannya b. Hari-hari apa saja tingkat absen yang paling tinggi Kelompok jenis kelamin dan tingkat usia yang paling banyak tidak hadir Pada kondisi atau bagian mana yang paling banyak tidak hadir Alasan apa saja yang paling banyak dikemukakan karyawan

22 Administrasi ketidakhadiran karyawan dapat dipergunakan sebagai dasar kebijakan dalam pelaksanaan seleksi dan program kepegawaian. Dengan diketahui tingkat absen (8/100 x 10 = 4/5 atau 1 orang), jumlah pekerja yang diterima adalah sebanyak “hasil perhitungan beban kerja ditambah dengan hasil perhitungan tingkat absen”. Jadi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan agar pekerjaan selesai tepat pada waktunya, ditentukan oleh perhitungan analsis beban kerja ditambah dengan tingkat absennya Analisis beban kerja hanya dapat diterapkan terhadap volome pekerjaan atau unit pekerjaan yang mempunyai standar fisik, seperti per potong, per waktu, per meter, per kilo, dan per liter.

23 Perputaran karyawan (labor ternover) adalah perbandingan antara masuk dan berhentinya karyawan dari suatu perusahaan. Besarnya turnover dihitung dengan cara sbb: S (yang diterima – yang keluar) Turnover = x 100% 1/2 S (karyawan awal + karyawan akhir) Contoh : karyawan 100 orang, sedang , 96 orang Karyawan yang berhenti 10 orang, diterima 6 orang, maka : 10 – 6 Turnover = x 100% = 4% ½ ( ) Jadi jika turnover diperhitungkan maka jumlah karyawan yang dibutuhkan suatu perusahaan adalah jumlah perhitungan analisis beban kerja ditambah (absen dan turnover)

24 Cara Seleksi ada dua cara :
Nonilmiah (observation method): Seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan kepada kriteria, standar, atau spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan dan pengalaman saja. Seleksi dalam hal ini tidak berpedoman kepada uraian pekerjaan dan job specification dari jabatan yang akan diisi Seleksi nonilmiah sering dilaksanakan di negara sedang berkembang (Under Development Country = UDC), karena umumnya UDC belum melaksanakan manajemen profesional.

25 Unsur-unsur yang diseleksi meliputi hal-hal :
Surat lamaran bermeterai atau tidak Ijazah sekolah dan daftar nilainya Surat keterangan pekerjaan dan pengalaman Referensi atau rekomendasi dari pihak yang dapat dipercaya Wawancara langsung dengan pelamar bersangkutan Penampilan dan keadaan fisik (cantik atau gantengnya) pelamar Keturunan dari pelamar ybs. Tulisan pelamar

26 Seleksi non ilmiah sering menimbulkan mismanajemen penempatan karyawan dan kurang dapat dipertanggung-jawabkan 2. Metode Ilmiah Seleksi yang didasarkan kepada job spesification (ilmu pengetahuan) dan kebutuhan nyata jabatan yang akan diisi, serta berpedoman kepada kriteria-kriteria dan standar ttt. Seleksi ilmiah hendaknya dilaksanakan dengan cara-cara Metode kerja yang jelas dan sistematis Berorientasi kepada prestasi kerja Berorientasi kepada kebutuhan riil karyawan Berdasarkan kepada job analysis dan ilmu sosial lainnya Berpedoman kepada undang-undang perburuhan

27 e. Kualifikasi seleksi Kualifikasi seleksi meliputi : umur, keahlian, kesehatan fisik, pendidikan, jenis kelamin, tampang, bakat, temperemen, karakter, pengalaman kerja, kerjasama, kejujuran,kedisiplinan, inisiatif dan kreatifitas . Sistem dan Prosedur Seleksi Sistem dan prosedur seleksi harus berazaskan efiseinsi (uang, waktu dan tenaga) dan bertujuan untuk memperoleh karyawan yang terbaik dengan penempatannya yang tepat.

28 Sistem seleksi menurut Andrew F. Sikula :
Succesive-Hurdles adalah sistem seleksi yang dilaksnakan berdasarkan urutan testing, yakni jika pelamar tidak lulus suatu testing, ia tidak boleh mengikuti testing berikutnya dan pelamar tersebut dinyatakan gugur. Compensatory-Approach adalah sistem seleksi yang dilakukan dengan cara si pelamar mengikuti seluruh testing, kemudian dihitung nilai rata-rata tes apakah mencapai standar atau tidak. Pelamar yang mencapai nilai standar dinyatakan gugur atau tidak diterima Prosedur seleksi : prosedur (proses) atau langkah-langkah pelaksanaan seleksi perlu ditetapkan dengan cermat dan berdasarkan asas efisiensi untuk memperoleh karyawan yang qualified dengan penempatan yang tepat

29 g. Langkah-langkah seleksi
langkah-langkah seleksi meliputi hal-hal sbb: Seleksi surat-surat lamaran Pengisian blanko lamaran Pemeriksaan referensi Wawancara pendahuluan Tes penerimaan Tes psikologi Tes kesehatan Wawancara akhir atasan langsung Memutuskan diterima atau ditolak

30 FAKTOR PENTING PENENTUAN ALAT DAN TAHAPAN SELEKSI
Secara umum dalam memilih metode dan langkah-langkah apa yang dipakai oleh perusahaan secara konseptual bukan masalah utama seleksi. Masalah utama adalah apakah alat dan prosedur seleksi yang digunakan dapat memberikan informasi yang penting untuk memilih pegawai dengan memperhatikan beberapa faktor : Job Relatedness Job Relatedness mengacu pada pertimbangan

31 apakah alat atau prosedur seleksi berhubungan dengan tuntutan kerrja yang akan dilakukan bilamana pegawai tsb diterima, atau apakah prosedur dan alat seleksi mempunyai validitas yaitu dapat mengukur atau meramalkan pengetahuan, ketrampilan, kemampuan, dan lainnya sesuai dengan yang dibutuhkan. Reliabilitas atau dapat diandalkan, yaitu apakah hasil yang didapat suatu tes konsiten bilamana digunakan berulang-ulang pada orang yang sama. Dua pendekatan penting untuk menentukan validitas alat seleksi yaitu :

32 Empirical approach : menghubungkan skor tes dengan kriteria-kriteria yang berkaitan dengan pekerjaannya (biasanya tampilan kerja). Jika terdapat korelasi yang kuat, berarti prosedur atau alat seleksi itu valid. Rational approach : dilakukan bilamana pendekatan empiris tidak mungkin dilaksanakan karena jumlah sampel (subjek) tidak memadai, misalnya hanya ada dua atau tiga pegawai yang tidak memungkinkan diuji korelasinya secara statistik.

33 Utility , mengacu pada penimbangan antara keuntunganyang didapat dengan biaya yang dikeluarkan untuk penggunaan sebuah prosedur atau alat seleksi Legality , yaitu mempertimbangkan beberapa tes yang dilarang oleh undang-undang untuk dilakukan Practicality , yaitu mudah untuk dilakukan dan tidak memakan waktu yang banyak.

34 4. Penempatan, Orientasi, dan Induksi Karyawan a
4. Penempatan, Orientasi, dan Induksi Karyawan a. Penempatan (placement) Karyawan : tindak lanjut dari seleksi, yaitu menempatkan calon karyawan yang diterima (lulus seleksi) pada jabatan/pekerjaan yang membutuh-kannya dan sekaligus mendelegasikan authority kepada orang tsb. Penempatan harus didasarkan job description dan job specification yang telah ditentukan serta berpedoman kepda prinsip “ penempatan orang-orang yang tepat pada tempat yang yang tepat dan penempatan orang tepat untuk jabatan yang tepat atau “the right man in the right place and the right man behind the right job”

35 Penempatan yang tepat harus dilaksanakan secara konsekuen supaya karyawan dapat bekerja sesuai dengan spesialisasinya/keahlian masing-masing Penempatan yang tepat merupakan motivasi yang menimbulkan antusias dan moral kerja yang tinggi bagi karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan Penempatan karyawan yang tepat merupakan salah satu kunci untuk memperoleh prestasi kerja optimal dari setiap karyawan selain moral kerja, kreativitas, dan prakarsanya juga akan berkembang b. Orientasi Karyawan : atau perkenalan bagi setiap karyawan baru harus dilaksanakan untuk menyatakan bahwa mereka betul-betul diterima dengan tangan terbuka menjadi karyawan yang akan bekerja sama dengan karyawan lain dalam perusahaan

36 Dengan orientasi dapat diatasi keragu-raguan, kecanggungan, dan timbul rasa percaya diri karyawan baru dalam melakukan pekerjaannya Dapat dilakukan manajer personalia atau atasan langsung karyawan bersangkutan Hal-hal yang akan diperkenalkan : sejarah perusahaan, bidang usaha perusahaan, struktur organisasi perusahaan, kesejahteraan karyawan, peraturan-peraturan dalam perusahaan, hak dan kewajiban karyawan, peraturan promosi, dan karyawan lama beserta kedudukannya dalam perusahaan. c. Induksi Karyawan : kegiatan untuk mengubah perilaku karyawan baru supaya menyesuaikan diri dengan tata tertib perusahaan. Merupakan tugas dari atasan langsung karyawan bersangkutan sehingga karyawan baru menyadari bahwa dia harus menaati peraturan-peraturan perusahaan dan mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik

37 Penempatan staf terdiri dari dua cara yaitu :
Karyawan baru dari luar perusahaan Penugasan di tempat baru bagi karyawan lama yang disebut implacement. Dalam alur ini terdapat tiga konteks yang penting dari peneempatan, yaitu Promosi Menurut Veithzal Rivai terjadi apabila seorang karyawan dipindahkan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain yang lebih tinggi dalam pembayaran, tanggung jawab, dan atau level.

38 Menurut Siagian , promosi adalah seorang pegawai dipindahkan dari satu pekejaan ke pekerjaan lainnya yang tanggung jawabnya lebih besar, tingkatannya dalam hierarki lebih tinggi dan penghasilannya pun lebih besar pula Tranfer dan Demosi Tranfer adalah seorang karyawan dipindahkan dari satu bidang tugas ke bidang tugas lainnya yang tingkatannya hampir sama baik tingkat gaji, tanggung jawab, maupun tingkat strukturalnya

39 Demosi adalah karyawan yang dipinahkan dari satu posisi ke posisi lainnya yang lebih rendah tingkatannya, baik tingkat gaji, tanggung jawab, maupun tingkat strukturalnya Job Posting Programs Job Posting program memberikan informasi kepada karyawan tentang lowongan kerja dan persyaratannya. Biasanya diumumkan melalui buletin atau surat kabar perusahaan (biasa maupun elektronik). Kualifikasi dan ketentuan lainnya biasanya diambil dari informasi analis pekerjaan, melalui pencalonan diri ataupun direkomendasikan supervisornya.

40 Penentuan Jumlah Diterima Nonilmiah Ilmiah Dasar Metode Job Specification nonilmiah Peraturan Pemerintah - ilmiah Norma Sosial Seleksi Atau Kendala Selection Penyeleksi Penyeleksi Individu Peserta Group/Tim Job Specification Tingkat - Adm dan Kecakapan - Masa Percobaan - Prajabatan Konsep seleksi

41 Konsep pengadaan karyawan
Seleksi Penarikan Penempatan atau Recruitment Pengadaan Atau Procurement Induksi Orientasi Konsep pengadaan karyawan

42 Successive Hurdles Selection Approach Compensatory Selection Spproach
Seleksi Blanko Pemeriksaan Wawancara Lamaran Lamaran Referensi Pendahuluan Ditolak Penerimaan Tes Tes Tes Karyawan Kesehatan Osikologi Tertulis Successive Hurdles Selection Approach Wawancara Tes Tertulis Tes Psikologi Tes Pendahuluan Kesehatan Penerimaan Karyawan Compensatory Selection Spproach