KENALAN dengan SURAT DINAS

Presentasi berjudul: "KENALAN dengan SURAT DINAS"— Transcript presentasi:

1 KENALAN dengan SURAT DINAS
Eko Sumanto Fakultas Biologi

2 SURAT Surat keluarga Surat Dinas/resmi
bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan untuk di informasikan kepada pihak lain. setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan dibuat dengan tujuan penyampaian informasi kepada pihak lain Surat keluarga Surat Dinas/resmi

3 Surat Keluarga Surat Dinas Kertas Bebas Kertas yang digunakan: ukuran folio atau kuarto. Bentuk suratnya sederhana dan tanpa kepala surat dan nomor surat. Biasanya hanya ditulis tangan. Bentuk baku (bentuk semi blok) surat keputusan menteri Negara pendayagunaan aparatur Negara No. 71/1993 tanggal 2 september 1993 Bahasa tidak baku, Ex. sapaan (-Nda) Bahasa surat dinas: baku, formal, dan tegas

4 SURAT RESMI/DINAS Merupakan surat yang bersisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintah Peraturan Mendiknas RI Nomor 42 Th 2006

5 JENIS SURAT Berdasar Jangkauan Berdasar Prosedur pengurusannya
Surat intern Surat Ekstern Berdasar Prosedur pengurusannya Surat masuk Surat Keluar Menurut keamaan Sangat rahasia, Surat Rahasia, Surat terbatas, Surat Biasa

6 Berdasarkan Peraturan Mendiknas RI Nomor 42 Th 2006
Surat dinas Nota dinas Memo Surat Pengantar Surat Edaran Surat Undangan Surat Tugas Surat Kuasa Surat Pengumuman Surat Pernyataan Surat Keterangan Berita acara

7 BAGIAN-BAGIAN SURAT Kepala surat (letter head)/KOP
Sebagai alat pengenal atau identitas instansi Sebagai alat pemberi informasi Tanggal Surat Kapan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat Sebagai referensi Nomor Surat sebagai alat petunjuk bagi petugas filing; sebagi pengukur kegiatan suatu instansi yang bertalian dengan kegiatan surat-menyurat pada suatu periode tertentu; menunjukan unit asal surat; sebagai referensi

8 Lampiran surat. Lampiran surat menunjukan tentang surat lain atau dokumen lain yang harus disertakan kepada surat asli, dan berapa banyak yang dilampirkan dengan menggunakan huruf. Misalnya : Lampiran : Satu lembar. Hal Hal surat menunjukan mengenai intisari surat secara keseluruhan, dan disamping itu mempunyai fungsi lain ialah : a. sebagai referensi; b. sebagai petunjuk bagi petugas filing; Alamat dalam. a. sebagai petunjuk bagi petugas filing; b. sebagai alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela.

9 Isi surat Penutup Surat Pada bagian ini dicantumkan nama jabatan, nama pejabat, nomor induk pejabat, dan sesuai dengan kebiasaan di Indonesia pada bagian ini juga diterapkan cap jabatan Initial (jika perlu) Tembusan Tembusan surat dibuat apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui pemasalahan yang dikemukakan dalam surat, dan dalam beberapa hal diharapkan pihak lain memberikan tanggapan seperlunya

10 BAHASA SURAT Penulis menggunakan kata-kata yang ia sendiri mengetahui artinya dan ia mampu menggunakan kata-kata itu; Kata-kata yang digunakan sederhana, jelas, sopan, umum dan bukan kata-kata daerah/asing gaya bahasa dalam penulisan suatu surat dipengaruhi beberapa faktor yaitu: 1. Faktor kedudukan penulis surat terhadap yang dikirimi surat. 2. Faktor persoalan yang akan dikemukakan dalam surat, misalnya surat intruksi, surat pemberitahuan, surat permohonan dan lain-lain.

11 Syarat-syarat isi surat yang baik
1). jelas, 2). tepat, 3). tuntas, 4). sopan, 5). singkat dan sederhana, 6). lancar, 7). penuh pertimbangan

12 MENULIS SURAT DINAS bentuk : setengah lurus (semi block) Kepala surat
Pembuka surat mencakup bagian-bagian surat; yaitu : 1). nama, kedudukan dan alamat instansi, 2). tanggal, 3). nomor , 4). sifat, 5) lampiran,dan 6). hal ISI Penutup Penandatangan surat Tembusan

13 a. Nama, lambang, urutan instansi tertinggi, kedudukan dan alamat instansi harus jelas tanpa singkatan sesuai peraturan terkait dan ditutup dengan garis penutup. b. Tanggal surat: Penulisan tanggal surat dinas, tidak perlu didahului nama kota karena sudah tercantum dalam alamat instansi pada kepala surat. Nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka. Tahun juga ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma diatas. Ditulis di kanan sebaris dengan nomor surat Contoh: 20 Mei 2006.

14 Nomor surat Kata nomor ditulis lengkap dan diikuti tanda titik dua. Garis miring yang digunakan pada nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi. Kemudian angka tahun ditulis lengkap tidak diikuti tanda baca apapun. Contoh : Nomor : 269/H.23.1.FB/DT/2008

15 d. Sifat surat Kata sifat diisi dengan kualifikasi surat, yaitu sangat rahasia, rahasia, terbatas atau biasa. Dapat juga digabungkan dengan klasifikasi surat berdasarkan kecepatan penyampaiannya, yaitu sangat segera, segera atau biasa. Contoh : Sifat: Rahasia/Segera. e. Lampiran Kata lampiran ditulis lengkap dan diikuti tanda titik dua, kemudian dicantumkan jumlah dan nama barang yang dilampirkan, serta tidak diikuti tanda baca apapun. Penulisan jumlah yang dilampirkan dengan huruf, kecuali jumlah kata bilangan lebih dari dua kata. Diketik dibawah nomor Contoh : Lampiran: dua puluh lembar atau lampiran : 21 lembar Apabila tidak ada yang dilampirkan, maka kata lampiran tidak perlu dicantumkan.

16 f. Hal surat Cukup mencantumkan kata hal, karena lebih singkat. Pokok surat yang dicantumkan diawali huruf kapital pada setiap kata dan tidak perlu digaris bawahi. Diketik dibawah lampiran Contoh : Hal : Laporan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip

17 g. Alamat surat 1). Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan pada unit organisasi yang dituju bukan instansi 2). Surat dinas yang ditujukan kepada Pejabat Pemerintah/Pejabat Negara ditulis dengan urutan sebagai berikut : a. Nama jabatan; b. Alamat; c. Kota diikuti Kode Pos. Contoh : Yth. Rektor Unsoed Jalan Dr. Soeparno Grendeng Karagwangkal di Purwokerto 53122 Apabila menggunakan sapaan Ibu, Bapak, Sdr, diikuti dengan nama orang dan tidak diikuti dengan gelar h. Isi surat Singkat, bahasa baku, menyesuaikan perihal surat Terdiri pendahuluan, isi pokok, dan penutup. Awal kalimat pendahuluan isi surat dinas diketik di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan.

18 i. Penandatanganan surat.
Nama jabatan diketik dibagian kanan bawah, diakhiri dengan tanda baca koma (,) Nama jabatan penanda tangan ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, tanpa diberi tanda baca apapun lengkap dengan gelar akademik. Nama jabatan ini tidak perlu di tulis lengkap karena nama unit organisasi sudah dicantumkan lengkap pada kepala surat. Penulisan nama pejabat penanda tangan surat, ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata. Sedangkan NIP ditulis dengan huruf Kapital namun tanpa diikuti tanda baca apapun. contoh: Dekan, Tanda Tangan Nama Pejabat NIP ………….

19 i. Tembusan Kata tembusan diikuti tanda baca titik dua tanpa digarisbawahi dan tidak perlu menggunakan kata kepada Yth, disampaikan kepada Yth, dan tidak perlu menambah kata sebagai laporan atau arsip. Sebutan ibu, bapak dan sdr digunakan apabila diikuti dengan nama orang. Contoh : Tembusan : 1. Rektor Universitas Jenderal soedirman sebagai laporan 2. dst. atau Tembusan : 1. Bapak Nama Pejabat

20 SURAT KEPUTUSAN kebijakan dan merupakan pelaksanaan peraturan yang lebih tinggi atau yang sederajat, yang bersifat mengikat secara individual dan konkrit, serta berlaku untuk jangka waktu tertentu. Contohnya keputusan di bidang kepegawaian, penetapan tim kerja

21 Memo dan nota dinas: surat khusus yang dipakai antarpejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi. Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu. MEMO DAN NOTA DINAS

22 Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan.
Memo: Memo merupakan singkatan dari kata memorandum yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Nota: Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan.

23 Persamaan Memo dan Nota: - digunakan untuk keperluan intern lembaga - tidak perlu dicantumkan identitas lembaga, cukup nama lembaga Lebih fleksibel dalam format dan isi surat

24 Perbedaan Memo dan Nota
vertikal ke atas atau ke bawah, horizontal Fungsi mengingatkan Nota Vertikal ke bawah, horizontal Fungsi menjabarkan secara rinci isi surat keputusan atau surat instruksi yang dianggap perlu ditindaklanjuti

25 TAMBAHAN TAPI PENTING

26 Asas Surat DINAS Keamanan Dibaca orang tertentu (petugas tutup mulut)
Kecepatan dn Ketepatan Cepat selesai Tepat isi, klasifikasi, konsep de el el Pertanggungjawaban Isi, format, prosedur, keabsahan, kewenangan Keterkaiatan Harus diarsip Pembakuan Bentuk, nomor, penandatanganan sesuai instansi

27 PENANDATANGAN SURAT Pada prinsipnya pimpinan tertinggi yang berhak menandatangani surat Jika berhalangan dapat diwakilkan atas dasar pelimpahan wewenang yang dinamakan BERTINDAK ATAS KUASA Ada beberapa bentuk Mis. Atas nama (a.n.) Urusan bagian (u.b.)

28 Atas nama (a.n.) apabila pimpinan melimpahkan wewenangnya kepada bawahannya untuk menandatangani surat, pelimpahan wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan : - pelimpahan wewenang harus dalam bentuk tertulis. - menteri wewenang yang dilimpahkan harus merupakan tugas dan tanggung jawab pejabat yang menerima pelimpahan wewenang. - tanggung jawab sebagai akibat penadatanganan surat tetap ada ditangan pimpinan yang melimpahkan wewenang.

29 untuk beliau (u.b.) Sebutan untuk beliau digunakan jika pejabat yang diberi wewenang itu melimpahkan kembali wewenang tersebut kepada pejabat dibawahnya. Pelimpahan wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan : - pelimpahan wewenang harus mengikuti urutan hanya sampai dua tingkat struktur dibawah pejabat pemberi wewenang yang pertama. - Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya. - Dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pemangku jabatan sementara (Pjs.) atau yang mewakili. - Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa.

30 Contoh penggunaan atas nama (a.n.)
a.n. Dekan Pembantu Dekan I Nama Pejabat NIP. …………. Contoh penggunaan untuk beliau (u.b.) a.n. Dekan Kepala TU u.b. Sub. Bag.Pendidikan Nama Pejabat NIP. ………….

31 Cap dinas Cap jabatan yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebut nama jabatan, digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat yang bersangkutan atau yang bertindak sebagai pejabta pengganti (Pj.). b. Cap instansi yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebut nama unit organisasi, digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat yang mempunyai wewenang menggunakannya. Aturan tentang cap mengaku peraturan dinas terkait

32 Bentuk dan ukuran cap dinas dan sap jabatan diatur undang-undang.
Ex. Cap dinas bentuk segi lima sama sisi dibuat dengan garis lengkung ke luar dengan sudut 72 derajat dalam posisi berdiri dan berukuran garis tengan 40 mm. Garis lengkung keluar dibuat garis ganda dengan garis luar lebih tebal.

33 YANG BIASA DIBUAT

34 1. SURAT PERMOHONAN Surat permohonan: surat yang dibuat oleh seseorang atau lembaga berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain.

35 Fungsi surat permohonan: 1) Bagi pihak yang memohon, surat permohonan berfungsi sebagai duta
atau utusan untuk menyampaikan sesuatu yang hendak dimohon atau dimintanya.

36 2) Bagi pihak yang menerima, surat permohonan berfungsi sebagai bahan untuk mempertimbangkan perlu tidaknya permohonan dikabulkan. Sekaligus sebagai alat bukti meminta kembali sesuatu yang dipinjamkan jika telah jatuh tempo peminjamannya.

37 Siapapun yang membuat (pribadi atau lembaga), isi surat permohonan yang baik memuat hal-hal berikut: a. identitas pemohon b. tujuan dan alasan memohon c. barang/ sesuatu dan jumlah yang dimohon d. batas waktu meminjam e. pernyataan kesungguhan dalam memohon.

38 2. SURAT KETERANGAN Surat keterangan: surat yang isinya menerangkan seseorang atau suatu hal. Di dalam surat keterangan, pejabat yang menerangkan menuliskan jabatannya bila perlu data pribadinya.

39 Isi pokok surat keterangan adalah sebagai berikut: (1) data pribadi atau jabatan pihak yang menerangkan (2) data pribadi pihak yang diterangkan (3) isi keterangan (4) penutup, umumnya berisi himbauan atau harapan

40 Contoh surat keterangan. PT DAMAI SUKSES. Jln. Inpres A No. 26
Contoh surat keterangan PT DAMAI SUKSES Jln. Inpres A No Jakarta Selatan SURAT KETERANGAN PENGALAMAN BEKERJA No. 75 / KODE. C / VII / Jakarta, 5 Juni 2005

41 Yang bertanda tangan di bawah ini, Nama : Ir
Yang bertanda tangan di bawah ini, Nama : Ir. Gendra Priyadi Jabatan : Direktur PT Damai Sukses ALAMAT : Jln. Inpres A No Jakarta Selatan menerangkan dengan sesungguhnya bahwa Nama : Dede Sutisna Alamat : Jln. Pakubuwono VI Jakarta Selatan benar telah bekerja pada perusahaan yang kami pimpin sejak tanggal 10 Mei 2000 sampai dengan 21 Mei 2005 dengan jabatan terakhir Asisten Manajer Produksi.

42 Selama menjadi karyawan pada perusahaan kami, Saudara Dede Sutisna telah menunjukkan dedikasi yang tinggi terhadap perusahaan. Ia mengundurkan diri atas kemauannya sendiri. Demikian surat keterangan ini kami buat agar pihak yang berkepentingan memakluminya Ir. Gendra Priyadi Direktur

43 3. Surat Tugas Nomor surat tugas Harus ada dasar yang jelas
Identitas Penerima tugas harus jelas Waktu dan tempat tugas Masa berlaku surat tugas Uraian singkat tugas Kompensasi surat tugas Pejabat pemberi tugas Tembusan

44 CONTOH Surat Tugas Surat Undangan Surat Keputusan
Surat-surat Dep Keuangan Surat Penawaran

45 Contoh Nota Dinas PT INDOCETAK NOTA DINAS. No
Contoh Nota Dinas PT INDOCETAK NOTA DINAS No. 21 / INDO / VII / Kepada : Asisten Manajer Produksi Dari : Manajer Produksi Hal : Peningkatankatan Produksi Sehubungan dengan surat keputusan Direktur No. 12 / Dir / C. XI / 2005, kami minta agar Saudara menyiapkan materi rapat tentang peningkatan produksi khususnya bidang penambahan tenaga produksi . Demikian untuk dimaklumi dan dilaksanakan Januari Manajer Produksi Iqbal Kumbara

46 Contoh memo. KOP INSTANSI MEMO Kepada. : Kabag Tata Usaha Dari
Contoh memo KOP INSTANSI MEMO Kepada : Kabag Tata Usaha Dari : Pembantu Dekan I Hal : Promosi Sesuai dengan undangan seminar dari panitia pameran buku IKAPI, kami minta agar Saudara mempersiapkan makalah dan brosur yang akan dibagikan. Terima kasih Februari Pembantu Dekan I Drs. Fahri, M.Sc NIP

47 ALUR PEMBUATAN SURAT DINAS

48 Masing-masing instansi berbeda
Sangat tergantung peraturan instansi Manajemen sangat berperan terhadap alur surat Tergantung struktur organisasi

49 MENILIK FAKULTAS BIOLOGI
Form Petugas Konsep Pimpinan KTU Kasubbag Nomor surat Petugas Cap dinas arsip Mahasiswa

50 PENGAJUAN SURAT DI FAKULTAS BIOLOGI
Lihat perihal surat Mempertimbangkan struktur organisasi Sesuai peraturan yang tetap dn kesepakatan yang mengikat PENTING !!!!! LIHAT KOMPONEN ATAU PIHAK YANG TERKAIT DALAM MENYUSUN DAN MENGIRIM SURAT

51 CONTOH PENGIRIMAN SURAT
Surat peminjaman alat Surat permintaan dana SPP/DPP Surat permintaan dana POM Surat Peminjaman ruangan Surat ijin kuliah Surat ijin praktikum Contoh lain sesuai kebutuhan

52 MATUR NUWUN