10. PROJECT COMMUNICATIONS MANAGEMENT

Presentasi berjudul: "10. PROJECT COMMUNICATIONS MANAGEMENT"— Transcript presentasi:

1 10. PROJECT COMMUNICATIONS MANAGEMENT

2 PENGERTIAN Plan Communication Management adalah sebuah proses pengembangan pendekatan yang paling sesuai dalam komunikasi di sebuah proyek dengan didasari pada kebutuhan informasi masing-masing stakeholder dan informasi serta asset-aset organisasi yang tersedia. Hasil menguntungkan dari proses ini adalah teridentifikasi dan terdokumentasinya pendekatan komunikasi dengan cara paling efektif dan efisien dengan para stakeholder.

3 Aktivitas komunikasi mempunyai banyak dimensi
yang berpotensial Internal dan External Formal dan Nonformal Vertikal dan Horizontal Resmi dan tidak Resmi Tertulis dan Oral, Verbal dan nonverbal

4 BEBERAPA KEMAMPUAN KOMUNIKASI
Mendengarkan dengan aktif dan efektif Bertanya dan memancing ide dan situasi untuk menjamin pemahaman yang lebih baik Mendidik dan memberi pemahaman Menemukan fakta Manajemen ekspektasi

5 BEBERAPA KEMAMPUAN KOMUNIKASI
Mempengaruhi orang lain Memberi motivasi Membimbing Negosiasi untuk mencapai kesepakatan Menyelesaikan konflik

6 BEBERAPA KEMAMPUAN KOMUNIKASI
Mempengaruhi orang lain Memberi motivasi Membimbing Negosiasi untuk mencapai kesepakatan Menyelesaikan konflik

7 GAMBARAN UMUM

8 10.1 Plan Communication Management
DEFINISI Merupakan proses pengembangan pendekatan yang tepat dan rencana proyek komunikasi berdasarkan kebutuhan informasi dan persyaratan stakeholder, dan aset organisasi yang tersedia.Manfaat utama dari proses ini adalah mengidentifikasi dan mendokumentasikan pendekatan untuk berkomunikasi dengan efektif dan efisien dengan stakeholders.

9 INPUTS, TOOLS AND OUTPUTS

10 DIAGRAM ALIR

11 10.1.1.1 Project Management Plan
INPUTS : Project Management Plan Dokumen yang menjelaskan bagaimana proyek akan dijalankan, dipantau, dikendalikan dan ditutup. Rencana manajemen proyek termasuk: Siklus hidup yang dipilih untuk proyek dan proses yang akan diterapkan pada setiap tahap Deskripsi bagaimana pekerjaan akan dilakukan untuk mencapai tujuan proyek

12 10.1.1.1 Project Management Plan (cont)
Ubah rencana pengelolaan yang mendokumentasikan bagaimana perubahan akan dipantau dan dikendalikan Rencana pengelolaan konfigurasi yang membuktikan bagaimana manajemen konfigurasi akan dilakukan Deskripsi bagaimana integritas dari baseline proyek akan dipertahankan Persyaratan dan teknik untuk komunikasi antara para pemangku kepentingan Key manajemen review untuk konten, tingkat, dan waktu untuk mengatasi, masalah terbuka dan keputusan yang tertunda

13 10.1.1.1 Project Management Plan (cont)
Key manajemen review untuk konten, tingkat, dan waktu untuk mengatasi, masalah terbuka dan keputusan yang tertunda

14 Stakeholder Register menyediakan informasi yang diperlukan untuk merencanakan komunikasi dengan project stakeholder Informasi Identifikasi. Nama, jabatan organisasi, lokasi, peran dalam proyek, informasi kontak. Informasi Assessment(penaksiran/pemikiran) Persyaratan utama, harapan utama, pengaruh potensial dalam proyek, fase dalam siklus hidup dengan paling menarik. Klasifikasi Stakeholder. Internal / eksternal, pendukung / netral / resistor, dll

15 10.1.1.2 Stakeholder Register (cont)
Stakeholder Register harus dikonsultasikan dan diperbarui secara teratur, sebagai stakeholder mungkin dapat berubah sepanjang siklus hidup proyek.

16 10.1.1.3 Enterprise Enviromental Factor
Rencana proses manajemen komunikasi terkait erat dengan faktor lingkungan, Faktor lingkungan perusahaan mengacu pada kondisi, tidak dibawah kendali tim proyek. Faktor lingkungan perusahaan dianggap masukan untuk proses prencanaan yg paling dapat meningkatkan atau menghambat pilihan-pilihan manajemen proyek

17 10.1.1.3 Enterprise Enviromental Factor (cont)
Faktor lingkungan : Budaya organisasi , struktur , dan tata kelola distribusi geografis dari fasilitas dan sumber daya Standar Pemerintah atau industri ( misalnya , peraturan badan pengawas, kode etik , produk standar , standar kualitas , dan standar pengerjaan ) Infrastruktur ( misalnya , fasilitas yang ada dan peralatan modal )

18 10.1.1.4 Organizational Process Assets
digunakan sebagai masukan untuk rencana proses Manajemen Komunikasi. Aset proses ini meliputi rencana formal dan informal, proses, kebijakan, prosedur, dan basis pengetahuan yg digunakan oleh organisasi. Aset proses organisasi dapat mencakup jadwal selesai, data risiko, dan memperoleh nilai data Ini dapat digunakan sebagai pedoman informasi untuk merencanakan kegiatan komunikasi untuk proyek saat ini  

19 10.1.2 TOOLS AND TECHNIQUE 10.1.2.1 Communication Requirement Analysis
Analisis persyaratan komunikasi menentukan kebutuhan informasi dari para stakeholder proyek. Sumber daya proyek harus dikeluarkan hanya pada mengkomunikasikan informasi yang memberikan kontribusi bagi keberhasilan proyek atau di mana kurangnya komunikasi dapat menyebabkan kegagalan

20 TOOLS AND TECHNIQUE Sumber informasi biasanya digunakan untuk mengidentifikasi dan menentukan kebutuhan komunikasi proyek meliputi, tetapi tidak terbatas pada : Organisasi Proyek dan hubungan tanggung jawab pemangku kepentingan Disiplin , departemen , dan spesialisasi yang terlibat dalam proyek Logistik berapa banyak orang akan terlibat dengan proyek dan di mana lokasi.

21 TOOLS AND TECHNIQUE 10.1.2.2 Communication Technology
Metode yang digunakan untuk mentransfer informasi antara para pemangku kepentingan proyek dapat bervariasi secara signifikan . Sebagai contoh, tim proyek dapat menggunakan teknik dari percakapan singkat ke pertemuan yg berkelanjutan , atau dari dokumen tertulis sederhana ke bahan yang luas (misalnya , jadwal, database, dan website ), yang dapat diakses secara online sebagai metode komunikasi.

22 TOOLS AND TECHNIQUE Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi pilihan teknologi komunikasi meliputi: Mendesaknya kebutuhan akan informasi Ketersediaan teknologi Mudah digunakan Lingkungan proyek. Sensitivitas dan kerahasiaan informasi tersebut.  

23 TOOLS AND TECHNIQUE 10.1.2.3 Communication Models
Model komunikasi yang digunakan untuk memfasilitasi komunikasi dan pertukaran informasi dapat bervariasi dari satu proyek ke proyek dan juga dalam tahapan yang berbeda dari proyek yang sama.

24 10.1.2.3 Communication Models (cont)
Urutan langkah-langkah dalam model komunikasi dasar : Encode. Pikiran atau ide dijabarkan ( dikodekan ) ke dalam bahasa oleh pengirim. Transmit message. Informasi ini kemudian dikirim oleh pengirim dengan menggunakan saluran komunikasi ( media ). Transmisi pesan ini dapat dikompromikan oleh berbagai faktor ( misalnya, jarak, teknologi asing, infrastruktur yang tidak memadai , perbedaan budaya , dan kurangnya informasi latar belakang ).

25 10.1.2.3 Communication Models (cont)
Decode Pesan ini diterjemahkan oleh penerima kembali ke pikiran atau ide yang bermakna Acknowledge. Setelah menerima pesan , penerima mungkin sinyal ( mengakui) penerimaan pesan tapi ini tidak berarti kesepakatan dengan atau pemahaman pesan. Feedback/ respon. Ketika pesan yang diterima telah diterjemahkan dan dipahami , penerima mengkodekan pikiran dan ide-ide ke dalam pesan dan kemudian mengirimkan pesan ini ke pengirim.

26 10.1.2.3 Communication Models (cont)
Berikut ini adalah skema basic communication model

27 TOOLS AND TECHNIQUE 10.1.2.4 Communication Methods
Ada beberapa metode komunikasi yang digunakan untuk berbagi informasi di antara para stakeholder proyek.Metode ini secara luas diklasifikasikan sebagai berikut :

28 10.1.2.4 Communication Methods (cont)
Komunikasi interaktif. Antara dua pihak atau lebih melakukan pertukaran informasi multiarah. Ini adalah cara yang paling efisien untuk memastikan pemahaman bersama oleh seluruh peserta pada topik tertentu, dan termasuk pertemuan, panggilan telepon, instant messaging, video conferencing, dll Push Communication. Dikirim ke penerima tertentu yang membutuhkan untuk menerima informasi . Hal ini memastikan bahwa informasi tersebut didistribusikan tetapi tidak menjamin bahwa itu benar-benar mencapai atau dipahami oleh audiens yang dituju . Komunikasi push bisa berisi surat, memo , laporan , , fax , voice mail , blog , siaran pers , dll

29 10.1.2.4 Communication Methods (cont)
Pull communication Digunakan untuk volume informasi sangat besar , atau untuk pemirsa yang sangat besar , dan membutuhkan penerima untuk mengakses konten komunikasi pada kebijaksanaan mereka sendiri . Metode ini termasuk situs intranet , e-learning , pembelajaran database , repositori pengetahuan, dll

30 TOOLS AND TECHNIQUE 10.1.2.5 Meetings
Rencana Proses Manajemen Komunikasi memerlukan diskusi dan dialog dengan tim proyek untuk menentukan cara yang paling tepat untuk memperbarui dan mengkomunikasikan informasi proyek, dan untuk merespon permintaan dari berbagai pihak untuk informasi tersebut. Ini diskusi dan dialog biasanya difasilitasi melalui pertemuan , yang dapat dilakukan tatap muka atau online dan di lokasi yang berbeda , seperti lokasi proyek atau lokasi pelanggan .

31 10.1.3 OUTPUTS 10.1.3.1 Communication Management Plan
Rencana manajemen komunikasi adalah komponen dari rencana manajemen proyek yang menggambarkan bagaimana komunikasi proyek akan direncanakan, terstruktur, dipantau, dan dikendalikan

32 10.1.3.1 Communication Management Plan (cont)
Rencananya berisi informasi berikut : kebutuhan komunikasi Stakeholder Informasi harus dikomunikasikan, termasuk bahasa, format, isi , dan tingkat detail. Alasan untuk distribusi informasi tersebut. Orang yang bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan informasi tersebut. Sumber daya yang dialokasikan untuk kegiatan komunikasi, termasuk waktu dan anggaran.

33 OUTPUTS 10.1.3.2 Project Documents Updates
Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk : Jadwal Proyek Stakeholder Register

34 10.2 Manage Communication Manage communication adalah proses untuk membuat, menngumpulkan, mendistribusi, menyimpan, mengembalikan dan penempatan dari informasi proyek berdasarkan communication management plan. Fungsi utama dari proses ini adalah dapat melakukan efisiensi dan efiktivitas dalam berkomunikasi antara proyek stakeholders.

35 10.2 Manage Communication

36 Diagram Alir Manage Communication

37 10.2.1 Inputs 10.2.1.1 Communication Management Plan
Mendeskripsikan bagaimana komunikasi pada proyek akan direncanakan , di buat strukturnya, dimonitoring dan dikontrol, Misal informasi seperti: Kebutuhan komunikasi stakeholder Informasi yang akan dikomunikasikan seperti bahasa, format, kontent dan level of detail Alasan distribusi informasi tsb Orang yang bertanggungjawab untuk menyambungkan komunikasi Flow charts dari informasi pada proyek , workflow dengan kemungkinan list seperti laporan dan meeting dll.

38 10.2.1.1 Communication Management Plan (cont)
Flow charts dari informasi pada proyek , workflow dengan kemungkinan list seperti laporan dan meeting dll.

39 Inputs 10.2.1.2 Work Performance Report
Adalah kumpulan dari kinerja proyek dan status informasi yang dapat digunakan utuk memfasilitasi diskusi dan membuat suatu komunkasi . Untuk optimasinya proses ini penting dengan syarat laporannya komprehensif , akurat dan tersedia

40 Inputs 10.2.1.3 Enterprise Enviromental Factors
Yaitu faktor lingkungan yang dapat mempengaruhi manage communication process , yang berada diluar jangkauan dari tim proyek , seperti : struktur organisasi budaya organisasi pemerintah atau standard industri dan kebijakan

41 Inputs 10.2.1.4 Organizational Process Assets
Adalah rencana, proses, kebijakan , prosedur dan pengetahuan berdasarkan penggunaan spesifik dan digunakan untuk melakukan organisasi, Seperti artifact, praktik atau pengetahuan dari mana saja atau dari semua organisasi yang berhubungan dalam proyek yang dapat digunakan untuk melaksanakan proyek, seperti : kebijakan prosedur, proses dan guidelines berhubungan dengan management komunikasi template Dan historical information / lesson learned

42 TOOLS AND TECHNIQUE Communication Technology Yaitu metode digunakan untuk melakukan transfer informasi ke stakeholder . Contoh tim proyek menggunakan teknik yang tadinya sebuah dokumen tertulis menjadi sesuatu yang luas ( misal : jadwal , database, website) dan itu dapat di komunikasikan online sebagai metode dari komunikasi

43 TOOLS AND TECHNIQUE Communication Models Pemilihan model komunikasi adalah penting, sebagai komponen dalam komunikasi yang berkontribusi pada keefektifitas dan efisiensi dalam proses komunikasi yang berfokus untuk memastikan bahwa pemilihan model komunikasi adalah cocok untuk proyek yang sedang dilaksanakan

44 TOOLS AND TECHNIQUE Communication Methods Pemilihan metode komunikasi juga penting dimana banyak potensial barrier dan tantangan pada proses ini , fokusnya adalah untuk memastikan informasi yang telah dibuat dan distrubisinya diterima dan dimengerti untuk dapat direspon balik.

45 Menggunakan beberapa tools , termasuk diantaranya:
TOOLS AND TECHNIQUE Information Management Systems Menggunakan beberapa tools , termasuk diantaranya: Hard copy document management : surat, memo, laporan Elektronik komunikasi management : , fax, voice mail. Telephone, web conference dll

46 10.2.2.4 Information Management Systems (cont)
Electronic project management tools : web interface untuk scheduling dan project management software , meeting dan virtual office support software , portals dll

47 TOOLS AND TECHNIQUE 10.2.2.5 Performance Reporting
Adalah aktivitas mengkoleksi dan distribusi performance informasi, termasuk status laporan, pengukuran progress dan peramalan. Performance reporting harus dapat menyediakan informasi pada tingkatan yang benar kepada audience. Lebih detailnya laporan dapat dilamnya berupa :

48 10.2.2.5 Performance Reporting (cont)
Analisis dari performa sebelumnya Analisis dari proect forecast ( include time and cost) Status sekarang dari risk dan issues Work complete pada periode tertentu Work complete pada periode selanjutnya

49 10.2.3 OUTPUTS 10.2.3.1 Project Communication
Dalam proses Manage communication didalamnya terdapat aktivitas yang membutuhkan informasi untuk didistrubiskan, dibuat, diterima, dimengerti dan dimengerti. Project communication termasuk didalamnya dan tidak terbatas pada : performance reports, status deliverables, progress dari penjadwalan dan pengadaan cost.

50 OUTPUTS 10.2.3.2 Project Management Plan Updates
Menyediakan informasi pada project baselines, communication management dan stakeholder management.Tiap dari bagian tsb, membutuhkan update berdasarkan performansi sebelumnya berbading dengan performance measurement baseline (PMB). PMB adalah rencana yang telah di approved untuk sebuah proyek dimana tiap eksekusi di bandingkan dan deviasi dari management control telah diukur.

51 OUTPUTS 10.2.3.3 Project Documents Updates
Project document update yang dapat diupdate tetapi tidak terbatas pada : Catatan masalah Jadwal proyek dan Kebutuhan dana proyek

52 OUTPUTS 10.2.3.4 Organizational Process Assets Updates
Yaitu organizational process asset yang dapat diupdate berupa : Stakeholder notification : berupa informasi yang disediakan untuk stakeholder tentang issue yang telah terselesaikan , perubahan yang telah disetujui dan status proyek Project reports : Bisa formal atau informal report yang mendeskribsikan status proyek dan dilamanya termasuk informasi lesson learned, catatan masalah, laporan penutupan proyek , dan output

53 10.2.3.4 Organizational Process Assets Updates (cont)
Project presentations : Tim proyek menyediakan informasi bisa formal atau tidak pada para stakeholder berupa presentasi yang relevan dengan kebutuhan para audiens

54 10.3 Control Communication
Kontrol Komunikasi adalah proses monitoring dan pengendalian komunikasi di seluruh siklus proyek untuk memastikan kebutuhan informasi dari para stakeholder proyek terpenuhi

55 Diagram Alir Control Communication

56 10.3.1 INPUTS 10.3.1.1 Project Management Plan
Project management plan adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana proyek akan dijalankan, dimonitor, dan dikontrol. Project manajemen plan menyediakan informasi untuk proses kontrol komunikasi seperti: kebutuhan komunikasi stakeholder alasan untuk distribusi informasi tanggung jawab individu maupun kelompok untuk penyampaian informasi individu maupun kelompok yg menerima informansi

57 INPUTS 10.3.1.2 Project Communications
Proses kontrol komunikasi melibatkan aktifitas yg dibutuhkan untuk informasi dan komunikasi untuk dimonitor, dikerjakan, dan diberikan pada stakeholder. Komunikasi proyek berasal dari banyak sumber dan bervariasi pada formatnya, tingkatan detail, derajat formalitas dan kepercayaan diri. Project Communications tidak terbatas pada: status penerimaan perkembangan jadwal dan pengeluaran

58 INPUTS Issue Log Sebuah Issue Log digunakan untuk mendokumentasikan dan memantau penyelesaian masalah.Ini mungkin digunakan untuk memfasilitasi komunikasi dan memastikan pemahaman umum dari masalah.Sebuah dokumen log tertulis dan membantu untuk memantau siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah-masalah tertentu dengan target waktu.

59 INPUTS 10.3.1.4 Work Performance Data
Data kinerja mengatur dan merangkum informasi yang dikumpulkan,dan menyajikan hasil analisis komparatif ke dasar pengukuran kinerja.

60 INPUTS 10.3.1.5 Organizational Process Assets
Aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi proses kontrol Komunikasi termasuk: Template Laporan Kebijakan, Standar, dan Prosedur yang mendefinisikan komunikasi Teknologi Komunikasi yg tersedia media komunikasi yg diijinkan Kebijakan perekaman Security requirements

61 10.3.2 TOOLS AND TECHNIQUE 10.3.2.1 Information Management Systems
Beberapa software memungkinkan manajer proyek untuk mengkonsolidasikan laporan dari beberapa sistem dan memfasilitasi distribusi laporan kepada stakeholder.Contoh format distribusi mungkin termasuk table reporting, spreadsheet analisis, dan presentasi.Kemampuan grafis dapat digunakan untuk membuat representasi visual kinerja proyek informasi.

62 TOOLS AND TECHNIQUE 10.3.2.2 Experts Judgement
Penilaian ahli sering diandalkan oleh tim proyek untuk menilai dampak dari komunikasi proyek, perlu untuk tindakan atau intervensi, tindakan yang harus diambil, tanggung jawab untuk mengambil tindakan tersebut, dan kerangka waktu untuk mengambil tindakan.

63 TOOLS AND TECHNIQUE 10.3.2.3 Meetings
Proses Kontrol Komunikasi memerlukan diskusi dan dialog dengan tim proyek untuk menentukan cara yang paling tepat untuk memperbarui danmenyampaikan kinerja proyek, dan untuk merespon permintaan dari para pemangku kepentingan untuk mendapatkan informasi. Diskusi dan dialog yang umumnya difasilitasi melalui pertemuan, yang dapat dilakukan tatap muka atau online dan di lokasi yang berbeda, seperti lokasi proyek atau situs klien.

64 10.3.3 Outputs 10.3.3.1 Work Performance Information
Informasi kinerja mengatur dan merangkum performance data. Performance Data ini biasanya memberikan status dan informasi progress tentang proyek yang diperlukan stakeholders. Informasi ini kemudian dikomunikasikan kepada para stakeholder dengan tepat.

65 Outputs 10.3.3.2 Change Request
Proses Kontrol Komunikasi sering mengakibatkan perlunya penyesuaian, tindakan, dan intervensi. Change request diproses dan dapat mengakibatkan: Perkiraan biaya baru atau yang direvisi, urutan kegiatan, tanggal jadwal, kebutuhan sumber daya, dan analisis risiko. Penyesuaian rencana manajemen proyek dan dokumen.

66 Change Request (cont) Rekomendasi tindakan perbaikan yang dapat membawa kinerja masa depan yang diharapkan dari proyek kembali sejalan dengan rencana manajemen proyek Rekomendasi tindakan pencegahan yang dapat mengurangi kemungkinan menimbulkan dampak negatif kinerja proyek.

67 Outputs 10.3.3.3 Project Management Plan Updates
Proses kontrol komunikasi dapat memicu update rencana manajemen komunikasi serta komponen lain dari rencana manajemen proyek (misalnya stakeholders dan human resource management plans).

68 Outputs 10.3.3.4 Project Documents Updates
Dokumen proyek dapat diperbarui sebagai hasil dari proses Komunikasi Control. Pembaruan ini mungkin termasuk, namun tidak terbatas pada: Peramalan Laporan Kinerja Issue log.

69 Outputs 10.3.3.5 Organizational Process Assets Updates
Organizational process assets yang dapat diperbaharui yaitu laporan dan dokumentasi.Dokumentasi ini dapat menjadi bagian dari historical database bagi kedua proyek dan organisasi dan mungkin termasuk penyebab isu, alasan di balik tindakan perbaikan, dan jenis-jenis pelajaran yang dipelajari selama proyek.